Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Einer der großen Trends in der Arbeitswelt ist die Digitalisierung und diese macht auch vor der Organisation der Personalabläufe nicht halt. Die digitale Personalakte ist dabei ein Thema, an welches die Unternehmen meist recht zügig denken. Gleichzeitig ist die Einführung aber mit ein paar Hürden verbunden. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Vorteile der digitalen Akte, aber auch die Aspekte, auf die Sie acht geben sollten.

 

Was spricht für die Personalakte in digitaler Form?

 

1. Die digitale Version ermöglicht den schnellen Zugriff auf die Daten und das auch remote. Was nicht nur unter den aktuellen (Pandemie-) Bedingungen von Vorteil ist, wenn weniger Menschen im Büro vor Ort sind, sondern natürlich auch zum Beispiel bei mehreren Unternehmensstandorten.

So haben Sie bei Bedarf raschen Zugriff auf geschäftliche, private und Notfall-Kontakte oder auch auf Altdaten, die sonst den oft unschönen Gang ins Archiv bedingen würden (was man da alles findet …. oder eben auch nicht  … zuweilen sehr spannend, ich überlasse das jetzt Ihrer Phantasie).

2. Die digitale Personalakte ist naturgemäß papierlos und spart Platz. Gerade angesichts hoher Büromieten oder bei beengten Platzverhältnissen ist das von großem Vorteil. Sogar die gemeinsame Nutzung von Büroräumen durch verschiedene Fachbereiche (shared offices, co-working, Großraumbüros) kann so auch für den sehr vertraulichen Personalbereich möglich werden, der sonst sinnvollerweise sehr separat positioniert wird. Telefonate oder Gespräche können dann immer noch „abgeschottet“ geführt werden.

Auch die Arbeit remote wird so für den Personalbereich besser ermöglicht. Insbesondere für die Bereiche, die nicht permanent mit der eingehenden, physischen Post arbeiten müssen. Doch auch das reduziert sich zusehends.

Papierakten können mit Konzept und Ordnung sicher ausgelagert werden. Die ersten Schritte dazu waren ab den 70er/80er-Jahren die Abbildung von Akten ausgetretener Mitarbeiter auf Mikrofiche. Die Lesegeräte waren echte Monster und wie die weitere Nutzung der „Fiche“ heute abgesichert wird, weiß ich gar nicht, aber das Papiervolumen wurde damals schon massiv reduziert. Und das funktioniert heute natürlich schon deutlich einfacher.

3. Nicht nur der Zugriff wird bei der digitalen Personalakte einfacher, sondern auch das Durchsuchen wird massiv vereinfacht. Die neuen Programme arbeiten mit einer Texterkennung und so können Texte nach einzelnen Begriffen durchsucht werden. Suche ich zum Beispiel, wer im Unternehmen schon mal eine Funktionszulage erhalten hat und wie das gestaltet wurde, dann habe ich das hier sehr flott raus und muss mich nicht auf das Erinnerungsvermögen verlassen oder die Abrechnungen durchsuchen.

4. Die digitale Akte ermöglicht eine klare Übersicht. Will ich die Vertragshistorie, die Entgeltentwicklung oder die Weiterbildung eines Mitarbeiters sehen, so kann ich das je nach System in unterschiedlichen Ansichten / Analysen sehr übersichtlich und schnell und vor allem natürlich ohne langes Blättern und Suchen erhalten.

5. Die digitale Personalakte bietet Zeitersparnis. Nach der Einführung! Die Auswahl und Einführung eines Systems kostet Zeit (und ist auch eine Investition), aber die Ablage und vor allem das Suchen (nach einer strukturierten Ablage) spart Ihnen einiges an Zeit. Und Sie müssen nicht mehr jemanden aus der konzentrierten Arbeit oder dem Feierabend rufen, wenn Sie ad hoc Zugriff auf Daten benötigen.

6. Klare Berechtigungskonzepte, die datenschutzrechtlich optimiert sind, ermöglichen neben dem Personalbereich auch der Geschäftsführung und den einzelnen Vorgesetzten guten Zugriff auf die Daten ihrer Teammitglieder. Sie können die Zugriffsmöglichkeiten auch gut dosieren, d.h. auf bestimmte Themenbereiche einschränken.

7. Systeme für digitale Akten bieten mittlerweile auch weitergehende Funktionen: Notizen, Termine, Massenerfassungen, Bewerbermanagement, Onboarding mit Online-Schulungen, Zeiterfassung, Dokumente aus Vorlagen generieren, um Doppelarbeit zu vermeiden. So können Sie die Personalabläufe effizienter gestalten.

8. Akten werden nicht „verschusselt“. Manches Unternehmen hat schon Akten gesucht, die irgendwo im Unternehmen auf die Reise gegangen sind. Ein Horror.

9. Die digitale Personalakte vereinfacht auch die sehr langen Aufbewahrungspflichten, welche für Personaldaten aus unterschiedlichen Gesichtspunkten notwendig sind (für Anspruchsrechte, kaufmännisch, sozialversicherungsrechtlich, Berufsgenossenschaft).

 

Was ist zu beachten?

 

Manche Unternehmen starten damit, die Akten zunächst einzuscannen. An dieser Stelle bitte „Aufgepasst!“, denn hier müssen Sie unbedingt darauf achten, dass das DSGVO-konform geschieht. Personaldaten sind Daten mit dem höchsten Schutzgrad.

Ich kann den Wunsch nach einer einfachen, papierlosen Lösung durchaus nachvollziehen. Doch nicht nur der Datenschutz ist zu beachten, sondern es entgehen Ihnen auch die vielen Vorteile, die erst durch die Softwareunterstützung möglich werden (Texterkennung, Suchbarkeit, Analysen, Übersichten).

Für ein Unternehmen, welches gerade erst startet und die ersten Mitarbeiter einstellt, kann das noch angehen (ein gutes Datenschutzkonzept vorausgesetzt) und dann kann das Einscannen auch eine Vorstufe sein, aber meiner Ansicht nach ist eine Software ab etwa 20 eigenen Mitarbeitern bereits sinnvoll. Insbesondere wenn man ein Programm nutzt, welches ggf. sukzessive auch die Anbindung anderer Prozesse (z.B. Rekrutierung, Personalentwicklungsplanung) zulässt. Manche starten hier auch mit einem Rekrutierungs- oder Onboardingtool, welches dann die digitale Akte mit anbietet.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es gerade aus dem Blickwinkel der Zeitersparnis sinnvoll, früh, d.h. bereits ab wenigen Mitarbeitern mit einem ausbaufähigen System zu starten, denn so ersparen Sie sich Zeit, Kosten und Nerven für die spätere Erfassung. Lassen Sie sich auch von jemanden aus der Praxis (nicht nur vom Systemanbieter) beraten, welche Features für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wie bei jeder Software gilt, dass Sie definieren dürfen, was Sie brauchen und was Ihnen jetzt oder etwas später dienlich ist, um Ihre Personalprozesse zu unterstützen, zu vereinfachen und gleichzeitig vernünftigen Nutzen daraus zu ziehen – zum Beispiel für eine Personalentwicklungsplanung oder eine wirksame Entgeltstruktur.

Sollte Ihr Unternehmen einen Betriebsrat haben, beachten Sie bitte, dass die Einführung eines solchen Tools mitbestimmungspflichtig ist und Sie eine Betriebsvereinbarung benötigen.

Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Einführung eines Systems unbedingt mit ins Boot.

Je nach System haben Sie unterschiedlich hohe Einführungs- und Lizenzkosten. Manche Anbieter bieten gestaffelte Preise für die Anzahl der Mitarbeiter und die genutzten Module an. Hier ist es sinnvoll, sich zunächst die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu verdeutlichen und sich am Markt umzuschauen, um dann am besten gemeinsam mit Ihrem Personalprofi das entsprechende System auszusuchen.

(Hier können Sie sich bei dem Unternehmen Haufe über die digitale Akte weiter informieren:  Haufe People Operations – einmalig gesponserter Link)

Achten Sie vorab auf eine klare Struktur und überlegen Sie sich ein klares System für die Erfassung und beschreiben Sie dieses „idiotensicher“, so dass jederzeit ein Fremder auch die Erfassung weiterführen könnte. Das gelingt schon bei Papierakten häufig nicht. Um den bestmöglichen Nutzen aus digitalisierten Daten ziehen zu können, ist es aber elementar.

 

Fazit

Aus meiner Sicht ist im Zuge der Digitalisierung die digitale Personalakte für moderne und vor allem wachsende Unternehmen auf jeden Fall sinnvoll. Insbesondere durch die Platz- und Zeitersparnis, die Wahrung des Datenschutzes und der Beachtung der Aufbewahrungspflichten, die Analyse- und Planungsmöglichkeiten sowie die Anbindung weiterer Softwareergänzungen bieten die Systeme etliche Möglichkeiten zur Vereinfachung, Sicherung und Optimierung Ihrer Personalprozesse – sofern Sie die Einführung gut vorbereiten, strukturieren und konsequent anwenden. So kann aus der notwendigen Personalakte mehr werden als nur lästige Ablage.

 

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Bildquelle: Katja Raschke

 

Lesen Sie weiter: Was Arbeitgeber in 2021 beachten müssen
Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger vom Podcast “Finanzen neu denken”

Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger vom Podcast “Finanzen neu denken”

Interview mit Susanne Just und Bärbel Metzger über das System “Profit First” in der Personalplanung.

 

 

Susanne Just und Bärbel Metzger sind das Duo hinter  “Finanzen neu denken – dein gesundes Unternehmen”. Sie sind beide “certified Profit First Professionals” und Susanne noch zusätzlich “certified Fix This Next Advisor”.

Ich selbst nutze das Profit First System ganz stringent seit letztem Jahr in meinem Unternehmen. Vorher habe ich mich “sanft” genähert. Und es hat bei mir einen großen Unterschied gemacht in der Planung. Deshalb habe ich Susanne und Bärbel zum Blog-Interview eingeladen.

 

Hallo Susanne, hallo Bärbel, erzählt doch einmal, wen ihr mit welcher Leistung unterstützt!

Hallo Katja! Mit unserem Unternehmen unterstützen wir Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, sich ein ganzheitlich (finanziell) gesundes Unternehmen aufzubauen, das vom ersten Euro an Gewinn macht – und das ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei begegnen wir den Unternehmerinnen und Unternehmern als Sparrings- und Accountability-Partner auf Augenhöhe. In unserer Arbeit schöpfen wir nicht nur aus unserem Wissen als Financial Business Coaches, sondern auch aus unserer jahrelangen Erfahrung als Steuerberaterinnen. Zudem sind wir Host des ersten Podcasts im deutschsprachigen Raum, der sich mit allen Themen rund um Profit First, Fix This Next und (finanziell) gesunden Unternehmen beschäftigt.

 

In zwei bis drei Sätzen. Was ist Profit First?

Puh, in 2 – 3 Sätzen wird das etwas schwer, aber wir versuchen es mal. Profit First wurde von dem Amerikaner Mike Michalowicz entwickelt. Es handelt sich um ein Cash-Management-System (Mehrkonten-Modell), mit dem man seine Unternehmensfinanzen so strukturieren kann, dass das Unternehmen auf die Erzielung von Gewinn ausgerichtet ist, bestimmte Rücklagen (z. B. für Steuerzahlungen, allgemeine Rücklagen für turbulente Zeiten, Personalkosten etc.) gebildet werden und ein Budget für die Betriebskosten geschaffen wird. Der Gewinn bleibt damit nicht länger ein Überbleibsel, sondern wird Realität – ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei werden die Gelder, die liquiditätstechnisch in das Unternehmen herein kommen, nach bestimmten Prozentsätzen aufgeteilt und auf – entsprechend für ihre jeweilige Bestimmung eingerichtete – Bankkonten überwiesen. Dadurch entstehen auf der einen Seite finanzielle Rücklagen und auf der anderen Seite durch die offensichtliche Reduzierung der Liquidität auf dem Hauptbankkonto  begrenzte Ressourcen für die Ausgaben des Unternehmens. Profit First nutzt die uns Menschen von der Natur gegebenen Verhaltensmuster im Umgang mit Geld, sodass wir es mit unserem gewohnten Umgang mit Geld trotzdem schaffen, unser Unternehmen in gesunde Bahnen zu lenken.

 

Spannend. Wo könnt ihr euch gut vorstellen, dass Profit First in der Personalplanung zu nutzen ist?

Profit First kann sowohl in der Vorbereitung einer Mitarbeiter-Einstellung genutzt werden, als auch in der laufenden Personalkostenverwaltung- und -planung. Wenn man z. B. für die Personalkosten ein eigenes Bankkonto anlegt, auf dem in regelmäßigen Abständen ein gewisser Prozentsatz der Einnahmen landet, dann kann man sicherstellen, dass die Liquidität für die Zahlungen am Monatsende auch tatsächlich vorhanden ist. Wie oft ist es denn so, dass die Gelder vorher erst einmal für eine oder mehrere andere Ausgaben einsetzt werden und dann darauf gebaut wird, dass bis zum Gehaltszahlungszeitpunkt wieder Einnahmen ins Unternehmen gekommen sind? Wir haben es zumindest oft so bei Kunden erleben dürfen. Mit Profit First gehört dies der Vergangenheit an.

Bei der Planung der Einstellung eines oder mehrerer Mitarbeiter kann man das Unternehmen schon lange im Voraus auf die finanzielle Mehrbelastung vorbereiten, indem man frühzeitig beginnt, bestimmte Anteile an den Einnahmen auf ein gesondertes Bankkonto zu transferieren. Zum einen gewöhnt man das Unternehmen an die steigenden Personalkosten und kann schon erkennen, ob es überhaupt in der Lage ist, die Kosten für weiteres Personal nachhaltig zu erwirtschaften, denn nicht jeder Mitarbeiter erzielt operativen Umsatz (z. B. Sekretariat, persönliche Assistentin). Gleichzeitig bildet man für die oftmals mehrere Monate dauernde Einarbeitungszeit finanzielle Rücklagen, denn der Mitarbeiter wird ja nicht gleich von Anfang an einen entsprechenden operativen Umsatz vorweisen können.

Dann kann man wunderbar Rücklagen für Zahlungen bilden, die vielleicht nur ein oder zweimal im Jahr auftauchen z. B.

  • Gratifikationen
  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsfeier
  • besondere Weiterbildungsmaßnahmen
  • Arbeitsplatzausstattung
  • Mutterschaft- und Elternzeit
  • Betriebsausflug
  • Kosten für Rekrutierung neuen Personals (Stellenanzeigen, HR-Experte etc.)
  • ….

Besonders empfehlenswert ist diese Rücklage auch für die Abpufferung von Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht im Unternehmen ist, weil er zum Beispiel Urlaub hat oder krank ist. Während dieser Zeit laufen die Personalkosten weiter, aber der Mitarbeiter ist nicht an der Erzielung von Umsätzen beteiligt. Gut, wenn man dann für solche Zeiten vorgesorgt hat (idealerweise sogar, um jemanden kurzfristig einstellen zu können, der diese Zeiten ausfüllt).

Seltener, aber dennoch auch sehr empfehlenswert, ist eine Rücklage für die Planung der Unternehmensnachfolge. Oftmals ist es so, dass zur Vorbereitung auf das Ausscheiden des Inhabers ein Geschäftsführer eingestellt wird, der den Inhaber zwei oder drei Jahre begleitet. Dieser Geschäftsführer möchte dann natürlich auch jeden Monat ein, zu seiner Aufgabe passendes Gehalt bekommen, sodass das Unternehmen in der Übergangszeit finanziell etwas stärker gefordert ist.

 

Gibt es bestimmte Prozentsätze, die ihr vorschlagt?

Profit First ist kein “one size fit’s all”. Jedes Unternehmen ist individuell, jedes Unternehmen hat eine individuelle Personal-(kosten-) struktur. Von daher gibt es nur individuelle Prozentsätze. Wir als Profit First Professionals unterstützen gerne dabei, den passenden Prozentsatz zu ermitteln und festzulegen.

 

Was ist aus eurer Sicht der große Vorteil daran ?

Allem voran: KLARHEIT. Klarheit darüber, dass zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung die finanziellen Mittel auch tatsächlich im Unternehmen zur Verfügung stehen. Das gibt Sicherheit – nicht nur in der Unternehmensführung, sondern auch in der Unternehmensplanung. Ein Personalkostenbudget, das ganz in echt auf einem Bankkonto abgebildet ist, fängt unvorhergesehene Ereignisse (wie Krankheit/Unfall etc.) auf und zeigt, wie viel Personal das Unternehmen überhaupt tragen kann. Und zu guter Letzt, bietet Profit First eine klare Struktur, die es uns als Unternehmer möglich macht, mit einem kurzen Blick auf unsere Bankkonten unternehmerische Entscheidungen zielgerichtet(er) zu treffen – fernab von betriebswirtschaftlicher Auswertung, Gewinnermittlung oder Bilanz.

 

Gibt es 2-3 ganz konkrete, wirkungsvolle Tipps rund um das Thema Personal & Profit First, die die Leser direkt umsetzen können?

Tipp 1: bei der Bank, bei der das Geschäftskonto geführt wird, ein Tagesgeldkonto anlegen, das künftig für den Aufbau der Liquidität für Personalkosten genutzt wird.

Tipp 2: Jede Woche 1% der geldmäßig ins Unternehmen gekommenen Einnahmen (ohne Umsatzsteuer) auf dieses Rücklagenkonto überweisen. Das ist schon mal ein guter Anfang.

Tipp 3: Spaß an der Organisation der Unternehmensfinanzen finden und sich über das Wachstum des Personalkosten-Rücklagenkontos freuen.

 

Wo können euch meine Leser finden?

Unsere Website und unseren Podcast findet man unter:

Website:   www.deingesundesunternehmen.de

Podcast:  www.deingesundesunternehmen.de/podcast

Facebook-Fanpage:  https://www.facebook.com/deingesundesunternehmen

Instagram: @finanzen_neu_denken

 

Was möchtet ihr den Lesern noch mit auf den Weg geben?

Profit First entfaltet seine Kraft natürlich nicht nur im Personalkostenbereich, sondern vor allem dann, wenn man das Cash-Management-System für das gesamte Unternehmen anwendet. Wie wäre es, wenn sich jede Woche auch ein bestimmter Prozentsatz der Einnahmen auf den Weg auf ein eigens für den Gewinn eingerichtetes Bankkonto machen würde? Wie wäre es, wenn es jedes Quartal eine kleine Ausschüttung aus diesem Gewinn geben würde, mit der wir uns als Inhaber für unseren Mut und unser Vertrauen in das Unternehmen belohnen dürfen? Wie wäre es, wenn Steuerzahlungen, egal ob Umsatzsteuer oder Einkommensteuer/Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer ganz easy und vor allem mit Freude an die Finanzverwaltung überwiesen werden können?

All das (und noch viel mehr) kann Profit First. Wer mehr wissen möchte, schenkt sich am besten das Buch “Profit First” und legt los, hört in unseren Podcast rein oder meldet sich direkt bei uns. Dann können wir schauen, wo das Unternehmen aktuell steht, wo es hin soll und wie unsere Begleitung aussehen könnte.

 

Ich danke euch herzlich fürs Blog-Interview und bin gespannt auf Feedback meiner Leser und Leserinnen zu euren Ansätzen.

 

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Bildquelle: Susanne Just und Bärbel Metzger

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema “Sicher durch die Rekrutierung”
10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten

10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten

Die erste Auftragsvergabe und der Teamaufbau bewegen mich gleich von zwei Seiten. Einmal von und für meine Kunden, denn da sind einige dabei, die das erste Teammitglied anheuern und dann sukzessive weiter aufbauen (bei anderen geht es schon rauf bis an die hundert Mitarbeiter) und einmal für mich persönlich. 
 
 
Ich bin aktuell im dreizehnten Jahr der Selbständigkeit und habe lange gezögert, die erste Unterstützung dazu zu holen. Zu lang. OK, außer beim Thema Steuern, da war mir von vornherein klar, dass da ein Profi ran muss.
 
Die Überlegung war schon lang da, aber da waren immer die Gedanken und Zweifel:  Kannst du dir das wirklich leisten? Du gehst zusätzliche Verpflichtungen ein. Wenn das Business dann wächst oder wachsen muss, kriegst du das dann parallel zur Familie gut gestemmt (meine Tochter war zweieinhalb, mein Sohn knapp fünf Jahre alt, als ich gegründet habe). Das waren tatsächlich meine größten Bedenken.
 
Über die möglichen Formen der Unterstützung wie externe Dienstleister, virtuelle Assistenz, Minijobs, Teilzeit/Vollzeit Angestellte habe ich da gar nicht erst nachgedacht.
 
Andere Fragen nach dem „Wie finde ich die geeignete Unterstützung?“ oder „Wie organisiere ich das am besten?“ waren für mich als Personalerin berufsbedingt und aufgrund der persönlichen Arbeitsweise eher kein Thema, erlebe das aber bei Kunden und im Netzwerk natürlich häufig.
 
Warum ist es also meiner Sicht so wichtig, als Soloselbständige:r früh mit der ersten Auftragsvergabe und damit Schritt für Schritt mit dem Teamaufbau zu starten? Für mich war es ein riesiger Game-Changer, seit dem bewegt sich viel mehr und mit viel mehr Freude.

 

Hier die 10 Gründe für einen frühen Teamaufbau:

 

1. Prozesse abbilden
 
Was ich abgeben will, muss ich beschreiben und erklären können. Ich wusel nicht vor mich hin und habe alles in meinem Kopf. Wenn jemand anderes etwas für mich tun soll, dann bin ich gezwungen, das exakt zu beschreiben un dazu dokumentieren oder mit der ersten Hilfe auch dokumentieren zu lassen. Muss ich das dann nochmal machen bei demselben oder einem anderen Thema, dann geht es schnell.
 
 
2. Neue Impulse

 

Andere Sicht- und Arbeitsweisen und Kenntnisse halten die Innovation im Gang, beugen Betriebsblindheit vor und zeigen Potenziale auf.

 
3. Chance für Wachstum
 
Wenn ich Aufgaben abgebe, die ich nicht gerne mache, für die ich ewig lange brauche, die Routineaufgaben sind, die ich nicht gut beherrsche und jemand anders ist da in seiner Geniezone, kann die Dinge flott und hochwertig, DANN kann ich mich auf Aufgaben konzentrieren, die meiner Geniezone entsprechen und das Business wachsen lassen.  Das können zu Beginn einzelne, kleine Aufgaben sein und es muss kein Vollzeitmitarbeiter mit Führungsfunktion sein.
 
 
4. Chance auf Profitabilität
 
Es ist ein Rechenexempel. Hat der Mitarbeiter oder Dienstleister einen günstigeren Stundensatz als ich, ist schneller und/oder besser, dann lohnt sich das sofort. So kann ich wichtige Dinge im Unternehmen erledigen, Umsatz mit Kunden generieren und mehr AM, statt nur IM Unternehmen und damit zukunftsorientiert arbeiten. Außerdem gewöhne ich mich früh daran, in Budgets zu denken und zu arbeiten.
 
 
5. Frühe Entlastung unterstützt die Resilienz
 
Auch wenn ich meine Arbeit liebe, soll sie neben meinen Kunden auch mir dienen. Mir und meinen Lieben ein Leben, Pausen und Erlebnisse ermöglichen. 24/7 ist nicht dauerhaft möglich und nicht gesund.  Und ein erschöpfter Mensch ist weder leistungsfähig noch kreativ. Letztendlich dient die Unterstützung also auch der Vitalität und Gesunderhaltung.
 
 
 
 
 
 
 
6. Abgeben lernen
 
Yip, abgeben will gelernt sein. Dieses Business ist quasi mein drittes Kind. Ich hänge da auch emotional dran und will, dass das alles richtig läuft. Aber meine Kinder habe ich auch in die Obhut von Großeltern, der Tagesmutter und Krabbelgruppe und Kindergarten gegeben. Das Kind wird selbständig und ich feiere die kleinen Abschiede, dir mir schrittweise wieder weitere Freiheiten geben – fürs Business und fürs Leben. Aber das muss man tatsächlich üben. Der eine mehr, der andere weniger. Klare Regeln aufstellen und Vertrauen üben.  Ich erledige die Aufgaben in meinem Business nicht zwangsläufig selbst am besten. So wachse ich auch persönlich.
 
 
7. Flexibilität
 
Habe ich eine oder sogar mehrere Personen, denen ich Aufgaben übergeben kann, dann gewinne ich Flexibilität für auftragsstarke Zeiten und kann Spitzen besser abfangen.
 
 
8. (Führungs-) Erfahrung & Strukturen aufbauen
 
Wenn ich die ersten Aufgaben abgebe, lerne ich nicht nur loszulassen und Verantwortung zu übertragen, sondern schärfe mein Bewusstsein, für das, was mir wichtig ist und was für mich gut funktioniert. Das schließt Werte und Arbeitsweisen ein.
So fällt es mir leichter, die richtige Menschen auszuwählen, die für mich arbeiten sollen. Außerdem kann ich dann besser mit dem Team kommunizieren, Prozesse besser organisieren und kontrollieren. Schrittweises , frühes Auslagern ermöglicht ein Hineinwachsen in die Rolle als Chef:in und beugt dem Peterchen-Prinzip („Beförderung bis zum Grad der Unfähigkeit“) und der eigenen Überforderung vor. Die persönliche Entwicklung erfolgt schrittweise parallel zur Entwicklung des Unternehmens.
 
 
9. Chaosprophylaxe
 
Bin ich gewöhnt, Aufgaben zu übergeben und habe schon ein paar Menschen, auf die ich mich verlassen kann und habe schrittweise Strukturen geschaffen, dann erschlägt es mich nicht gleich komplett, wenn mal eine Person kündigt, ich ausfalle  oder ich aufgrund eines großen Auftrags dringend zusätzliche Unterstützung benötige.
 
 
10. Arbeitgeber- oder Auftraggeberattraktivität aufbauen
 
Wer rechtzeitig Werte definiert, Strukturen aufbaut  und vor allem um gute Leute bemüht, kann sich ein stabiles Netzwerk aufbauen.  Das schafft vor allem auch einen Namen und so kann ich mich als attraktiver Arbeitgeber oder Auftraggeber positionieren, für den die Menschen gerne arbeiten. Das spricht sich rum und schont Ressourcen (Zeit, Geld), denn gute Leute kennen andere gute Leute.
 
Ganz entscheidend aber ist noch ein weiterer Bonus-Punkt:
 
Wenn Sie sich als Solopreneur gut vorbereiten und die ersten Schritte mit Teammitgliedern bedacht und bewusst gehen, dann haben Sie die RIESENCHANCE von Beginn an viele Dinge im Bereich Führung und Personalstrukturen richtig gut zu machen. Diese fallen Ihnen später nicht auf die Füße. Das schont Zeit, Kosten und Nerven.
 
Wenn Sie überlegen, die ersten Aufgaben zu vergeben, an externe Unterstützer oder eigene Mitarbeiter, oder Sie bereits die ersten Gehversuche gemacht haben und noch nicht so super zufrieden mit den Ergebnissen sind, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt das sechswöchige Programm:
 
 
 „Startklar zum Wachsen! Wie du deine erste Aufgabe erfolgreich abgibst: der Plan für Soloselbständige.“
 
 
Sechs Wochen für Sie und Ihr Business.
 
 
Sie bereiten sich super gut vor und erarbeiten Ihren persönlichen Plan: Sie legen erste delegierbare Aufgaben & Prozesse fest, kennen die verschiedenen Arten & Kosten von Unterstützung, definieren Werte und Organisationsmöglichkeiten. Danach sind Sie startklar und können den einmal erarbeiteten Plan für zukünftige Vergaben oder Einstellungen jederzeit wiederholen. Hier geht`s zum Programm: Startklar zum Wachsen!
 
Profitieren Sie von meiner Personalexpertise, der Erfahrung aus der Arbeit mit Kunden und meiner Erfahrung als Soloselbständige, deren Unternehmen wächst und für die die ersten Teammitglieder ein echter Game-Changer waren und sind.
 
Ich freu’ mich auf Sie!

 

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Bildquelle: via stockunlimited paid license

 

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Was Arbeitgeber in 2021 beachten müssen

Was Arbeitgeber in 2021 beachten müssen

Hier eine kurze Zusammenfassung, was Sie in 2021 als Arbeitgeber beachten müssen. *

 

 

Genau wie das letzte Jahr ist auch dieses Jahr extrem schnelllebig. Es insbesondere im Rahmen der Corona-Schutzverordnungen, Förderungen und auch Kurzarbeit zum Teil rasante Änderungen. Dafür sind tatsächlich die großen Nachrichtendienste, Ämter, die Landesregierungen und die Veröffentlichungen der Ministerien oder von Kammern und Verbänden der direkte Draht zur aktuellsten Information.

 

Dennoch gibt es rund um das Thema Personal auch in 2021 einige Änderungen, die fast wenig spektakulär anmuten neben den Schlagzeilen der Krise. Hier habe ich einige wichtige Änderungen für Sie zusammengefasst:

 

Home-Office Regelungen

 

Im Rahmen der Corona-Verordnungen sind Arbeitgeber gezwungen, wo eben möglich, Home-Office anzubieten und ist dort auch in der Nachweispflicht. Annehmen muss der Arbeitnehmer dies nicht.

 

Auch ohne Corona sollten Sie sich aber den wichtigen Blick auf das Arbeitszeitgesetz gönnen (Regelungen zur Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Ruhepausen sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit) gelten hier ebenso wie die Regelungen zum Arbeitsschutz und auch zum Datenschutz. Spätestens jetzt sollten Sie diese Punkt für Ihr Unternehmen überprüft und korrekt etabliert haben. Auch gilt es zu prüfen, ob die arbeitsvertraglichen Regelungen hierfür bei Ihnen vorhanden sind.

 

Teilweise Abschaffung des Solidaritätsbeitrags

 

Teilweise Abschaffung des Solidaritätsbeitrags. In den meisten Fällen wird Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung dies automatisch durchführen. Ein prüfender Blick kann aber nicht schaden.

 

Anhebung des Mindestlohns

 

Der Mindestlohn wurde in Deutschland im Jahr 2015 mit einem Stundensatz von 8,50 Euro eingeführt. Bereits zwei Jahre später wurde die Verdienstuntergrenze auf 8,84 Euro angehoben. Danach gab es jährlich weitere Erhöhungen, sodass sich der aktuelle Mindestlohn 2020 mittlerweile auf 9,35 Euro brutto pro Stunde beläuft. Bis 2022 soll der Mindestlohn in Deutschland in vier Stufen weiter angehoben werden:

 

  • zum 1. Januar 2021: 9,50 Euro
  • zum 1. Juli 2021: 9,60 Euro
  • zum 1. Januar 2022: 9,82 Euro
  • zum 1. Juli 2022: 10,45 Euro

 

Bei Mini-Jobbern sind dann die Grenzen für die monatliche Stundenanzahl weiterhin zu berücksichtigen, wenn das Arbeitsverhältnis nicht sozialversicherungspflichtig werden soll.

 

Änderung der Entfernungspauschalen

Die ist eine befristete und stufenweise Entlastung von Pendlern im Rahmen der sog. Mobilitätswende. Die Entfernungspauschale wird ab dem 21. Kilometer um 5 Cent auf nun 35 Cent angehoben. Ab 2024 erhalten Arbeitnehmer 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Bis zum 20. Kilometer beträgt die Entfernungspauschale wie bisher 30 Cent. Die Entlastung ist auf einen Zeitraum von insgesamt fünf Jahren befristet, gilt also bis einschließlich 2026. Durch die schrittweise erfolgende CO2-Bepreisung entsteht Schritt für Schritt ein finanzieller Anreiz, auf umweltfreundliche Verkehrsmittel umzusteigen. Außerdem gibt es Mobilitätsprämie zu Gunsten von Arbeitnehmern mit geringem Einkommen.

 

Digitale Krankschreibung

Dieser Prozess soll in Zukunft komplett digital ablaufen. Es gilt aber bis 31.Dezember 2021 eine Übergangsfrist. Auch viele Ärzte müssen hierfür noch technisch umrüsten.

Ab dem 1. Januar 2021 müssen Vertragsärzte den Krankenschein direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse senden. Die Informationspflicht liegt dann also bei dem behandelnden Arzt und nicht mehr beim Mitarbeiter. Dieser muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform nicht mehr einreichen. 

In der Übergangszeit bis 31.12.2021 müssen Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkassen übermitteln, aber auch zusätzlich in Papierform ausstellen. Diese muss der Versicherte nach wie vor selbst beim Arbeitgeber einreichen. 

Das Thema könnte arbeitsrechtlich in Einzelfällen spannend werden.

Achtung: In Zukunft müssen Sie als Arbeitgeber selbst aktiv werden. Sobald die Daten von der Krankenversicherung zur Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters eingestellt wurden und elektronisch bereitstehen, muss der Arbeitgeber diese Daten selbst bei der Krankenversicherung abrufen.

 

Unterstützung der Ausbildung

 

Es gibt ein Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zum Thema „Ausbildungsplätze sichern“. Sofern Sie also ausbilden, sollten einen Blick hinein werfen und prüfen, ob Sie Möglichkeiten der Förderung haben. Den Download finden Sie hier: zum BMWI Eckpunktepapier

 

Arbeitszeiterfassung

 

Was uns weiterhin ebenfalls beschäftigen wird, ist die (rechtliche) Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in Deutschland nach dem Urteil des EuGH aus 2019. Da gilt es die aktuellen Entwicklungen weiter zu beobachten. Fest steht, dass Sie Ihre Arbeitszeitsysteme überprüfen sollten, sofern es noch nicht erfolgt ist. Stand März 2021 gibt es bereits die ersten Urteile, in denen Mitarbeiter auf die nachträgliche Abgeltung von Überstunden geklagt haben, wo / obwohl die Systeme nicht eindeutig waren und dies auch zugestanden bekommen haben. Ob andere Gerichte da folgen, ist zwar noch offen, aber ich halte es für sehr wahrscheinlich.

 

 * Dieser Beitrag erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit noch stellt er eine Rechtsberatung dar! für die genaue Umsetzung ist immer der Gesetzestext bzw. text der Verordnungen notwendig.

 

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Personal-ABC

Personal-ABC

Zu jedem Buchstaben des Alphabets finden Sie hier Anregungen, Inspiration und Tipps rund um das Thema Personal, Führung und Unternehmensalltag.


Begonnen hat das Alphabet im Januar 2021 als Reihe auf meinen Social Media Kanälen und so wie das Alphabet dort wächst, wächst es auch in diesem Blogpost. Viel Spaß mit dem Personal-ABC!

Los geht’s:

Oha – mit “A” wie “ARBEIT” – how very basic?!

Ja, es ist eben auch die Basis.

Wenn Sie als Unternehmer:in Ihr Team auf- oder umbauen, dann überlegen Sie  zunächst, welche Arbeiten Sie zu vergeben haben. Ohne das, stellt sich die Frage nach Mitarbeitenden  ja gar nicht.

Sie überlegen und beschreiben ganz genau, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigt werden müssen und welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Sie überlegen sich u.a. Ihr Budget.

Dann findet mit Ihren Mitarbeiter:innen ein Ausgleich statt: ARBEITsleistung gegen ARBEITsentgelt. Und um diese beiden Elemente in der Balance zu halten, müssen Sie schon ein bisschen Gehirnschmalz in Strategie und Struktur setzen. Und zwar am besten ab Mitarbeiter:in Numero 1.

 

“B” wie “BEZIEHUNG”

Formal startet die Arbeitsbeziehung mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages.

Allerdings startet sie für mich schon während des Rekrutierungsprozesses oder sogar schon vorher: habe ich zuvor einen guten Job als Unternehmer:in gemacht und bin als attraktiver Arbeitgeber bekannt, dann haben Bewerber:innen schon von vorn herein einen Bezug zum Unternehmen und nehmen gern Kontakt auf, sobald sie ein Jobposting sehen.

BEZIEHUNG
ist jedoch auch ein wesentlicher Baustein, der BINDUNG, Führung, Loyalität und Engagement erst ermöglicht. Dafür müssen sich Chefs und Chefinnen zur Verfügung stellen. Das ist persönlich (nicht privat) und wird mit keinem Vertrag der Welt geregelt.
 
 
 

“C” wie “CHECK-UP”

Genauso wie Sie Vorsorgetermine beim Arzt wahrnehmen, um gesund zu bleiben oder Ihre Gesundheit zu verbessern, genauso sollten Sie regelmäßig Ihr Unternehmen und Ihre Personalarbeit & Führung einem Check-up unterziehen.

Das passt wunderbar zum Jahresbeginn, kann aber auch zu anderen Zeitpunkten starten. Sie können sich u.a. die Fragen stellen:
 
  • Wo stehe ich, mein Unternehmen und mein Team heute? Was und wer sind meine Erfolgsfaktoren?
  • Was wollen wir erreichen? Was ist möglich?
  • Was brauchen wir, um das zu erreichen (Qualifikationen, neue Mitarbeitende, Instrumente, Prozesse, Strukturen, etc.)
  • Mit welchen Situationen müssen wir rechnen?
  • Welche Personalszenarien gibt es?
  • Was muss ich verändern? Muss ich tiefergreifende CHANGE-Prozesse initiieren oder reichen kleinere Veränderungen?
  • Brauche ich frisches Know-How? 
So können Sie Risiken erkennen und vor allem CHANCEN aufdecken und weiterentwickeln.

Wenn Sie das komprimiert, intensiv und unter erfahrener Anleitung individuell für sich und Ihr Unternehmen durchführen möchten: hierfür gibt es meine „Check-up & Start“ Gespräche. Hier geht’s lang: Check-up & start!

 

“D“ für “DEMOGRAPHIE”

Die Struktur Ihrer Belegschaft wird unter anderem stark von der DEMOGRAPHIE beeinflusst. Bei Ihrer Personalstrategie und Planung ist dieser Punkt unbedingt zu berücksichtigen. Zum Beispiel mit den folgenden Fragestellungen:

 

  • Wer geht wann in Rente und ab wann muss ich für Back-up und Wissenstransfer sorgen oder wie kann ich die Prozesse generell gegen Fluktuation absichern?
  • Das Gleiche gilt natürlich für alle anderen Ereignisse im „Mitarbeiterleben“ wie Schwangerschaft, Elternzeit, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Pflegezeiten, uns so weiter
  • Auch der demographische Wandel hat enormen Einfluss auf Ihre Planung & Szenarien. Er spiegelt sich am Arbeitsmarkt ebenfalls wieder. 

Eine einfache Statistik und regelmäßiger Abgleich mit Ihrer Strategie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

 

Dazu passt das „E“ für ENTWICKLUNG hervorragend.

Sie als Chef:in, Ihr Unternehmen und Ihr Team müssen sich weiterentwickeln, um zu wachsen. Wachsen Sie nicht, stagnieren Sie (und sterben womöglich oder überleben mehr schlecht als recht).

Die Personalentwicklung ist deshalb ein zentrales Element der Personalarbeit: Langfristige Entwicklungen (wie Ausbildung, Studium), aber auch kurzfristige Reaktionen auf Änderungen, Krisen oder neue Systeme. Planen Sie hier immer ein gutes Budget und Möglichkeiten ein und gehen Sie in den Dialog mit Ihrem Team (auch zur Gestaltung des Lebensplan s.o. unter “D”). Es lohnt sich dabei auch immer den Blick auf mögliche Förderprogramme, lokale wie Online-Angebote und die Angebote der Kammern und Verbände zu werfen.

So bildet die Personalentwicklung ein enorm wichtiges Instrument sowohl zur Karriereplanung und persönlichen Weiterbildung und Bindung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, als auch zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

 

 

„F“ für FRÜHWARNSYSTEM


Personalsituationen können schnell kippen. Und das wird teuer. Die Wiederbesetzung einer Stelle kann je nach Qualifikationsebene, Dauer der Suche und Einarbeitung das ein- bis anderthalbfache des Jahresgehalts kosten. Autsch!

Neben einer guten Personal- und Entwicklungsplanung und Entwicklung von Szenarien, hilft es, sich ein FRÜHWARNSYSTEM zu schaffen. Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens, kann das ein Kennzahlensystem in Ampelform sein, zum Beispiel:

  • Grad der Produktivität
  • Grad der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern
  • Höhe der Fehlzeiten im Vergleich zur Branche (die Krankenkassen veröffentlichen dies im Internet)
  • Fluktuation oder Anzahl der Mitarbeiter:innen, die nach Ausbildung, Elternzeit gern im Unternehmen bleiben

Vielleicht noch wichtiger ist aber noch eine andere Form von SEISMOGRAPH. “HR” steht für mich nicht nur für die wertvollste Ressource Mensch und deren Ressourcen, sondern auch für “Human Relations“: also die Beziehungen und Atmosphäre in Ihrem Unternehmen.

Wie ist die Atmosphäre im Unternehmen, wenn Sie morgens zur Tür hereinkommen? Zeigen die Mundwinkel nach unten, sind sie verkniffen oder zeigen sie nach oben? Liegt Spannung in der Luft? Ein Augenrollen?

Trauen Sie diesem Gefühl und gehen Sie ihm auf den Grund! Werten Sie es aus. Agieren Sie.

 

„G“ für GESUNDHEIT
 
Tja, durch die Pandemie hat das Thema Gesundheitsmanagement für uns alle nochmal einen besonderen Stellenwert erhalten, denn die Belastungen für alle Menschen sind mannigfaltig Beruf,  Home-Schooling, finanzielle Sorgen, Sorgen um die Lieben, Arbeitsabläufe, Sorgen um den Arbeitsplatz und das Unternehmen).
 
Im Grunde dienen die Aktivitäten der Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit Ihres Teams und Ihrer eigenen. Und auch weitere Ziele und Zwänge sind nicht zu verleugnen: Kostensenkung und Produktivitätserhaltung oder sogar Produktivitätssteigerung.
 
Das Gesundheitsmanagement  umfasst im betrieblichen Umfeld mittlerweile Angebote zur physischen Gesundheit (ergonomische Arbeitsplätze, Angebote zu Ernährung und Bewegung), aber auch zur psychischen Gesundheit (Entspannungstechniken, Zeitmanagement, Burn-out Prävention).
 
Ganz wichtig ist aber auch der ehrliche Blick auf das Miteinander. Denn nur dann kann Gesundheitsmanagement auch zur Motivation und Bindung beitragen.
 
 
  • Wie ist die Atmosphäre, wenn Sie morgens ins Unternehmen kommen?
  • Zeigen die Mundwinkel nach unten oder nach oben?
  • Ist der Gesichtsausdruck verkniffen?
  • Liegt Spannung in der Luft?
 
Als Chef:in ist es Ihre Führungsaufgabe, dem auf den Grund zu gehen.
Das tollste Sportangebot nützt nix, wenn die Atmosphäre vergiftet ist.
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Was nutzen Sie? Was setzen Sie um?

 

 
H” für HIERARCHIE
 

“Form follows function
” ist bei dem Thema Organisationsstruktur und Hierarchie meine Devise.

Bei der Überlegung, wie breit oder tief Sie die hierarchische Struktur in Ihrem Unternehmen aufbauen,  sollten Sie Business-Modetrends nicht als Allheilmittel 1:1 umsetzen (Stichwort: agile Organisation).

Wichtig ist hingegen,  was  dem  Zweck Ihres Unternehmens dient und Ihrer Führungsart als Chef und Chefin entspricht  (oder Ihrem Führungsanspruch  und Führungswunsch).

Eine klassische Aufbau- oder Ablauforganisation widerspricht nicht automatisch einer Führung mit einem hohem Grad der Entscheidungsfreiheit der Mitarbeitenden. Egal welche Hierarchie und Struktur Sie aufbauen oder bereits aufgebaut haben, die Verantwortlichkeiten sollten durchdacht und klar sein. Sonst fischt Ihr Team im trüben Wasser und ist schnell frustriert.

Genau bei diesem Punkt dürfen Sie also intensiv reflektieren, was Ihrem Geschäftsmodell, Ihrem Team und was Ihnen entspricht.

 

“I” für INTENTION
 

Wie jetzt? Was hat das mit Personal-ABC zu tun?
Aus meiner Sicht viel, sonst wäre es ja nicht dabei.
 
Manchmal erlebe ich es, dass Unternehmer:innen und Führungskräfte Aktionen, Projekte, Gespräche starten, ohne sich ihrer INTENTION wirklich bewusst zu sein.
 
Was ist Ihr WARUM für die Aktion oder das Gespräch? Was sind Ihre Beweggründe und was wollen Sie  damit erreichen? Hast Sie das nicht klar für sich klar, dann starten Gespräche und Projekte nebulös.
 
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmer kam auf mich zu und wollte INCENTIVES (noch ein “I” ) für sein Team einführen. Warum? Naja, macht man ja so, um die Motivation zur Zielerreichung zu steigern. Ja, kann man machen. Ein paar mal nachgebohrt und es kam heraus, dass er von Grund auf unzufrieden mit der Ausrichtung und Leistung des Teams war. Das ändert auch ein Incentive nicht per se.  Lösungsidee passte nicht zum Problem.
 
Also hinterfragen Sie Ihre Intention, Ihre Beweggründe, Ihr WARUM, bei dem was Sie tun.
 
Gerade auch bei kritischen Gesprächen mit Mitarbeitern ist Ihre Intention wichtig für Ihre Haltung, die Struktur und den Erfolg des Gesprächs.
 

P.S: Im o.a. Beispiel gab es klärende Diskussionen und die gemeinsame Erarbeitung der Erwartungen und vorallem: die Darlegung der Beweggründe des Chefs. That did the trick! Eine Party gab es dann nach Erreichen der Ziele ohne Vorankündigung.

 

 

“J” für JAHRESPLAN
 
 
Die Jahresplanung halte ich für absolut sinnvoll:
  • Welche Personalziele haben Sie in den nächsten 12 Monaten, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen ?
  • Welche Maßnahmen müssen Sie dafür einläuten? Welche Prozesse oder Tools etablieren? In welchen Bereichen müssen Sie sich und Ihr Team weiterentwickeln?
  • Was hat Priorität? Was geht schnell und ist damit erledigt?
  • Was ist ein langfristiger Prozess?
  • Was wäre ein “nice to have”?
  • Was liegt Ihnen vielleicht schwer im Magen? Was geht leicht von der Hand?
Wenn Sie noch ungeübt sind in dieser Art der Planung, dann starten Sie gern zunächst mit einer Quartalsplanung.

Das passt auch ganz wunderbar zu den “Check-up & Start” – Gesprächen, in denen Sie knackig und mit meiner Expertise an Ihren Zielen, Strategie und ersten Schritten arbeiten: https://hr-konkret.de/checkup Und zwar egal, ob es um Erhalt, Restrukturierungen oder Aufbau  geht. Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich gern bei mir.

 

“K” für KULTUR
 
Als Unternehmer:in legen Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen an. Mit Tag 1 und Teammitglied 1.
 
Sie basiert auf Ihren Werten, Vorstellungen, dem gelebten Miteinander, Ihrem Auftritt und Führungsstil und damit im Wesentlichen mit Ihrer KOMMUNIKATION.
 
Sie legen den Grundstein und mit jedem neuen Teammitglied kommt ein Stein dazu. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vorher überlegen, was für eine Form und Beschaffenheit Ihr KULTUR-Haus haben soll und wie sich alle Beteiligten (auch Sie selbst!) nachher damit fühlen sollen: im Innern – und wie es von Außen wahrgenommen werden soll.
Die Kultur ist ein wichtiger Stein für Ihren Unternehmenserfolg und auch ein wichtiger Faktor für das Herausbilden Ihrer Arbeitgebermarke und der Stärkung der Attraktivität als Arbeitgeber (hier weiterlesen zu “Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität”)
Machen Sie sich also bewusst, was und wie Sie es erreichen möchten.
 

Mit welchen 3 Begriffen würden Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen beschreiben?

 

 
 

“L” für LOB

 

Nein. Nicht gemeckert, ist nicht genug gelobt.
Generell ist Lob die schönste Form von Feedback und richtig gemacht ein Riesenverstärker. Besonders, wenn das nächste reguläre Feedbackgespräch noch eine Weile dauert.
Ebenso ist es ein Irrglaube, dass Sie für jedes Fitzelchen loben sollten. Aber ein DANKE für eine erbrachte, auch kleine, Leistung ist freundlich, wertschätzend, angebracht und oft ausreichend.
 
Richtig loben – wie:
  • Das Lob muss ehrlich sein – idealerweise von Herzen kommen.
  • Drücken Sie Ihr Gefühl aus (Freude, Überraschung, Begeisterung, Dankbarkeit)
  • Ziehen Sie keine Vergleiche mit anderen (“Du bist fast so schnell wie XY…”)
  • Schränken Sie es nicht direkt wieder ein (“aber”, “eigentlich”)

Viel wichtiger ist mir, dass eine grundsätzliche WERTSCHÄTZUNG erfolgt. Und dann können Sie als Chef oder Chefin auch schauen, wer zur Motivation LOB braucht, in welchem Rahmen und Häufigkeit.

 

 

“M” für MITARBEITERGESPRÄCH

Ich bin bekennender Fan des Tools. Mit einer wichtigen Einschränkung: es ist eine strategische Ergänzung eines ohnehin wertschätzenden Umgangs miteinander und regelmäßiger, unmittelbarer Feedbacks (passt auch gut zum “L”).
 
Mit diesem strukturierten Gespräch, das vor- und nachbereitet wird, schenken Sie Ihren Mitarbeiter:innen und Ihnen selbst exklusive Zeit und Verbindlichkeit.
 
In der Ruhe und Struktur des Gesprächs kommen Sie auf Themen, Probleme, Verbesserungspotenziale, Wünsche und Vorstellungen, die Ihnen in der Hektik des Alltags oft verborgen bleiben.
 
Auch können Sie mit dem Gespräch und auch ggf. in Ergänzung mit einem Persönlichkeitstest (ich nutze den wissenschaftlich fundierten LINC Personality Profiler), die Stärken der Mitarbeiter:innen gezielt in Kombination mit der Praxiserfahrung zu herauszuarbeiten und dementsprechend einzusetzen, zu fördern und weiter zu entwickeln.
 

Das entspricht auch vielfach dem Wunsch der neuen Generation von Mitarbeiter:innen (Millennials, Generation X/Y) nach einem Coach anstelle eines Chefs, einer Chefin im klassischen Sinne (ein Ergebnis der Gallup-Studien).

 

 

“N” für NEUTRALE POSITION


Es gibt sie, die Leute, die KONFLIKTE lieben. Ehrlich.
Die meisten Menschen gehören wohl eher nicht dazu.
 
Konflikte kommen oft ungelegen, stören den Ablauf, hinterlassen eine merkwürdige Stimmung. Gehören aber zum Arbeitsleben dazu.
 
Als Chef:in kommen sie auch als zu lösendes Päckchen auf den ohnehin hektischen Alltag obendrauf.  Kann ziemlich lästig sein. Haben Sie aber mit gekauft in der Funktion.
 
Was hilft, wenn der nächste Mitarbeiter mit einem Konflikt in Ihr Büro stürmt?
 
  1. Atmen und Schwung rausnehmen
  2. NEUTRALE POSITION einnehmen  – noch ist es nicht Ihr Konflikt/Thema! Anhören, sachlich nachfragen, klären, wer ist BETEILIGTER, wer ist BETROFFENER, Lösungsgespräch anbieten oder Vorschläge/Anregungen unterbreiten oder gemeinsam erarbeiten.
  3. Und wenn Sie jetzt gerade keine Zeit haben und es nicht super dringlich ist, niemand Gefahr läuft, erschlagen zu werden, dann machen Sie eine Zeit aus, in dem Sie das Thema in RUHE besprechen.
 

“O” für ONBOARDING

Onboarding ist mehr als Einarbeitung. Es beschreibt den Weg aus der Rekrutierung wirklich hinein ins Unternehmen. 
 
Dabei geht es sowohl um die HR-Prozesse von Anschreiben, Vertrag als auch um die dazugehörigen digitalen Prozesse (digitale Akte, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Beschaffung von Arbeitsausstattung, Anmeldungen, Schulungen, Informationen, et cetera.).
 
Darüberhinaus geht es aber eben auch darum, den / die Mitarbeiter:in willkommen zu heißen, gut vertraut zu machen mit den Menschen, den Abläufen, der Unternehmenskultur und ihn/sie zügig und fundiert leistungsfähig zu machen. Hilfreich ist auch ein „Buddy“, der in der Phase zur Seite steht. 
 
Die digitalen Prozesse ermöglichen eine schnellere Duplizierbarkeit der Abläufe; zum Beispiel, wenn Sie Arbeitsanweisungen als kurzes Video oder Sprachnotiz zusätzlich zum Schriftstück aufzeichnen. Das machen Sie nur einmal und beim nächsten Eintritt, hast Sie es zur Hand. 
 
Hier getätigter Aufwand rentiert sich. Fehler und hier entstandene Unzufriedenheit sind hingegen schwer auszubügeln.
 
Auch das „Reboarding“ nach längeren Abwesenheiten (Elternzeit) ist im Idealfall ein vereinfachter Onboarding-Prozess.
 

Wie gestaltest Sie das „Onboarding”? Was hast Sie zuletzt verändert?

 

“P” für PERSÖNLICHKEIT


Die Persönlichkeit ist weitgehend stabil ab dem jungen Erwachsenenalter. Sie bestimmt, wie wir mit Situationen umgehen und wie leicht wir uns mit bestimmten Tätigkeiten tun.

Erlernbar ist alles. Doch mit welchem Aufwand, wie wohl wir uns damit fühlen und wo wir unsere Stärken am besten entfalten und sie nutzen können, wird stark von der Persönlichkeitsstruktur bestimmt. Wo sind wir in unserer Geniezone

Das sind wichtige Fragen zur eigenen Tätigkeit und Führungsverhalten, zum eigenen Stil von Leadership. Und auch für die Frage, wie Sie Ihr Team zusammensetzen und jeden Einzelnen fördern. Was Sie selbst brauchen und was der Einzelne braucht.

Um dort tiefer hineinzuschauen und klare Entscheidungen treffen zu können, nutze ich für Coaching, Rekrutierung und Teamstruktur den wissenschaftlich fundierten und sehr anschaulichen LINC Personality Profiler. Haben Sie Interesse daran, dann melden Sie sich gern bei mir (gern per Kontakformular oder per Email an info@hr-konkret.de.

 

“Q” für QUALITÄT

Ja, auch Qualitätssysteme sind natürlich Bestandteil der Personalarbeit. Bei den Vorgaben, die die verschiedenen Qualitätsnormen machen, geht es mir immer darum, wo schaffe ich dadurch wirklich Qualität für den Erfolg des Unternehmens.

Manchmal heißt das dann viel Energie und Herzblut in das eine Thema und weniger in das andere. Oder auch „better done than perfect“ – wobei die Grundabsicherung in allen Bereichen da sein muss. Klar, je einfacher, besser, zielgerichteter und klarer Ihre Prozesse sind, um so besser.

Doch worauf ich nie verzichten will, ist die Qualität in Mitarbeiterauswahl, Mitarbeiterentwicklung, Bindung und Beziehung als elementarer Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.

Was macht für Sie Qualität in der Personalarbeit aus?

 


“R” für REFLEXION

Momente der Reflexion sind für jeden wichtig, doch für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin doppelt. Ihr Alltag ist besonders komplex und fordernd.

Nehmen Sie sich vielleicht die Muße im Rahmen Ihres Wochenrückblicks –  in längeren Zeiteinheiten verlieren sich die Eindrücke sonst schnell. Stellen Sie sich  zum Beispiel folgende Fragen:

  • Passten die (Personal-)Aktionen der Woche zur Strategie? Dienten sie der Zielerreichung? 
  • Was lief gut in Projekten, was in der REKRUTIERUNG?
  • Was lief gut in der Personalführung und Beziehung zu meinem Team? 
  • Welche Aufgaben wurden erfolgreich und gut erledigt? 
  • Welche Gespräche liefen gut? 
  • Was darf in der nächsten Woche nachjustiert werden? 
  • Wo muss ich anders agieren?

Für mich eignet sich da das Wochenende ganz gut, wenn der Alltag etwas zur RUHE kommt. Außerdem stärkt sowohl die Ruhe als auch die Reflexion deine RESILIENZ.

 

“S” für STRATEGIE


Mit Ihrer Idee, Ihrer Vision startet das Unternehmerdasein. Dann geht es um Ihre Ziele und Ihre Strategien, mit denen Sie diese erreichen wollen. Das gilt für die Gesamtstrategie des Unternehmens und auch für die Teilstrategien. Die PERSONALSTRATEGIE ist dabei ein ganz wichtiger Baustein, denn ohne die richtigen Unterstützer an Bord, wird die Zielerreichung schwer. Und bitte, sie ist kein “Hochglanzschinken”, sondern enthält konkrete Vorstellungen und Handlungsfelder individuell für Ihr Unternehmen.
 
In Krisenzeiten ist eine gute Strategie immens wertvoll, solange Sie sie nicht als in Stein gemeißelt ansehen und in der Lage sind, sie schnell adaptieren, modifizieren zu können.
 
Heißt: denken Sie  in SZENARIEN, in Alternativen. Üben Sie sich im schnellen Umstellen und kreativen Vorausdenken und vor allem dann im Umsetzen.
 

Und oft geht das effektiver und flotter mit einem neutralen Sparringspartner, der die nötige Expertise hat. Wenn Sie da Unterstützung suchen dann melden Sie sich gern bei mir.

 

“T” für TEAM

 

Ihr Herzstück.

Es ist eine erlernbare Kunst, Ihr Team so zusammenzustellen und zu führen, dass es Ihr Unternehmen am Leben hält, mit seinen Aufgaben wächst und verschiedene Leistungssituationen mit dir geht. Ja, manchmal probieren Sie etwas aus und es funktioniert nicht. Dann vernünftig damit umgehen und neu starten.

Aber es gibt ein paar Möglichkeiten, vorn vornherein Dinge richtig zu machen und sich einige Irrwege zu ersparen:

Gute Vorbereitung, Klarheit über Ihre Identität, Ziele und das, was Sie brauchen und wie Ihr TEAM wirklich sein soll und wie Sie Ihr Team überhaupt führen möchten (Organisation, Delegation, Beziehung).

 

Was sind Sie bereit für Ihr Team zu tun, damit Ihr Team Sie wirklich unterstützt?

 

“U” für UMHÖREN

 

Umhören oder auch das „Ohr am Gleis haben“ ist eine super Möglichkeit bei vielen Hürden, die Ihnen im Arbeitgeberleben begegnen. So auch bei der Mitarbeitersuche. Augen und Ohren offenhalten und darüber reden, was Sie suchen oder wo Sie eine Frage haben.

Binsenweisheit? Vielleicht.
Aber genau diese Basics gehen bei vielen auf der Suche nach immer neuen Tools verloren.

Und dabei können Sie die Wirkung dieser Basics verstärken, indem Sie zusätzliche Anreize geben,  zum Beispiel für 

MITARBEITEREMPFEHLUNGEN (gute Leute kennen andere gute Leute). Ihren Suchen und Fragen können Sie natürlich in Ihren Netzwerken einen größeren Rahmen geben (Verbände, Vereine, Gruppen, Social Media) oder auch durch externe Dienstleister, die in Ihrer Branche tätig sind und andere Unternehmen kennen. Nutzen Sie diese Multiplikatoren für Ihre Sichtbarkeit, so erhöht sich die Anzahl der Leute, die wissen dass Sie eine Lösung suchen.

 

 

“V” für VERHALTEN

 

Verhalten (Leistungsverhalten, Sozialverhalten) ist das, was Sie bei Ihren Mitarbeitern beobachten können, was Sie wirklich sehen.

 

Das Verhalten ist zwar Ausdruck einer Persönlichkeit, es ist aber nicht gleichzusetzen mit der Persönlichkeit.
 
Die Aussagen „Herr Meier verhält sich undiszipliniert.“ und „Herr Meier ist undiszipliniert/faul.“ beinhalten einen Riesenunterschied in der Bewertung und auch in dem Einfluss, den Sie darauf haben, etwas zu ändern. Die Sprache enthält nicht nur eine Zuschreibung, sie formt auch unsere Einstellung dazu, wie wahrscheinlich Veränderung ist.
 
Deshalb können Sie an der Schraube Ihrer eigenen Haltung und Ihres Sprachverhaltens drehen und Ihren Mitarbeiter:innen und Ihrem Unternehmen so mehr positive Entwicklungschancen einräumen. Ein Baustein, um Ihr Team positiv zu entwickeln.
 

Probieren Sie es mal aus und sagen Sie mir gern Bescheid, ob Sie einen Unterschied bemerken.

 

 

“W” für WOLLMILCHSAU

 
 

Des Personalers Lieblingstier (m/w/d), gern auch eierlegend. Traum vieler Chefs & Chefinnen, manchmal noch in grün mit rosa Sternchen, auch in Zeiten des vermeintlichen Fachkräftemangels nicht vom Aussterben bedroht.

Na, im Ernst. Ich bin Fan von Wünschen, den „idealen Mitarbeiter“ und gleichzeitig pragmatisch die Mindestanforderungen zu beschreiben. Das schärft die Vorstellung, kreiert klare Ziele und oft ist mehr möglich, als wir glauben. 

Manchmal braucht es dafür etwas Inkubationszeit. Die sollten Sie einkalkulieren.  Und auf die Flexibilität, Lernbereitschaft, Mindset und Anpassungsfähigkeit schauen …. beim Mitarbeiter und bei Ihnen selbst. Dann ist die Wollmichsau auf einmal rot-lila gestreift, kann Eier bemalen und ist für Ihr Unternehmen vielleicht viel wertvoller und Sie fühlen sich “sauwohl” miteinander.

Wo hat sich Ihre Anpassungsfähigkeit schon mal in der Personalauswahl bewährt?

 

 

“X” für X-FAKTOR

 

Wenn Sie und Ihre Teammitglieder in ihrer persönlichen Geniezone arbeiten können, also in dem Bereich, wo Sie richtig stark sind und es jedem Einzelnen auch richtig Freude macht, dann schlägt der X-Faktor richtig zu.

Was immer Ihre Ziele für und im Unternehmen sind, ob Wachstum, Qualitätsverbesserung, Prozessverbesserungen, mehr Balance im Leben….., wenn Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Stärken richtig einsetzen können, bekommen Sie Starqualitäten. Der Schwung im Unternehmen kann das X-fache annehmen, sogar das 10fache (X für 10).

Und das ist ganz unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist. Sie können gerade mit dem Teamaufbau starten oder schon viel weiter sein.

Wie können Sie das erreichen?
– Zunächst einmal klar sein, was deine Geniezone ist und was du brauchst als Ergänzung und Verstärkung ,
– die richtigen, patente Leute an Bord,
– denen die richtige Aufgabe geben und sie leben lassen, und dann ziel-, personen- und situationsgerecht führen……..

 

“Y” für YODA-MOMENT

Nee, jetzt auch noch Star Wars im Personal-ABC?
Ja. Im übertragenen Sinne.
Das Konzept habe ich bei Keith Ferrazzi, dem amerikanischen Leadership-Experten, entdeckt.
 
Es ist insbesondere hilfreich im Rahmen von Change Management und Teamentwicklung, um unterschwellige, unausgesprochene Konflikte sichtbar zu machen und frühzeitig zu lösen. 
 

Manchmal schießen gerade Unternehmer:innen und sehr ambitionierte Teammitglieder im Zuge des Erfolgsdrucks und Zielorientierung in Meetings über’s Ziel hinaus. Nehmen nicht mehr alle im Team mit.


Gerade wenn sich Teams auf neue Entwicklungen und Prozesse einlassen, ist es wichtig, sich immer wieder ins Gedächtnis zu rufen, dass wenn man sich gegenseitig unterstützt, wenn alle mitziehen, es der Sache enorm dient

Dann kann es helfen, einen sog. “Yoda” zu ernennen, im Idealfall eine Person, die für klare Einschätzungen und Fairness bekannt ist. Sie ist dann dafür verantwortlich, wenn es irgendwie “knirscht” auf den “Yoda-Moment” hinzuweisen: nicht dienliche Stimmungen zu hinterfragen, Kommunikation auf ein vernünftiges und dienliches Level zurückzuführen. So kann jeder wieder sein Bestes geben und das Team bekommt eine Chance, sich weiterzuentwickeln.

 

Kennen Sie die Idee des “Yoda-Moments”?

 

“Z” für ZUKUNFT

Wir sind am Ende des Personal-ABC angelangt und deshalb geht es mir um die ZUKUNFT.
Logisch, oder?
Es gibt viele Wege und Anknüpfungspunkte, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern. Je nachdem, wo Ihre Baustellen gerade liegen: allgemeine Ausrichtung, Geschäftsmodell, Prozesse, neue Produkte.
Aber eins ist für mich klar: die Zukunft Ihres Unternehmens wird vor allem von Menschen gestaltet. Von Ihnen und Ihrem Team.  Also binden Sie es ein. Und versuchen Sie dabei, immer auf das POSITIVE (Stärken, Chancen) zu schauen.  Auf das, was möglich ist.
 
Machen Sie sich für Ihre Personalentwicklung Gedanken: über Ihre Vision, Strategie, ZIELE und die notwendigen Schritte. Nutzen die Schwarmintelligenz Ihres Teams und gönnen Sie sich auch einen Blick von Außen, ein Gespräch mit einem unbeteiligten Experten, der die Entwicklung mit Ihnen begleiten kann und so den ein oder anderen entscheidenden Tipp geben kann.
 

Wenn Sie dafür Unterstützung suchen, dann nutzen Sie gern das Kontaktformular und wir schauen, ob und wie eine Zusammenarbeit möglich ist.

 

 

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Bildquelle: Gestaltung HR konkret

 

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