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So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

Die sieben wichtigen Schritte in Ihrem Rekrutierungsprozess – von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Mit der Personalrekrutierung fängt Ihr Leben als Chef oder Chefin an. Der Start in diesen Prozess ist mit vielen Unsicherheiten oder auch ersten Misserfolgen behaftet. Mit vielen Ängsten, ob das wohl alles so richtig ist. Deshalb gibt es hier sieben wesentliche Schritte, wie Sie sicher und erfolgreich durch die Rekrutierung gelangen.
 
 
Eine falsche Personalentscheidung wird teuer: ca. 5 – 25% Prozent der erfolgten Einstellungen werden laut FAZ binnen eines Jahres vom Unternehmen oder vom Mitarbeiter* wieder beendet. Je nach Funktion kann es sie bis zu dem Anderthalbfachen bis Dreifachen eines Bruttojahresgehalts kosten. Das schockt. Und macht deutlich, wie wichtig eine gute Rekrutierung ist.
 
Das Risiko einer Fehlbesetzung soll reduziert werden. Beide Seiten, Arbeitgeber wie Kandidat, sollen einen guten und realistischen Eindruck voneinander erhalten und sich auf dieser Basis entscheiden.
 
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, sich den Rekrutierungsprozess zu verdeutlichen. Hier die sieben wichtigen Schritte der Rekrutierung von der Vorbereitung bis zur Entscheidung, die Sie durchlaufen sollten:
 
1. Analysieren Sie Ihre Situation und die Prozesse im Unternehmen.
                                                                         
Welche Prozesse haben oder benötigen Sie? Was dient Ihrem Unternehmenszweck? (Siehe auch mein Blogartikel „Personallösungen von der Stange“)
                                                                                                                                                       
Definieren Sie, was die Stelle leisten soll. Wie soll sie dem Unternehmen dienen?
Was muss ein Stelleninhaber mitbringen, um die Stelle gut ausfüllen zu können? Welche Kompetenzen soll er mitbringen?                                                                                                        
 
    • Fachkompetenz: welche Ausbildung, handwerkliche, technische, kaufmännische Grundkompetenz und so weiter muss vorhanden sein?
    • Methodenkompetenz: welche Methoden, Arbeitsweisen, Arbeitsstrukturen, gegebenenfalls Hilfsmittel muss beherrscht werden?
    • Sozialkompetenz: Empathie, Freundlichkeit, Serviceorientierung, Teamplayer, Führungspersönlichkeit und so weiter
    • Über welche weiteren Eigenschaften sollte derjenige verfügen? (Tipp: Sie können mich gern über das Kontaktformular anschreiben, wenn Sie eine kostenfreie Übersicht von Adjektiven erhalten möchten, die es Ihnen ermöglicht eine schnelle Übersicht zu erhalten, welche Eigenschaften Ihr zukünftiger Mitarbeiter haben sollte.)
Welche Werte sind Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig?
Welche Motivatoren treiben Sie persönlich in Ihrer Arbeit, was haben Sie schon an Bord, was benötigen Sie zur Ergänzung in Ihrem Team? Auch hier empfehle ich Ihnen gern nochmal den Artikel Personallösungen von der Stange“, wo ich die Motivatoren näher beschreibe.
 
2. Definieren Sie das Profil der Stelle, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und formulieren Sie eine Ausschreibung oder Anzeige.
Definieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und gewichten Sie sie.
 
Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bereit sind anzubieten, bezogen auf Entgelt, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildung, Anzahl der Urlaubstage, et cetera.
 
3. Definieren Sie die Suchwege.
         
Wo soll die Anzeige erscheinen? Print, Aushänge, lokale oder überregionale Medien, Zeitung, Radio, Online-Medien, Online-Jobbörsen, Ihre Homepage, Social Media und so weiter. Denken Sie auch an Empfehlungen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern.
 
Denken Sie dabei bitte auch immer an die geschlechtsneutrale Ausschreibung mit m/w/d. Ansonsten kann es teuer werden.
 
 EXTRA TIPP:
 Apropos teuer: bei den Eingangsbestätigungen und den Umgang mit personenbezogenen  Daten bitte immer an die DSGVO denken. Bereiten Sie
 vor Schaltung der Anzeige Ihr Bewerbermanagement diesbezüglich vor. Und: Bewerbungen immer 6 Monate nach dem Ende des
 Bewerbungsverfahrens aufheben.
 
4. Treffen Sie eine Vorauswahl. Schauen Sie sich Ihre Auswahlkriterien an und legen Sie dann die Kandidaten fest, die in die Vorauswahl kommen. Denken Sie bitte daran: lieber ein Bewerber mehr, als einer zu wenig. Manchmal befindet sich ein Schatz unter den vermeintlich schlechter geeigneten
Kandidaten, der aber nicht all Ihre Kriterien erfüllen mag, sich aber entwickeln kann. Wenn möglich, sprechen Sie die Profile mit einer Person Ihres Vertrauens durch. Jeder hat eine andere Sichtweise und es fallen vielleicht zusätzliche Aspekte auf.
 
5. Laden Sie Kandidaten ein und führen Sie das Vorstellungsgespräch. Möglich zunächst per Telefon oder Video-Call und dann auf jeden Fall persönlich. In der Rekrutierung empfehle ich dringend das Vier-Augen-Prinzip. Nehmen Sie eine zweite Person zum Gespräch dazu. Entweder einen Profi, der Sie unterstützt oder einen Mitarbeiter, Teamkollegen oder ähnlich. Der Vorteil ist: Sie haben dadurch immer zwei Perspektiven, zwei Eindrücke und jeder hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fragen. So erhalten Sie ein ausgewogeneres Bild und vor allem aber haben Sie jemanden, mit dem Sie sich sich über Ihre Eindrücke austauschen können. Legen Sie gern hierzu vor dem Gespräch auch Ihre Rollen oder Redeanteile fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, Antworten und Unterlagen erhalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen.
 
EXTRATIPP: Es gibt aus rechtlicher Sicht Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen dürfen. Zu diesen sogenannten unzulässigen Fragen zählen unter anderem Fragen zum Familienstand und zur Familienplanung, zur sexuellen Orientierung, zur Tätigkeit des Partners, Fragen zu anderen Familienmitgliedern, Fragen zur gesundheitlichen Situation, Fragen zu privaten Ansichten (Region, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Es gibt allerdings auch Ausnahmen und Offenbarungspflichten, zum Beispiel, wenn die Antwort auf eine Frage für den Job relevant ist. Etwa nach Vorstrafen bei Polizisten oder angehenden Juristen.
 
 
6. Treffen Sie die Entscheidung und seien Sie schnell. Kandidaten verdienen eine klare und zügige Rückmeldung. Egal ob Zusage oder Absage. Achten Sie auch hier auf rechtliche Grundlagen (Verhinderung von Diskriminierung „Antidiskirimierungsgesetz (AGG)”, Datenschutz „DSGVO“).
 
7. Erstellen Sie einen Vertrag und senden Sie diesen dem Kandidaten zu. Setzen Sie eine Frist für die Rücksendung des unterschriebenen Vertrags.
 
EXTRATIPP:
neben Anwälten stellen die Industrie- und Handwerkskammern Ihren Mitgliedern kostenfrei gute Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie aber zum Teil ergänzen müssen.
 
Jetzt gilt es: Daumen drücken und hoffen, dass der Kandidat zusagt.
 
Wenn ja, herzlichen Glückwunsch!
 
Die klassische Rekrutierung endet genau hier. Allerdings gehört für mich die Vorbereitung des Eintritts in das Unternehmen und die intensive Vorbereitung der Einarbeitung als nächster Schritt unbedingt dazu.
 
Viel Erfolg mit Ihrem neuen Mitarbeiter.
   
 
* Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche grammatische Form. Es dürfen sich aber bitte immer alle angesprochen fühlen. Es gilt immer “m/w/d”.

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Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

 
Viele kleineren und mittleren Unternehmen drückt der Personalschuh. Der vermeintliche Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Sie finden keine Mitarbeiter oder sind nicht zufrieden mit denen, die sie ins Unternehmen geholt haben. Zeit haben sie wenig für das Thema Personal. Wie schön wäre ein Allheilmittel, mit dem Sie auf Knopfdruck die zu Ihnen passenden Mitarbeiter erhalten könnten. Kann das funktionieren?
 
Gleich vorweg: Tut mir leid. Ich kann Ihnen da leider wenig Hoffnung machen. Personal ist ein “Menschengeschäft”, ein “people business” und das sollte es meiner Ansicht nach sein und bleiben. Hier ein Beispiel, warum ich das denke:
 
Wenn Sie einkaufen gehen und möchten z.B. etwas Besonderes zum Anziehen für einen schönen Anlass kaufen. Wo kaufen Sie lieber ein? In einem Laden, in dem die Anziehsachen lieblos und ungeordnet herumliegen, die Verkäufer Sie ignorieren oder nur missmutig auf Ihre Fragen reagieren? Oder macht es Ihnen mehr Spaß, wenn es übersichtlich ist und haben Sie dann mehr Freude an der Auswahl der Kleidung, wenn Sie freundlich begrüßt und unterstützt werden? Wenn der Verkäufer sich dafür interessiert, für welchen Anlass Sie etwas suchen und dann noch in der Lage ist, Ihnen die für Sie die passenden Farben, Stile und Größen herauszusuchen. Also ich fühle mich bei der zweiten Variante wohler und kaufe eher dort. 
 
Und dieser Service, dieser professionelle und menschenorientierte Umgang ist übrigens oft gar nicht die Frage des Preissegments. Er begegnet mir auf dem Wochenmarkt ebenso wie in einem Bekleidungsgeschäft. Da ist es eben nicht egal, ob ich einfach sage “ich brauche eine Verkäuferin/einen Verkäufer”. Nein, Sie brauchen jemanden, der sich mit dem, was und wie in Ihrem Geschäft verkauft wird, identifiziert.
 
Für mich als Personalerin spielt es dabei keine Rolle, ob Sie Hilfsarbeiter, gelernte Kräfte, Azubis, Absolventen oder erfahrene Akademiker und Führungskräfte beschäftigen möchten. Jede Suche bedarf Ihrer hohen Aufmerksamkeit. Die Leute müssen zu Ihnen, Ihrem Unternehmen, Ihrem Geschäft und Ihren Kunden passen. 
 
Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind etwas Besonderes. Immer. Jeder Einzelne. 
 
Sie tragen maßgeblich zu Ihrem persönlichen Erfolg und zu Ihrem Unternehmenserfolg bei. 
Deshalb verdienen sie – wie Ihre Kunden auch –  Ihre besondere Aufmerksamkeit. 
 
Das gilt für alle Personalprozesse und fängt bei der Strategie an (Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung). 
 
Bedeutet das Arbeit? 
Ist das anstregend? 
Klar, zuweilen schon. Und am Anfang besonders.
 
Lohnt es sich? 
Aber ganz bestimmt!
 
Sie und Ihr Unternehmen sind einzigartig, sind individuell. Ihre Mitarbeiter sind es auch.
 
Deshalb halte ich es für wichtig, dass Sie auch als ChefIn eines kleinen oder mittleren Unternehmens jeden Personalprozess auf 
Ihre Unternehmensbedürfnisse zuschneiden: Planung, Rekrutierung, Organisation, Entlohnungskonzepte, Personalentwicklung, etc.. 
 
Um Missverständnissen vorzubeugen: damit meine ich nicht, dass Sie jedes Mal das Rad neu erfinden müssen oder keine Systeme im Rahmen der Digitalisierung nutzen sollten. 
 
Im Gegenteil. Nutzen Sie vorhandene Erfahrung, Expertise, Benchmarks, bedienen Sie sich der Systeme. Aber überdenken Sie sie. Machen Sie sie sich zu eigen, passen Sie sie an, nutzen Sie nur das, was Ihnen nutzt. Füttern Sie sie mit Ihrer Unternehmensidentität und lassen Sie den/die Menschen nicht außen vor. 
 
Insbesondere die Rekrutierung bedarf Ihrer speziellen Aufmerksamkeit. Sie schafft einen hohen Mehrwert für Ihr Unternehmen, wenn Sie die für Sie passenden Mitarbeiter für sich gewinnen können. Wenn Sie Mitarbeiter erhalten, die ihre Stellen richtig gut ausfüllen und mit Ihnen an einem Strang ziehen. 
 
Was müssen Sie dafür tun?
Im folgenden gehe ich auf die 5 Punkte ein, die Sie sich aus meiner Sicht vornehmen sollten, um in den Rekrutierungsprozess einzusteigen:
 
1. Zunächst lenken Sie den Blick nochmals nach innen. Klären Sie Ihr “WARUM”.
 
Warum existiert Ihr Unternehmen? Und damit ist nicht gemeint, dass Sie ja Geld für Ihren Lebensunterhalt verdienen müssen.  
Der bekannte Autor Simon Sinek erläutert dies in seinem Buch “Frag immer erst: warum” sehr anschaulich (Link sh. unten).
Beschreiben Sie – ggf. nochmals – genau den Grund, die Vision, den Kundennutzen Ihres Unternehmens.  Häufig treffen wir falsche Annahmen und denken “das ist doch klar, das müssen diejenigen, die aus meiner Branche kommen doch wissen”. Mitnichten.
 
Jedes Unternehmen versteht sich anders, hat eine andere Philosophie, andere Schwerpunkte und letztlich andere Mitspieler. Wir setzen zu viel voraus. Drücken Sie aus, was Ihr spezielles WARUM, Ihr spezieller Kundennutzen ist. So manchem fällt das leichter, wenn da mal jemand von Außen mit drauf schaut, nachfragt und beschreibt, wie er das Unternehmen erlebt und was für ihn den Unterschied ausmacht. 
 
Nehmen Sie sich parallel Ihre Unternehmensstrategie zur Hand und legen Sie fest, wo Sie mit dem Unternehmen in 3, 5 oder 10 Jahren sein möchten. Was tun Sie dann und wie tun Sie es? 
 
2. Definieren Sie, was Ihnen persönlich am Herzen liegt.
 
Welche Werte sind Ihnen wichtig? Im Geschäftsgebaren, in der Zusammenarbeit? 
Was brauchen Sie als ChefIn, um sich wohl und sicher zu fühlen? 
Wann macht Ihnen die Arbeit Spaß? 
Wann sind Sie besonders produktiv, wann erfolgreich? Woran machen Sie all diese Dinge fest?
Schauen Sie auf Ihre persönlichen Werte und auch auf Ihre Motivatoren und Handlungsweisen. Berücksichtigen Sie auch die Werte, Motivatoren und Handlungsweisen Ihrer wichtigen Führungskräfte,  Ihrer Schlüsselfiguren, wenn Sie bereits welche haben. Ihrer aller Zusammenspiel bestimmt den Rhythmus Ihres Unternehmens.
 
Das mag sich zunächst recht abstrakt anhören. Etwas einfacher formuliert: Was treibt Sie alle an, sich zu engagieren und Ihr Bestes zu geben? Was lässt Sie agieren und in welcher Form handeln Sie dann?
 
Diese Sicht auf die Motivatoren und Handlungsweisen beschreibt Marcus Hein recht anschaulich in seinem Buch “Neurologische Personalauswahl. Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen.” (Link sh. unten). Wesentliche Unterscheidungsmerkmale bei den neurologischen Denk- und Motivationsstrategien beschreibt Hein folgendermaßen: 
 
  • die Motivationsausrichtung: (ein Problem) vermeidend – anstrebend (auf ein Ziel hin)

  • das Motivationsniveau: proaktiv  (von sich aus handelnd) – reaktiv (Anstoß von Außen)

  • die Quelle der Motivation: internal -external — (inwieweit benötigen sie Bewertungsmaßstäbe, Impulse und Feedback von Außen oder inwieweit haben sie ihren “eigenen Kopf”)  

  • der Grund der Motivation: optional (nach Chancen, Optionen suchen)- prozedural (einem Prozess folgend)

  • die motivationalen Entscheidungsfaktoren: gleich -verschieden (motiviert, wenn alles immer gleich läuft oder dann eher demotiviert) 

  • das Merkmal der Informationsverarbeitung: global (behalten gern Überblick) – (vertiefen sich ins) Detail 

  • die Konformität der Motivation: gehorsam – renitent (ist man eher geneigt, Vorgaben zu befolgen oder eher bereit, sich dagegen zu stellen)

  • die Arbeitsorganisation: Menschen (anschlussorientierte Menschen) -Aufgaben (interessierte Menschen)

  • der Arbeitsstil: unabhängig – beteiligend -kooperativ (In welchem Arbeitsstil wird jemand besonders produktiv?)

  • die Stressverarbeitung: emotional – flexibel – kognitiv (Wie reagiert jemand auf Stress? Belastet es ihn sehr oder sucht er ganz klar und unbelastet nach Lösungen?)

 
Diese Unterscheidungen können Ihnen helfen, Ihre eigenen Motivationsstrategien und Handlungen näher zu beleuchten. Je besser Sie sich kennen, um so besser können Sie diese kommunizieren und vertreten. Und umso besser können Sie auch definieren, was Sie dann zur Ergänzung benötigen.
 
 
 
3. Beschreiben Sie nun die wesentlichen Funktionen Ihres Unternehmens und deren WARUM in Ihrem Unternehmen.
 
Aus meiner Sicht hat jede einzelne Funktion (Einkauf, Verkauf, Logistik, Buchhaltung, etc.) ebenfalls ein eigenes WARUM und einen eigenen nachgelagerten oder spezielleren Kundennutzen.
 
 
4. Beschreiben Sie davon abgeleitet das WARUM für die einzelnen Stellen in Ihrem Unternehmen und insbesondere für diejenigen, für Sie gerade aktuell Personal suchen. 
 
5. Und welche Typen von Menschen brauchen Sie dazu?
 
Was sollte diese Menschen antreiben, was sind idealerweise deren Motivatoren und typischen Handlungsweisen? Wenn Sie schon einige geschätzte, ggf. langjährige Mitarbeiter haben, schauen Sie sich diese an und überlegen Sie, warum diese so gut zu Ihnen passen. 
Danach können Sie das Stellenprofil erstellen, welches natürlich auch die klassischen Qualifikationen und Tätigkeiten umfasst. 
 
Wenn Sie jetzt diese Punkte zusammen betrachten, dann sollten Sie klarer sehen und wissen, was Sie und Ihr Unternehmen so besonders macht. Das kann dann in Ihr sog. “employer branding” münden. Also darein, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen. Nutzen Sie dazu auch das Know-How Ihrer vorhandenen Mitarbeiter: befragen Sie Ihre geschätzten Mitarbeiter, was besonders ist, was Ihnen gefällt, worauf ihre Loyalität zum Unternehmen basiert. 
 
Sie wissen nun, mit wem Sie prinzipiell zusammenarbeiten wollen und was Sie zur Unterstützung benötigen. 
Sie wissen nun auch, was für Menschen Sie ansprechen möchten.
 
Jetzt müssen Sie diese “nur” noch erreichen. Die nächsten Schritte sind deshalb:
 
 
  • Die Formulierung einer Anzeige und/oder Aufnahme eines Videos, um die Botschaft unter die Leute zu bringen. Dort können Sie alles anbringen, was Sie besonders macht, wer Sie sind, was Sie anbieten und wen Sie suchen.
  • die Auswahl der Medien, in denen Sie veröffentlichen möchten
  • ggf. die Auswahl weiterer Suchwege (Agenturen, Direktansprache, eigene Suche, etc.) 
 
Bei der Vorauswahl und den anstehenden Gesprächen können Sie sich dann  wieder auf Ihre Vorarbeit in den Punkten 1 bis 5 stützen und dies mit den vorliegenden Bewerbungen abgleichen und die geeigneten Kandidaten einladen. 
 
Egal, wie viele oder wie wenige Bewerbungen Sie erhalten, lassen Sie sich bitte nicht entmutigen. In der Regel brauchen Sie ja nur EINEN oder EINE richtige Person pro Stelle.
 
Gleichzeitig möchte Ihnen auch etwas Flexibilität ans Herz legen und Sie ermutigen, durchaus auch Bewerbern Chancen einzuräumen, die vielleicht nur 60% Ihres “harten” Profils abdecken – sofern die gemeinsame Basis in den Aspekten der Werte, Motivatoren und Handlungsweisen vorhanden ist.
 
Was glauben Sie, wie inspiriert, motiviert und loyal Mitarbeiter sind, die sich entwickeln durften und als Menschen mit Potenzial gesehen werden?  
 
Ihre
Katja Raschke
 
HR konkret
Personalmanagement & Coaching
 
 
 
Hier die Links zu den genannten Büchern. Es sind Affiliate-Links, d.h. der Einkauf für Sie kostet nicht mehr. 
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  • Simon Sinek “Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren” https://amzn.to/2NlmAn7  
  • Marcus Hein “Neurologische Personalauswahl: Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen” https://amzn.to/2MvhiWA

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