8 Anzeichen, dass Sie dringend Unterstützung im Business brauchen

8 Anzeichen, dass Sie dringend Unterstützung im Business brauchen

Woran erkennen Sie, dass Sie dringend Unterstützung im Business brauchen? Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Teamaufbau oder die Teamerweiterung? Diese Fragen treiben sowohl Gründer/-innen und Soloselbständige als auch Unternehmer und Unternehmerinnen um, die schon Unterstützung und ein kleines Team haben. Deshalb gibt es hier 8 Anzeichen, dass Sie dringend Unterstützung brauchen.

 
 
 

Die Herangehensweisen an das Thema Teamaufbau sind so unterschiedlich wie die Persönlichkeiten der Selbständigen. Den einen kann es nicht schnell genug gehen und die anderen scheuen das Risiko und machen sich Gedanken, ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist und wie sie das alles so stemmen können. Klar, ich bin ein Verfechter davon, für mit dem Teamaufbau zu beginnen. Dazu gibt es auch hier einen gesonderten Blogartikel (10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten). Doch wann wird es wirklich dringend?

 

Damit wir uns dem nähern können, habe ich hier für Sie 8 Anzeichen, dass Sie dringend Unterstützung im Business brauchen, zusammengefasst. Und dabei ist es erst einmal egal, ob welche Funktion oder welchen Aufgabenbereich das betrifft. Es ist auch erst einmal egal, um welche Art der Unterstützung, es sich handelt: ob eigene, angestellte Mitarbeiter oder externe Unterstützung durch Dienstleister Freelancer oder eine virtuelle Assistenz.

Also los geht’s, ich bin gespannt, ob Sie sich an der ein oder anderen Stelle wieder erkennen.

 

1. Ihre Arbeitslast ist zu hoch.

Sie sind im Hustle-Modus und arbeiten einfach zu viel, verbringen zu viele Stunden im Business. Was heißt jetzt zu viel? Das können 50-70 Stunden sein, was für viele Selbständige keine Seltenheit ist. Es kann aber auch sein, dass Sie  grundsätzlich nur 20 bis 30 Stunden die Woche in Ihrem Business arbeiten wollten und jetzt diese Zeit extrem überschreiten. Sie wollten sich vielleicht zum die Familie kümmern, Sie sind vielleicht nebenberuflich selbständig, haben noch ein anderes Unternehmen oder sind Fan von Tim Ferris und seiner 4-Stunden-Woche. Fakt ist: das zeitliche Volumen, welches Sie angestrebt haben, ist auf jeden Fall deutlich überschritten.

2. Keine Zeit für die wichtigen Dinge

Sie kommen nicht oder nicht mehr dazu, AM statt IM Unternehmen zu arbeiten. Haben keine Zeit für Konzepte, Ausrichtung und Strategie. Sie haben keine Zeit für die Unternehmensentwicklung, den Umsatzausbau und die sogenannten “money making activities”.

3. Die Liste Ihrer unerledigten Dinge wuchert aus.

Ihre To-Do Liste wird immer länger. Vielleicht streichen Sie aus lauter Verzweiflung schon zukunftsweisende Sachen oder Dinge, die Sie einfach gern machen aus Ihrem Kalender, weil Sie zu viel um die Ohren haben und gar nicht mehr zu all Ihren To-Dos kommen. Der Frust und die Hektik steigt. Und vielleicht drängelt auch der ein oder andere schon, dass etwas noch nicht erledigt wurde. 

4. Ständige Unterbrechungen

Ihre Zeitfenster, um konzentriert oder kreativ eine Aufgabe zu erledigen sind zu klein. Ständig klingelt das Telefon, erhalten Sie eine Frage oder jemand kommt zur Tür herein. Sie werden unzufrieden, hängen Arbeitszeiten an den ohnehin schon langen Tage oder die intensive Woche hintendran (Siehe Punkt 1).Und mit dem viel gerühmten “Flow” hat das alles sowieso schon nichts mehr zu tun.

5. Kein Platz für neue Kunden

Ganz ärgerliche und vor allem gefährliche Sache. Wenn Sie keine Chance mehr haben, neue Kunden aufzubauen, zu bedienen und vielleicht sogar noch auf wenig ertragreichen, alten Aufträgen rumdümpeln, sorgen Sie nicht für Wachstum. Und wir wissen ja aus der Natur, wer nicht mehr wächst, stagniert, stirbt. Außerdem beraubt sie das Ganze auch der Chance, sich mehr um A-Kunden zu kümmern und mehr C-Kunden auszuschließen, schlecht für Ihren Umsatz.

6. Es knirscht im Privaten.

Sie finden keine Zeit mehr für private Beziehungen, Austausch, Freunde und Hobbies. Ihre Familie und Ihre Partnerschaft leidet. Und selbst, wenn Sie sich die Zeit nehmen, sind Sie auf dem Sprung und mental nicht anwesend. Irgendwann bekommen Sie das auch von Ihrem Umfeld gespiegelt und je nach Verbindung und Temperament kann das schon mal heftig oder drastisch ausfallen.

7. Keine Erholung 

Hier kommen wir zu den echten Warnzeichen. Die Pause am Wochenende ist zu kurz. Die Nacht bringt keine Erholung, Sie schlafen schlecht. Wachen auf, die Gedanken kreisen. Ihre Akkus laden nicht mehr richtig auf. So betreiben Sie Raubbau an Ihrer Gesundheit. Und vielleicht schleichen sich auch schon mal Gedanken ein, ob es das Ganze es wohl wert ist.

8. Die Selbstfürsorge holpert.

Wenn die Zeit eng wird, dann fallen neben den Beziehungen und Hobbies ganz schnell auch andere Aspekte der Selbstfürsorge flach. Die Ernährung wird schlechter, Junk Food zieht vielleicht vermehrt ein, es fehlt an ausreichend Bewegung und frischer Luft. Stresshormone können nicht abgebaut werden, der Körper, Kopf und Geist werden nicht ausreichend versorgt und hält dem Druck nicht lange stand (siehe auch Punkt 7).

 

Lassen Sie bitte die Not, im ureigensten Interesse für Ihre Person, Ihre Lieben und Ihr Unternehmen nicht so groß werden.

 

Es gibt eine Menge Dinge, die Sie für Ihre Selbstfürsorge machen können (siehe auch hier Selbstfürsorge im Unternehmeralltag: 15 Tipps).

Doch manchmal greifen die Themen ineinander und Sie brauchen auf jeden Fall erst eine Entlastung, bevor Sie sich wieder anderen Aspekten widmen können. Manchmal geschieht das im Feuerwehr-Modus. Und manchmal ist die erste Entlastung auch im privaten Umfeld am Sinnvollsten, Häufig ist bei selbständigen Frauen (Emanzipation….) die Unterstützung durch eine Reinigungskraft daheim, jemand der die Kinder- oder Tierbetreuung, “Taxifahrten” oder Besorgungen übernimmt, ein erster echter Game-Changer. Es reduziert die Last drastisch.

Im Unternehmen kann die erste Unterstützung dann eine Assistenz sein oder aber ein Experte für ein bestimmtes Thema, dass Sie nicht gut können oder nicht machen wollen.

Mit meinen Kunden schaue ich dann immer zunächst darauf, was macht jetzt als Erstes Sinn und bringt in der akuten Situation Entlastung und was hilft auch langfristig. Hat jemand für sich erkannt, dass er Unterstützung braucht und sich ein Team aufbauen möchte (Team sind Sie übrigens, sobald Sie zu zweit sind), dann kommen viele Fragen auf.

Es wäre jetzt einfach und lukrativ, die erste Idee, den ersten Hilferuf aufzugreifen, das Profil festzulegen und ab geht es mit der Rekrutierung. Doch ich schaue mir mit meinen Kunden zunächst die Prozesse an und überlege mit Ihnen, welche Prozesse können sie automatisieren, welche können sie eliminieren und welche können sie delegieren. Erst dann schauen wir, was die Aufgaben sind, legen das Profil fest, wer Sie als Arbeitgeber sind und was wirklich gebraucht wird. Und erst dann starten wir eine Rekrutierung.

Warum machen wir das so? Weil Sie Ihre Potenziale im Unternehmen nutzen wollen, weil manchmal Automatisierung oder die Orga-Struktur Ihnen schon eine Menge hilft und weil Sie selbst nachhaltig rekrutieren wollen und damit auch eine Verantwortung gegenüber Ihren Teammitgliedern übernehmen.

 
 
 
HR konkret_Katja Raschke_Prozesse

Sollten Sie sich in den 8 Anzeichen wiedergefunden haben und sollten Sie jetzt denken, dass Sie gut Unterstützung bei Ihrem Teamaufbau gebrauchen könnten, dass Sie Know-How, Sicherheit, Struktur und fundierte Begleitung hierbei haben möchten, dann ist mein 6-Wochen Programm möglicherweise das Richtige für. Schauen Sie mal hier Startklar zum Wachsen oder Sie buchen sich direkt einen Termin für ein kostenfreies Strategiegespräch und wir besprechen, was für Sie jetzt die optimale Herangehensweise und Form der Unterstützung wäre.

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Und versprochen: Ein Gespräch lohnt sich immer, ein bis zwei Ideen nehmen Sie immer mit!

 

 

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Bildquelle/Fotocredit: Manuela Engelking

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie meinen Leitfaden zu Bewerberinterviews
3 Punkte, die Sie beim Teamaufbau beachten sollten

3 Punkte, die Sie beim Teamaufbau beachten sollten

Beim Teamaufbau gibt es Selbständige, denen es gar nicht schnell genug gehen kann und es gibt diejenigen, die sich sorgen und zögern. So vielfältig wie die Unternehmertypen sind beim Teamaufbau auch die Herangehensweisen.

Doch 3 wichtige Punkte sollten sie alle beim Teamaufbau beherzigen, um Kosten zu sparen und Fehlbesetzungen zu vermeiden. 

 
 
 
Egal, ob Ihr Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt und Sie zügigst wachsen wollen oder ob Sie in Ihrer Selbständigkeit schon etabliert sind und jetzt die nächsten Schritte gehen möchten: der Teamaufbau ruft bei manchen Begeisterungsstürme à la “juchhu, endlich Arbeit abgegeben” hervor und bei anderen fangen da die Bedenken und Grübeleien erst richtig an.
 
 
Richtig ist aus meiner Sicht, der Teamaufbau ist ein enormer Hebel und Turbo für das Unternehmenswachstum. Unternehmertum ist ohne etablierte Prozesse und ein gutes Team nicht möglich. (Warum ich für einen frühen Teamaufbau plädiere, können Sie hier nachlesen “10 Gründe für einen frühen Teamaufbau“).
 
 
Korrekt ist jedoch auch, dass Sie sich im Vorfeld über folgende wichtige Punkte beim Teamaufbau Gedanken machen sollten. So sparen Sie Zeit und Kosten sparen und verringern die Gefahr von Fehlbesetzungen.
 
 
 

3 wichtige Punkte beim Teamaufbau,

die Sie berücksichtigen sollten

 

 

1. Ziel und Strategie festlegen

 
 
Im allerersten Schritt definieren Sie klar, wohin Sie mit Ihrem Unternehmen wollen. Ja, Sie werfen nochmal einen Blick auf Ihre Unternehmensstrategie und Ihre Unternehmensziele. Ein wie auch immer berechtigter Ausruf “ich hab soviel am Hals und will das loswerden” ist da nicht ausreichend. Das reicht nicht für einen gelungenen und gewinnbringenden Teamaufbau.
 
 
Unternehmensziele und Unternehmensstrategie führen zu Personalzielen und Personalstrategie
 
 
 
Stellen Sie sich also folgende Fragen: Was sind Ihre Ziele für die nächsten Jahre? Wie sieht Ihr Angebot, Ihr Produktportfolio aus? Wann planen Sie welche Schritte? Was ist das optimale Szenario und was ist Ihr Horrorszenario? Welche Folgen hätte das für den Personalbedarf?
 
Die Zahlen für Umsatz und Gewinn und auch ein klarer Überblick über Ihre Gesamtkostenstruktur sind neben den Zielen ein wichtiger Ausgangspunkt (siehe auch Finanzen in der Personalplanung). Ermitteln Sie Ihr Budget oder entwickeln Sie es.
 
Ein weiterer Faktor kann zum Beispiel die Saisonalität sein. Könnten Sie Mitarbeiter (oder auch Freelancer) kontinuierlich auslasten oder haben Sie bestimmte Hochphasen? Klassisches Beispiel sind hier die Erntehelfer. Oder würde Ihnen eine Assistenz oder ein Vertriebler jetzt am besten dauerhaft den Rücken freihalten, so dass Sie sich um die Weiterentwicklung des Unternehmens kümmern können. Damit Sie endlich die Unternehmeraufgaben erledigen können, die Sie wegen des hohen Aufgabenvolumens aktuell nicht mehr stemmen können. Auch hier wieder die Frage: Was ist Ihr Ziel?
 
 

 

2. Definieren Sie, was und wen Ihr Unternehmen (zuerst) braucht

Wenn Sie Ihr Ziel definiert haben, stellt sich die Frage nach dem nächsten sinnvollen Schritt. Welche Aktivitäten zahlen auf Ihre Zielerreichung ein? Was ist zuerst an der Reihe? Wodurch erhalten Sie und Ihr Unternehmen den größtmöglichen Hub für mehr Umsatz, Auslastung, Wachstum oder Arbeitserleichterung. Was brauchen Sie persönlich und was braucht Ihr Unternehmen zuerst? Das kann unterschiedlich sein. Dann dürfen Sie wieder Prioritäten setzen.
 
 
Mal angenommen Sie entscheiden sich dafür, eine Assistenz an Bord zu holen, um mit ihr gemeinsam die Prozesse so zu optimieren, dass a) die administrative Last von Ihren Schultern genommen wird und b) dann weitere Teammitglieder in anderen Funktionen strukturiert hinzukommen können.
 
Dann definieren Sie genau, WEN Sie brauchen. Dieser Punkt hat mehrere Facetten, nämlich:
 
  • Welche Aufgaben vergeben Sie und welche Qualifikationen braucht es, um diese zu bewältigen?
  • Mit welchem Typ Mensch (Charakter, Haltung, Werte) möchten und können Sie gut zusammenarbeiten?
  • Was ist absolut zwingend notwendig und was sind optionale Kriterien?
  • Welche Mitspieler möchten Sie im Gesamtteam haben?

Die Teamzusammensetzung und -passung ist elementar. Während es beim ersten Teammitglied hauptsächlich bilateral passen muss – also zwischen Ihnen und dem ersten Teammitglied, so wird es komplexer, sobald weitere Charaktere hinzukommen. Die Aufgabenerfüllung muss passen und das Miteinander. Das bedeutet, Sie dürfen in Führung gehen. Sie bestimmen die Rahmenbedingungen für das erste Teammitglied und alle weiteren.

 

3. Suche und Auswahl planen

Jetzt ist Planung gefragt. Formulieren Sie das Suchprofil, die Anzeige(n). Dazu gehört natürlich auch, dass Sie sich klar machen, was Sie als attraktiver Arbeitgeber oder Auftraggeber zu bieten haben.

 

Ohne ein bestimmtes Angebot rauszugehen, ist für mich ganz klar verschwendete Energie.

 

Dann legen Sie fest, wie und über welche Kanäle Sie suchen möchten (z.B.: Stellenbörsen, Social Recruiting, Netzwerke, Headhunting) und legen vor allem einen mehrstufigen Auswahlprozess fest.

Die Auswahlkriterien legen Sie ebenfalls vor den ersten Gesprächen fest und nicht erst mitten in der Auswahl. Denn sonst erliegen Sie schnell der Versuchung, die Kandidaten zu präferieren, die Ihnen besonders sympathisch sind oder die dieselbe Schule wie Sie besucht haben oder, oder, oder. Wir suchen oft Unseresgleichen. Manchmal überstrahlen (HALO-Effekt) diese Punkte aber leider andere, wichtigere Kriterien. Und ja, natürlich darf und soll Ihr neues Teammitglied Ihnen sympathisch sein. Sympathie allein reicht jedoch nicht. Deshalb ist es wichtig, vorher die K.O. Kriterien und am besten auch eine einfache Skala festgelegt zu haben.

Sie strukturieren die Gespräche im Vorfeld und legen sich zielführende Fragen zurecht (Mehr Tipps hier zu gibt es in meinem Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen” ).  Anhand dieser Fragen sollten Sie feststellen können, ob die Kandidaten das nötige Know-How oder die erforderliche Einstellung für die Aufgabe und Ihr Unternehmen mitbringen.

In den nächsten Steps überlegen Sie sich, wie Sie das Onboarding organisieren und auch wie die  längere Einarbeitung und Entwicklung des neuen Teammitglieds gestalten können. Interessierte Bewerber stellen diese Fragen, Sie sind also besser vorbereitet.

Wenn Sie diese 3 wichtigen Punkte zum Teamaufbau richtig erarbeiten und durchführen, dann haben Sie auf jeden Fall Riesenfortschritt gemacht, um die richtigen Personen anzuziehen und anzuheuern und sparen sich jede Menge Zeit, Kosten, Nerven und verringern deutlich die Gefahr von teuren Fehlbesetzungen.

 
 
 
Sie überlegen aktuell, die ersten Aufgaben zu vergeben? An externe Unterstützer oder eigene Mitarbeiter? Oder Sie haben bereits die ersten Gehversuche im Teamaufbau gemacht und sind noch nicht so super zufrieden mit den Ergebnissen? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für das sechswöchige Programm:
 
 

 „Startklar zum Wachsen! Wie Sie Ihre erste(n) Aufgabe(n) erfolgreich abgeben der Plan für Soloselbständige.“

 
Sechs Wochen für Sie und Ihr Business, Ihr Wachstum und Ihre Balance.
 
 
 
Wir tauchen auch tiefer in die oben genannten 3 wichtigen Punkte, die Sie beim Teamaufbau beachten sollten UND
 
Sie erhalten fundierte Informationen, erprobte Vorgehensweisen. Sie bereiten sich hervorragend vor und erarbeiten Ihren persönlichen Plan: Sie legen ersten Aufgaben & Prozesse fest, sie Sie delegieren. Sie kennen die verschiedenen Arten & Kosten von Unterstützung, definieren Werte und Organisationsmöglichkeiten und starten mit der Suche. Danach können Sie den einmal erarbeiteten Plan für zukünftige Vergaben oder Einstellungen jederzeit wiederholen. Hier geht`s zum Programm: Startklar zum Wachsen! 
 

 

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Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema “Sicher durch die Rekrutierung”
Videos im Arbeitgebermarketing

Videos im Arbeitgebermarketing

Was kann Ihnen der Einsatz von Videos im Arbeitgebermarketing bringen? Was sollten Sie als Arbeitgeber dabei beachten? Wie können Sie einfach starten?

Warum sollten Sie Videos im Arbeitgebermarketing nutzen?

Wertvolle Tipps & Tricks verrät Andrea Ballschuh, Radio- und Fernsehmoderatorin und Video-Coach, im Gespräch.

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Die im Video genannte App / Remote Control für’s iPhone & iPad: FIMIC Pro & FILMIC Remote

Mehr zu Andrea Ballschuh finden Sie unter:https://andrea-ballschuh.com

P.S.: Wenn Sie Ihre Arbeitgebermarke herausarbeiten möchten, um sich damit am Markt abzugrenzen und die Grundlage zu schaffen, um Ihr Potenzial für Sichtbarkeit zu nutzen und die richtigen Mitarbeiter anzuziehen, dann ist das Paket zur  “Arbeitgeber-DNA“ vielleicht interessant für Sie.

Hier gibt es mehr Informationen..

Hier gleich Weiterlesen zum Thema: Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität und Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen – 20 konkrete Tipps für Sie

Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger vom Podcast “Finanzen neu denken”

Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger vom Podcast “Finanzen neu denken”

Interview mit Susanne Just und Bärbel Metzger über das System “Profit First” in der Personalplanung.

 

 

Susanne Just und Bärbel Metzger sind das Duo hinter  “Finanzen neu denken – dein gesundes Unternehmen”. Sie sind beide “certified Profit First Professionals” und Susanne noch zusätzlich “certified Fix This Next Advisor”.

Ich selbst nutze das Profit First System ganz stringent seit letztem Jahr in meinem Unternehmen. Vorher habe ich mich “sanft” genähert. Und es hat bei mir einen großen Unterschied gemacht in der Planung. Deshalb habe ich Susanne und Bärbel zum Blog-Interview eingeladen.

 

Hallo Susanne, hallo Bärbel, erzählt doch einmal, wen ihr mit welcher Leistung unterstützt!

Hallo Katja! Mit unserem Unternehmen unterstützen wir Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, sich ein ganzheitlich (finanziell) gesundes Unternehmen aufzubauen, das vom ersten Euro an Gewinn macht – und das ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei begegnen wir den Unternehmerinnen und Unternehmern als Sparrings- und Accountability-Partner auf Augenhöhe. In unserer Arbeit schöpfen wir nicht nur aus unserem Wissen als Financial Business Coaches, sondern auch aus unserer jahrelangen Erfahrung als Steuerberaterinnen. Zudem sind wir Host des ersten Podcasts im deutschsprachigen Raum, der sich mit allen Themen rund um Profit First, Fix This Next und (finanziell) gesunden Unternehmen beschäftigt.

 

In zwei bis drei Sätzen. Was ist Profit First?

Puh, in 2 – 3 Sätzen wird das etwas schwer, aber wir versuchen es mal. Profit First wurde von dem Amerikaner Mike Michalowicz entwickelt. Es handelt sich um ein Cash-Management-System (Mehrkonten-Modell), mit dem man seine Unternehmensfinanzen so strukturieren kann, dass das Unternehmen auf die Erzielung von Gewinn ausgerichtet ist, bestimmte Rücklagen (z. B. für Steuerzahlungen, allgemeine Rücklagen für turbulente Zeiten, Personalkosten etc.) gebildet werden und ein Budget für die Betriebskosten geschaffen wird. Der Gewinn bleibt damit nicht länger ein Überbleibsel, sondern wird Realität – ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei werden die Gelder, die liquiditätstechnisch in das Unternehmen herein kommen, nach bestimmten Prozentsätzen aufgeteilt und auf – entsprechend für ihre jeweilige Bestimmung eingerichtete – Bankkonten überwiesen. Dadurch entstehen auf der einen Seite finanzielle Rücklagen und auf der anderen Seite durch die offensichtliche Reduzierung der Liquidität auf dem Hauptbankkonto  begrenzte Ressourcen für die Ausgaben des Unternehmens. Profit First nutzt die uns Menschen von der Natur gegebenen Verhaltensmuster im Umgang mit Geld, sodass wir es mit unserem gewohnten Umgang mit Geld trotzdem schaffen, unser Unternehmen in gesunde Bahnen zu lenken.

 

Spannend. Wo könnt ihr euch gut vorstellen, dass Profit First in der Personalplanung zu nutzen ist?

Profit First kann sowohl in der Vorbereitung einer Mitarbeiter-Einstellung genutzt werden, als auch in der laufenden Personalkostenverwaltung- und -planung. Wenn man z. B. für die Personalkosten ein eigenes Bankkonto anlegt, auf dem in regelmäßigen Abständen ein gewisser Prozentsatz der Einnahmen landet, dann kann man sicherstellen, dass die Liquidität für die Zahlungen am Monatsende auch tatsächlich vorhanden ist. Wie oft ist es denn so, dass die Gelder vorher erst einmal für eine oder mehrere andere Ausgaben einsetzt werden und dann darauf gebaut wird, dass bis zum Gehaltszahlungszeitpunkt wieder Einnahmen ins Unternehmen gekommen sind? Wir haben es zumindest oft so bei Kunden erleben dürfen. Mit Profit First gehört dies der Vergangenheit an.

Bei der Planung der Einstellung eines oder mehrerer Mitarbeiter kann man das Unternehmen schon lange im Voraus auf die finanzielle Mehrbelastung vorbereiten, indem man frühzeitig beginnt, bestimmte Anteile an den Einnahmen auf ein gesondertes Bankkonto zu transferieren. Zum einen gewöhnt man das Unternehmen an die steigenden Personalkosten und kann schon erkennen, ob es überhaupt in der Lage ist, die Kosten für weiteres Personal nachhaltig zu erwirtschaften, denn nicht jeder Mitarbeiter erzielt operativen Umsatz (z. B. Sekretariat, persönliche Assistentin). Gleichzeitig bildet man für die oftmals mehrere Monate dauernde Einarbeitungszeit finanzielle Rücklagen, denn der Mitarbeiter wird ja nicht gleich von Anfang an einen entsprechenden operativen Umsatz vorweisen können.

Dann kann man wunderbar Rücklagen für Zahlungen bilden, die vielleicht nur ein oder zweimal im Jahr auftauchen z. B.

  • Gratifikationen
  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsfeier
  • besondere Weiterbildungsmaßnahmen
  • Arbeitsplatzausstattung
  • Mutterschaft- und Elternzeit
  • Betriebsausflug
  • Kosten für Rekrutierung neuen Personals (Stellenanzeigen, HR-Experte etc.)
  • ….

Besonders empfehlenswert ist diese Rücklage auch für die Abpufferung von Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht im Unternehmen ist, weil er zum Beispiel Urlaub hat oder krank ist. Während dieser Zeit laufen die Personalkosten weiter, aber der Mitarbeiter ist nicht an der Erzielung von Umsätzen beteiligt. Gut, wenn man dann für solche Zeiten vorgesorgt hat (idealerweise sogar, um jemanden kurzfristig einstellen zu können, der diese Zeiten ausfüllt).

Seltener, aber dennoch auch sehr empfehlenswert, ist eine Rücklage für die Planung der Unternehmensnachfolge. Oftmals ist es so, dass zur Vorbereitung auf das Ausscheiden des Inhabers ein Geschäftsführer eingestellt wird, der den Inhaber zwei oder drei Jahre begleitet. Dieser Geschäftsführer möchte dann natürlich auch jeden Monat ein, zu seiner Aufgabe passendes Gehalt bekommen, sodass das Unternehmen in der Übergangszeit finanziell etwas stärker gefordert ist.

 

Gibt es bestimmte Prozentsätze, die ihr vorschlagt?

Profit First ist kein “one size fit’s all”. Jedes Unternehmen ist individuell, jedes Unternehmen hat eine individuelle Personal-(kosten-) struktur. Von daher gibt es nur individuelle Prozentsätze. Wir als Profit First Professionals unterstützen gerne dabei, den passenden Prozentsatz zu ermitteln und festzulegen.

 

Was ist aus eurer Sicht der große Vorteil daran ?

Allem voran: KLARHEIT. Klarheit darüber, dass zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung die finanziellen Mittel auch tatsächlich im Unternehmen zur Verfügung stehen. Das gibt Sicherheit – nicht nur in der Unternehmensführung, sondern auch in der Unternehmensplanung. Ein Personalkostenbudget, das ganz in echt auf einem Bankkonto abgebildet ist, fängt unvorhergesehene Ereignisse (wie Krankheit/Unfall etc.) auf und zeigt, wie viel Personal das Unternehmen überhaupt tragen kann. Und zu guter Letzt, bietet Profit First eine klare Struktur, die es uns als Unternehmer möglich macht, mit einem kurzen Blick auf unsere Bankkonten unternehmerische Entscheidungen zielgerichtet(er) zu treffen – fernab von betriebswirtschaftlicher Auswertung, Gewinnermittlung oder Bilanz.

 

Gibt es 2-3 ganz konkrete, wirkungsvolle Tipps rund um das Thema Personal & Profit First, die die Leser direkt umsetzen können?

Tipp 1: bei der Bank, bei der das Geschäftskonto geführt wird, ein Tagesgeldkonto anlegen, das künftig für den Aufbau der Liquidität für Personalkosten genutzt wird.

Tipp 2: Jede Woche 1% der geldmäßig ins Unternehmen gekommenen Einnahmen (ohne Umsatzsteuer) auf dieses Rücklagenkonto überweisen. Das ist schon mal ein guter Anfang.

Tipp 3: Spaß an der Organisation der Unternehmensfinanzen finden und sich über das Wachstum des Personalkosten-Rücklagenkontos freuen.

 

Wo können euch meine Leser finden?

Unsere Website und unseren Podcast findet man unter:

Website:   www.deingesundesunternehmen.de

Podcast:  www.deingesundesunternehmen.de/podcast

Facebook-Fanpage:  https://www.facebook.com/deingesundesunternehmen

Instagram: @finanzen_neu_denken

 

Was möchtet ihr den Lesern noch mit auf den Weg geben?

Profit First entfaltet seine Kraft natürlich nicht nur im Personalkostenbereich, sondern vor allem dann, wenn man das Cash-Management-System für das gesamte Unternehmen anwendet. Wie wäre es, wenn sich jede Woche auch ein bestimmter Prozentsatz der Einnahmen auf den Weg auf ein eigens für den Gewinn eingerichtetes Bankkonto machen würde? Wie wäre es, wenn es jedes Quartal eine kleine Ausschüttung aus diesem Gewinn geben würde, mit der wir uns als Inhaber für unseren Mut und unser Vertrauen in das Unternehmen belohnen dürfen? Wie wäre es, wenn Steuerzahlungen, egal ob Umsatzsteuer oder Einkommensteuer/Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer ganz easy und vor allem mit Freude an die Finanzverwaltung überwiesen werden können?

All das (und noch viel mehr) kann Profit First. Wer mehr wissen möchte, schenkt sich am besten das Buch “Profit First” und legt los, hört in unseren Podcast rein oder meldet sich direkt bei uns. Dann können wir schauen, wo das Unternehmen aktuell steht, wo es hin soll und wie unsere Begleitung aussehen könnte.

 

Ich danke euch herzlich fürs Blog-Interview und bin gespannt auf Feedback meiner Leser und Leserinnen zu euren Ansätzen.

 

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Bildquelle: Susanne Just und Bärbel Metzger

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema “Sicher durch die Rekrutierung”
10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten

10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten

Die erste Auftragsvergabe und der Teamaufbau bewegen mich gleich von zwei Seiten. Einmal von und für meine Kunden, denn da sind einige dabei, die das erste Teammitglied anheuern und dann sukzessive weiter aufbauen (bei anderen geht es schon rauf bis an die hundert Mitarbeiter) und einmal für mich persönlich. 
 
 
Ich bin aktuell im dreizehnten Jahr der Selbständigkeit und habe lange gezögert, die erste Unterstützung dazu zu holen. Zu lang. OK, außer beim Thema Steuern, da war mir von vornherein klar, dass da ein Profi ran muss.
 
Die Überlegung war schon lang da, aber da waren immer die Gedanken und Zweifel:  Kannst du dir das wirklich leisten? Du gehst zusätzliche Verpflichtungen ein. Wenn das Business dann wächst oder wachsen muss, kriegst du das dann parallel zur Familie gut gestemmt (meine Tochter war zweieinhalb, mein Sohn knapp fünf Jahre alt, als ich gegründet habe). Das waren tatsächlich meine größten Bedenken.
 
Über die möglichen Formen der Unterstützung wie externe Dienstleister, virtuelle Assistenz, Minijobs, Teilzeit/Vollzeit Angestellte habe ich da gar nicht erst nachgedacht.
 
Andere Fragen nach dem „Wie finde ich die geeignete Unterstützung?“ oder „Wie organisiere ich das am besten?“ waren für mich als Personalerin berufsbedingt und aufgrund der persönlichen Arbeitsweise eher kein Thema, erlebe das aber bei Kunden und im Netzwerk natürlich häufig.
 
Warum ist es also meiner Sicht so wichtig, als Soloselbständige:r früh mit der ersten Auftragsvergabe und damit Schritt für Schritt mit dem Teamaufbau zu starten? Für mich war es ein riesiger Game-Changer, seit dem bewegt sich viel mehr und mit viel mehr Freude.

 

Hier die 10 Gründe für einen frühen Teamaufbau:

 

1. Prozesse abbilden
 
Was ich abgeben will, muss ich beschreiben und erklären können. Ich wusel nicht vor mich hin und habe alles in meinem Kopf. Wenn jemand anderes etwas für mich tun soll, dann bin ich gezwungen, das exakt zu beschreiben un dazu dokumentieren oder mit der ersten Hilfe auch dokumentieren zu lassen. Muss ich das dann nochmal machen bei demselben oder einem anderen Thema, dann geht es schnell.
 
 
2. Neue Impulse

 

Andere Sicht- und Arbeitsweisen und Kenntnisse halten die Innovation im Gang, beugen Betriebsblindheit vor und zeigen Potenziale auf.

 
3. Chance für Wachstum
 
Wenn ich Aufgaben abgebe, die ich nicht gerne mache, für die ich ewig lange brauche, die Routineaufgaben sind, die ich nicht gut beherrsche und jemand anders ist da in seiner Geniezone, kann die Dinge flott und hochwertig, DANN kann ich mich auf Aufgaben konzentrieren, die meiner Geniezone entsprechen und das Business wachsen lassen.  Das können zu Beginn einzelne, kleine Aufgaben sein und es muss kein Vollzeitmitarbeiter mit Führungsfunktion sein.
 
 
4. Chance auf Profitabilität
 
Es ist ein Rechenexempel. Hat der Mitarbeiter oder Dienstleister einen günstigeren Stundensatz als ich, ist schneller und/oder besser, dann lohnt sich das sofort. So kann ich wichtige Dinge im Unternehmen erledigen, Umsatz mit Kunden generieren und mehr AM, statt nur IM Unternehmen und damit zukunftsorientiert arbeiten. Außerdem gewöhne ich mich früh daran, in Budgets zu denken und zu arbeiten.
 
 
5. Frühe Entlastung unterstützt die Resilienz
 
Auch wenn ich meine Arbeit liebe, soll sie neben meinen Kunden auch mir dienen. Mir und meinen Lieben ein Leben, Pausen und Erlebnisse ermöglichen. 24/7 ist nicht dauerhaft möglich und nicht gesund.  Und ein erschöpfter Mensch ist weder leistungsfähig noch kreativ. Letztendlich dient die Unterstützung also auch der Vitalität und Gesunderhaltung.
 
 
 
 
 
 
 
6. Abgeben lernen
 
Yip, abgeben will gelernt sein. Dieses Business ist quasi mein drittes Kind. Ich hänge da auch emotional dran und will, dass das alles richtig läuft. Aber meine Kinder habe ich auch in die Obhut von Großeltern, der Tagesmutter und Krabbelgruppe und Kindergarten gegeben. Das Kind wird selbständig und ich feiere die kleinen Abschiede, dir mir schrittweise wieder weitere Freiheiten geben – fürs Business und fürs Leben. Aber das muss man tatsächlich üben. Der eine mehr, der andere weniger. Klare Regeln aufstellen und Vertrauen üben.  Ich erledige die Aufgaben in meinem Business nicht zwangsläufig selbst am besten. So wachse ich auch persönlich.
 
 
7. Flexibilität
 
Habe ich eine oder sogar mehrere Personen, denen ich Aufgaben übergeben kann, dann gewinne ich Flexibilität für auftragsstarke Zeiten und kann Spitzen besser abfangen.
 
 
8. (Führungs-) Erfahrung & Strukturen aufbauen
 
Wenn ich die ersten Aufgaben abgebe, lerne ich nicht nur loszulassen und Verantwortung zu übertragen, sondern schärfe mein Bewusstsein, für das, was mir wichtig ist und was für mich gut funktioniert. Das schließt Werte und Arbeitsweisen ein.
So fällt es mir leichter, die richtige Menschen auszuwählen, die für mich arbeiten sollen. Außerdem kann ich dann besser mit dem Team kommunizieren, Prozesse besser organisieren und kontrollieren. Schrittweises , frühes Auslagern ermöglicht ein Hineinwachsen in die Rolle als Chef:in und beugt dem Peterchen-Prinzip („Beförderung bis zum Grad der Unfähigkeit“) und der eigenen Überforderung vor. Die persönliche Entwicklung erfolgt schrittweise parallel zur Entwicklung des Unternehmens.
 
 
9. Chaosprophylaxe
 
Bin ich gewöhnt, Aufgaben zu übergeben und habe schon ein paar Menschen, auf die ich mich verlassen kann und habe schrittweise Strukturen geschaffen, dann erschlägt es mich nicht gleich komplett, wenn mal eine Person kündigt, ich ausfalle  oder ich aufgrund eines großen Auftrags dringend zusätzliche Unterstützung benötige.
 
 
10. Arbeitgeber- oder Auftraggeberattraktivität aufbauen
 
Wer rechtzeitig Werte definiert, Strukturen aufbaut  und vor allem um gute Leute bemüht, kann sich ein stabiles Netzwerk aufbauen.  Das schafft vor allem auch einen Namen und so kann ich mich als attraktiver Arbeitgeber oder Auftraggeber positionieren, für den die Menschen gerne arbeiten. Das spricht sich rum und schont Ressourcen (Zeit, Geld), denn gute Leute kennen andere gute Leute.
 
Ganz entscheidend aber ist noch ein weiterer Bonus-Punkt:
 
Wenn Sie sich als Solopreneur gut vorbereiten und die ersten Schritte mit Teammitgliedern bedacht und bewusst gehen, dann haben Sie die RIESENCHANCE von Beginn an viele Dinge im Bereich Führung und Personalstrukturen richtig gut zu machen. Diese fallen Ihnen später nicht auf die Füße. Das schont Zeit, Kosten und Nerven.
 
Wenn Sie überlegen, die ersten Aufgaben zu vergeben, an externe Unterstützer oder eigene Mitarbeiter, oder Sie bereits die ersten Gehversuche gemacht haben und noch nicht so super zufrieden mit den Ergebnissen sind, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt das sechswöchige Programm:
 
 
 „Startklar zum Wachsen! Wie du deine erste Aufgabe erfolgreich abgibst: der Plan für Soloselbständige.“
 
 
Sechs Wochen für Sie und Ihr Business.
 
 
Sie bereiten sich super gut vor und erarbeiten Ihren persönlichen Plan: Sie legen erste delegierbare Aufgaben & Prozesse fest, kennen die verschiedenen Arten & Kosten von Unterstützung, definieren Werte und Organisationsmöglichkeiten. Danach sind Sie startklar und können den einmal erarbeiteten Plan für zukünftige Vergaben oder Einstellungen jederzeit wiederholen. Hier geht`s zum Programm: Startklar zum Wachsen!
 
Profitieren Sie von meiner Personalexpertise, der Erfahrung aus der Arbeit mit Kunden und meiner Erfahrung als Soloselbständige, deren Unternehmen wächst und für die die ersten Teammitglieder ein echter Game-Changer waren und sind.
 
Ich freu’ mich auf Sie!

 

konkret.wirkungsvoll

 

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Bildquelle: via stockunlimited paid license

 

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