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Personal-ABC

Personal-ABC

Zu jedem Buchstaben des Alphabets finden Sie hier Anregungen, Inspiration und Tipps rund um das Thema Personal, Führung und Unternehmensalltag.


Begonnen hat das Alphabet im Januar 2021 als Reihe auf meinen Social Media Kanälen und so wie das Alphabet dort wächst, wächst es auch in diesem Blogpost. Viel Spaß mit dem Personal-ABC!

Los geht’s:

Oha – mit “A” wie “ARBEIT” – how very basic?!

Ja, es ist eben auch die Basis.

Wenn Sie als Unternehmer:in Ihr Team auf- oder umbauen, dann überlegen Sie  zunächst, welche Arbeiten Sie zu vergeben haben. Ohne das, stellt sich die Frage nach Mitarbeitenden  ja gar nicht.

Sie überlegen und beschreiben ganz genau, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigt werden müssen und welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Sie überlegen sich u.a. Ihr Budget.

Dann findet mit Ihren Mitarbeiter:innen ein Ausgleich statt: ARBEITsleistung gegen ARBEITsentgelt. Und um diese beiden Elemente in der Balance zu halten, müssen Sie schon ein bisschen Gehirnschmalz in Strategie und Struktur setzen. Und zwar am besten ab Mitarbeiter:in Numero 1.

 

“B” wie “BEZIEHUNG”

Formal startet die Arbeitsbeziehung mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages.

Allerdings startet sie für mich schon während des Rekrutierungsprozesses oder sogar schon vorher: habe ich zuvor einen guten Job als Unternehmer:in gemacht und bin als attraktiver Arbeitgeber bekannt, dann haben Bewerber:innen schon von vorn herein einen Bezug zum Unternehmen und nehmen gern Kontakt auf, sobald sie ein Jobposting sehen.

BEZIEHUNG
ist jedoch auch ein wesentlicher Baustein, der BINDUNG, Führung, Loyalität und Engagement erst ermöglicht. Dafür müssen sich Chefs und Chefinnen zur Verfügung stellen. Das ist persönlich (nicht privat) und wird mit keinem Vertrag der Welt geregelt.
 
 
 

“C” wie “CHECK-UP”

Genauso wie Sie Vorsorgetermine beim Arzt wahrnehmen, um gesund zu bleiben oder Ihre Gesundheit zu verbessern, genauso sollten Sie regelmäßig Ihr Unternehmen und Ihre Personalarbeit & Führung einem Check-up unterziehen.

Das passt wunderbar zum Jahresbeginn, kann aber auch zu anderen Zeitpunkten starten. Sie können sich u.a. die Fragen stellen:
 
  • Wo stehe ich, mein Unternehmen und mein Team heute? Was und wer sind meine Erfolgsfaktoren?
  • Was wollen wir erreichen? Was ist möglich?
  • Was brauchen wir, um das zu erreichen (Qualifikationen, neue Mitarbeitende, Instrumente, Prozesse, Strukturen, etc.)
  • Mit welchen Situationen müssen wir rechnen?
  • Welche Personalszenarien gibt es?
  • Was muss ich verändern? Muss ich tiefergreifende CHANGE-Prozesse initiieren oder reichen kleinere Veränderungen?
  • Brauche ich frisches Know-How? 
So können Sie Risiken erkennen und vor allem CHANCEN aufdecken und weiterentwickeln.

Wenn Sie das komprimiert, intensiv und unter erfahrener Anleitung individuell für sich und Ihr Unternehmen durchführen möchten: hierfür gibt es meine „Check-up & Start“ Gespräche. Hier geht’s lang: Check-up & start!

 

“D“ für “DEMOGRAPHIE”

Die Struktur Ihrer Belegschaft wird unter anderem stark von der DEMOGRAPHIE beeinflusst. Bei Ihrer Personalstrategie und Planung ist dieser Punkt unbedingt zu berücksichtigen. Zum Beispiel mit den folgenden Fragestellungen:

 

  • Wer geht wann in Rente und ab wann muss ich für Back-up und Wissenstransfer sorgen oder wie kann ich die Prozesse generell gegen Fluktuation absichern?
  • Das Gleiche gilt natürlich für alle anderen Ereignisse im „Mitarbeiterleben“ wie Schwangerschaft, Elternzeit, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Pflegezeiten, uns so weiter
  • Auch der demographische Wandel hat enormen Einfluss auf Ihre Planung & Szenarien. Er spiegelt sich am Arbeitsmarkt ebenfalls wieder. 

Eine einfache Statistik und regelmäßiger Abgleich mit Ihrer Strategie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

 

Dazu passt das „E“ für ENTWICKLUNG hervorragend.

Sie als Chef:in, Ihr Unternehmen und Ihr Team müssen sich weiterentwickeln, um zu wachsen. Wachsen Sie nicht, stagnieren Sie (und sterben womöglich oder überleben mehr schlecht als recht).

Die Personalentwicklung ist deshalb ein zentrales Element der Personalarbeit: Langfristige Entwicklungen (wie Ausbildung, Studium), aber auch kurzfristige Reaktionen auf Änderungen, Krisen oder neue Systeme. Planen Sie hier immer ein gutes Budget und Möglichkeiten ein und gehen Sie in den Dialog mit Ihrem Team (auch zur Gestaltung des Lebensplan s.o. unter “D”). Es lohnt sich dabei auch immer den Blick auf mögliche Förderprogramme, lokale wie Online-Angebote und die Angebote der Kammern und Verbände zu werfen.

So bildet die Personalentwicklung ein enorm wichtiges Instrument sowohl zur Karriereplanung und persönlichen Weiterbildung und Bindung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, als auch zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

 

 

„F“ für FRÜHWARNSYSTEM


Personalsituationen können schnell kippen. Und das wird teuer. Die Wiederbesetzung einer Stelle kann je nach Qualifikationsebene, Dauer der Suche und Einarbeitung das ein- bis anderthalbfache des Jahresgehalts kosten. Autsch!

Neben einer guten Personal- und Entwicklungsplanung und Entwicklung von Szenarien, hilft es, sich ein FRÜHWARNSYSTEM zu schaffen. Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens, kann das ein Kennzahlensystem in Ampelform sein, zum Beispiel:

  • Grad der Produktivität
  • Grad der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern
  • Höhe der Fehlzeiten im Vergleich zur Branche (die Krankenkassen veröffentlichen dies im Internet)
  • Fluktuation oder Anzahl der Mitarbeiter:innen, die nach Ausbildung, Elternzeit gern im Unternehmen bleiben

Vielleicht noch wichtiger ist aber noch eine andere Form von SEISMOGRAPH. “HR” steht für mich nicht nur für die wertvollste Ressource Mensch und deren Ressourcen, sondern auch für “Human Relations“: also die Beziehungen und Atmosphäre in Ihrem Unternehmen.

Wie ist die Atmosphäre im Unternehmen, wenn Sie morgens zur Tür hereinkommen? Zeigen die Mundwinkel nach unten, sind sie verkniffen oder zeigen sie nach oben? Liegt Spannung in der Luft? Ein Augenrollen?

Trauen Sie diesem Gefühl und gehen Sie ihm auf den Grund! Werten Sie es aus. Agieren Sie.

 

„G“ für GESUNDHEIT
 
Tja, durch die Pandemie hat das Thema Gesundheitsmanagement für uns alle nochmal einen besonderen Stellenwert erhalten, denn die Belastungen für alle Menschen sind mannigfaltig Beruf,  Home-Schooling, finanzielle Sorgen, Sorgen um die Lieben, Arbeitsabläufe, Sorgen um den Arbeitsplatz und das Unternehmen).
 
Im Grunde dienen die Aktivitäten der Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit Ihres Teams und Ihrer eigenen. Und auch weitere Ziele und Zwänge sind nicht zu verleugnen: Kostensenkung und Produktivitätserhaltung oder sogar Produktivitätssteigerung.
 
Das Gesundheitsmanagement  umfasst im betrieblichen Umfeld mittlerweile Angebote zur physischen Gesundheit (ergonomische Arbeitsplätze, Angebote zu Ernährung und Bewegung), aber auch zur psychischen Gesundheit (Entspannungstechniken, Zeitmanagement, Burn-out Prävention).
 
Ganz wichtig ist aber auch der ehrliche Blick auf das Miteinander. Denn nur dann kann Gesundheitsmanagement auch zur Motivation und Bindung beitragen.
 
 
  • Wie ist die Atmosphäre, wenn Sie morgens ins Unternehmen kommen?
  • Zeigen die Mundwinkel nach unten oder nach oben?
  • Ist der Gesichtsausdruck verkniffen?
  • Liegt Spannung in der Luft?
 
Als Chef:in ist es Ihre Führungsaufgabe, dem auf den Grund zu gehen.
Das tollste Sportangebot nützt nix, wenn die Atmosphäre vergiftet ist.
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Was nutzen Sie? Was setzen Sie um?

 

 
H” für HIERARCHIE
 

“Form follows function
” ist bei dem Thema Organisationsstruktur und Hierarchie meine Devise.

Bei der Überlegung, wie breit oder tief Sie die hierarchische Struktur in Ihrem Unternehmen aufbauen,  sollten Sie Business-Modetrends nicht als Allheilmittel 1:1 umsetzen (Stichwort: agile Organisation).

Wichtig ist hingegen,  was  dem  Zweck Ihres Unternehmens dient und Ihrer Führungsart als Chef und Chefin entspricht  (oder Ihrem Führungsanspruch  und Führungswunsch).

Eine klassische Aufbau- oder Ablauforganisation widerspricht nicht automatisch einer Führung mit einem hohem Grad der Entscheidungsfreiheit der Mitarbeitenden. Egal welche Hierarchie und Struktur Sie aufbauen oder bereits aufgebaut haben, die Verantwortlichkeiten sollten durchdacht und klar sein. Sonst fischt Ihr Team im trüben Wasser und ist schnell frustriert.

Genau bei diesem Punkt dürfen Sie also intensiv reflektieren, was Ihrem Geschäftsmodell, Ihrem Team und was Ihnen entspricht.

 

“I” für INTENTION
 

Wie jetzt? Was hat das mit Personal-ABC zu tun?
Aus meiner Sicht viel, sonst wäre es ja nicht dabei.
 
Manchmal erlebe ich es, dass Unternehmer:innen und Führungskräfte Aktionen, Projekte, Gespräche starten, ohne sich ihrer INTENTION wirklich bewusst zu sein.
 
Was ist Ihr WARUM für die Aktion oder das Gespräch? Was sind Ihre Beweggründe und was wollen Sie  damit erreichen? Hast Sie das nicht klar für sich klar, dann starten Gespräche und Projekte nebulös.
 
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmer kam auf mich zu und wollte INCENTIVES (noch ein “I” ) für sein Team einführen. Warum? Naja, macht man ja so, um die Motivation zur Zielerreichung zu steigern. Ja, kann man machen. Ein paar mal nachgebohrt und es kam heraus, dass er von Grund auf unzufrieden mit der Ausrichtung und Leistung des Teams war. Das ändert auch ein Incentive nicht per se.  Lösungsidee passte nicht zum Problem.
 
Also hinterfragen Sie Ihre Intention, Ihre Beweggründe, Ihr WARUM, bei dem was Sie tun.
 
Gerade auch bei kritischen Gesprächen mit Mitarbeitern ist Ihre Intention wichtig für Ihre Haltung, die Struktur und den Erfolg des Gesprächs.
 

P.S: Im o.a. Beispiel gab es klärende Diskussionen und die gemeinsame Erarbeitung der Erwartungen und vorallem: die Darlegung der Beweggründe des Chefs. That did the trick! Eine Party gab es dann nach Erreichen der Ziele ohne Vorankündigung.

 

 

“J” für JAHRESPLAN
 
 
Die Jahresplanung halte ich für absolut sinnvoll:
  • Welche Personalziele haben Sie in den nächsten 12 Monaten, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen ?
  • Welche Maßnahmen müssen Sie dafür einläuten? Welche Prozesse oder Tools etablieren? In welchen Bereichen müssen Sie sich und Ihr Team weiterentwickeln?
  • Was hat Priorität? Was geht schnell und ist damit erledigt?
  • Was ist ein langfristiger Prozess?
  • Was wäre ein “nice to have”?
  • Was liegt Ihnen vielleicht schwer im Magen? Was geht leicht von der Hand?
Wenn Sie noch ungeübt sind in dieser Art der Planung, dann starten Sie gern zunächst mit einer Quartalsplanung.

Das passt auch ganz wunderbar zu den “Check-up & Start” – Gesprächen, in denen Sie knackig und mit meiner Expertise an Ihren Zielen, Strategie und ersten Schritten arbeiten: https://hr-konkret/checkup Und zwar egal, ob es um Erhalt, Restrukturierungen oder Aufbau  geht. Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich gern bei mir.

 

“K” für KULTUR
 
Als Unternehmer:in legen Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen an. Mit Tag 1 und Teammitglied 1.
 
Sie basiert auf Ihren Werten, Vorstellungen, dem gelebten Miteinander, Ihrem Auftritt und Führungsstil und damit im Wesentlichen mit Ihrer KOMMUNIKATION.
 
Sie legen den Grundstein und mit jedem neuen Teammitglied kommt ein Stein dazu. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vorher überlegen, was für eine Form und Beschaffenheit Ihr KULTUR-Haus haben soll und wie sich alle Beteiligten (auch Sie selbst!) nachher damit fühlen sollen: im Innern – und wie es von Außen wahrgenommen werden soll.
Die Kultur ist ein wichtiger Stein für Ihren Unternehmenserfolg und auch ein wichtiger Faktor für das Herausbilden Ihrer Arbeitgebermarke und der Stärkung der Attraktivität als Arbeitgeber.
Machen Sie sich also bewusst, was und wie Sie es erreichen möchten.
 

Mit welchen 3 Begriffen würden Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen beschreiben?

 

 
 

“L” für LOB

 

Nein. Nicht gemeckert, ist nicht genug gelobt.
Generell ist Lob die schönste Form von Feedback und richtig gemacht ein Riesenverstärker. Besonders, wenn das nächste reguläre Feedbackgespräch noch eine Weile dauert.
Ebenso ist es ein Irrglaube, dass Sie für jedes Fitzelchen loben sollten. Aber ein DANKE für eine erbrachte, auch kleine, Leistung ist freundlich, wertschätzend, angebracht und oft ausreichend.
 
Richtig loben – wie:
  • Das Lob muss ehrlich sein – idealerweise von Herzen kommen.
  • Drücken Sie Ihr Gefühl aus (Freude, Überraschung, Begeisterung, Dankbarkeit)
  • Ziehen Sie keine Vergleiche mit anderen (“Du bist fast so schnell wie XY…”)
  • Schränken Sie es nicht direkt wieder ein (“aber”, “eigentlich”)

Viel wichtiger ist mir, dass eine grundsätzliche WERTSCHÄTZUNG erfolgt. Und dann können Sie als Chef oder Chefin auch schauen, wer zur Motivation LOB braucht, in welchem Rahmen und Häufigkeit.

 

 

“M” für MITARBEITERGESPRÄCH

Ich bin bekennender Fan des Tools. Mit einer wichtigen Einschränkung: es ist eine strategische Ergänzung eines ohnehin wertschätzenden Umgangs miteinander und regelmäßiger, unmittelbarer Feedbacks (passt auch gut zum “L”).
 
Mit diesem strukturierten Gespräch, das vor- und nachbereitet wird, schenken Sie Ihren Mitarbeiter:innen und Ihnen selbst exklusive Zeit und Verbindlichkeit.
 
In der Ruhe und Struktur des Gesprächs kommen Sie auf Themen, Probleme, Verbesserungspotenziale, Wünsche und Vorstellungen, die Ihnen in der Hektik des Alltags oft verborgen bleiben.
 
Auch können Sie mit dem Gespräch und auch ggf. in Ergänzung mit einem Persönlichkeitstest (ich nutze den wissenschaftlich fundierten LINC Personality Profiler), die Stärken der Mitarbeiter:innen gezielt in Kombination mit der Praxiserfahrung zu herauszuarbeiten und dementsprechend einzusetzen, zu fördern und weiter zu entwickeln.
 

Das entspricht auch vielfach dem Wunsch der neuen Generation von Mitarbeiter:innen (Millennials, Generation X/Y) nach einem Coach anstelle eines Chefs, einer Chefin im klassischen Sinne (ein Ergebnis der Gallup-Studien).

 

 

“N” für NEUTRALE POSITION


Es gibt sie, die Leute, die KONFLIKTE lieben. Ehrlich.
Die meisten Menschen gehören wohl eher nicht dazu.
 
Konflikte kommen oft ungelegen, stören den Ablauf, hinterlassen eine merkwürdige Stimmung. Gehören aber zum Arbeitsleben dazu.
 
Als Chef:in kommen sie auch als zu lösendes Päckchen auf den ohnehin hektischen Alltag obendrauf.  Kann ziemlich lästig sein. Haben Sie aber mit gekauft in der Funktion.
 
Was hilft, wenn der nächste Mitarbeiter mit einem Konflikt in Ihr Büro stürmt?
 
  1. Atmen und Schwung rausnehmen
  2. NEUTRALE POSITION einnehmen  – noch ist es nicht Ihr Konflikt/Thema! Anhören, sachlich nachfragen, klären, wer ist BETEILIGTER, wer ist BETROFFENER, Lösungsgespräch anbieten oder Vorschläge/Anregungen unterbreiten oder gemeinsam erarbeiten.
  3. Und wenn Sie jetzt gerade keine Zeit haben und es nicht super dringlich ist, niemand Gefahr läuft, erschlagen zu werden, dann machen Sie eine Zeit aus, in dem Sie das Thema in RUHE besprechen.
 

“O” für ONBOARDING

Onboarding ist mehr als Einarbeitung. Es beschreibt den Weg aus der Rekrutierung wirklich hinein ins Unternehmen. 
 
Dabei geht es sowohl um die HR-Prozesse von Anschreiben, Vertrag als auch um die dazugehörigen digitalen Prozesse (digitale Akte, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Beschaffung von Arbeitsausstattung, Anmeldungen, Schulungen, Informationen, et cetera.).
 
Darüberhinaus geht es aber eben auch darum, den / die Mitarbeiter:in willkommen zu heißen, gut vertraut zu machen mit den Menschen, den Abläufen, der Unternehmenskultur und ihn/sie zügig und fundiert leistungsfähig zu machen. Hilfreich ist auch ein „Buddy“, der in der Phase zur Seite steht. 
 
Die digitalen Prozesse ermöglichen eine schnellere Duplizierbarkeit der Abläufe; zum Beispiel, wenn Sie Arbeitsanweisungen als kurzes Video oder Sprachnotiz zusätzlich zum Schriftstück aufzeichnen. Das machen Sie nur einmal und beim nächsten Eintritt, hast Sie es zur Hand. 
 
Hier getätigter Aufwand rentiert sich. Fehler und hier entstandene Unzufriedenheit sind hingegen schwer auszubügeln.
 
Auch das „Reboarding“ nach längeren Abwesenheiten (Elternzeit) ist im Idealfall ein vereinfachter Onboarding-Prozess.
 

Wie gestaltest Sie das „Onboarding”? Was hast Sie zuletzt verändert?

 

“P” für PERSÖNLICHKEIT


Die Persönlichkeit ist weitgehend stabil ab dem jungen Erwachsenenalter. Sie bestimmt, wie wir mit Situationen umgehen und wie leicht wir uns mit bestimmten Tätigkeiten tun.

Erlernbar ist alles. Doch mit welchem Aufwand, wie wohl wir uns damit fühlen und wo wir unsere Stärken am besten entfalten und sie nutzen können, wird stark von der Persönlichkeitsstruktur bestimmt. Wo sind wir in unserer Geniezone

Das sind wichtige Fragen zur eigenen Tätigkeit und Führungsverhalten, zum eigenen Stil von Leadership. Und auch für die Frage, wie Sie Ihr Team zusammensetzen und jeden Einzelnen fördern. Was Sie selbst brauchen und was der Einzelne braucht.

Um dort tiefer hineinzuschauen und klare Entscheidungen treffen zu können, nutze ich für Coaching, Rekrutierung und Teamstruktur den wissenschaftlich fundierten und sehr anschaulichen LINC Personality Profiler. Haben Sie Interesse daran, dann melden Sie sich gern bei mir (gern per Kontakformular oder per Email an info@hr-konkret.de.

 

“Q” für QUALITÄT

Ja, auch Qualitätssysteme sind natürlich Bestandteil der Personalarbeit. Bei den Vorgaben, die die verschiedenen Qualitätsnormen machen, geht es mir immer darum, wo schaffe ich dadurch wirklich Qualität für den Erfolg des Unternehmens.

Manchmal heißt das dann viel Energie und Herzblut in das eine Thema und weniger in das andere. Oder auch „better done than perfect“ – wobei die Grundabsicherung in allen Bereichen da sein muss. Klar, je einfacher, besser, zielgerichteter und klarer Ihre Prozesse sind, um so besser.

Doch worauf ich nie verzichten will, ist die Qualität in Mitarbeiterauswahl, Mitarbeiterentwicklung, Bindung und Beziehung als elementarer Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.

Was macht für Sie Qualität in der Personalarbeit aus?

 


“R” für REFLEXION

Momente der Reflexion sind für jeden wichtig, doch für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin doppelt. Ihr Alltag ist besonders komplex und fordernd.

Nehmen Sie sich vielleicht die Muße im Rahmen Ihres Wochenrückblicks –  in längeren Zeiteinheiten verlieren sich die Eindrücke sonst schnell. Stellen Sie sich  zum Beispiel folgende Fragen:

  • Passten die (Personal-)Aktionen der Woche zur Strategie? Dienten sie der Zielerreichung? 
  • Was lief gut in Projekten, was in der REKRUTIERUNG?
  • Was lief gut in der Personalführung und Beziehung zu meinem Team? 
  • Welche Aufgaben wurden erfolgreich und gut erledigt? 
  • Welche Gespräche liefen gut? 
  • Was darf in der nächsten Woche nachjustiert werden? 
  • Wo muss ich anders agieren?

Für mich eignet sich da das Wochenende ganz gut, wenn der Alltag etwas zur RUHE kommt. Außerdem stärkt sowohl die Ruhe als auch die Reflexion deine RESILIENZ.

 

“S” für STRATEGIE


Mit Ihrer Idee, Ihrer Vision startet das Unternehmerdasein. Dann geht es um Ihre Ziele und Ihre Strategien, mit denen Sie diese erreichen wollen. Das gilt für die Gesamtstrategie des Unternehmens und auch für die Teilstrategien. Die PERSONALSTRATEGIE ist dabei ein ganz wichtiger Baustein, denn ohne die richtigen Unterstützer an Bord, wird die Zielerreichung schwer. Und bitte, sie ist kein “Hochglanzschinken”, sondern enthält konkrete Vorstellungen und Handlungsfelder individuell für Ihr Unternehmen.
 
In Krisenzeiten ist eine gute Strategie immens wertvoll, solange Sie sie nicht als in Stein gemeißelt ansehen und in der Lage sind, sie schnell adaptieren, modifizieren zu können.
 
Heißt: denken Sie  in SZENARIEN, in Alternativen. Üben Sie sich im schnellen Umstellen und kreativen Vorausdenken und vor allem dann im Umsetzen.
 

Und oft geht das effektiver und flotter mit einem neutralen Sparringspartner, der die nötige Expertise hat. Wenn Sie da Unterstützung suchen dann melden Sie sich gern bei mir.

 

“T” für TEAM

 

Ihr Herzstück.

Es ist eine erlernbare Kunst, Ihr Team so zusammenzustellen und zu führen, dass es Ihr Unternehmen am Leben hält, mit seinen Aufgaben wächst und verschiedene Leistungssituationen mit dir geht. Ja, manchmal probieren Sie etwas aus und es funktioniert nicht. Dann vernünftig damit umgehen und neu starten.

Aber es gibt ein paar Möglichkeiten, vorn vornherein Dinge richtig zu machen und sich einige Irrwege zu ersparen:

Gute Vorbereitung, Klarheit über Ihre Identität, Ziele und das, was Sie brauchen und wie Ihr TEAM wirklich sein soll und wie Sie Ihr Team überhaupt führen möchten (Organisation, Delegation, Beziehung).

 

Was sind Sie bereit für Ihr Team zu tun, damit Ihr Team Sie wirklich unterstützt?

 

“U” für UMHÖREN

 

Umhören oder auch das „Ohr am Gleis haben“ ist eine super Möglichkeit bei vielen Hürden, die Ihnen im Arbeitgeberleben begegnen. So auch bei der Mitarbeitersuche. Augen und Ohren offenhalten und darüber reden, was Sie suchen oder wo Sie eine Frage haben.

Binsenweisheit? Vielleicht.
Aber genau diese Basics gehen bei vielen auf der Suche nach immer neuen Tools verloren.

Und dabei können Sie die Wirkung dieser Basics verstärken, indem Sie zusätzliche Anreize geben,  zum Beispiel für 

MITARBEITEREMPFEHLUNGEN (gute Leute kennen andere gute Leute). Ihren Suchen und Fragen können Sie natürlich in Ihren Netzwerken einen größeren Rahmen geben (Verbände, Vereine, Gruppen, Social Media) oder auch durch externe Dienstleister, die in Ihrer Branche tätig sind und andere Unternehmen kennen. Nutzen Sie diese Multiplikatoren für Ihre Sichtbarkeit, so erhöht sich die Anzahl der Leute, die wissen dass Sie eine Lösung suchen.

 

 

“V” für VERHALTEN

 

Verhalten (Leistungsverhalten, Sozialverhalten) ist das, was Sie bei Ihren Mitarbeitern beobachten können, was Sie wirklich sehen.

 

Das Verhalten ist zwar Ausdruck einer Persönlichkeit, es ist aber nicht gleichzusetzen mit der Persönlichkeit.
 
Die Aussagen „Herr Meier verhält sich undiszipliniert.“ und „Herr Meier ist undiszipliniert/faul.“ beinhalten einen Riesenunterschied in der Bewertung und auch in dem Einfluss, den Sie darauf haben, etwas zu ändern. Die Sprache enthält nicht nur eine Zuschreibung, sie formt auch unsere Einstellung dazu, wie wahrscheinlich Veränderung ist.
 
Deshalb können Sie an der Schraube Ihrer eigenen Haltung und Ihres Sprachverhaltens drehen und Ihren Mitarbeiter:innen und Ihrem Unternehmen so mehr positive Entwicklungschancen einräumen. Ein Baustein, um Ihr Team positiv zu entwickeln.
 

Probieren Sie es mal aus und sagen Sie mir gern Bescheid, ob Sie einen Unterschied bemerken.

 

 

“W” für WOLLMILCHSAU

 
 

Des Personalers Lieblingstier (m/w/d), gern auch eierlegend. Traum vieler Chefs & Chefinnen, manchmal noch in grün mit rosa Sternchen, auch in Zeiten des vermeintlichen Fachkräftemangels nicht vom Aussterben bedroht.

Na, im Ernst. Ich bin Fan von Wünschen, den „idealen Mitarbeiter“ und gleichzeitig pragmatisch die Mindestanforderungen zu beschreiben. Das schärft die Vorstellung, kreiert klare Ziele und oft ist mehr möglich, als wir glauben. 

Manchmal braucht es dafür etwas Inkubationszeit. Die sollten Sie einkalkulieren.  Und auf die Flexibilität, Lernbereitschaft, Mindset und Anpassungsfähigkeit schauen …. beim Mitarbeiter und bei Ihnen selbst. Dann ist die Wollmichsau auf einmal rot-lila gestreift, kann Eier bemalen und ist für Ihr Unternehmen vielleicht viel wertvoller und Sie fühlen sich “sauwohl” miteinander.

Wo hat sich Ihre Anpassungsfähigkeit schon mal in der Personalauswahl bewährt?

 

 

“X” für X-FAKTOR

 

Wenn Sie und Ihre Teammitglieder in ihrer persönlichen Geniezone arbeiten können, also in dem Bereich, wo Sie richtig stark sind und es jedem Einzelnen auch richtig Freude macht, dann schlägt der X-Faktor richtig zu.

Was immer Ihre Ziele für und im Unternehmen sind, ob Wachstum, Qualitätsverbesserung, Prozessverbesserungen, mehr Balance im Leben….., wenn Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Stärken richtig einsetzen können, bekommen Sie Starqualitäten. Der Schwung im Unternehmen kann das X-fache annehmen, sogar das 10fache (X für 10).

Und das ist ganz unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist. Sie können gerade mit dem Teamaufbau starten oder schon viel weiter sein.

Wie können Sie das erreichen?
– Zunächst einmal klar sein, was deine Geniezone ist und was du brauchst als Ergänzung und Verstärkung ,
– die richtigen, patente Leute an Bord,
– denen die richtige Aufgabe geben und sie leben lassen, und dann ziel-, personen- und situationsgerecht führen……..

 

“Y” für YODA-MOMENT

Nee, jetzt auch noch Star Wars im Personal-ABC?
Ja. Im übertragenen Sinne.
Das Konzept habe ich bei Keith Ferrazzi, dem amerikanischen Leadership-Experten, entdeckt.
 
Es ist insbesondere hilfreich im Rahmen von Change Management und Teamentwicklung, um unterschwellige, unausgesprochene Konflikte sichtbar zu machen und frühzeitig zu lösen. 
 

Manchmal schießen gerade Unternehmer:innen und sehr ambitionierte Teammitglieder im Zuge des Erfolgsdrucks und Zielorientierung in Meetings über’s Ziel hinaus. Nehmen nicht mehr alle im Team mit.


Gerade wenn sich Teams auf neue Entwicklungen und Prozesse einlassen, ist es wichtig, sich immer wieder ins Gedächtnis zu rufen, dass wenn man sich gegenseitig unterstützt, wenn alle mitziehen, es der Sache enorm dient

Dann kann es helfen, einen sog. “Yoda” zu ernennen, im Idealfall eine Person, die für klare Einschätzungen und Fairness bekannt ist. Sie ist dann dafür verantwortlich, wenn es irgendwie “knirscht” auf den “Yoda-Moment” hinzuweisen: nicht dienliche Stimmungen zu hinterfragen, Kommunikation auf ein vernünftiges und dienliches Level zurückzuführen. So kann jeder wieder sein Bestes geben und das Team bekommt eine Chance, sich weiterzuentwickeln.

 
Kennen Sie die Idee des “Yoda-Moments”?

“Z” für ZUKUNFT

Wir sind am Ende des Personal-ABC angelangt und deshalb geht es mir um die ZUKUNFT.
Logisch, oder?
Es gibt viele Wege und Anknüpfungspunkte, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern. Je nachdem, wo Ihre Baustellen gerade liegen: allgemeine Ausrichtung, Geschäftsmodell, Prozesse, neue Produkte.
Aber eins ist für mich klar: die Zukunft Ihres Unternehmens wird vor allem von Menschen gestaltet. Von Ihnen und Ihrem Team.  Also binden Sie es ein. Und versuchen Sie dabei, immer auf das POSITIVE (Stärken, Chancen) zu schauen.  Auf das, was möglich ist.
 
Machen Sie sich für Ihre Personalentwicklung Gedanken: über Ihre Vision, Strategie, ZIELE und die notwendigen Schritte. Nutzen die Schwarmintelligenz Ihres Teams und gönnen Sie sich auch einen Blick von Außen, ein Gespräch mit einem unbeteiligten Experten, der die Entwicklung mit Ihnen begleiten kann und so den ein oder anderen entscheidenden Tipp geben kann.
 
Wenn Sie dafür Unterstützung suchen, dann nutzen Sie gern das Kontaktformular und wir schauen, ob und wie eine Zusammenarbeit möglich ist.

 

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Bildquelle: Gestaltung HR konkret

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema “Home-Office”
Ist Weihnachten 2020 gestrichen? 7 Tipps, wie Sie den Jahresabschluss für Ihre Mitarbeitenden retten können

Ist Weihnachten 2020 gestrichen? 7 Tipps, wie Sie den Jahresabschluss für Ihre Mitarbeitenden retten können

Dieses Jahr war und ist anstrengend. In vielen Unternehmen werden die üblichen Zuwendungen anlässlich des Weihnachtsfestes gestrichen. Hier gibt es sieben Tipps, was Sie trotzdem tun können, um Dankbarkeit und Verbundenheit auszudrücken und Ihre Mitarbeitenden zu motivieren.

 

Verschoben. Entfällt. Gestrichen. Geschlossen. Das sind leider sehr häufig genutzte Worte in 2020.

Viele Arbeitgeber waren und sind gezwungen:

  • Kurzarbeit zu machen
  • Projekte und Einstellungen zu verschieben
  • Sozial- und Nebenleistungen runter zu fahren
  • Weihnachtsgeld zu streichen
  • Befristete Verträge auslaufen zu lassen
  • Kündigungen auszusprechen.

Trotzdem versuchen verantwortungsvolle Unternehmer*innen, die von der Krise getroffen sind, ihr Lebenswerk zu retten, durch die Krise zu steuern und die Belastungen für die Belegschaft so gering wie möglich zu halten. 

Diese Art von vielschichtigen Belastungen für so viele Menschen gleichzeitig haben wir kollektiv so noch nicht erlebt. 

 

Ungewissheit durch sich widersprechende Aussagen zur Lage in der Pandemie, Sorgen um Familienangehörige und Freunde, doppelte und dreifache Belastungen für Familien. Kinder, die zu Hause betreut und schulisch begleitet werden müss(t)en, Eltern und Großeltern, die nur sehr eingeschränkt besucht werden können, obwohl sie sehr krank sind. Plötzlich Home-Office für ganz viele Mitarbeitende, die das weder kennen noch wollen. Sorgen um die Ausbildung und Entwicklung der Kinder und Jugendlichen. Vereinsamung. Hobbys und Interessen, die einen wichtigen Ausgleich bieten und nicht gelebt werden können. Gesundheitliche Sorgen und Ängste durch COVID, aber auch durch Gesundheitsvorsorgen oder Behandlungen, die nicht durchgeführt werden. Finanzielle Nöte. Sorge um den Arbeitsplatz. Menschen, die unter sehr hohen Arbeitsbelastungen leiden, um alles irgendwie am Laufen zu halten. Finanzielle Nöte. Sorgen um den Arbeitsplatz. 

Und dann entfallen oft neben den finanziellen Zuwendungen auch noch Weihnachtsfeiern oder ein gemütliches Beisammensein, denn Abstandsregeln und Versammlungsgrößen müssen eingehalten werden.

Doch genau dieses Beisammensein ist in schwierigen Situationen so wichtig, um Wertschätzung für die erbrachte Leistung, den Verzicht und das Zusammenhalten auszudrücken. Das Erlebte muss auch „verdaut“ werden und manchmal kommen dann Firmenanekdoten hoch, die die Unternehmenskultur stärken: „Weißt du noch, als wir……?“. Diese Veranstaltungen sind deshalb auch ein Rahmen, um Mut für die Zukunft zu machen und neue Kraft zu schöpfen.

Bei vollen Kassen und in Zeiten voller Möglichkeiten ist es recht simpel, ein Teamevent oder besondere Geschenke zu organisieren. Das geht leider für viele Unternehmen dieses Jahr nicht. 

Da hilft nur eines: Kreativität und sich wahrhaft Gedanken machen. Die schwierige Zeit wird noch eine Weile anhalten und Sie benötigen die Unterstützung Ihrer Mannschaft, um diese zu bewältigen.

Hier kommen sieben Tipps, was Sie tun können, wenn die üblichen Weihnachtszuwendungen nicht oder nur beschränkt möglich sind:

Tipp 1:

Ein Brief mit dankenden und wertschätzenden Worten, und zwar gern mit ein paar freundlichen Hinweisen zur individuellen Leistung. Beschreiben Sie die Erfahrungen in diesem Jahr und skizzieren Sie, was vor Ihnen liegt. Betonen Sie das positiv Erlebte. Finden Sie persönliche Worte für die einzelne Person. In größeren Einheiten können Führungskräfte unterstützen oder ergänzen. Die persönliche Mühe des Chefs oder der Chefin wird Ihr Team jedoch sicher besonders schätzen. Wenn Sie nicht so der Schreibertyp sind: Nutzen Sie die Medien. Nehmen Sie eine von Herzen kommende Sprachnachricht oder Videobotschaft auf. Sie können einen QR-Code erstellen und so leicht verteilen, wenn eine Versammlung nicht möglich ist. Ob Weihnachtsansprache oder Weihnachtsgruß, das bleibt Ihrem Ideenreichtum überlassen. Nutzen Sie das, was am besten zu Ihnen passt.

Tipp 2:

Nicht nur für dezentrale Teams kann eine virtuelle Weihnachtsfeier per Videomeeting funktionieren. Weihnachtsplätzchen, Tee oder Punsch schicken Sie nach Haus.

Tipp 3:

Wenn Sie ein kleines Team haben, dann schauen Sie, was die einzelne Mitarbeiterin / der einzelne Mitarbeiter besonders mag oder vielleicht gerade tatsächlich braucht und ihr/ihm ein Lächeln ins Gesicht zaubert. Einen Babysitter für ein paar Stunden Ruhe, einen Gutschein für eine Abendessenlieferung, ein Online-Ticket für …..

Tipp 4:

Sie können eine Kleinigkeit zusammen mit dem oben genannten Brief schenken. Am liebsten lokal eingekauft. Eine Aufmerksamkeit passend zur Zeit (handgeschöpfte Seife, Tees, Gewürze, Kleinigkeiten lokaler Künstler, Gutscheine des örtlichen Handels, Online-Sporteinheit eines örtlichen Fitnessstudios), was vielleicht gleichzeitig den regionalen Handel und die Wirtschaft unterstützt.

Tipp 5:

Lassen Sie einen Caterer, ein Restaurant oder Feinkostladen ein paar leckere Happen oder besondere weihnachtliche Lunchbags oder Brotdosen packen und liefern. Je nach Teamgröße, kann das gemeinsam verspeist werden. Auch die Schausteller haben es dieses Jahr schwer – vielleicht mag ein Mandel- und Maronistand zu Ihnen kommen.

Tipp 6:

Je nach Auftragslage: Schenken Sie den Mitarbeiter*innen einen zusätzlichen freien Tag für die Weihnachtswochen oder das nächste Jahr.

Tipp 7:

Spenden sind immer eine gute Möglichkeit und setzen Zeichen. Soziale Einrichtungen benötigen Ihre Spenden in Krisenzeiten mehr denn je. Auch wenn die Spende kleiner ausfallen mag, als in fetten Jahren. Lassen Sie Ihre Belegschaft den Empfänger mitbestimmen. Oder Sie kaufen bei sozialen Einrichtungen ein kleines Geschenk für Ihre Mitarbeiter*innen.

Sie, als Unternehmer*in können den Brief oder die Videobotschaft auch ganz persönlich für sich selbst nutzen: Schauen Sie zurück: Was lief gut und warum? Schauen Sie nach vorn: Wo geht die Reise idealerweise hin, was sind mögliche Zukunftsszenarien? Das kann ein guter Moment der Reflexion und Planung für Sie sein (hier finden Sie Tipps für Aufgaben im Herbst Unternehmensführung und Personalplanung).

Ich hoffe, dass Sie diese Ideen inspirieren und Sie Ihren eigenen Weg finden, der zu Ihnen und Ihrem Budget passt, um in diesem Jahr Dankbarkeit und Verbundenheit mit Ihrem Team auszudrücken. Schreiben Sie mir doch, was Sie dieses Jahr umsetzen!

Nutzen Sie die Chance für Ihre unternehmerische Zukunft, um die Motivation Ihrer Mannschaft zu erhalten und Kraft für die nächste Etappe zu schöpfen.

 

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Bildquelle: Katja Raschke

 

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Fünf typische Aufgaben, die Sie im Herbst in der Unternehmensführung und Personalarbeit erledigen sollten

Das letzte Quartal naht mit großen Schritten. Hier erhalten Sie fünf Tipps, welche Aufgaben sind jetzt zum Abschluss des Jahres und in Vorbereitung auf das neue Geschäftsjahr in Ihrer Unternehmensführung und Ihrem Personalarbeit auf jeden Fall angehen sollten.

 

 

In großen Konzernunternehmen finden Sie teils unglaublich aufgeblähte Personalprozesse und Statistiken. Manchmal ist das überflüssige Arbeit, da die Inhalte nicht einmal genutzt werden. Hier die gute Nachricht für Sie: Sie können Sie das in Ihrem Unternehmen selbst gestalten.

 

Mit einigen dieser Statistiken und Prozesse ist nämlich großer Nutzen verbunden: Sie analysieren damit die Ist-Situation, setzen sich selbst in Relation zu anderen Unternehmen, definieren neue Ziele und können so die Planung für das neue Jahr vorbereiten.

 

Genau diesen Ansatz der Analyse und Unternehmensplanung können Sie auch für Ihr kleineres Unternehmen nutzen. Deshalb habe ich Ihnen hier fünf Aufgaben zusammengestellt, was Sie im Herbst auf jeden Fall bearbeiten sollten, um dieses Jahr noch erfolgreich zu nutzen und gestärkt in das nächste Jahr zu starten:

 

1. Was war gut und warum? 

 

Treffen Sie sich mit Ihren (engen) Mitarbeiter*innen und klären Sie, was dieses Jahr gut gelaufen ist und warum. Gut erkannt, Sie starten mit den positiven Dingen. Die Schlechten fallen uns ohnehin meist als Erstes ein. Ich möchte aber Ihren Fokus auf das Gute, das Erfolgreiche ausrichten, denn davon möchte ich mehr für Sie haben. Gerade in herausfordernden Zeiten ist es wichtig, zu sehen, was trotz widriger Umstände gut gelaufen ist. Daraus können Sie Kraft, Mut und Ideen schöpfen.

 

Sammeln Sie alles ein, was Ihnen einfällt. Jede Kleinigkeit, jedes Projekt, jedes positive Kundenfeedback, jede tolle Mitarbeiterleistung, Ihre Erfolge, die Flexibilität, den Zusammenhalt. Dann beschreiben Sie, was dazu beigetragen hat, dass das so prima gelaufen ist. 

 

Gehen Sie dabei ruhig in die Tiefe und fragen Sie ein paar Mal „Warum“ – bis Sie am Kern der Sache angelangt sind. Halten Sie es schriftlich fest.

 

2. Was möchten Sie für das nächste Jahr erreichen?

 

Legen Sie in Ihrer Unternehmensstrategie fest, was Sie im nächsten Jahr (gegebenenfalls auch in den nächsten drei, fünf, zehn Jahren) erreichen möchten. Leiten Sie davon Ihre Personalstrategie ab. Hierzu können Sie gut einen Strategietag mit sich selbst oder Ihren engen Mitarbeiter*innen veranstalten. Eine (externe) Moderation kann zur Unterstützung dabei helfen, da wird anders gefragt und die eigenen „betrieblichen Scheuklappen“ entfallen.

 

Fragen Sie sich zum Beispiel:

 

  • Welche personelle Unterstützung brauchen Sie zu welchem Zeitpunkt für Ihren Erfolg? 
  • Wie soll die Zusammenarbeit aussehen? 
  • Wen möchten Sie an Bord haben? 
  • Welche Form der Zusammenarbeit wünschen Sie? 
  • Wie soll der Krankenstand sich entwickeln? 
  • Wollen Sie ausbilden? 
  • Gibt es personelle Verschiebungen in Bereichen? 
  • Wer oder was soll sich weiterentwickeln?

 

Setzen Sie Ihre Ziele ambitioniert, erreichbar, nicht jedoch zu gering an.

 

Legen Sie Messkriterien fest. Woran wollen Sie genau festmachen, dass Sie die Ziele erreichen? Das ist insbesondere bei den eher weichen Faktoren wichtig, wie etwa bei einer Verbesserung der Zusammenarbeit.

 

3. Analysieren Sie, was Sie und Ihr Unternehmen zum Erfolg benötigen.

 

Ihre Erfolgsfaktoren können Sie durch Hinterfragen herausfinden. Manchmal benötigen Sie aber vielleicht auch eine bessere Datenbasis zur Analyse. Zum Beispiel, wenn Sie noch gar nicht wissen, wie hoch genau Ihre Fehlzeitenquote ist oder die Fluktuation in Ihrem Unternehmen. Manchmal haben Sie nur so ein vages Gefühl. Fehlzeiten und Fluktuation sind recht einfach und schnell zu erfassen und durch eine kleine Internetrecherche in Relation zu anderen Unternehmen Ihrer Branche und Größe zu setzen. Durch das „Mini-Benchmark“ können Sie genau sehen, wo Sie stehen, Ziele definieren und die Maßnahmen einleiten (wie etwa Rückkehrgespräche, gesundheitsfördernde Maßnahmen, interne Wettbewerbe) und die Veränderung im folgenden Jahr dann vergleichen. 

 

Welche Unterstützung benötigen Sie oder welche Tools können Sie nutzen, um Personalziele zu erreichen? 

 

Ein Beispiel: Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter sich weiterbilden, damit sich auch Ihr Unternehmen weiterentwickeln kann. Hier sollten Sie herausfinden, wer welche beruflichen und persönlichen Ziele hat und wie sich diese in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen bringen lassen. Dafür lohnt sich das Instrument der (jährlichen) strukturierten Mitarbeitergespräche. 

 

So können Sie wertvolle Informationen sowohl zu den Entwicklungswünschen Ihrer Mitarbeiter, als auch zu Verbesserungspotenzialen im Unternehmen erhalten. Dann können Sie einen Schulungsplan erstellen und diesen auch direkt für das nächste Jahr planen und budgetieren. So er- oder behalten Sie auf lange Sicht einen Überblick über die Finanzen und nach Auswertungen auch über die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen. 

 

Je nach Größe Ihres Unternehmens können Sie solch eine Methode sehr flott einrichten und die Gespräche durchführen. Gleichzeitig können Sie übrigens schnell noch mögliche Fördermittel klären. Also absolut herbsttauglich.

 

Weitere Beispiele sind die Analyse Ihrer Gehaltsstruktur, Ihrer Sozialleistungen, Ihrer Arbeitsbedingungen, die Vereinfachung oder Verbesserung von Prozessen, der Kommunikationswege und Ihrer Methoden der Zusammenarbeit.

 

4. Planen Sie.

 

Das ist klassische Projektplanung. Klären, was Sie, wann erreichen wollen, budgetieren Sie Ihre Investitionen und planen Sie Rückstellungen, planen Sie Ihre Zeit. Und machen Sie Schritt für Schritt eine Rückwärtsplanung ausgehend vom Zieltermin und Zielergebnis. 

 

Beispiel: Die Rückwärtsplanung für Rekrutierungen ist zum Teil knifflig. Darin sind nämlich etliche Unbekannte enthalten. Sie wissen nicht genau, wie schnell Sie jemanden finden und welchen Aufwand Sie betreiben müssen. Wenn Sie den zusätzlichen Mitarbeiter für den Einkauf zum Beispiel zum ersten Juni des Folgejahres einstellen möchten, dann können Sie jetzt eventuell nicht genau abschätzen, wie lange die Suchphase dauern. Drei Monate sind da manchmal quasi NIX. Im Zweifel lieber etwas früher anfangen mit der Suche oder zumindest mit der Vorbereitung: Stellen Sie zeitnah das Profil zusammen, legen Sie die Suchwege fest, bestimmen Sie ein Budget für die Kosten – auch für die Kosten der Einarbeitung. Es dauert tatsächlich häufig eine Weile, bis der neue Mitarbeiter volle Leistung bringen kann.

 

Das Gleiche gilt für die Einführung von Personalinstrumenten, die Sie nutzen möchten oder personelle Einzelmaßnahmen, die Sie durchführen möchten oder müssen.

 

Nicht alle Personalmaßnahmen lassen sich natürlich planen. Aber Sie sollten eine Personalplanung erstellen, welche die Personalbedarfe in Anzahl und Qualifikationsstand ebenso beinhaltet, wie die Faktoren des Alters und der persönlichen und Familiensituation. Je mehr Sie darüber wissen, umso besser können Sie frühzeitig über Alternativen nachdenken und Akutsituationen meistern. Auch bei dem Denken in Alternativen macht übrigens Übung den Meister.

 

5. Setzen Sie um!

 

Starten Sie die notwendigen Aktivitäten. Was können Sie umgehend beginnen, um gut gewappnet zu sein für das nächste Jahr? Wo müssen Sie sich informieren oder Unterstützung suchen?

 

Je nach Größe Ihres Unternehmens dauert die Durchführung dieser fünf Aufgaben nicht lang. Sie können auswählen, was für Ihr Unternehmen jetzt in diesem Herbst und im folgenden Jahr an erster Stelle steht, was Ihnen den größten Erfolg verspricht. Kurzfristig wie langfristig.

 

Aus meiner Sicht ist die Beschäftigung mit diesen Aufgaben und Themen ein absolutes Muss.

 

Wenn Sie Unterstützung in diesen Schritten benötigen, dann melden Sie sich gern bei mir. 

 

konkret.wirkungsvoll

 

Bildquelle: Katja Raschke

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema “Sicher durch die Rekrutierung”
Arbeiten im Home-Office  – Tipps für Arbeitgeber

Arbeiten im Home-Office – Tipps für Arbeitgeber

Home-Office war für viele Unternehmer und Angestellte trotz der seit Jahren existierenden Regelungen und öffentlichen Diskussionen immer noch ungewohnt. Die Corona-Krise und damit einhergehenden die Pandemie- und Quarantäneregelungen haben dann für viele mit  einem Paukenschlag Fakten geschaffen. Auf einmal musste gefühlt alle Welt ins Home-Office. Es gilt, die Arbeit im Home-Office für die Zukunft so erfolgreich vorzubereiten und zu gestalten, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und beide Seite zufrieden sind. Deshalb habe ich hier einige Tipps und Anregungen für Arbeitgeber zur Nutzung des Home-Office als zusätzliche Arbeitsform zusammengestellt.

 

Arbeiten im Home-Office ist für mich bereits seit 2003 Realität. Mal mehr, mal weniger. Seit meiner Selbständigkeit ohnehin. Ich genieße dabei durchaus die Abwechslung zwischen Terminen bei und mit Kunden, gelegentliche Arbeit im Co-Working Space und der Arbeit im Büro daheim.

Diese Arbeitsform hat mich durchaus vor einige Herausforderungen gestellt, allerdings konnte ich planen und mit sukzessive darauf einstellen. Dies konnten viele Arbeitnehmer und Arbeiter jetzt nicht oder kaum. Manche Arbeitgeber (zum Teil Arbeitnehmer) haben sich seit Jahren gegen Home-Offices gewehrt und plötzlich ist es eine Notwendigkeit, um das Unternehmen am Leben zu halten und das Einkommen und den Job zu sichern.

Die Krise wird vermehrt das Schaffen von mehr Home-Office Möglichkeiten zur Folge haben. Die Arbeitgeber werden durch die aktuelle Erfahrung weniger Ausreden haben, dem Wunsch ihrer Mitarbeiter*innen nach (gelegentlicher) Arbeit im Home-Office nachzukommen. Viele hatten die unterschiedlichsten Vorbehalte. Dabei ist auch das Home-Office eine Möglichkeit, um als Arbeitgeber attraktiv für Fachpersonal zu sein. Gleichzeitig kann es Ihnen die Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens in Krisen- oder Katastrophenfällen ermöglichen.

Aktuell lohnt sich auf jeden Fall auch der Blick auf das Förderprogramm der Bundesregierung “go-digital”, welches aufgrund der Corona-Krise auch die Förderung von Home-Offices ermöglicht auch bei einem Start der Maßnahme vor Erhalt eines Zustellungsbescheids. Näheres finden Si auf der Seite des BMWI.

Um das Home-Office für alle Beteiligten zu einem Erfolg zu machen und es als zusätzliche, dauerhafte Arbeitsform in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen.

 

Überlegungen vor der Einführung oder zur Beibehaltung von Home-Offices

 

  • Welche Aufgaben und Funktionen lassen sich in Ihrem Unternehmen (temporär) auch aus dem Home-Office erledigen? Erstellen Sie eine Übersicht. Welche Funktionen waren vielleicht auch in der jetzigen Krisensituation problemlos ins Home-Office zu übertragen?
  • Welches Equipment, welche technische Ausrüstung und welche Programme  benötigen Sie in Ihrem Unternehmen um den Betrieb am Laufen zu halten? Welche Software und welche sicheren Zugänge zum Unternehmensnetzwerk können Sie etablieren?
  • Klären Sie mit den Mitarbeitern, wer überhaupt Interesse am Home-Office hat. Nicht jeder ist ein wahrer Fan oder hat die Möglichkeit, daheim in Ruhe zu arbeiten. Aber die Option dazu, hätten viele meines Erachtens gern.
  • Klären Sie die notwendigen räumlichen Voraussetzungen: wo kann daheim gearbeitet werden, gibt es einen separaten Raum, wer hat Zugang zu der Firmenausstattung, wie lässt sich alles sichern (Hardware und Daten) und so weiter.
  • Treffen Sie eine schriftliche Home-Office Vereinbarung zu den Rahmenbedingungen (zeitlicher Rahmen, Lage der Arbeitszeit, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Datenschutz,Erstattung von Internet- und Telefonkosten und so fort). Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern*innen auch die versicherungsrechtlichen Fragen. Es ist wichtig zu wissen, was zum Beispiel im Home-Office ein Arbeitsunfall ist. Ihre Berufsgenossenschaft ist hier auch immer ein guter Ansprechpartner.

Neben diesen wichtigen, klassischen Rahmenbedingungen gibt es aber auch andere organisatorische Absprachen und Arbeitsweisen, die Sie in Betracht ziehen sollten. Die Mitarbeiter*innen sollen im Home-Office produktiv bleiben können und beide Seiten sollten letztendlich auch ein gutes Gefühl bei der Sache haben. Auch müssen Sie sich die Führungskräfte Gedanken dazu machen, was das für Ihre Führungsarbeit bedeutet.

 

Tipps für Arbeitsorganisation und Vertrauen

 

Manche Arbeitgeber haben schlichtweg Angst, keinen Zugriff auf die Arbeitsleistung zu haben oder keinen aktuellen Stand der Arbeit abfragen zu können. Damit beide Seiten beruhigt und vertrauensvoll zusammenarbeiten können, sind folgende Punkte hilfreich:

  • Beschreiben Sie Ihre Prozesse. Das ist aus meiner Sicht eine grundlegende Voraussetzung für jegliche Arbeit, speziell im Home-Office. Das wird Ihnen auch jede Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen erheblich erleichtern.
  • Klären Sie die gegenseitigen Erwartungshaltungen und Vorstellungen:  sprechen Sie offen an, welche Befürchtungen Sie haben und was Sie erwarten. Fragen Sie nach, was Ihre Mitarbeiter*innen brauchen und sich wünschen.
  • Klären Sie, wer wann und mit welcher (gegebenenfalls täglichen) Vorlaufzeit im Home-Office arbeitet.
  • Stellen Sie Regeln auf. Brauchen Sie eine Kernarbeitszeit oder garantierte telefonische Erreichbarkeit im Home-Office? Wie kurzfristig müssen zum Beispiel Telefonate und Videokonferenzen möglich sein.
  • Wie stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte haben? Programme wie MS-Projekt, Meister-Task, Asana oder andere können da eine gute Hilfe sein.
  • Benchmark zur dezentralen Führung: schauen Sie bei anderen Unternehmen oder auch in Ihrer eigenen Vertriebsstruktur, welche Formen von Zielfestlegung – Delegation – Kommunikation und Ergebniskontrolle sich dort bewährt haben. Manchmal sind es die kleinen Tipps, die Ihnen so viel weiterhelfen können. Sprechen Sie Ihre Vorstellungen mit jemanden durch, der schon länger mit Arbeit und Führungen Mitarbeitern im Home-Office Erfahrung hat.
  • Bauen Sie regelmäßige Reflexionen und Feedback-Runden zur Arbeit im Home-Office ein. Funktioniert die Arbeitsweise in der aktuellen Form zur Zufriedenheit für beide Seiten? Berücksichtigen Sie auch die Widerstände auf die Sie treffen. Was sind unerwartete Widrigkeiten auf die Sie oder Ihre Mitarbeiter treffen.

 

Je klarer Sie Ihre Vorstellungen kommunizieren, im engen Kontakt bleiben und sich gegenseitig abgleichen, um so einfacher wird die Arbeit und Führung der Mitarbeiter*innen im Home-Office und so kann aus dem Experiment in der Krise eine dauerhafte, für alle Seiten bereichernde Arbeitsform für die Zukunft werden.

Nehmen Sie sich ruhig auch einmal die Zeit, um auszutauschen, wie man im Home-Office seinen Tag strukturiert, sich Zeitfenster für Pausen und konzentriertes Arbeiten schafft und sich abschotten kann. Hier gibt es auch kleine Hilfsmittel, wie die Pomodoro-Technik (auch als App), geräuschreduzierende Kopfhörer oder Apps wie Brain.fm mit konzentrationsfördernder Musik. Auch sollte durchaus thematisiert werden können, wie man sich mental und äußerlich auf seinen Tag vorbereitet, genauso als wenn man sich auf den Weg ins Büro machen würde.

Jede Minute, die Sie hier in die Vorbereitung und Überprüfung investieren, ist gut investiert, denn Sie schützt Sie vor Enttäuschung, Missverständnissen und Produktivitätsverlust.

Haben Sie weitere Fragen zu Vereinbarungen zur Arbeit im Home-Office, Arbeitsorganisation oder Führung? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

 

 

 

Bildquelle: Shutterstock

Coronakrise – Zusammenstellung nützlicher Informationen – Personalmanagement, Kurzarbeit, Liquidität

Coronakrise – Zusammenstellung nützlicher Informationen – Personalmanagement, Kurzarbeit, Liquidität

 Achtung: der Artikel wird nicht mehr aktualisiert!

Hier habe ich Ihnen eine Informationen und Links zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, gut durch die Krise zu kommen. Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und das ist meines Erachtens aktuell auch kaum möglich. Wenn Sie Fragen haben, die Sie rund um das Thema Personalmanagement und Führung in dieser Krise nicht beantwortet finden, so schreiben Sie mir gern. Ich versuche dann, es Ihnen zu beantworten und hier zu ergänzen.

Zum Thema COVID19-Test, Krankmeldung, Quarantäne und Schließung

  1. Mitarbeiter, die sich aktuell einem Covid19-Test unterziehen, werden in der Regel zunächst vom Arzt Krank geschrieben, d. h. sie laufen zunächst in die normale Lohnfortzahlung.
  2. Wird ein Mitarbeiter vom Gesundheitsamt unter Quarantäne gesetzt, so benötigt der Arbeitgeber in der Regel ein Attest oder Dokument des Gesundheitsamtes. Auch hier geht der Arbeitgeber zunächst in Vorleistung, d.h. die Lohnfortzahlung. Das Unternehmen muss dann Anträge stellen, um die Erstattung nachher zu beantragen.
    https://www.tk.de/firmenkunden/service/versicherung/versicherung-faq/arbeitgeberinfos-coronavirus/erstattung-lohnkosten-quarantaene-2080186
    Achtung: für die Erstattung von Quarantänekosten gilt eine Frist von 3 Monaten:

Hier ist das zuständige Amt nach PLZ zu ermitteln: https://tools.rki.de/PLZTool/

 

  1. Wenn Ihr Betrieb aufgrund behördlicher Anordnung eingestellt werden muss: Wer aufgrund des Infektionsschutzgesetzes einem Tätigkeitsverbot unterliegt (§ 34, 42 IfSG) bzw. von der zuständigen Behörde einem Tätigkeitsverbot unterworfen wird (§ 31 IfSG) bzw. abgesondert wurde (§§ 28 ff IfSG) und daher einen Verdienstausfall erleidet, erhält grundsätzlich eine Entschädigung nach §56 Infektionsschutzgesetz. Schäden sind dabei (zum Beispiel durch Errichtung eines Home-Office) so gering wie möglich zu halten. (Achtung: Eine freiwillige Quarantäne oder ein generelles (gesundheitsabhängiges) Tätigkeitsverbot (z.B. Betriebsschließungen im Einzelhandel) eröffnen keinen Entschädigungsanspruch nach dem IfSG.
    Aber Achtung auf den Seiten der Landschaftsverbände finden sich hierzu gegenteilige Aussagen:                                                           https://www.lvr.de/de/nav_main/soziales_1/soziale_entschaedigung/taetigkeitsverbot/taetigkeitsverbot.jsp#section-2628646    UND   https://www.corona-infos.lwl.org/de/haeufig-gestellte-fragen/#entschadigungen-bei-verdienstausfall sie verweisen beide hierfür auch auf https://www.wirtschaft.nrw/coronavirus-informationen-ansprechpartner

 

Allgemein informative Seiten:

https://www.bundesregierung.de/breg-de
https://land.nrw/corona

„Virusscanner“ zeigt die globale Verbreitung an:
https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6

https://www.infektionsschutz.de
Seite des Robert-Koch-Instituts www.rki.de

https://www.igmetall.de/politik-und-gesellschaft/wirtschaftspolitik/arbeitsmarkt/so-funktioniert-kurzarbeit

www.bgetem.de oder generell die Seiten Ihrer Berufsgenossenschaft

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
Dort gibt es ein Handbuch für die betriebliche Pandemieplanung als pdf herunterzuladen

https://www.sihk.de/container/fuerunternehmer/corona oder die Seite, der für Sie ggf. zuständigen Kammer

https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/de_corona

 

Zum Thema Kurzarbeit:

https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

https://www.arbeitsagentur.de/kurzarbeit

Und dazu hier ein wichtiges Merkblatt, welches auch die Voraussetzungen gut zusammenfasst:

https://www.arbeitsagentur.de/datei/kug-corona-virus-infos-fuer-unternehmen_ba146368.pdf

Beachten Sie bitte unbedingt, dass Sie für die Beantragung von Kurzarbeitergeld a)  eine Anzeige (https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf) und b)  danach für jeden Monat nachträglich einen (Leistungs-) Antrag (https://www.arbeitsagentur.de/datei/antrag-kug107_ba015344.pdf) stellen müssen.

Unter welchen Voraussetzungen Sie als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen können und wie das Verfahren abläuft, erläutern die beiden Videos auf der Seite der Agentur für Arbeit sehr gut: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-video

Der Ort der Betriebsstätte entscheidet über die für Sie zuständige Agentur für Arbeit.

Für den Märkischen Kreis (mein Heimatbezirk) ist es dann Dortmund.

Während der Kurzarbeit darauf achten, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter penibel geführt werden! Insbesondere wichtig für Unternehmen ohne klassische Zeiterfassung.

Der Umfang/die Dauer der Kurzarbeit ist auf Antrag veränderbar. Allerdings werden auch die Ämter überlastet sein und um Aufwand und Komplikationen so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, die Anträge in der Ausgestaltung gut zu überlegen.

Update 10.06.2020:

Durch die Medien ist vielleicht bekannt ist, dass die Bundesregierung das Kurzarbeitergeld unter bestimmten Bedingungen aufgestockt hat. Hier die Infos dazu nochmal in Kürze:

Arbeitnehmer, die aufgrund der aktuellen Situation 50 Prozent oder weniger arbeiten, können nun ein erhöhtes Kurzarbeitergeld beziehen. Befristet bis zum 31. Dezember 2020, beträgt das Kurzarbeitergeld ab dem vierten Bezugsmonat 70 Prozent, ab dem siebten Bezugsmonat 80 Prozent. Haushalte mit Kindern bekommen jeweils 7 Prozentpunkte mehr Kurzarbeitergeld.

Vielfach nicht bekannt:

Der Bezug von Kurzarbeitergeld hat auch steuerliche Auswirkungen. So ist die Hilfe zwar steuerfrei, das Geld unterliegt jedoch dem sogenannten “Progressionsvorbehalt”.
Wer Kurzarbeitergeld erhält, muss unbedingt nächstes Jahr die Steuererklärung 2020 einreichen. Es betrifft alle Steuerzahler, die mehr als 410 Euro aus der Arbeitslosenversicherung erhalten haben.

Der so genannte Progressionsvorbehalt kann zu Steuernachzahlungen führen
Bei der Berechnung des Steuersatzes wird zuerst das zu versteuernde Einkommen ermittelt. Dies fällt wegen der Kurzarbeit geringer aus. Dann rechnet die Finanzbehörde das Kurzarbeitergeld hinzu. Von der sich daraus ergebenden Summe wird der Steuersatz errechnet. Das heißt: Der Steuersatz fällt durch die Zahlungen aus der Arbeitslosenversicherung höher aus. Mit diesem Steuersatz wird dann das steuerpflichtige Einkommen besteuert.

Das betrifft auch Ehepaare oder eingetragene Lebenspartnerschaften, die zusammen veranlagt sind. Ist einer der Partner in Kurzarbeit, wird der durch den Progressionsvorbehalt erhöhte Steuersatz auf das gemeinsame, zu versteuernde Einkommen angewendet. “In der Folge kann der Progressionsvorbehalt dazu führen, dass  Arbeitnehmer im nächsten Jahr auch Steuern nachzahlen müssen”.

Um die günstigste Konstellation bei Ehegatten zu finden, ist es ggfs. sinnvoll eine getrennte Veranlagung durchzurechnen. Hier lohnt es sich also, die Mitarbeitenden zu informieren.

Wichtig:

In Betrieben mit einem Betriebsrat muss eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat zur Einführung von Kurzarbeit getroffen werden. Ansonsten müssen Sie Ihre Arbeitsverträge überprüfen, was dort zum Thema Kurzarbeit vereinbart wurde und/oder eine einfache Einverständniserklärung der Arbeitnehmer einholen. Ich empfehle dies aus datenschutzrechtlichen Gründen, nicht als Liste durchzuführen, sondern mit jedem Mitarbeiter einzeln, eine generelle Information können Sie aber natürlich in der Gruppe durchführen:

Textbeispiel:

„Sehr geehrte/r Her/Frau XXXX,

aufgrund >Anlass< erwarten wir für unser Unternehmen /unseren Standort starke wirtschaftliche Beeinträchtigungen, die die Fortführung des Betriebs erheblich einschränken.

Wir beabsichtigen daher, zumindest in der Zeit vom  XXXXX bis zum XXXXX Kurzarbeit einzuführen. Der genaue Umfang der Kurzarbeit ist derzeit nicht absehbar und kann bis zur Kurzarbeit von 100% führen, wenn es nicht möglich sein sollte, Arbeiten im Home-Office durchzuführen. ODER wir werden den Betrieb gemäß der angehängten Anlage schließen / Tätigkeiten ruhen lassen.

Wir bitten Sie, Ihr Einverständnis zur Durchführung und Umfang der Kurzarbeit durch Ihre Unterschrift zu erteilen und zu bestätigen, dass wir Sie über die Rahmenbedingungen der Kurzarbeit informiert haben.

 

Datum

 

Unterschriften Unternehmen                                Arbeitnehmer/in“

—————————————————————————————————————————————–

 

Und generell:

Auch einem Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH kann Kurzarbeitergeld gewährt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Voraussetzung ist jedoch, dass der Geschäftsführer nach dem Dienstvertrag und den tatsächlichen Gegebenheiten innerhalb der GmbH als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer anzusehen ist. (Urteil des SG Kassel vom 23.03.2006 S 11 AL 1435/03 DB 2006, 1682)

Als Selbständiger, der in der freiwilligen Weiterversicherung eingebunden ist, dürfen Sie Arbeitslosengeld beantragen:

https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

Ein Kurzarbeitergeld für Selbständige, die in der der freiwilligen Weiterversicherung / Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag kann ich trotz erster Meldungen nicht wiederfinden. Sollte sich das ändern, nehme ich es sofort auf.

https://www.arbeitsagentur.de/datei/hinweis-alv_ba013509.pdf

Immer eine gute Adresse für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale – aktuell kein Kurzarbeitergeld für Mini-Jobber: https://www.minijob-zentrale.de/DE/00_home/01_aktuelles/Kurzarbeitergeld.html

Für Azubis gibt es aktuell auch Sonderreglungen zur Teilnahme an der Kurzarbeit.

 

Arbeitsrechtliche Folgen

Hier eine Zusammenfassung der Arbeitgeberverbände:

https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/res/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf/$file/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf

Anmeldung zum Download erforderlich: https://shop.haufe.de/uebersicht-coronavirus?emos_sid=AXD3srmMP_JycDj*zdfB20KWer_UPUsv&emos_vid=AW6tN5I4MdTeWHsLYDQO1AY7xBi498pA&_ga=2.149384374.1268924318.1584703651-1581136370.1580909516

 

Ausgangssperren/Arbeitsbescheinigungen – “Passierscheine“:

Sollten in den nächsten Tagen Ausgangssperren in weiteren Bundesländern verhängt werden und Mitarbeiter die Betriebsstätten besuchen müssen, so wird es vermutlich notwendig sein, eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorzulegen, ansonsten können u.U. empfindliche Strafen folgen.

Home-Office:

Findet eine Tätigkeit im Home-Office statt, ist auch dort zu beachten, dass Arbeitsschutzmaßnahmen und Datenschutzbestimmungen eingehalten und entsprechend sichergestellt werden müssen. Empfehlenswert ist es, dazu eine kurze Vereinbarung mit den Arbeitnehmern zu schließen (ggf. unter Beteiligung des Betriebsrates).

Der Bund hat nun auch die Unterstützung bei der Errichtung von Home-Office Arbeitsplätzen und Digitalisierung im Programm “go-digital”erweitert:

https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html

 

Zum Thema Liquiditätshilfen, Hilfspakete, Rettungsschirm, etc.

  1. Herabsetzung von Steuervorauszahlungen

Um Liquiditätsengpässe zu mindern, können z.B. Anträge auf Herabsetzung der Steuervorauszahlungen auf die Einkommensteuer und Körperschaftssteuer gestellt werden (Gewerbesteuer noch unklar). Hierbei ist zu beachten, dass die Steuer später anhand des tatsächlichen Einkommens festgesetzt wird, so das eine Herabsetzung nur Sinn macht um einen vorübergehenden Liquiditätsengpass zu überbrücken oder wenn schon jetzt klar ist, das die gesamten Einkünfte in 2020 niedriger sein werden als sie der Steuervorauszahlung zugrunde liegen.

  1. Stundung von fälligen Steuerzahlungen

Bei fälligen Steuerzahlungen aufgrund von Steuerbescheiden sollte ein Antrag auf Stundung – Ratenzahlung – gestellt werden.

Die Finanzverwaltung wird angewiesen, unbürokratisch zu handeln und keine strengen Anforderungen an die Prüfung zu stellen, ob die Einziehung der Steuern eine erhebliche Härte darstellen würde (wie es sonst der Fall ist).

  1. Auf Vollstreckungsmaßnahmen

(z. B. Kontopfändungen) beziehungsweise Säumniszuschläge wird bis zum 31. Dezember 2020 verzichtet, solange der Schuldner einer fälligen Steuerzahlung unmittelbar von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen ist. Auch werden laut aktueller Information von den Finanzämtern keine Außenprüfungen durchgeführt.

  1. Überbrückung von Liquiditätsengpässen

Für die Überbrückung von Liquiditätsengpässen hat die Bundesregierung unbegrenzte Kredite zugesagt. Näheres dazu finden Sie hier: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/altmaier-zu-coronavirus-stehen-im-engen-kontakt-mit-der-wirtschaft.html

In NRW stehen Unternehmen verschiedene öffentliche Finanzierungsangebote zur Verfügung. Kredite zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen können durch die Bürgschaftsbank NRW (bis 1,5 Mio. Euro) und das Landesbürgschaftspro-gramm (ab 1,5 Mio. Euro, offen auch für Großunternehmen) besichert werden. Auf den jeweiligen Internetseiten finden Sie weiterführende Informationen sowie Ansprechpartner. Bei notwendigen Überbrückungsfinanzierungen sollte zudem zeitnah das Gespräch mit der Hausbank gesucht werden, denn die Vergabe von Bürgschaften, Haftungsfreistellungen und günstigen Krediten erfordert immer die Begleitung durch eine Hausbank.

Für die KfW-Förderkredite wurde Folgendes beschlossen:
Beim KfW-Unternehmerkredit sind Risikoübernahmen (Haftungsfreistellungen) für die durchleitenden Finanzierungspartner (in der Regel Ihre Hausbank) von bis zu 80 % für Betriebsmittelkredite bis 200 Mio. Euro Kreditvolumen möglich. Außerdem ist die Haftungsfreistellung auch für Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 2 Mrd. Euro geöffnet worden. Diese Bedingungen gelten für Unternehmen, die länger als fünf Jahre am Markt sind und auch für den ERP-Gründerkredit, der sich an Unternehmen richtet, die weniger als fünf Jahre am Markt sind.

Unternehmen, die mehr als fünf Jahre am Markt sind, können außerdem den KfW-Kredit für Wachstum beantragen. Dieser Kredit dient der allgemeinen Unternehmensfinanzierung inklusive Betriebsmittel im Wege der Konsortialfinanzierung. Bisher hatte der Kredit eine Beschränkung auf Investitionen in Innovation und Digitalisierung, die nun aufgehoben wurde. Außerdem wurde die Umsatzgrenze für antragsberechtigte Unternehmen auf fünf Mrd. Euro und die anteilige Risikoübernahme auf bis zu 70 % erhöht.

Zusätzlich soll für „kleine“, „mittlere“ sowie „große“ Unternehmen je ein KfW-Sonderprogramm vorbereitet und schnellstmöglich eingeführt werden. Die Risikoübernahme bei Investitionsmitteln (Haftungsfreistellungen) wird verbessert und beträgt bei Betriebsmitteln bis zu 80 %, bei Investitionen bis zu 90 %. Diese können auch von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die krisenbedingt vorübergehend in Finanzierungsschwierigkeiten (krisenadäquate Erhöhung der Risikotoleranz) geraten sind. Überdies wird die KfW für diese Unternehmen konsortiale Strukturen anbieten. Der Start dieser Sonderprogramme unterliegt jedoch dem Vorbehalt einer Genehmigung durch die Europäische Kommission.

Die Antragsstellung erfolgt über Ihre Hausbank bzw. Finanzierungspartner, d.h. Geschäftsbanken, Sparkassen, Genossenschaftsbanken, Direktbanken, Bausparkassen, Versicherungen oder die Finanzvermittler. Für konkrete Fragen können Sie auch die KfW-Hotline kontaktieren 0800 539 9001 – Mo – Fr 08:00 bis 18:00 Uhr

Auf Vollstreckungsmaßnahmen beziehungsweise Säumniszuschläge wird bis zum 31. Dezember 2020 verzichtet, solange der Schuldner einer fälligen Steuerzahlung unmittelbar von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen ist.

Bei den Steuern, die von der Zollverwaltung verwaltet werden (z.B. Energiesteuer und Luftverkehrssteuer), ist die Generalzolldirektion angewiesen worden, den Steuerpflichtigen entgegen zukommen. Gleiches gilt für das Bundeszentralamt für Steuern, das für die Versicherungssteuerund die Umsatzsteuer zuständig ist und entsprechend verfahren wird. Die Generalzolldirektion hat ein FAQ erstellt.

Die Steuererleichterungen beantragen Sie in der Regel bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Informationen für NRW inkl. eines aktuellen Hinweises der Finanzverwaltung finden Sie unter: https://www.finanzverwaltung.nrw.de/de/information/corona

Für die Bürgschaftsbanken und das Großbürgschaftsprogramm wurde Folgendes beschlossen:
Bei den Bürgschaftsbanken wird der Bürgschaftshöchstbetrag auf 2,5 Mio. Euro verdoppelt. Die Obergrenze am Gesamtobligo der Bürgschaftsbanken wird auf 50 % der Betriebsmittel erhöht. Bürgschaftsbanken können nun Bürgschaftsentscheidungen bis zu einem Betrag von 250.000 Euro eigenständig und innerhalb von 3 Tagen treffen.

Die Kreditherkunft spielt für die Bürgschaft keine Rolle, es können Kredite der KfW, Landesförderinstitute oder Hausbankkredite verbürgt werden. Eine kostenlose Anfrage für ein Finanzierungsvorhaben können Sie online über das Finanzierungsportal der Bürgschaftsbanken stellen.

Das bislang auf Unternehmen in strukturschwachen Regionen beschränkte Großbürgschaftsprogramm(parallele Bund-Länder-Bürgschaften) wird für Unternehmen außerhalb dieser Regionen geöffnet. Der Bund ermöglicht die Absicherung von Betriebsmittelfinanzierungen und Investitionen ab einem Bürgschaftsbedarf von 50 Mio. Euro und mit einer Bürgschaftsquote von bis zu 80 %. Informationen zur Beantragung erhalten Sie in der Förderdatenbank des Bundes.

Darüber hinaus soll die reguläre dreiwöchige Insolvenzantragspflicht bis zum 30.09.2020 ausgesetzt werden. Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz bereitet eine entsprechende gesetzliche Regelung vor. Außerdem übernimmt der Bund weiterhin Exportkreditgarantien. Informationen hierzu finden Sie im FAQ des BMWi und direkt bei der Euler Hermes AG.

Außerdem können Sie sich mit Ihrem konkreten Anliegen zu den Auswirkungen des Coronavirus an die BMWi-Hotline wenden: Hotline für Unternehmen 030-18615-1515 – Mo-Fr 9:00 bis 17:00 Uhr. Zusätzlich finden Sie auf der Webseite des BMF ein FAQ.

Die Informationen zur Liquiditätssicherung sind darüber hinaus zum Teil bundeslandspezifisch. Hier beispielhaft:

Nordrhein-Westfahlen

Seit Freitag, den 27.03.2020 ist die Online-Beantragung der Soforthilfen möglich sein, beachten Sie aber bitte die Bedingungen, die Sie insbesondere auch im Bereich der FAQs/ Fragen und Antworten gute erklärt finden:
https://www.wirtschaft.nrw/nrw-soforthilfe-2020

https://www.wirtschaft.nrw/coronavirus-informationen-ansprechpartner

Baden-Württemberg:

https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/

Sachsen:

https://www.sms.sachsen.de/coronavirus.html

Das Land NRW hat am 19.03.2020 die Bundesmaßnahme ergänzende Liquiditätshilfe beschlossen. Das Land NRW erstattet auf Antrag als Liquiditätshilfe die bereits am 10.2. von den Unternehmen bezahlte Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung für 2020.

Es handelt sich nicht um einen Zuschuss, denn am 10.2. des Folgejahres wird diese Sondervorauszahlung sowieso wieder verrechnet. Es handelt sich damit jedoch um eine Liquiditätshilfe für ein ganzes Jahr in Höhe der Sondervorauszahlung.

Firmen, die nicht in NRW ansässig sind, könnten vielleicht schauen, ob die anderen Bundesländer eine ähnliche Maßnahme erlassen haben. Ich denke, dass davon auszugehen ist.

ACHTUNG: Die einzelnen Punkte dieser Zusammenstellung ändern sich zum Teil täglich oder werden präzisiert und ergänzt. Es ist daher immer sinnvoll, einen Blick auf die oben angegebenen Web-Seiten und Informationen zu werfen und diese gründlich zu lesen.

Eine Gewähr oder Haftung für die Links und/oder deren Inhalte wird von HR konkret – Katja Raschke nicht übernommen. Die Inhalte dieser Zusammenfassung stellen auch keine Rechts- oder Finanzberatung dar.

Bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld und Beantragung von Mitteln kann Ihnen auch gern ein befreundetes Unternehmen helfen, die inhaltlich bei dieser Zusammenfassung auch stark unterstützt hat (HERZLICHEN DANK!):

https://www.office-point.net

Und für das Thema Steuern empfehle ich gern:

https://steuerberaterin-roll.de

Und für konkrete Hilfe, melden Sie sich gern bei mir.

Kommen Sie gesund und sicher durch die Krise!

Bildquelle:

Shutterstock

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

Die sieben wichtigen Schritte in Ihrem Rekrutierungsprozess – von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Mit der Personalrekrutierung fängt Ihr Leben als Chef oder Chefin an. Der Start in diesen Prozess ist mit vielen Unsicherheiten oder auch ersten Misserfolgen behaftet. Mit vielen Ängsten, ob das wohl alles so richtig ist. Deshalb gibt es hier sieben wesentliche Schritte, wie Sie sicher und erfolgreich durch die Rekrutierung gelangen.

Eine falsche Personalentscheidung wird teuer: ca. 5 – 25% Prozent der erfolgten Einstellungen werden laut FAZ binnen eines Jahres vom Unternehmen oder vom Mitarbeiter* wieder beendet. Je nach Funktion kann es Sie bis zu dem Anderthalbfachen bis Dreifachen eines Bruttojahresgehalts kosten. Das schockt. Und macht deutlich, wie wichtig eine gute Rekrutierung ist.
Das Risiko einer Fehlbesetzung soll reduziert werden. Beide Seiten, Arbeitgeber wie Kandidat, sollen einen guten und realistischen Eindruck voneinander erhalten und sich auf dieser Basis entscheiden.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, sich den Rekrutierungsprozess zu verdeutlichen. Hier die sieben wichtigen Schritte der Rekrutierung von der Vorbereitung bis zur Entscheidung, die Sie durchlaufen sollten:

1. Analysieren Sie Ihre Situation und die Prozesse im Unternehmen.

Welche Prozesse haben oder benötigen Sie? Was dient Ihrem Unternehmenszweck? (Siehe auch mein Blogartikel „Personallösungen von der Stange“)
Definieren Sie, was die Stelle leisten soll. Wie soll sie dem Unternehmen dienen?

Was muss ein Stelleninhaber mitbringen, um die Stelle gut ausfüllen zu können? Welche Kompetenzen soll er mitbringen?

  • Fachkompetenz: welche Ausbildung, handwerkliche, technische, kaufmännische Grundkompetenz und so weiter muss vorhanden sein?
  • Methodenkompetenz: welche Methoden, Arbeitsweisen, Arbeitsstrukturen, gegebenenfalls Hilfsmittel muss beherrscht werden?
  • Sozialkompetenz: Empathie, Freundlichkeit, Serviceorientierung, Teamplayer, Führungspersönlichkeit und so weiter
  • Über welche weiteren Eigenschaften sollte derjenige verfügen? (Tipp: Sie können mich gern über das Kontaktformular anschreiben, wenn Sie eine kostenfreie Übersicht von Adjektiven erhalten möchten, die es Ihnen ermöglicht eine schnelle Übersicht zu erhalten, welche Eigenschaften Ihr zukünftiger Mitarbeiter haben sollte.)

Welche Werte sind Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig?

Welche Motivatoren treiben Sie persönlich in Ihrer Arbeit, was haben Sie schon an Bord, was benötigen Sie zur Ergänzung in Ihrem Team? Auch hier empfehle ich Ihnen gern nochmal den Artikel „Personallösungen von der Stange“, wo ich die Motivatoren näher beschreibe.

2. Definieren Sie das Profil der Stelle, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und formulieren Sie eine Ausschreibung oder Anzeige.

Definieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und gewichten Sie sie.

Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bereit sind anzubieten, bezogen auf Entgelt, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildung, Anzahl der Urlaubstage, et cetera.

3. Definieren Sie die Suchwege.

Wo soll die Anzeige erscheinen? Print, Aushänge, lokale oder überregionale Medien, Zeitung, Radio, Online-Medien, Online-Jobbörsen, Ihre Homepage, Social Media und so weiter. Denken Sie auch an Empfehlungen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern.

Denken Sie dabei bitte auch immer an die geschlechtsneutrale Ausschreibung mit m/w/d. Ansonsten kann es teuer werden.

EXTRA TIPP:
Apropos teuer: bei den Eingangsbestätigungen und dem Umgang mit personenbezogenen Daten bitte immer an die DSGVO denken. Bereiten Sie vor Schaltung der Anzeige Ihr Bewerbermanagement diesbezüglich vor. Und: Bewerbungen immer für 6 Monate nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens aufheben.

4. Treffen Sie eine Vorauswahl.

Schauen Sie sich Ihre Auswahlkriterien an und legen Sie dann die Kandidaten fest, die in die Vorauswahl kommen. Denken Sie bitte daran: lieber ein Bewerber mehr, als einer zu wenig. Manchmal befindet sich ein Schatz unter den vermeintlich schlechter geeigneten Kandidaten, der aber nicht all Ihre Kriterien erfüllen mag, sich aber entwickeln kann. Wenn möglich, sprechen Sie die Profile mit einer Person Ihres Vertrauens durch. Jeder hat eine andere Sichtweise und es fallen vielleicht zusätzliche Aspekte auf.

5. Laden Sie Kandidaten ein und führen Sie das Vorstellungsgespräch.

Möglich zunächst per Telefon oder Video-Call und dann auf jeden Fall persönlich. In der Rekrutierung empfehle ich dringend das Vier-Augen-Prinzip. Nehmen Sie eine zweite Person zum Gespräch dazu. Entweder einen Profi, der Sie unterstützt oder einen Mitarbeiter, Teamkollegen oder ähnlich. Der Vorteil ist: Sie haben dadurch immer zwei Perspektiven, zwei Eindrücke und jeder hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fragen. So erhalten Sie ein ausgewogeneres Bild und vor allem aber haben Sie jemanden, mit dem Sie sich sich über Ihre Eindrücke austauschen können. Legen Sie gern hierzu vor dem Gespräch auch Ihre Rollen oder Redeanteile fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, Antworten und Unterlagen erhalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen.

EXTRA TIPP:
Es gibt aus rechtlicher Sicht Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen dürfen. Zu diesen sogenannten unzulässigen Fragen zählen unter anderem Fragen zum Familienstand und zur Familienplanung, zur sexuellen Orientierung, zur Tätigkeit des Partners, Fragen zu anderen Familienmitgliedern, Fragen zur gesundheitlichen Situation, Fragen zu privaten Ansichten (Region, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Es gibt allerdings auch Ausnahmen und Offenbarungspflichten, zum Beispiel, wenn die Antwort auf eine Frage für den Job relevant ist. Etwa nach Vorstrafen bei Polizisten oder angehenden Juristen.

6. Treffen Sie die Entscheidung und seien Sie schnell.

Kandidaten verdienen eine klare und zügige Rückmeldung. Egal ob Zusage oder Absage. Achten Sie auch hier auf rechtliche Grundlagen (Verhinderung von Diskriminierung „Antidiskirimierungsgesetz (AGG)”, Datenschutz „DSGVO“).

7. Erstellen Sie einen Vertrag und senden Sie diesen dem Kandidaten zu.

Setzen Sie eine Frist für die Rücksendung des unterschriebenen Vertrags.

EXTRA TIPP:
Neben Anwälten stellen die Industrie- und Handwerkskammern Ihren Mitgliedern kostenfrei gute Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie aber zum Teil ergänzen müssen.

Jetzt gilt es: Daumen drücken und hoffen, dass der Kandidat zusagt.

Wenn ja, herzlichen Glückwunsch!

Die klassische Rekrutierung endet genau hier. Allerdings gehört für mich die Vorbereitung des Eintritts in das Unternehmen und die intensive Vorbereitung der Einarbeitung als nächster Schritt unbedingt dazu.

Viel Erfolg mit Ihrem neuen Mitarbeiter.

* Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche grammatische Form. Es dürfen sich aber bitte immer alle angesprochen fühlen. Es gilt immer “m/w/d”.