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Arbeiten im Home-Office  – Tipps für Arbeitgeber

Arbeiten im Home-Office – Tipps für Arbeitgeber

Home-Office war für viele Unternehmer und Angestellte trotz der seit Jahren existierenden Regelungen und öffentlichen Diskussionen immer noch ungewohnt. Die Corona-Krise und damit einhergehenden die Pandemie- und Quarantäneregelungen haben dann für viele mit  einem Paukenschlag Fakten geschaffen. Auf einmal musste gefühlt alle Welt ins Home-Office. Es gilt, die Arbeit im Home-Office für die Zukunft so erfolgreich vorzubereiten und zu gestalten, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und beide Seite zufrieden sind. Deshalb habe ich hier einige Tipps und Anregungen für Arbeitgeber zur Nutzung des Home-Office als zusätzliche Arbeitsform zusammengestellt.

 

Arbeiten im Home-Office ist für mich bereits seit 2003 Realität. Mal mehr, mal weniger. Seit meiner Selbständigkeit ohnehin. Ich genieße dabei durchaus die Abwechslung zwischen Terminen bei und mit Kunden, gelegentliche Arbeit im Co-Working Space und der Arbeit im Büro daheim.

Diese Arbeitsform hat mich durchaus vor einige Herausforderungen gestellt, allerdings konnte ich planen und mit sukzessive darauf einstellen. Dies konnten viele Arbeitnehmer und Arbeiter jetzt nicht oder kaum. Manche Arbeitgeber (zum Teil Arbeitnehmer) haben sich seit Jahren gegen Home-Offices gewehrt und plötzlich ist es eine Notwendigkeit, um das Unternehmen am Leben zu halten und das Einkommen und den Job zu sichern.

Die Krise wird vermehrt das Schaffen von mehr Home-Office Möglichkeiten zur Folge haben. Die Arbeitgeber werden durch die aktuelle Erfahrung weniger Ausreden haben, dem Wunsch ihrer Mitarbeiter*innen nach (gelegentlicher) Arbeit im Home-Office nachzukommen. Viele hatten die unterschiedlichsten Vorbehalte. Dabei ist auch das Home-Office eine Möglichkeit, um als Arbeitgeber attraktiv für Fachpersonal zu sein. Gleichzeitig kann es Ihnen die Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens in Krisen- oder Katastrophenfällen ermöglichen.

Aktuell lohnt sich auf jeden Fall auch der Blick auf das Förderprogramm der Bundesregierung “go-digital”, welches aufgrund der Corona-Krise auch die Förderung von Home-Offices ermöglicht auch bei einem Start der Maßnahme vor Erhalt eines Zustellungsbescheids. Näheres finden Si auf der Seite des BMWI.

Um das Home-Office für alle Beteiligten zu einem Erfolg zu machen und es als zusätzliche, dauerhafte Arbeitsform in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen.

 

Überlegungen vor der Einführung oder zur Beibehaltung von Home-Offices

 

  • Welche Aufgaben und Funktionen lassen sich in Ihrem Unternehmen (temporär) auch aus dem Home-Office erledigen? Erstellen Sie eine Übersicht. Welche Funktionen waren vielleicht auch in der jetzigen Krisensituation problemlos ins Home-Office zu übertragen?
  • Welches Equipment, welche technische Ausrüstung und welche Programme  benötigen Sie in Ihrem Unternehmen um den Betrieb am Laufen zu halten? Welche Software und welche sicheren Zugänge zum Unternehmensnetzwerk können Sie etablieren?
  • Klären Sie mit den Mitarbeitern, wer überhaupt Interesse am Home-Office hat. Nicht jeder ist ein wahrer Fan oder hat die Möglichkeit, daheim in Ruhe zu arbeiten. Aber die Option dazu, hätten viele meines Erachtens gern.
  • Klären Sie die notwendigen räumlichen Voraussetzungen: wo kann daheim gearbeitet werden, gibt es einen separaten Raum, wer hat Zugang zu der Firmenausstattung, wie lässt sich alles sichern (Hardware und Daten) und so weiter.
  • Treffen Sie eine schriftliche Home-Office Vereinbarung zu den Rahmenbedingungen (zeitlicher Rahmen, Lage der Arbeitszeit, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Datenschutz,Erstattung von Internet- und Telefonkosten und so fort). Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern*innen auch die versicherungsrechtlichen Fragen. Es ist wichtig zu wissen, was zum Beispiel im Home-Office ein Arbeitsunfall ist. Ihre Berufsgenossenschaft ist hier auch immer ein guter Ansprechpartner.

Neben diesen wichtigen, klassischen Rahmenbedingungen gibt es aber auch andere organisatorische Absprachen und Arbeitsweisen, die Sie in Betracht ziehen sollten. Die Mitarbeiter*innen sollen im Home-Office produktiv bleiben können und beide Seiten sollten letztendlich auch ein gutes Gefühl bei der Sache haben. Auch müssen Sie sich die Führungskräfte Gedanken dazu machen, was das für Ihre Führungsarbeit bedeutet.

 

Tipps für Arbeitsorganisation und Vertrauen

 

Manche Arbeitgeber haben schlichtweg Angst, keinen Zugriff auf die Arbeitsleistung zu haben oder keinen aktuellen Stand der Arbeit abfragen zu können. Damit beide Seiten beruhigt und vertrauensvoll zusammenarbeiten können, sind folgende Punkte hilfreich:

  • Beschreiben Sie Ihre Prozesse. Das ist aus meiner Sicht eine grundlegende Voraussetzung für jegliche Arbeit, speziell im Home-Office. Das wird Ihnen auch jede Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen erheblich erleichtern.
  • Klären Sie die gegenseitigen Erwartungshaltungen und Vorstellungen:  sprechen Sie offen an, welche Befürchtungen Sie haben und was Sie erwarten. Fragen Sie nach, was Ihre Mitarbeiter*innen brauchen und sich wünschen.
  • Klären Sie, wer wann und mit welcher (gegebenenfalls täglichen) Vorlaufzeit im Home-Office arbeitet.
  • Stellen Sie Regeln auf. Brauchen Sie eine Kernarbeitszeit oder garantierte telefonische Erreichbarkeit im Home-Office? Wie kurzfristig müssen zum Beispiel Telefonate und Videokonferenzen möglich sein.
  • Wie stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte haben? Programme wie MS-Projekt, Meister-Task, Asana oder andere können da eine gute Hilfe sein.
  • Benchmark zur dezentralen Führung: schauen Sie bei anderen Unternehmen oder auch in Ihrer eigenen Vertriebsstruktur, welche Formen von Zielfestlegung – Delegation – Kommunikation und Ergebniskontrolle sich dort bewährt haben. Manchmal sind es die kleinen Tipps, die Ihnen so viel weiterhelfen können. Sprechen Sie Ihre Vorstellungen mit jemanden durch, der schon länger mit Arbeit und Führungen Mitarbeitern im Home-Office Erfahrung hat.
  • Bauen Sie regelmäßige Reflexionen und Feedback-Runden zur Arbeit im Home-Office ein. Funktioniert die Arbeitsweise in der aktuellen Form zur Zufriedenheit für beide Seiten? Berücksichtigen Sie auch die Widerstände auf die Sie treffen. Was sind unerwartete Widrigkeiten auf die Sie oder Ihre Mitarbeiter treffen.

 

Je klarer Sie Ihre Vorstellungen kommunizieren, im engen Kontakt bleiben und sich gegenseitig abgleichen, um so einfacher wird die Arbeit und Führung der Mitarbeiter*innen im Home-Office und so kann aus dem Experiment in der Krise eine dauerhafte, für alle Seiten bereichernde Arbeitsform für die Zukunft werden.

Nehmen Sie sich ruhig auch einmal die Zeit, um auszutauschen, wie man im Home-Office seinen Tag strukturiert, sich Zeitfenster für Pausen und konzentriertes Arbeiten schafft und sich abschotten kann. Hier gibt es auch kleine Hilfsmittel, wie die Pomodoro-Technik (auch als App), geräuschreduzierende Kopfhörer oder Apps wie Brain.fm mit konzentrationsfördernder Musik. Auch sollte durchaus thematisiert werden können, wie man sich mental und äußerlich auf seinen Tag vorbereitet, genauso als wenn man sich auf den Weg ins Büro machen würde.

Jede Minute, die Sie hier in die Vorbereitung und Überprüfung investieren, ist gut investiert, denn Sie schützt Sie vor Enttäuschung, Missverständnissen und Produktivitätsverlust.

Haben Sie weitere Fragen zu Vereinbarungen zur Arbeit im Home-Office, Arbeitsorganisation oder Führung? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

 

 

 

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Coronakrise – Zusammenstellung nützlicher Informationen – Personalmanagement, Kurzarbeit, Liquidität

Coronakrise – Zusammenstellung nützlicher Informationen – Personalmanagement, Kurzarbeit, Liquidität

 Achtung: der Artikel wird sukzessive und kontinuierlich ergänzt, präzisiert, erweitert

Hier habe ich Ihnen eine Informationen und Links zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, gut durch die Krise zu kommen. Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und das ist meines Erachtens aktuell auch kaum möglich. Wenn Sie Fragen haben, die Sie rund um das Thema Personalmanagement und Führung in dieser Krise nicht beantwortet finden, so schreiben Sie mir gern. Ich versuche dann, es Ihnen zu beantworten und hier zu ergänzen.

Zum Thema COVID19-Test, Krankmeldung, Quarantäne und Schließung

  1. Mitarbeiter, die sich aktuell einem Covid19-Test unterziehen, werden in der Regel zunächst vom Arzt Krank geschrieben, d. h. sie laufen zunächst in die normale Lohnfortzahlung.
  2. Wird ein Mitarbeiter vom Gesundheitsamt unter Quarantäne gesetzt, so benötigt der Arbeitgeber in der Regel ein Attest oder Dokument des Gesundheitsamtes. Auch hier geht der Arbeitgeber zunächst in Vorleistung, d.h. die Lohnfortzahlung. Das Unternehmen muss dann Anträge stellen, um die Erstattung nachher zu beantragen.
    https://www.tk.de/firmenkunden/service/versicherung/versicherung-faq/arbeitgeberinfos-coronavirus/erstattung-lohnkosten-quarantaene-2080186
    Achtung: für die Erstattung von Quarantänekosten gilt eine Frist von 3 Monaten:

Hier ist das zuständige Amt nach PLZ zu ermitteln: https://tools.rki.de/PLZTool/

 

  1. Wenn Ihr Betrieb aufgrund behördlicher Anordnung eingestellt werden muss: Wer aufgrund des Infektionsschutzgesetzes einem Tätigkeitsverbot unterliegt (§ 34, 42 IfSG) bzw. von der zuständigen Behörde einem Tätigkeitsverbot unterworfen wird (§ 31 IfSG) bzw. abgesondert wurde (§§ 28 ff IfSG) und daher einen Verdienstausfall erleidet, erhält grundsätzlich eine Entschädigung nach §56 Infektionsschutzgesetz. Schäden sind dabei (zum Beispiel durch Errichtung eines Home-Office) so gering wie möglich zu halten. (Achtung: Eine freiwillige Quarantäne oder ein generelles (gesundheitsabhängiges) Tätigkeitsverbot (z.B. Betriebsschließungen im Einzelhandel) eröffnen keinen Entschädigungsanspruch nach dem IfSG.
    Aber Achtung auf den Seiten der Landschaftsverbände finden sich hierzu gegenteilige Aussagen:                                                           https://www.lvr.de/de/nav_main/soziales_1/soziale_entschaedigung/taetigkeitsverbot/taetigkeitsverbot.jsp#section-2628646    UND   https://www.corona-infos.lwl.org/de/haeufig-gestellte-fragen/#entschadigungen-bei-verdienstausfall sie verweisen beide hierfür auch auf https://www.wirtschaft.nrw/coronavirus-informationen-ansprechpartner

 

Allgemein informative Seiten:

https://www.bundesregierung.de/breg-de
https://land.nrw/corona

„Virusscanner“ zeigt die globale Verbreitung an:
https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6

https://www.infektionsschutz.de
Seite des Robert-Koch-Instituts www.rki.de

https://www.igmetall.de/politik-und-gesellschaft/wirtschaftspolitik/arbeitsmarkt/so-funktioniert-kurzarbeit

www.bgetem.de oder generell die Seiten Ihrer Berufsgenossenschaft

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
Dort gibt es ein Handbuch für die betriebliche Pandemieplanung als pdf herunterzuladen

https://www.sihk.de/container/fuerunternehmer/corona oder die Seite, der für Sie ggf. zuständigen Kammer

https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/de_corona

 

Zum Thema Kurzarbeit:

https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

https://www.arbeitsagentur.de/kurzarbeit

Und dazu hier ein wichtiges Merkblatt, welches auch die Voraussetzungen gut zusammenfasst:

https://www.arbeitsagentur.de/datei/kug-corona-virus-infos-fuer-unternehmen_ba146368.pdf

Beachten Sie bitte unbedingt, dass Sie für die Beantragung von Kurzarbeitergeld a)  eine Anzeige (https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf) und b)  danach für jeden Monat nachträglich einen (Leistungs-) Antrag (https://www.arbeitsagentur.de/datei/antrag-kug107_ba015344.pdf) stellen müssen.

Unter welchen Voraussetzungen Sie als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen können und wie das Verfahren abläuft, erläutern die beiden Videos auf der Seite der Agentur für Arbeit sehr gut: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-video

Der Ort der Betriebsstätte entscheidet über die für Sie zuständige Agentur für Arbeit.

Für den Märkischen Kreis (mein Heimatbezirk) ist es dann Dortmund.

Während der Kurzarbeit darauf achten, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter penibel geführt werden! Insbesondere wichtig für Unternehmen ohne klassische Zeiterfassung.

Der Umfang/die Dauer der Kurzarbeit ist auf Antrag veränderbar. Allerdings werden auch die Ämter überlastet sein und um Aufwand und Komplikationen so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, die Anträge in der Ausgestaltung gut zu überlegen.

Update 10.06.2020:

Durch die Medien ist vielleicht bekannt ist, dass die Bundesregierung das Kurzarbeitergeld unter bestimmten Bedingungen aufgestockt hat. Hier die Infos dazu nochmal in Kürze:

Arbeitnehmer, die aufgrund der aktuellen Situation 50 Prozent oder weniger arbeiten, können nun ein erhöhtes Kurzarbeitergeld beziehen. Befristet bis zum 31. Dezember 2020, beträgt das Kurzarbeitergeld ab dem vierten Bezugsmonat 70 Prozent, ab dem siebten Bezugsmonat 80 Prozent. Haushalte mit Kindern bekommen jeweils 7 Prozentpunkte mehr Kurzarbeitergeld.

Vielfach nicht bekannt:

Der Bezug von Kurzarbeitergeld hat auch steuerliche Auswirkungen. So ist die Hilfe zwar steuerfrei, das Geld unterliegt jedoch dem sogenannten “Progressionsvorbehalt”.  
Wer Kurzarbeitergeld erhält, muss unbedingt nächstes Jahr die Steuererklärung 2020 einreichen. Es betrifft alle Steuerzahler, die mehr als 410 Euro aus der Arbeitslosenversicherung erhalten haben.

Der so genannte Progressionsvorbehalt kann zu Steuernachzahlungen führen
Bei der Berechnung des Steuersatzes wird zuerst das zu versteuernde Einkommen ermittelt. Dies fällt wegen der Kurzarbeit geringer aus. Dann rechnet die Finanzbehörde das Kurzarbeitergeld hinzu. Von der sich daraus ergebenden Summe wird der Steuersatz errechnet. Das heißt: Der Steuersatz fällt durch die Zahlungen aus der Arbeitslosenversicherung höher aus. Mit diesem Steuersatz wird dann das steuerpflichtige Einkommen besteuert.

Das betrifft auch Ehepaare oder eingetragene Lebenspartnerschaften, die zusammen veranlagt sind. Ist einer der Partner in Kurzarbeit, wird der durch den Progressionsvorbehalt erhöhte Steuersatz auf das gemeinsame, zu versteuernde Einkommen angewendet. “In der Folge kann der Progressionsvorbehalt dazu führen, dass  Arbeitnehmer im nächsten Jahr auch Steuern nachzahlen müssen”.

Um die günstigste Konstellation bei Ehegatten zu finden, ist es ggfs. sinnvoll eine getrennte Veranlagung durchzurechnen. Hier lohnt es sich also, die Mitarbeitenden zu informieren.

Wichtig:

In Betrieben mit einem Betriebsrat muss eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat zur Einführung von Kurzarbeit getroffen werden. Ansonsten müssen Sie Ihre Arbeitsverträge überprüfen, was dort zum Thema Kurzarbeit vereinbart wurde und/oder eine einfache Einverständniserklärung der Arbeitnehmer einholen. Ich empfehle dies aus datenschutzrechtlichen Gründen, nicht als Liste durchzuführen, sondern mit jedem Mitarbeiter einzeln, eine generelle Information können Sie aber natürlich in der Gruppe durchführen:

Textbeispiel:

„Sehr geehrte/r Her/Frau XXXX,

aufgrund >Anlass< erwarten wir für unser Unternehmen /unseren Standort starke wirtschaftliche Beeinträchtigungen, die die Fortführung des Betriebs erheblich einschränken.

Wir beabsichtigen daher, zumindest in der Zeit vom  XXXXX bis zum XXXXX Kurzarbeit einzuführen. Der genaue Umfang der Kurzarbeit ist derzeit nicht absehbar und kann bis zur Kurzarbeit von 100% führen, wenn es nicht möglich sein sollte, Arbeiten im Home-Office durchzuführen. ODER wir werden den Betrieb gemäß der angehängten Anlage schließen / Tätigkeiten ruhen lassen.

Wir bitten Sie, Ihr Einverständnis zur Durchführung und Umfang der Kurzarbeit durch Ihre Unterschrift zu erteilen und zu bestätigen, dass wir Sie über die Rahmenbedingungen der Kurzarbeit informiert haben.

 

Datum

 

Unterschriften Unternehmen                                Arbeitnehmer/in“

—————————————————————————————————————————————–

 

Und generell:

Auch einem Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH kann Kurzarbeitergeld gewährt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Voraussetzung ist jedoch, dass der Geschäftsführer nach dem Dienstvertrag und den tatsächlichen Gegebenheiten innerhalb der GmbH als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer anzusehen ist. (Urteil des SG Kassel vom 23.03.2006 S 11 AL 1435/03 DB 2006, 1682)

Als Selbständiger, der in der freiwilligen Weiterversicherung eingebunden ist, dürfen Sie Arbeitslosengeld beantragen:

https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

Ein Kurzarbeitergeld für Selbständige, die in der der freiwilligen Weiterversicherung / Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag kann ich trotz erster Meldungen nicht wiederfinden. Sollte sich das ändern, nehme ich es sofort auf.

https://www.arbeitsagentur.de/datei/hinweis-alv_ba013509.pdf

Immer eine gute Adresse für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale – aktuell kein Kurzarbeitergeld für Mini-Jobber: https://www.minijob-zentrale.de/DE/00_home/01_aktuelles/Kurzarbeitergeld.html

Für Azubis gibt es aktuell auch Sonderreglungen zur Teilnahme an der Kurzarbeit.

 

Arbeitsrechtliche Folgen

Hier eine Zusammenfassung der Arbeitgeberverbände:

https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/res/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf/$file/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf

Anmeldung zum Download erforderlich: https://shop.haufe.de/uebersicht-coronavirus?emos_sid=AXD3srmMP_JycDj*zdfB20KWer_UPUsv&emos_vid=AW6tN5I4MdTeWHsLYDQO1AY7xBi498pA&_ga=2.149384374.1268924318.1584703651-1581136370.1580909516

 

Ausgangssperren/Arbeitsbescheinigungen – “Passierscheine“:

Sollten in den nächsten Tagen Ausgangssperren in weiteren Bundesländern verhängt werden und Mitarbeiter die Betriebsstätten besuchen müssen, so wird es vermutlich notwendig sein, eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorzulegen, ansonsten können u.U. empfindliche Strafen folgen.

Home-Office:

Findet eine Tätigkeit im Home-Office statt, ist auch dort zu beachten, dass Arbeitsschutzmaßnahmen und Datenschutzbestimmungen eingehalten und entsprechend sichergestellt werden müssen. Empfehlenswert ist es, dazu eine kurze Vereinbarung mit den Arbeitnehmern zu schließen (ggf. unter Beteiligung des Betriebsrates).

Der Bund hat nun auch die Unterstützung bei der Errichtung von Home-Office Arbeitsplätzen und Digitalisierung im Programm “go-digital”erweitert:

https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html

 

Zum Thema Liquiditätshilfen, Hilfspakete, Rettungsschirm, etc.

  1. Herabsetzung von Steuervorauszahlungen

Um Liquiditätsengpässe zu mindern, können z.B. Anträge auf Herabsetzung der Steuervorauszahlungen auf die Einkommensteuer und Körperschaftssteuer gestellt werden (Gewerbesteuer noch unklar). Hierbei ist zu beachten, dass die Steuer später anhand des tatsächlichen Einkommens festgesetzt wird, so das eine Herabsetzung nur Sinn macht um einen vorübergehenden Liquiditätsengpass zu überbrücken oder wenn schon jetzt klar ist, das die gesamten Einkünfte in 2020 niedriger sein werden als sie der Steuervorauszahlung zugrunde liegen.

  1. Stundung von fälligen Steuerzahlungen

Bei fälligen Steuerzahlungen aufgrund von Steuerbescheiden sollte ein Antrag auf Stundung – Ratenzahlung – gestellt werden.

Die Finanzverwaltung wird angewiesen, unbürokratisch zu handeln und keine strengen Anforderungen an die Prüfung zu stellen, ob die Einziehung der Steuern eine erhebliche Härte darstellen würde (wie es sonst der Fall ist).

  1. Auf Vollstreckungsmaßnahmen

(z. B. Kontopfändungen) beziehungsweise Säumniszuschläge wird bis zum 31. Dezember 2020 verzichtet, solange der Schuldner einer fälligen Steuerzahlung unmittelbar von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen ist. Auch werden laut aktueller Information von den Finanzämtern keine Außenprüfungen durchgeführt.

  1. Überbrückung von Liquiditätsengpässen

Für die Überbrückung von Liquiditätsengpässen hat die Bundesregierung unbegrenzte Kredite zugesagt. Näheres dazu finden Sie hier: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/altmaier-zu-coronavirus-stehen-im-engen-kontakt-mit-der-wirtschaft.html

In NRW stehen Unternehmen verschiedene öffentliche Finanzierungsangebote zur Verfügung. Kredite zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen können durch die Bürgschaftsbank NRW (bis 1,5 Mio. Euro) und das Landesbürgschaftspro-gramm (ab 1,5 Mio. Euro, offen auch für Großunternehmen) besichert werden. Auf den jeweiligen Internetseiten finden Sie weiterführende Informationen sowie Ansprechpartner. Bei notwendigen Überbrückungsfinanzierungen sollte zudem zeitnah das Gespräch mit der Hausbank gesucht werden, denn die Vergabe von Bürgschaften, Haftungsfreistellungen und günstigen Krediten erfordert immer die Begleitung durch eine Hausbank.

Für die KfW-Förderkredite wurde Folgendes beschlossen:
Beim KfW-Unternehmerkredit sind Risikoübernahmen (Haftungsfreistellungen) für die durchleitenden Finanzierungspartner (in der Regel Ihre Hausbank) von bis zu 80 % für Betriebsmittelkredite bis 200 Mio. Euro Kreditvolumen möglich. Außerdem ist die Haftungsfreistellung auch für Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 2 Mrd. Euro geöffnet worden. Diese Bedingungen gelten für Unternehmen, die länger als fünf Jahre am Markt sind und auch für den ERP-Gründerkredit, der sich an Unternehmen richtet, die weniger als fünf Jahre am Markt sind.

Unternehmen, die mehr als fünf Jahre am Markt sind, können außerdem den KfW-Kredit für Wachstum beantragen. Dieser Kredit dient der allgemeinen Unternehmensfinanzierung inklusive Betriebsmittel im Wege der Konsortialfinanzierung. Bisher hatte der Kredit eine Beschränkung auf Investitionen in Innovation und Digitalisierung, die nun aufgehoben wurde. Außerdem wurde die Umsatzgrenze für antragsberechtigte Unternehmen auf fünf Mrd. Euro und die anteilige Risikoübernahme auf bis zu 70 % erhöht.

Zusätzlich soll für „kleine“, „mittlere“ sowie „große“ Unternehmen je ein KfW-Sonderprogramm vorbereitet und schnellstmöglich eingeführt werden. Die Risikoübernahme bei Investitionsmitteln (Haftungsfreistellungen) wird verbessert und beträgt bei Betriebsmitteln bis zu 80 %, bei Investitionen bis zu 90 %. Diese können auch von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die krisenbedingt vorübergehend in Finanzierungsschwierigkeiten (krisenadäquate Erhöhung der Risikotoleranz) geraten sind. Überdies wird die KfW für diese Unternehmen konsortiale Strukturen anbieten. Der Start dieser Sonderprogramme unterliegt jedoch dem Vorbehalt einer Genehmigung durch die Europäische Kommission.

Die Antragsstellung erfolgt über Ihre Hausbank bzw. Finanzierungspartner, d.h. Geschäftsbanken, Sparkassen, Genossenschaftsbanken, Direktbanken, Bausparkassen, Versicherungen oder die Finanzvermittler. Für konkrete Fragen können Sie auch die KfW-Hotline kontaktieren 0800 539 9001 – Mo – Fr 08:00 bis 18:00 Uhr

Auf Vollstreckungsmaßnahmen beziehungsweise Säumniszuschläge wird bis zum 31. Dezember 2020 verzichtet, solange der Schuldner einer fälligen Steuerzahlung unmittelbar von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen ist.

Bei den Steuern, die von der Zollverwaltung verwaltet werden (z.B. Energiesteuer und Luftverkehrssteuer), ist die Generalzolldirektion angewiesen worden, den Steuerpflichtigen entgegen zukommen. Gleiches gilt für das Bundeszentralamt für Steuern, das für die Versicherungssteuerund die Umsatzsteuer zuständig ist und entsprechend verfahren wird. Die Generalzolldirektion hat ein FAQ erstellt.

Die Steuererleichterungen beantragen Sie in der Regel bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Informationen für NRW inkl. eines aktuellen Hinweises der Finanzverwaltung finden Sie unter: https://www.finanzverwaltung.nrw.de/de/information/corona

Für die Bürgschaftsbanken und das Großbürgschaftsprogramm wurde Folgendes beschlossen:
Bei den Bürgschaftsbanken wird der Bürgschaftshöchstbetrag auf 2,5 Mio. Euro verdoppelt. Die Obergrenze am Gesamtobligo der Bürgschaftsbanken wird auf 50 % der Betriebsmittel erhöht. Bürgschaftsbanken können nun Bürgschaftsentscheidungen bis zu einem Betrag von 250.000 Euro eigenständig und innerhalb von 3 Tagen treffen.

Die Kreditherkunft spielt für die Bürgschaft keine Rolle, es können Kredite der KfW, Landesförderinstitute oder Hausbankkredite verbürgt werden. Eine kostenlose Anfrage für ein Finanzierungsvorhaben können Sie online über das Finanzierungsportal der Bürgschaftsbanken stellen.

Das bislang auf Unternehmen in strukturschwachen Regionen beschränkte Großbürgschaftsprogramm(parallele Bund-Länder-Bürgschaften) wird für Unternehmen außerhalb dieser Regionen geöffnet. Der Bund ermöglicht die Absicherung von Betriebsmittelfinanzierungen und Investitionen ab einem Bürgschaftsbedarf von 50 Mio. Euro und mit einer Bürgschaftsquote von bis zu 80 %. Informationen zur Beantragung erhalten Sie in der Förderdatenbank des Bundes.

Darüber hinaus soll die reguläre dreiwöchige Insolvenzantragspflicht bis zum 30.09.2020 ausgesetzt werden. Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz bereitet eine entsprechende gesetzliche Regelung vor. Außerdem übernimmt der Bund weiterhin Exportkreditgarantien. Informationen hierzu finden Sie im FAQ des BMWi und direkt bei der Euler Hermes AG.

Außerdem können Sie sich mit Ihrem konkreten Anliegen zu den Auswirkungen des Coronavirus an die BMWi-Hotline wenden: Hotline für Unternehmen 030-18615-1515 – Mo-Fr 9:00 bis 17:00 Uhr. Zusätzlich finden Sie auf der Webseite des BMF ein FAQ.

Die Informationen zur Liquiditätssicherung sind darüber hinaus zum Teil bundeslandspezifisch. Hier beispielhaft:

Nordrhein-Westfahlen

Seit Freitag, den 27.03.2020 ist die Online-Beantragung der Soforthilfen möglich sein, beachten Sie aber bitte die Bedingungen, die Sie insbesondere auch im Bereich der FAQs/ Fragen und Antworten gute erklärt finden:
https://www.wirtschaft.nrw/nrw-soforthilfe-2020

https://www.wirtschaft.nrw/coronavirus-informationen-ansprechpartner

Baden-Württemberg:

https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/

Sachsen:

https://www.sms.sachsen.de/coronavirus.html

Das Land NRW hat am 19.03.2020 die Bundesmaßnahme ergänzende Liquiditätshilfe beschlossen. Das Land NRW erstattet auf Antrag als Liquiditätshilfe die bereits am 10.2. von den Unternehmen bezahlte Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung für 2020.

Es handelt sich nicht um einen Zuschuss, denn am 10.2. des Folgejahres wird diese Sondervorauszahlung sowieso wieder verrechnet. Es handelt sich damit jedoch um eine Liquiditätshilfe für ein ganzes Jahr in Höhe der Sondervorauszahlung.

Firmen, die nicht in NRW ansässig sind, könnten vielleicht schauen, ob die anderen Bundesländer eine ähnliche Maßnahme erlassen haben. Ich denke, dass davon auszugehen ist.

ACHTUNG: Die einzelnen Punkte dieser Zusammenstellung ändern sich zum Teil täglich oder werden präzisiert und ergänzt. Es ist daher immer sinnvoll, einen Blick auf die oben angegebenen Web-Seiten und Informationen zu werfen und diese gründlich zu lesen.

Eine Gewähr oder Haftung für die Links und/oder deren Inhalte wird von HR konkret – Katja Raschke nicht übernommen. Die Inhalte dieser Zusammenfassung stellen auch keine Rechts- oder Finanzberatung dar.

Bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld und Beantragung von Mitteln kann Ihnen auch gern ein befreundetes Unternehmen helfen, die inhaltlich bei dieser Zusammenfassung auch stark unterstützt hat (HERZLICHEN DANK!):

https://www.office-point.net

Und für das Thema Steuern empfehle ich gern:

https://steuerberaterin-roll.de

Und für konkrete Hilfe, melden Sie sich gern bei mir.

Kommen Sie gesund und sicher durch die Krise!

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So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

Die sieben wichtigen Schritte in Ihrem Rekrutierungsprozess – von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Mit der Personalrekrutierung fängt Ihr Leben als Chef oder Chefin an. Der Start in diesen Prozess ist mit vielen Unsicherheiten oder auch ersten Misserfolgen behaftet. Mit vielen Ängsten, ob das wohl alles so richtig ist. Deshalb gibt es hier sieben wesentliche Schritte, wie Sie sicher und erfolgreich durch die Rekrutierung gelangen.

Eine falsche Personalentscheidung wird teuer: ca. 5 – 25% Prozent der erfolgten Einstellungen werden laut FAZ binnen eines Jahres vom Unternehmen oder vom Mitarbeiter* wieder beendet. Je nach Funktion kann es Sie bis zu dem Anderthalbfachen bis Dreifachen eines Bruttojahresgehalts kosten. Das schockt. Und macht deutlich, wie wichtig eine gute Rekrutierung ist.
Das Risiko einer Fehlbesetzung soll reduziert werden. Beide Seiten, Arbeitgeber wie Kandidat, sollen einen guten und realistischen Eindruck voneinander erhalten und sich auf dieser Basis entscheiden.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, sich den Rekrutierungsprozess zu verdeutlichen. Hier die sieben wichtigen Schritte der Rekrutierung von der Vorbereitung bis zur Entscheidung, die Sie durchlaufen sollten:

1. Analysieren Sie Ihre Situation und die Prozesse im Unternehmen.

Welche Prozesse haben oder benötigen Sie? Was dient Ihrem Unternehmenszweck? (Siehe auch mein Blogartikel „Personallösungen von der Stange“)
Definieren Sie, was die Stelle leisten soll. Wie soll sie dem Unternehmen dienen?

Was muss ein Stelleninhaber mitbringen, um die Stelle gut ausfüllen zu können? Welche Kompetenzen soll er mitbringen?

  • Fachkompetenz: welche Ausbildung, handwerkliche, technische, kaufmännische Grundkompetenz und so weiter muss vorhanden sein?
  • Methodenkompetenz: welche Methoden, Arbeitsweisen, Arbeitsstrukturen, gegebenenfalls Hilfsmittel muss beherrscht werden?
  • Sozialkompetenz: Empathie, Freundlichkeit, Serviceorientierung, Teamplayer, Führungspersönlichkeit und so weiter
  • Über welche weiteren Eigenschaften sollte derjenige verfügen? (Tipp: Sie können mich gern über das Kontaktformular anschreiben, wenn Sie eine kostenfreie Übersicht von Adjektiven erhalten möchten, die es Ihnen ermöglicht eine schnelle Übersicht zu erhalten, welche Eigenschaften Ihr zukünftiger Mitarbeiter haben sollte.)

Welche Werte sind Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig?

Welche Motivatoren treiben Sie persönlich in Ihrer Arbeit, was haben Sie schon an Bord, was benötigen Sie zur Ergänzung in Ihrem Team? Auch hier empfehle ich Ihnen gern nochmal den Artikel „Personallösungen von der Stange“, wo ich die Motivatoren näher beschreibe.

2. Definieren Sie das Profil der Stelle, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und formulieren Sie eine Ausschreibung oder Anzeige.

Definieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und gewichten Sie sie.

Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bereit sind anzubieten, bezogen auf Entgelt, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildung, Anzahl der Urlaubstage, et cetera.

3. Definieren Sie die Suchwege.

Wo soll die Anzeige erscheinen? Print, Aushänge, lokale oder überregionale Medien, Zeitung, Radio, Online-Medien, Online-Jobbörsen, Ihre Homepage, Social Media und so weiter. Denken Sie auch an Empfehlungen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern.

Denken Sie dabei bitte auch immer an die geschlechtsneutrale Ausschreibung mit m/w/d. Ansonsten kann es teuer werden.

EXTRA TIPP:
Apropos teuer: bei den Eingangsbestätigungen und dem Umgang mit personenbezogenen Daten bitte immer an die DSGVO denken. Bereiten Sie vor Schaltung der Anzeige Ihr Bewerbermanagement diesbezüglich vor. Und: Bewerbungen immer für 6 Monate nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens aufheben.

4. Treffen Sie eine Vorauswahl.

Schauen Sie sich Ihre Auswahlkriterien an und legen Sie dann die Kandidaten fest, die in die Vorauswahl kommen. Denken Sie bitte daran: lieber ein Bewerber mehr, als einer zu wenig. Manchmal befindet sich ein Schatz unter den vermeintlich schlechter geeigneten Kandidaten, der aber nicht all Ihre Kriterien erfüllen mag, sich aber entwickeln kann. Wenn möglich, sprechen Sie die Profile mit einer Person Ihres Vertrauens durch. Jeder hat eine andere Sichtweise und es fallen vielleicht zusätzliche Aspekte auf.

5. Laden Sie Kandidaten ein und führen Sie das Vorstellungsgespräch.

Möglich zunächst per Telefon oder Video-Call und dann auf jeden Fall persönlich. In der Rekrutierung empfehle ich dringend das Vier-Augen-Prinzip. Nehmen Sie eine zweite Person zum Gespräch dazu. Entweder einen Profi, der Sie unterstützt oder einen Mitarbeiter, Teamkollegen oder ähnlich. Der Vorteil ist: Sie haben dadurch immer zwei Perspektiven, zwei Eindrücke und jeder hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fragen. So erhalten Sie ein ausgewogeneres Bild und vor allem aber haben Sie jemanden, mit dem Sie sich sich über Ihre Eindrücke austauschen können. Legen Sie gern hierzu vor dem Gespräch auch Ihre Rollen oder Redeanteile fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, Antworten und Unterlagen erhalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen.

EXTRA TIPP:
Es gibt aus rechtlicher Sicht Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen dürfen. Zu diesen sogenannten unzulässigen Fragen zählen unter anderem Fragen zum Familienstand und zur Familienplanung, zur sexuellen Orientierung, zur Tätigkeit des Partners, Fragen zu anderen Familienmitgliedern, Fragen zur gesundheitlichen Situation, Fragen zu privaten Ansichten (Region, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Es gibt allerdings auch Ausnahmen und Offenbarungspflichten, zum Beispiel, wenn die Antwort auf eine Frage für den Job relevant ist. Etwa nach Vorstrafen bei Polizisten oder angehenden Juristen.

6. Treffen Sie die Entscheidung und seien Sie schnell.

Kandidaten verdienen eine klare und zügige Rückmeldung. Egal ob Zusage oder Absage. Achten Sie auch hier auf rechtliche Grundlagen (Verhinderung von Diskriminierung „Antidiskirimierungsgesetz (AGG)”, Datenschutz „DSGVO“).

7. Erstellen Sie einen Vertrag und senden Sie diesen dem Kandidaten zu.

Setzen Sie eine Frist für die Rücksendung des unterschriebenen Vertrags.

EXTRA TIPP:
Neben Anwälten stellen die Industrie- und Handwerkskammern Ihren Mitgliedern kostenfrei gute Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie aber zum Teil ergänzen müssen.

Jetzt gilt es: Daumen drücken und hoffen, dass der Kandidat zusagt.

Wenn ja, herzlichen Glückwunsch!

Die klassische Rekrutierung endet genau hier. Allerdings gehört für mich die Vorbereitung des Eintritts in das Unternehmen und die intensive Vorbereitung der Einarbeitung als nächster Schritt unbedingt dazu.

Viel Erfolg mit Ihrem neuen Mitarbeiter.

* Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche grammatische Form. Es dürfen sich aber bitte immer alle angesprochen fühlen. Es gilt immer “m/w/d”.

Ableitung von Entwicklungskonzepten – Interview mit Simone Engelhard von lernglust

 

Heute hatte ich Simone Engelhard von [lernglust], im Interview. 

In der letzten Woche hatten wir uns bereits über den Einsatz von Mitarbeitergesprächen, worauf man bei deren Durchführung achten sollte und warum sie sich als Instrument zur Bedarfsanalyse eignen. (Hier geht’s zum vorherigen Beitrag und Video)

 

Simone Engelhard ist geschäftsführende Gesellschafterin der [lernglust], die sie nach ihrer 2-jährigen Weltreise gegründet hat. Die Dipl.-Pädagogin mit Schwerpunkt Erwachsenenbildung beschäftigt sich mit den Themen „(Digitales) Lernen im Unternehmen“ und „Personalentwicklung in Zeiten digitaler Transformation“. Hierbei ist sie als Unternehmensberaterin, Lernexpertin und Speakerin tätig.

Wir haben uns darüber unterhalten:

 

  • Warum sind Mitarbeitergespräche die Basis? Wie leite ich als Chef*in daraus Entwicklungsmaßnahmen ab?
  •  Wie stellt man sicherstellt, dass das Trainingskonzept zum Bedarf passt?
  • Welche Art von Lernmöglichkeiten sie für kleinere Unternehmen für sinnvoll erachtet?
  • Welche Tipps hast sie für Chefs/ Chefinnen hat, um zu überprüfen, ob die Lern-oder Trainingsmaßnahmen zum Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter*innen passen?
  • Was  zu berücksichtigen ist, um eine möglichst hohe Wirksamkeit von Trainingsmaßnahmen zu erhalten?

 

 

Hier können Sie sich das Video ansehen: VIDEO

 

 

 

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Warum eignen sich Mitarbeitergespräche als Instrument zur Bedarfsanalyse für Maßnahmen der Personalentwicklung? Was ist bei Mitarbeitergesprächen zu beachten?

Simone Engelhard von [lernglust] hat mich in ihrem [lernotalk] zum Einsatz von Mitarbeitergesprächen interviewt.

Wir sind in dem Gespräch auf folgende Themen eingegangen:

– Warum sind Mitarbeitergespräche wichtige Instrumente für die Personalentwicklung?
– Worauf ist bei Mitarbeitergesprächen zu achten? Was sind absolute No Go‘s?
– Welche weiteren Vorteile, neben der Ableitung von Entwicklungsmaßnahmen, ergeben sich aus       Mitarbeitergesprächen?
– Sollten Mitarbeitergespräche mit allen Mitarbeitern geführt werden?
– Wie strukturiert muss/soll ein Mitarbeitergespräch ablaufen?
– Welche Ergebnisse sollen am Ende eines Mitarbeitergesprächs herauskommen?

Das ganze Interview können Sie sich auf dem YouTube-Kanal von [lernglust] anschauen:

Ankündigung: Am 06. Dezember 2019 um 11:00 Uhr  werde ich Simone Engelhard dann live auf meiner Facebook-Seite interviewen. Dann wird es u.a. darum gehen, wie ich Entwicklungsbedarfe aus Mitarbeitergesprächen ableite und wie ich wirksame Trainingsmaßnahmen definiere und finde.

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Wie Sie zielgerichtete Kommunikation im Unternehmen etablieren

Wie Sie zielgerichtete Kommunikation im Unternehmen etablieren

12 Gründe, warum Sie in Ihrer Unternehmenskommunikation auf Struktur und Kontinuität setzen sollten

 

Wenn Sie nicht auf eine zielgerichtete, regelmäßige Kommunikation in Ihrem Unternehmen achten, vergeben Sie wertvolle Chancen für Abgleiche, Informationen, Verbindung und Führung  – letztlich vergeben Sie den Unternehmenserfolg.

Gute, regelmäßige Kommunikation ist für alle Unternehmen wichtig; egal ob es groß ist oder klein. Gerade in kleineren Unternehmen können Sie mit einer strategischen Kommunikation wichtige Stellschrauben drehen. Der alltägliche Flurfunk reicht für einen langfristigen Unternehmenserfolg eben nicht aus.

 

Die negativen Folgen von fehlender, unstrukturierter Kommunikation

 

Nutzen Sie weder eine Regelmäßigkeit noch eine Struktur in Ihren Besprechungen, so werden Unsicherheiten gefördert und diese können zu Fehlleistungen, überflüssigen Arbeiten und Unzufriedenheit führen. Welcher Arbeitgeber möchte jedoch nicht alles dafür tun, damit sein Geschäft erfolgreich ist und wertvolle Mitarbeiter ihn auf lange Sicht unterstützen. Wiederbesetzungen sind schließlich immer auch ein hoher Kostenfaktor.

Häufig ist Mitarbeitern nicht bewusst, was die Unternehmensziele beinhalten oder mit welchen Mitteln diese erreicht werden sollen und können. Oder Sie wissen nicht, wie und wann sie ihren Chef* zu einer schwierigen beruflichen oder privaten Situation ansprechen können, wann sie mit ihm über eine Fortbildung oder das Gehalt reden können, et cetera. 

 

Mit diesen Kommunikationsanlässen bringen Sie Mitarbeiter und Unternehmen nach vorn

 

Es geht nicht darum, riesige Strukturen aufzubauen. Sie sollten sich aber Gedanken machen, welche wiederkehrenden Kommunikationsanlässe Sie zielgerichtet für sich nutzen können und welche Rahmenbedingungen Sie schaffen können, um erfolgreich, zielorientiert und sogar bindungsorientiert zu kommunizieren.

Das ist gar kein Hexenwerk und Sie können das leicht schaffen. Nur Mut!

Die Anlässe für regelmäßige Kommunikation sind vielfältig und je nach Größe oder Art Ihres  Unternehmens lohnen sich:

 

  • Regelmäßige Teambesprechungen oder Projektgruppen-Meetings – im wöchentlichen Rhythmus, alle zwei Wochen, monatlich, quartalsweise, jährlich 
  • Informationsrunden mit ein bis zwei Vortragenden, zum Beispiel über neue Produkte oder Tools
  • Betriebsversammlungen
  • Berichte zum Projektstatus
  • Jährliche Mitarbeitergespräche
  • Personalentwicklungsgespräche
  • Zielvereinbarungsgespräche
  • Jahresauftakt und Jahresrückblick 

 

So planen Sie Ihre Gespräche

 

Entscheidend ist, dass Sie in der Lage sind, die Gespräche oder Besprechungen kontinuierlich durchzuführen. Nutzen Sie lieber weniger Gesprächsrunden und führen diese verlässlich ein und durch.

Wählen Sie den jeweiligen Teilnehmerkreis und die Inhalte gezielt aus. Hier erhalten Sie als Hilfestellungen einige Fragen , die Sie sich zur Vorbereitung stellen sollten: 

  • Wer muss meine Vision teilen?
  • Wer sollte diese Information auf jeden Fall haben?
  • Wer könnte diesem Thema in besonderem Maße beitragen?
  • Wer ist bei dem Projekt oder der Einführung des Programms, der Software xy aufgrund der Abläufe einzubinden?
  • Worüber wollen Sie informieren?
  • Was könnte erarbeitet oder diskutiert werden?
  • Wozu lohnt ein Brainstorming?
  • Wen kann ich persönlich fördern, indem ich ihn einbinde?

 

Legen Sie je nach Anlass eine Agenda fest und verteilen Sie sie im Voraus. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer auf die jeweiligen Themen vorbereiten und sich ggf. auch Fragen, weitere Anregungen überlegen können.  

Ein gute Agenda enthält immer die Teilnehmer, Ort und den geplanten Zeitrahmen.  Des Weiteren sollten die einzelnen Themenpunkte mit einer knappen, inhaltlichen Beschreibung (zum Beispiel: Information, Austausch oder Abfrage des Zwischenstands zu Thema xyz), einem Verantwortlichen, unter Umständen benötigte Materialien und der geschätzten Dauer aufgeführt werden. Machen Sie bei der Einführung dieser Art der Agenda klar, dass Sie erwarten, dass sich jeder Teilnehmer vorbereitet und alle notwendigen Unterlagen bei dem Termin parat hat. 

Während der Besprechung sollten Sie die getroffenen Entscheidungen und verteilten Aufgaben (inklusive erwartetem Ergebnis, Zeithorizont und Verantwortlichem) dokumentieren und allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Am besten legen Sie auch direkt den nächsten Termin fest. Das Protokoll wird dann beim nächsten Mal wieder mit zum Meeting hinzugenommen.

 

12 Gründe, warum sich ein Einsatz für regelmäßige Kommunikation im Unternehmen lohnt:

 

1. Wiederkehrende Besprechungen sind die beste Chance alle Mitarbeiter und Führungskräfte- immer wieder – auf den Unternehmenszweck und dasselbe Ziel einzuschwören

2. Regelmäßige Gespräche kreieren eine Kommunikationskultur; so entsteht Raum für Themen, die im täglichen Allerlei oft untergehen und das innerhalb eines wohldosierten Zeitfensters.

3. Die Gefahr, dass Sie etwas im Alltag vergessen, wird geringer. Nutzen Sie Themenspeicher und Agenda, gegebenenfalls mittels Listen, auf die alle zugreifen können. Die Digitalisierung hat da etliche Tools zur Teamorganisation geschaffen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Angefangen bei gemeinsamen Laufwerken und Dateien mit gemeinsamen Zugriff wie auch Google Docs, Datenbanken bis hin zu Tools wie Asana, Evernote, One Note, Meistertask und viele mehr.

4. Gelebte Gesprächsregeln (zum Beispiel: Mobiltelefone sind aus, es hat immer nur einer das Wort, Zeitvorgaben werden eingehalten, Kritik wird in der ICH-Form angebracht, et cetera ) schaffen eine starke Gesprächskultur und Verlässlichkeit. 

Diese sind ganz wichtige Faktoren in der Zusammenarbeit. Denn nur so erfahren Sie Dinge über Prozesse und Menschen. Die Art, wie Sie diese Gespräche führen und welche Regeln Sie sich auferlegen, öffnet Ihnen den Raum für eine lebendige und klare Kommunikation im Unternehmen.

5. Eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung der Gespräche ist ressourcenschonend, spart Zeit und Nerven.

6. Mit To-dos, klaren Verantwortlichen, Meilensteinen  und Checks wird transparent, wer woran arbeitet. So vermeiden Sie Konflikte und überflüssige Arbeiten (“muda”).

7. Alle können und sollen sich auf die in der Agenda dargestellte Struktur und Inhalte verlassen und inhaltlich vorbereiten (siehe oben). So stellen Sie die Qualität der Besprechungen sicher.

8. Das erwartete Ergebnis wird klar festgehalten und bei längerfristigen Aufgaben wird der Fortschritt dokumentiert. So verliert sich niemand im Projekt.

9. Ideen, Anregungen, Hindernisse und Querverbindungen können in den Besprechungen direkt berücksichtigt werden und nehmen nicht den Umweg über die Kaffeeküche. So nutzen Sie Ihre Potenziale.

10. Die zielgerichtete Struktur ermöglicht Ihnen innerhalb und außerhalb der regelmäßigen Besprechungen fokussiertes und störungsfreies Arbeiten und steigert damit die Produktivität.

11. Reden und Kontakt schafft Vertrauen. Die Gesprächsteilnehmer lernen sich  sehr gebündelt mit ihren Eigenheiten, ihrer Expertise, ihren Stärken und ihren Handlungsbedarfen kennen. Das fördert die  Zusammenarbeit und kann sich so positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

12. Regelmäßige, strukturierte und zielorientierte Kommunikation ist ein wichtiges Führungselement. Sie als Führungskraft leiten, führen, moderieren und geben den Takt vor. Außerdem können Sie Arbeitsergebnisse und Fortschritte gut kontrollieren und gegebenenfalls schnell korrigieren, sollten sie in die falsche Richtung laufen. 

 

Nutzen Sie die Kommunikation auch bei inoffiziellen Anlässen

 

Für die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung sind auch Feste und Jubiläen ein wichtiges Element. Dort ist weniger die Struktur, als die Regelmäßigkeit, der Austausch und die entgegengebrachte Wertschätzung wichtig.

Sie können durch das Etablieren wiederkehrender, zielgerichteter und strukturierter Kommunikationsformen in Ihrem Unternehmen nur gewinnen.

Die wesentlichen Vorteile liegen der effektiven Steuerung Ihres Unternehmens, in dem fokussierten Arbeiten und der Produktivität, der Verlässlichkeit, der Vertrauensbildung und damit der Zusammenarbeit.   

Wenn Sie Anregungen oder Fragen zu einer strukturierten, zielgerichteten Kommunikation in Ihrem Unternehmen haben , dann hinterlassen Sie mir gern einen Kommentar oder schreiben mir eine Email über den Button unter diesem Beitrag.

 

*Aus Gründen der Lesbarkeit wähle ich die männliche Form. Es gilt wie immer m/w/d.