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So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

Die sieben wichtigen Schritte in Ihrem Rekrutierungsprozess – von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Mit der Personalrekrutierung fängt Ihr Leben als Chef oder Chefin an. Der Start in diesen Prozess ist mit vielen Unsicherheiten oder auch ersten Misserfolgen behaftet. Mit vielen Ängsten, ob das wohl alles so richtig ist. Deshalb gibt es hier sieben wesentliche Schritte, wie Sie sicher und erfolgreich durch die Rekrutierung gelangen.
 
 
Eine falsche Personalentscheidung wird teuer: ca. 5 – 25% Prozent der erfolgten Einstellungen werden laut FAZ binnen eines Jahres vom Unternehmen oder vom Mitarbeiter* wieder beendet. Je nach Funktion kann es sie bis zu dem Anderthalbfachen bis Dreifachen eines Bruttojahresgehalts kosten. Das schockt. Und macht deutlich, wie wichtig eine gute Rekrutierung ist.
 
Das Risiko einer Fehlbesetzung soll reduziert werden. Beide Seiten, Arbeitgeber wie Kandidat, sollen einen guten und realistischen Eindruck voneinander erhalten und sich auf dieser Basis entscheiden.
 
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, sich den Rekrutierungsprozess zu verdeutlichen. Hier die sieben wichtigen Schritte der Rekrutierung von der Vorbereitung bis zur Entscheidung, die Sie durchlaufen sollten:
 
1. Analysieren Sie Ihre Situation und die Prozesse im Unternehmen.
                                                                         
Welche Prozesse haben oder benötigen Sie? Was dient Ihrem Unternehmenszweck? (Siehe auch mein Blogartikel „Personallösungen von der Stange“)
                                                                                                                                                       
Definieren Sie, was die Stelle leisten soll. Wie soll sie dem Unternehmen dienen?
Was muss ein Stelleninhaber mitbringen, um die Stelle gut ausfüllen zu können? Welche Kompetenzen soll er mitbringen?                                                                                                        
 
    • Fachkompetenz: welche Ausbildung, handwerkliche, technische, kaufmännische Grundkompetenz und so weiter muss vorhanden sein?
    • Methodenkompetenz: welche Methoden, Arbeitsweisen, Arbeitsstrukturen, gegebenenfalls Hilfsmittel muss beherrscht werden?
    • Sozialkompetenz: Empathie, Freundlichkeit, Serviceorientierung, Teamplayer, Führungspersönlichkeit und so weiter
    • Über welche weiteren Eigenschaften sollte derjenige verfügen? (Tipp: Sie können mich gern über das Kontaktformular anschreiben, wenn Sie eine kostenfreie Übersicht von Adjektiven erhalten möchten, die es Ihnen ermöglicht eine schnelle Übersicht zu erhalten, welche Eigenschaften Ihr zukünftiger Mitarbeiter haben sollte.)
Welche Werte sind Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig?
Welche Motivatoren treiben Sie persönlich in Ihrer Arbeit, was haben Sie schon an Bord, was benötigen Sie zur Ergänzung in Ihrem Team? Auch hier empfehle ich Ihnen gern nochmal den Artikel Personallösungen von der Stange“, wo ich die Motivatoren näher beschreibe.
 
2. Definieren Sie das Profil der Stelle, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und formulieren Sie eine Ausschreibung oder Anzeige.
Definieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und gewichten Sie sie.
 
Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bereit sind anzubieten, bezogen auf Entgelt, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildung, Anzahl der Urlaubstage, et cetera.
 
3. Definieren Sie die Suchwege.
         
Wo soll die Anzeige erscheinen? Print, Aushänge, lokale oder überregionale Medien, Zeitung, Radio, Online-Medien, Online-Jobbörsen, Ihre Homepage, Social Media und so weiter. Denken Sie auch an Empfehlungen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern.
 
Denken Sie dabei bitte auch immer an die geschlechtsneutrale Ausschreibung mit m/w/d. Ansonsten kann es teuer werden.
 
 EXTRA TIPP:
 Apropos teuer: bei den Eingangsbestätigungen und den Umgang mit personenbezogenen  Daten bitte immer an die DSGVO denken. Bereiten Sie
 vor Schaltung der Anzeige Ihr Bewerbermanagement diesbezüglich vor. Und: Bewerbungen immer 6 Monate nach dem Ende des
 Bewerbungsverfahrens aufheben.
 
4. Treffen Sie eine Vorauswahl. Schauen Sie sich Ihre Auswahlkriterien an und legen Sie dann die Kandidaten fest, die in die Vorauswahl kommen. Denken Sie bitte daran: lieber ein Bewerber mehr, als einer zu wenig. Manchmal befindet sich ein Schatz unter den vermeintlich schlechter geeigneten
Kandidaten, der aber nicht all Ihre Kriterien erfüllen mag, sich aber entwickeln kann. Wenn möglich, sprechen Sie die Profile mit einer Person Ihres Vertrauens durch. Jeder hat eine andere Sichtweise und es fallen vielleicht zusätzliche Aspekte auf.
 
5. Laden Sie Kandidaten ein und führen Sie das Vorstellungsgespräch. Möglich zunächst per Telefon oder Video-Call und dann auf jeden Fall persönlich. In der Rekrutierung empfehle ich dringend das Vier-Augen-Prinzip. Nehmen Sie eine zweite Person zum Gespräch dazu. Entweder einen Profi, der Sie unterstützt oder einen Mitarbeiter, Teamkollegen oder ähnlich. Der Vorteil ist: Sie haben dadurch immer zwei Perspektiven, zwei Eindrücke und jeder hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fragen. So erhalten Sie ein ausgewogeneres Bild und vor allem aber haben Sie jemanden, mit dem Sie sich sich über Ihre Eindrücke austauschen können. Legen Sie gern hierzu vor dem Gespräch auch Ihre Rollen oder Redeanteile fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, Antworten und Unterlagen erhalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen.
 
EXTRATIPP: Es gibt aus rechtlicher Sicht Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen dürfen. Zu diesen sogenannten unzulässigen Fragen zählen unter anderem Fragen zum Familienstand und zur Familienplanung, zur sexuellen Orientierung, zur Tätigkeit des Partners, Fragen zu anderen Familienmitgliedern, Fragen zur gesundheitlichen Situation, Fragen zu privaten Ansichten (Region, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Es gibt allerdings auch Ausnahmen und Offenbarungspflichten, zum Beispiel, wenn die Antwort auf eine Frage für den Job relevant ist. Etwa nach Vorstrafen bei Polizisten oder angehenden Juristen.
 
 
6. Treffen Sie die Entscheidung und seien Sie schnell. Kandidaten verdienen eine klare und zügige Rückmeldung. Egal ob Zusage oder Absage. Achten Sie auch hier auf rechtliche Grundlagen (Verhinderung von Diskriminierung „Antidiskirimierungsgesetz (AGG)”, Datenschutz „DSGVO“).
 
7. Erstellen Sie einen Vertrag und senden Sie diesen dem Kandidaten zu. Setzen Sie eine Frist für die Rücksendung des unterschriebenen Vertrags.
 
EXTRATIPP:
neben Anwälten stellen die Industrie- und Handwerkskammern Ihren Mitgliedern kostenfrei gute Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie aber zum Teil ergänzen müssen.
 
Jetzt gilt es: Daumen drücken und hoffen, dass der Kandidat zusagt.
 
Wenn ja, herzlichen Glückwunsch!
 
Die klassische Rekrutierung endet genau hier. Allerdings gehört für mich die Vorbereitung des Eintritts in das Unternehmen und die intensive Vorbereitung der Einarbeitung als nächster Schritt unbedingt dazu.
 
Viel Erfolg mit Ihrem neuen Mitarbeiter.
   
 
* Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche grammatische Form. Es dürfen sich aber bitte immer alle angesprochen fühlen. Es gilt immer “m/w/d”.

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Ableitung von Entwicklungskonzepten – Interview mit Simone Engelhard von lernglust

 

Heute hatte ich Simone Engelhard von [lernglust], im Interview. 

In der letzten Woche hatten wir uns bereits über den Einsatz von Mitarbeitergesprächen, worauf man bei deren Durchführung achten sollte und warum sie sich als Instrument zur Bedarfsanalyse eignen. (Hier geht’s zum vorherigen Beitrag und Video)

 

Simone Engelhard ist geschäftsführende Gesellschafterin der [lernglust], die sie nach ihrer 2-jährigen Weltreise gegründet hat. Die Dipl.-Pädagogin mit Schwerpunkt Erwachsenenbildung beschäftigt sich mit den Themen „(Digitales) Lernen im Unternehmen“ und „Personalentwicklung in Zeiten digitaler Transformation“. Hierbei ist sie als Unternehmensberaterin, Lernexpertin und Speakerin tätig.

Wir haben uns darüber unterhalten:

 

  • Warum sind Mitarbeitergespräche die Basis? Wie leite ich als Chef*in daraus Entwicklungsmaßnahmen ab?
  •  Wie stellt man sicherstellt, dass das Trainingskonzept zum Bedarf passt?
  • Welche Art von Lernmöglichkeiten sie für kleinere Unternehmen für sinnvoll erachtet?
  • Welche Tipps hast sie für Chefs/ Chefinnen hat, um zu überprüfen, ob die Lern-oder Trainingsmaßnahmen zum Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter*innen passen?
  • Was  zu berücksichtigen ist, um eine möglichst hohe Wirksamkeit von Trainingsmaßnahmen zu erhalten?

 

 

Hier können Sie sich das Video ansehen: VIDEO

 

 

 

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Warum eignen sich Mitarbeitergespräche als Instrument zur Bedarfsanalyse für Maßnahmen der Personalentwicklung? Was ist bei Mitarbeitergesprächen zu beachten?

Simone Engelhard von [lernglust] hat mich in ihrem [lernotalk] zum Einsatz von Mitarbeitergesprächen interviewt.

Wir sind in dem Gespräch auf folgende Themen eingegangen:

– Warum sind Mitarbeitergespräche wichtige Instrumente für die Personalentwicklung?
– Worauf ist bei Mitarbeitergesprächen zu achten? Was sind absolute No Go‘s?
– Welche weiteren Vorteile, neben der Ableitung von Entwicklungsmaßnahmen, ergeben sich aus       Mitarbeitergesprächen?
– Sollten Mitarbeitergespräche mit allen Mitarbeitern geführt werden?
– Wie strukturiert muss/soll ein Mitarbeitergespräch ablaufen?
– Welche Ergebnisse sollen am Ende eines Mitarbeitergesprächs herauskommen?

Das ganze Interview können Sie sich auf dem YouTube-Kanal von [lernglust] anschauen: Hier geht’s zum Video

Ankündigung: Am 06. Dezember 2019 um 11:00 Uhr  werde ich Simone Engelhard dann live auf meiner Facebook-Seite interviewen. Dann wird es u.a. darum gehen, wie ich Entwicklungsbedarfe aus Mitarbeitergesprächen ableite und wie ich wirksame Trainingsmaßnahmen definiere und finde.

Wie Sie zielgerichtete Kommunikation im Unternehmen etablieren

Wie Sie zielgerichtete Kommunikation im Unternehmen etablieren

12 Gründe, warum Sie in Ihrer Unternehmenskommunikation auf Struktur und Kontinuität setzen sollten

 

Wenn Sie nicht auf eine zielgerichtete, regelmäßige Kommunikation in Ihrem Unternehmen achten, vergeben Sie wertvolle Chancen für Abgleiche, Informationen, Verbindung und Führung  – letztlich vergeben Sie den Unternehmenserfolg.

Gute, regelmäßige Kommunikation ist für alle Unternehmen wichtig; egal ob es groß ist oder klein. Gerade in kleineren Unternehmen können Sie mit einer strategischen Kommunikation wichtige Stellschrauben drehen. Der alltägliche Flurfunk reicht für einen langfristigen Unternehmenserfolg eben nicht aus.

 

Die negativen Folgen von fehlender, unstrukturierter Kommunikation

 

Nutzen Sie weder eine Regelmäßigkeit noch eine Struktur in Ihren Besprechungen, so werden Unsicherheiten gefördert und diese können zu Fehlleistungen, überflüssigen Arbeiten und Unzufriedenheit führen. Welcher Arbeitgeber möchte jedoch nicht alles dafür tun, damit sein Geschäft erfolgreich ist und wertvolle Mitarbeiter ihn auf lange Sicht unterstützen. Wiederbesetzungen sind schließlich immer auch ein hoher Kostenfaktor.

Häufig ist Mitarbeitern nicht bewusst, was die Unternehmensziele beinhalten oder mit welchen Mitteln diese erreicht werden sollen und können. Oder Sie wissen nicht, wie und wann sie ihren Chef* zu einer schwierigen beruflichen oder privaten Situation ansprechen können, wann sie mit ihm über eine Fortbildung oder das Gehalt reden können, et cetera. 

 

Mit diesen Kommunikationsanlässen bringen Sie Mitarbeiter und Unternehmen nach vorn

 

Es geht nicht darum, riesige Strukturen aufzubauen. Sie sollten sich aber Gedanken machen, welche wiederkehrenden Kommunikationsanlässe Sie zielgerichtet für sich nutzen können und welche Rahmenbedingungen Sie schaffen können, um erfolgreich, zielorientiert und sogar bindungsorientiert zu kommunizieren.

Das ist gar kein Hexenwerk und Sie können das leicht schaffen. Nur Mut!

Die Anlässe für regelmäßige Kommunikation sind vielfältig und je nach Größe oder Art Ihres  Unternehmens lohnen sich:

  • Regelmäßige Teambesprechungen oder Projektgruppen-Meetings – im wöchentlichen Rhythmus, alle zwei Wochen, monatlich, quartalsweise, jährlich 
  • Informationsrunden mit ein bis zwei Vortragenden, zum Beispiel über neue Produkte oder Tools
  • Betriebsversammlungen
  • Berichte zum Projektstatus
  • Jährliche Mitarbeitergespräche
  • Personalentwicklungsgespräche
  • Zielvereinbarungsgespräche
  • Jahresauftakt und Jahresrückblick 

So planen Sie Ihre Gespräche

 

Entscheidend ist, dass Sie in der Lage sind, die Gespräche oder Besprechungen kontinuierlich durchzuführen. Nutzen Sie lieber weniger Gesprächsrunden und führen diese verlässlich ein und durch.

Wählen Sie den jeweiligen Teilnehmerkreis und die Inhalte gezielt aus. Hier erhalten Sie als Hilfestellungen einige Fragen , die Sie sich zur Vorbereitung stellen sollten: 

  • Wer muss meine Vision teilen?
  • Wer sollte diese Information auf jeden Fall haben?
  • Wer könnte diesem Thema in besonderem Maße beitragen?
  • Wer ist bei dem Projekt oder der Einführung des Programms, der Software xy aufgrund der Abläufe einzubinden?
  • Worüber wollen Sie informieren?
  • Was könnte erarbeitet oder diskutiert werden?
  • Wozu lohnt ein Brainstorming?
  • Wen kann ich persönlich fördern, indem ich ihn einbinde?

Legen Sie je nach Anlass eine Agenda fest und verteilen Sie sie im Voraus. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer auf die jeweiligen Themen vorbereiten und sich ggf. auch Fragen, weitere Anregungen überlegen können.  

Ein gute Agenda enthält immer die Teilnehmer, Ort und den geplanten Zeitrahmen.  Des Weiteren sollten die einzelnen Themenpunkte mit einer knappen, inhaltlichen Beschreibung (zum Beispiel: Information, Austausch oder Abfrage des Zwischenstands zu Thema xyz), einem Verantwortlichen, unter Umständen benötigte Materialien und der geschätzten Dauer aufgeführt werden. Machen Sie bei der Einführung dieser Art der Agenda klar, dass Sie erwarten, dass sich jeder Teilnehmer vorbereitet und alle notwendigen Unterlagen bei dem Termin parat hat. 

Während der Besprechung sollten Sie die getroffenen Entscheidungen und verteilten Aufgaben (inklusive erwartetem Ergebnis, Zeithorizont und Verantwortlichem) dokumentieren und allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Am besten legen Sie auch direkt den nächsten Termin fest. Das Protokoll wird dann beim nächsten Mal wieder mit zum Meeting hinzugenommen.

 

12 Gründe, warum sich ein Einsatz für regelmäßige Kommunikation im Unternehmen lohnt:

1. Wiederkehrende Besprechungen sind die beste Chance alle Mitarbeiter und Führungskräfte- immer wieder – auf den Unternehmenszweck und dasselbe Ziel einzuschwören

2. Regelmäßige Gespräche kreieren eine Kommunikationskultur; so entsteht Raum für Themen, die im täglichen Allerlei oft untergehen und das innerhalb eines wohldosierten Zeitfensters.

3. Die Gefahr, dass Sie etwas im Alltag vergessen, wird geringer. Nutzen Sie Themenspeicher und Agenda, gegebenenfalls mittels Listen, auf die alle zugreifen können. Die Digitalisierung hat da etliche Tools zur Teamorganisation geschaffen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Angefangen bei gemeinsamen Laufwerken und Dateien mit gemeinsamen Zugriff wie auch Google Docs, Datenbanken bis hin zu Tools wie Asana, Evernote, One Note, Meistertask und viele mehr.

4. Gelebte Gesprächsregeln (zum Beispiel: Mobiltelefone sind aus, es hat immer nur einer das Wort, Zeitvorgaben werden eingehalten, Kritik wird in der ICH-Form angebracht, et cetera ) schaffen eine starke Gesprächskultur und Verlässlichkeit. 

Diese sind ganz wichtige Faktoren in der Zusammenarbeit. Denn nur so erfahren Sie Dinge über Prozesse und Menschen. Die Art, wie Sie diese Gespräche führen und welche Regeln Sie sich auferlegen, öffnet Ihnen den Raum für eine lebendige und klare Kommunikation im Unternehmen.

5. Eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung der Gespräche ist ressourcenschonend, spart Zeit und Nerven.

6. Mit To-dos, klaren Verantwortlichen, Meilensteinen  und Checks wird transparent, wer woran arbeitet. So vermeiden Sie Konflikte und überflüssige Arbeiten (“muda”).

7. Alle können und sollen sich auf die in der Agenda dargestellte Struktur und Inhalte verlassen und inhaltlich vorbereiten (siehe oben). So stellen Sie die Qualität der Besprechungen sicher.

8. Das erwartete Ergebnis wird klar festgehalten und bei längerfristigen Aufgaben wird der Fortschritt dokumentiert. So verliert sich niemand im Projekt.

9. Ideen, Anregungen, Hindernisse und Querverbindungen können in den Besprechungen direkt berücksichtigt werden und nehmen nicht den Umweg über die Kaffeeküche. So nutzen Sie Ihre Potenziale.

10. Die zielgerichtete Struktur ermöglicht Ihnen innerhalb und außerhalb der regelmäßigen Besprechungen fokussiertes und störungsfreies Arbeiten und steigert damit die Produktivität.

11. Reden und Kontakt schafft Vertrauen. Die Gesprächsteilnehmer lernen sich  sehr gebündelt mit ihren Eigenheiten, ihrer Expertise, ihren Stärken und ihren Handlungsbedarfen kennen. Das fördert die  Zusammenarbeit und kann sich so positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

12. Regelmäßige, strukturierte und zielorientierte Kommunikation ist ein wichtiges Führungselement. Sie als Führungskraft leiten, führen, moderieren und geben den Takt vor. Außerdem können Sie Arbeitsergebnisse und Fortschritte gut kontrollieren und gegebenenfalls schnell korrigieren, sollten sie in die falsche Richtung laufen. 

Nutzen Sie die Kommunikation auch bei inoffiziellen Anlässen

Für die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung sind auch Feste und Jubiläen ein wichtiges Element. Dort ist weniger die Struktur, als die Regelmäßigkeit, der Austausch und die entgegengebrachte Wertschätzung wichtig.

Sie können durch das Etablieren wiederkehrender, zielgerichteter und strukturierter Kommunikationsformen in Ihrem Unternehmen nur gewinnen.

Die wesentlichen Vorteile liegen der effektiven Steuerung Ihres Unternehmens, in dem fokussierten Arbeiten und der Produktivität, der Verlässlichkeit, der Vertrauensbildung und damit der Zusammenarbeit.   

Wenn Sie Anregungen oder Fragen zu einer strukturierten, zielgerichteten Kommunikation in Ihrem Unternehmen haben , dann hinterlassen Sie mir gern einen Kommentar oder schreiben mir eine Email über den Button unter diesem Beitrag.

 

*Aus Gründen der Lesbarkeit wähle ich die männliche Form. Es gilt wie immer m/w/d.

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Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

 
Viele kleineren und mittleren Unternehmen drückt der Personalschuh. Der vermeintliche Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Sie finden keine Mitarbeiter oder sind nicht zufrieden mit denen, die sie ins Unternehmen geholt haben. Zeit haben sie wenig für das Thema Personal. Wie schön wäre ein Allheilmittel, mit dem Sie auf Knopfdruck die zu Ihnen passenden Mitarbeiter erhalten könnten. Kann das funktionieren?
 
Gleich vorweg: Tut mir leid. Ich kann Ihnen da leider wenig Hoffnung machen. Personal ist ein “Menschengeschäft”, ein “people business” und das sollte es meiner Ansicht nach sein und bleiben. Hier ein Beispiel, warum ich das denke:
 
Wenn Sie einkaufen gehen und möchten z.B. etwas Besonderes zum Anziehen für einen schönen Anlass kaufen. Wo kaufen Sie lieber ein? In einem Laden, in dem die Anziehsachen lieblos und ungeordnet herumliegen, die Verkäufer Sie ignorieren oder nur missmutig auf Ihre Fragen reagieren? Oder macht es Ihnen mehr Spaß, wenn es übersichtlich ist und haben Sie dann mehr Freude an der Auswahl der Kleidung, wenn Sie freundlich begrüßt und unterstützt werden? Wenn der Verkäufer sich dafür interessiert, für welchen Anlass Sie etwas suchen und dann noch in der Lage ist, Ihnen die für Sie die passenden Farben, Stile und Größen herauszusuchen. Also ich fühle mich bei der zweiten Variante wohler und kaufe eher dort. 
 
Und dieser Service, dieser professionelle und menschenorientierte Umgang ist übrigens oft gar nicht die Frage des Preissegments. Er begegnet mir auf dem Wochenmarkt ebenso wie in einem Bekleidungsgeschäft. Da ist es eben nicht egal, ob ich einfach sage “ich brauche eine Verkäuferin/einen Verkäufer”. Nein, Sie brauchen jemanden, der sich mit dem, was und wie in Ihrem Geschäft verkauft wird, identifiziert.
 
Für mich als Personalerin spielt es dabei keine Rolle, ob Sie Hilfsarbeiter, gelernte Kräfte, Azubis, Absolventen oder erfahrene Akademiker und Führungskräfte beschäftigen möchten. Jede Suche bedarf Ihrer hohen Aufmerksamkeit. Die Leute müssen zu Ihnen, Ihrem Unternehmen, Ihrem Geschäft und Ihren Kunden passen. 
 
Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind etwas Besonderes. Immer. Jeder Einzelne. 
 
Sie tragen maßgeblich zu Ihrem persönlichen Erfolg und zu Ihrem Unternehmenserfolg bei. 
Deshalb verdienen sie – wie Ihre Kunden auch –  Ihre besondere Aufmerksamkeit. 
 
Das gilt für alle Personalprozesse und fängt bei der Strategie an (Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung). 
 
Bedeutet das Arbeit? 
Ist das anstregend? 
Klar, zuweilen schon. Und am Anfang besonders.
 
Lohnt es sich? 
Aber ganz bestimmt!
 
Sie und Ihr Unternehmen sind einzigartig, sind individuell. Ihre Mitarbeiter sind es auch.
 
Deshalb halte ich es für wichtig, dass Sie auch als ChefIn eines kleinen oder mittleren Unternehmens jeden Personalprozess auf 
Ihre Unternehmensbedürfnisse zuschneiden: Planung, Rekrutierung, Organisation, Entlohnungskonzepte, Personalentwicklung, etc.. 
 
Um Missverständnissen vorzubeugen: damit meine ich nicht, dass Sie jedes Mal das Rad neu erfinden müssen oder keine Systeme im Rahmen der Digitalisierung nutzen sollten. 
 
Im Gegenteil. Nutzen Sie vorhandene Erfahrung, Expertise, Benchmarks, bedienen Sie sich der Systeme. Aber überdenken Sie sie. Machen Sie sie sich zu eigen, passen Sie sie an, nutzen Sie nur das, was Ihnen nutzt. Füttern Sie sie mit Ihrer Unternehmensidentität und lassen Sie den/die Menschen nicht außen vor. 
 
Insbesondere die Rekrutierung bedarf Ihrer speziellen Aufmerksamkeit. Sie schafft einen hohen Mehrwert für Ihr Unternehmen, wenn Sie die für Sie passenden Mitarbeiter für sich gewinnen können. Wenn Sie Mitarbeiter erhalten, die ihre Stellen richtig gut ausfüllen und mit Ihnen an einem Strang ziehen. 
 
Was müssen Sie dafür tun?
Im folgenden gehe ich auf die 5 Punkte ein, die Sie sich aus meiner Sicht vornehmen sollten, um in den Rekrutierungsprozess einzusteigen:
 
1. Zunächst lenken Sie den Blick nochmals nach innen. Klären Sie Ihr “WARUM”.
 
Warum existiert Ihr Unternehmen? Und damit ist nicht gemeint, dass Sie ja Geld für Ihren Lebensunterhalt verdienen müssen.  
Der bekannte Autor Simon Sinek erläutert dies in seinem Buch “Frag immer erst: warum” sehr anschaulich (Link sh. unten).
Beschreiben Sie – ggf. nochmals – genau den Grund, die Vision, den Kundennutzen Ihres Unternehmens.  Häufig treffen wir falsche Annahmen und denken “das ist doch klar, das müssen diejenigen, die aus meiner Branche kommen doch wissen”. Mitnichten.
 
Jedes Unternehmen versteht sich anders, hat eine andere Philosophie, andere Schwerpunkte und letztlich andere Mitspieler. Wir setzen zu viel voraus. Drücken Sie aus, was Ihr spezielles WARUM, Ihr spezieller Kundennutzen ist. So manchem fällt das leichter, wenn da mal jemand von Außen mit drauf schaut, nachfragt und beschreibt, wie er das Unternehmen erlebt und was für ihn den Unterschied ausmacht. 
 
Nehmen Sie sich parallel Ihre Unternehmensstrategie zur Hand und legen Sie fest, wo Sie mit dem Unternehmen in 3, 5 oder 10 Jahren sein möchten. Was tun Sie dann und wie tun Sie es? 
 
2. Definieren Sie, was Ihnen persönlich am Herzen liegt.
 
Welche Werte sind Ihnen wichtig? Im Geschäftsgebaren, in der Zusammenarbeit? 
Was brauchen Sie als ChefIn, um sich wohl und sicher zu fühlen? 
Wann macht Ihnen die Arbeit Spaß? 
Wann sind Sie besonders produktiv, wann erfolgreich? Woran machen Sie all diese Dinge fest?
Schauen Sie auf Ihre persönlichen Werte und auch auf Ihre Motivatoren und Handlungsweisen. Berücksichtigen Sie auch die Werte, Motivatoren und Handlungsweisen Ihrer wichtigen Führungskräfte,  Ihrer Schlüsselfiguren, wenn Sie bereits welche haben. Ihrer aller Zusammenspiel bestimmt den Rhythmus Ihres Unternehmens.
 
Das mag sich zunächst recht abstrakt anhören. Etwas einfacher formuliert: Was treibt Sie alle an, sich zu engagieren und Ihr Bestes zu geben? Was lässt Sie agieren und in welcher Form handeln Sie dann?
 
Diese Sicht auf die Motivatoren und Handlungsweisen beschreibt Marcus Hein recht anschaulich in seinem Buch “Neurologische Personalauswahl. Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen.” (Link sh. unten). Wesentliche Unterscheidungsmerkmale bei den neurologischen Denk- und Motivationsstrategien beschreibt Hein folgendermaßen: 
 
  • die Motivationsausrichtung: (ein Problem) vermeidend – anstrebend (auf ein Ziel hin)

  • das Motivationsniveau: proaktiv  (von sich aus handelnd) – reaktiv (Anstoß von Außen)

  • die Quelle der Motivation: internal -external — (inwieweit benötigen sie Bewertungsmaßstäbe, Impulse und Feedback von Außen oder inwieweit haben sie ihren “eigenen Kopf”)  

  • der Grund der Motivation: optional (nach Chancen, Optionen suchen)- prozedural (einem Prozess folgend)

  • die motivationalen Entscheidungsfaktoren: gleich -verschieden (motiviert, wenn alles immer gleich läuft oder dann eher demotiviert) 

  • das Merkmal der Informationsverarbeitung: global (behalten gern Überblick) – (vertiefen sich ins) Detail 

  • die Konformität der Motivation: gehorsam – renitent (ist man eher geneigt, Vorgaben zu befolgen oder eher bereit, sich dagegen zu stellen)

  • die Arbeitsorganisation: Menschen (anschlussorientierte Menschen) -Aufgaben (interessierte Menschen)

  • der Arbeitsstil: unabhängig – beteiligend -kooperativ (In welchem Arbeitsstil wird jemand besonders produktiv?)

  • die Stressverarbeitung: emotional – flexibel – kognitiv (Wie reagiert jemand auf Stress? Belastet es ihn sehr oder sucht er ganz klar und unbelastet nach Lösungen?)

 
Diese Unterscheidungen können Ihnen helfen, Ihre eigenen Motivationsstrategien und Handlungen näher zu beleuchten. Je besser Sie sich kennen, um so besser können Sie diese kommunizieren und vertreten. Und umso besser können Sie auch definieren, was Sie dann zur Ergänzung benötigen.
 
 
 
3. Beschreiben Sie nun die wesentlichen Funktionen Ihres Unternehmens und deren WARUM in Ihrem Unternehmen.
 
Aus meiner Sicht hat jede einzelne Funktion (Einkauf, Verkauf, Logistik, Buchhaltung, etc.) ebenfalls ein eigenes WARUM und einen eigenen nachgelagerten oder spezielleren Kundennutzen.
 
 
4. Beschreiben Sie davon abgeleitet das WARUM für die einzelnen Stellen in Ihrem Unternehmen und insbesondere für diejenigen, für Sie gerade aktuell Personal suchen. 
 
5. Und welche Typen von Menschen brauchen Sie dazu?
 
Was sollte diese Menschen antreiben, was sind idealerweise deren Motivatoren und typischen Handlungsweisen? Wenn Sie schon einige geschätzte, ggf. langjährige Mitarbeiter haben, schauen Sie sich diese an und überlegen Sie, warum diese so gut zu Ihnen passen. 
Danach können Sie das Stellenprofil erstellen, welches natürlich auch die klassischen Qualifikationen und Tätigkeiten umfasst. 
 
Wenn Sie jetzt diese Punkte zusammen betrachten, dann sollten Sie klarer sehen und wissen, was Sie und Ihr Unternehmen so besonders macht. Das kann dann in Ihr sog. “employer branding” münden. Also darein, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen. Nutzen Sie dazu auch das Know-How Ihrer vorhandenen Mitarbeiter: befragen Sie Ihre geschätzten Mitarbeiter, was besonders ist, was Ihnen gefällt, worauf ihre Loyalität zum Unternehmen basiert. 
 
Sie wissen nun, mit wem Sie prinzipiell zusammenarbeiten wollen und was Sie zur Unterstützung benötigen. 
Sie wissen nun auch, was für Menschen Sie ansprechen möchten.
 
Jetzt müssen Sie diese “nur” noch erreichen. Die nächsten Schritte sind deshalb:
 
 
  • Die Formulierung einer Anzeige und/oder Aufnahme eines Videos, um die Botschaft unter die Leute zu bringen. Dort können Sie alles anbringen, was Sie besonders macht, wer Sie sind, was Sie anbieten und wen Sie suchen.
  • die Auswahl der Medien, in denen Sie veröffentlichen möchten
  • ggf. die Auswahl weiterer Suchwege (Agenturen, Direktansprache, eigene Suche, etc.) 
 
Bei der Vorauswahl und den anstehenden Gesprächen können Sie sich dann  wieder auf Ihre Vorarbeit in den Punkten 1 bis 5 stützen und dies mit den vorliegenden Bewerbungen abgleichen und die geeigneten Kandidaten einladen. 
 
Egal, wie viele oder wie wenige Bewerbungen Sie erhalten, lassen Sie sich bitte nicht entmutigen. In der Regel brauchen Sie ja nur EINEN oder EINE richtige Person pro Stelle.
 
Gleichzeitig möchte Ihnen auch etwas Flexibilität ans Herz legen und Sie ermutigen, durchaus auch Bewerbern Chancen einzuräumen, die vielleicht nur 60% Ihres “harten” Profils abdecken – sofern die gemeinsame Basis in den Aspekten der Werte, Motivatoren und Handlungsweisen vorhanden ist.
 
Was glauben Sie, wie inspiriert, motiviert und loyal Mitarbeiter sind, die sich entwickeln durften und als Menschen mit Potenzial gesehen werden?  
 
Ihre
Katja Raschke
 
HR konkret
Personalmanagement & Coaching
 
 
 
Hier die Links zu den genannten Büchern. Es sind Affiliate-Links, d.h. der Einkauf für Sie kostet nicht mehr. 
Mit Nutzung der Links honorieren Sie aber meine kostenlosen Inhalte.
 
 
  • Simon Sinek “Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren” https://amzn.to/2NlmAn7  
  • Marcus Hein “Neurologische Personalauswahl: Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen” https://amzn.to/2MvhiWA

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Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung

Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung

 
Personalplanung kann eine echte Herausforderung sein. Besonders, wenn Sie noch nie bewusst eine Planung Ihrer Personalbedarfe durchgeführt haben oder die Schnelligkeit Ihres Unternehmenswachstums Sie als UnternehmerIn überrollt. Ihr Fokus liegt dann auf Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Vertrieb. Aber unweigerlich kommen Sie an einen kritischen Punkt: Sie finden kein Personal oder haben keine ausreichend qualifizierten Mitarbeiter. Unvorhergesehene Ereignisse treffen Sie dann doppelt hart. 
 
Diesen Personalschock erlebe ich in der Praxis sowohl im Fünf-Mann-Betrieb wie auch im Unternehmen mit 80 Mitarbeitern. Wie kommen Sie dann von dem „Huch, ich brauche mehr Hilfe“ und „Irgendwie passt das alles nicht mehr“ – Moment zur vorausschauenden Planung? Weg vom “Personalmanagement-by-Glaskugel”? Antwort: in kleinen Schritten. 
 
 
Je früher, desto bessser. Zu spät ist es nie.
 
Natürlich ist es am sinnvollsten, so früh wie möglich mit einer Personalstrategie – und planung zu starten. Aber zu spät ist es nie.
 
Ich bin ein Freund von Strategie und pragmatischer Herangehensweise, so können Sie viele Situationen vorwegnehmen und werden nicht überrumpelt. Die meisten kleineren Unternehmen brauchen jedoch einen bestimmten Anlass oder Schmerz, um sich intensiver damit zu beschäftigen. Ein Mitarbeiter kündigt und verlässt das Unternehmen zu schnell, als dass Sie rechtzeitig für adäquaten Ersatz sorgen könnten. Eine Mitarbeiterin ist schwanger und fällt Ihnen sehr plötzlich aus. Sollte Ihnen das bekannt vorkommen, so befinden Sie sich in guter und zahlreicher Unternehmer-Nachbarschaft.
 
Starten Sie und nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Ihren Personalbedarf festzulegen. Machen Sie es kontinuierlich, dann brauchen Sie dafür auch nicht viel Zeit. Sie sind immer auf dem aktuellen Stand und außerdem wird es zur Routine. Das ist durchaus vergleichbar mit Ihrer Finanzplanung.
 
Notieren Sie die Ergebnisse und offenen Fragen. Die Form ist dabei ziemlich egal. Legen Sie sich eine Excel-Tabelle an oder nutzen Sie Ihr Notizbuch, wenn Ihr Unternehmen noch nicht so groß ist.
 
Vier Schritte für Sie
 
Die folgenden vier Schritte sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen:
 
1. Was haben Sie in der nächsten Zeit vor mit Ihrem Unternehmen? Die nächsten Quartale, das nächste Jahr, die nächsten 3-5 Jahre. Fangen Sie ruhig etwas gröber an. Aber legen Sie diese Ziele fest. 
 
2.  Jetzt schauen Sie darauf, ob Sie diese Ziele mit dem vorhandenen Mitarbeiterstamm erreichen können. Was ist Ihr „Soll“? Was ist Ihr „Ist“? Das ist der Dreh- und Angelpunkt. Dabei geht es nicht nur um die Quantität Ihres Personals, sondern auch um die Qualität. Hier gilt es, Entwicklungen und Trends für Ihr Geschäft zu berücksichtigen, mögliche Ausfälle der Mitarbeiter, benötigte Kenntnisse und Kompetenzen, allgemeine Rahmenbedingungen, gesetzliche Änderungen, etc.
 
3. Wo drückt der Schuh aktuell am meisten? Was hat noch ein bisschen Zeit? Legen Sie Prioritäten fest.
 
4. Erstellen Sie einen Plan. Wie können Sie Ihr Soll erreichen? In welche Schritte können Sie es herunterbrechen? Wie können Sie dies evtl. noch für die Entwicklungsplanung Ihrer Mitarbeiter nutzen (Stichwort „Mitarbeiterbindung“). Gerade in kleineren Unternehmen ist da oft Querdenken gefragt. Wer kann welche Aufgaben übernehmen, was braucht der- oder diejenige noch zur Aufgabenerfüllung oder wer hätte Interesse daran, sich in eine bestimmte Richtung zu entwickeln? 
 
Es schadet hierbei nicht, am Markt oder auch in anderen Branchen zu schauen, wie und was andere so machen. Aus diesen Vorarbeiten können Sie Ihre Aktionspläne erstellen und diese nach und nach umsetzen. Sie haben davon ausgehend die Chance, Szenarien oder einen Plan-B zu entwickeln und sich so besser auf plötzliche Ereignisse einzustellen. Letztendlich gibt Ihnen das Sicherheit. 
 
Keep it simple.
 
Das schwierigste ist meist, sich die Zeit hierfür zu nehmen und dran zu bleiben. Natürlich gibt es viele Details und Rahmenbedingungen, die man nach und nach einfließen lassen kann. Deshalb starten Sie möglichst einfach und machen Sie die Personalstrategie und -planung zu einer Ihrer Business-Routinen. Es ist der erste, wesentliche Schritt, um weg von der Glaskugel zu kommen und erfolgreich mit Ihrem Personal zu werden. 
 
konkret – wirkungsvoll 
 
Welche Erfahrung haben Sie mit der Personalplanung gemacht? Welche Fragen rund um das Personalmanagement und Ihre Rolle als UnternehmerIn und Führungskraft möchten Sie hier gern beantwortet haben? Ich freue mich über Ihre Anregungen im Kommentarbereich.
 
 
Ihre
Katja Raschke
 
HR konkret
Personalmanagement & Coaching

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