Digitale Personalprozesse

Digitale Personalprozesse

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Auch die Personalprozesse werden immer weiter digitalisiert werden. Zu manchen Schritten werden Sie gezwungen und manche sind Chancen für Ihre Unternehmensentwicklung. Ein Überblick über drei große Bereiche.

Gleich vorab: Die Digitalisierung der Personalprozesse ist nicht nur für größere Unternehmen relevant.

Wladimir Klitschko hat es ziemlich drastisch ausgedrückt:

 

„Wer sich nicht digitalisiert, wird ausgeknockt.“

 

Und das gilt nicht nur für die Produktion Ihrer Produkte oder deren Marketing und Verkauf. Es zieht sich durch alle Lebens- und Unternehmensbereiche. Nicht umsonst gibt es etliche staatliche Förderprogramme im Bereich der Digitalisierung. Dabei geht es schon lang nicht mehr (nur) um einen Wettbewerbsvorteil, sondern um eine Notwendigkeit.

Jetzt mögen Sie denken, aber im Personalbereich? In kleinen bis mittleren Unternehmen? Oh ja, auch da. Lassen Sie mich Ihnen hier drei große Bereiche vorstellen, in denen der Zwang oder eben eine absolut sinnvolle Möglichkeit besteht, sich über die Aufstellung und Ausrichtung in der Zukunft Gedanken zu machen, insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen wächst.

 

1. Rekrutierung und Onboarding

 

Sie müssen gefunden werden. Wenn Ihre potentiellen MitarbeiterInnen Sie nicht online und lokal wahrnehmen können, existieren Sie quasi nicht. Krass, oder? Wenn Sie nicht jetzt schon Schwierigkeiten haben, die richtigen Mitstreiter zu finden, kann ich Ihnen versprechen, es wird nicht besser werden, wenn Sie nicht gegensteuern.

Jetzt können Sie persönlich Social Media mögen oder nicht, aber die einzelnen Kanäle sind ein ganz wichtiger Faktor. Die pure Unternehmens- und Produktpräsenz allein reicht dabei nicht. Sie dürfen sich hier Gedanken machen, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen, was Sie ausstrahlen möchten, für welche Werte Sie stehen, welche MitarbeiterInnen Sie anziehen möchten und warum sie genau bei Ihnen arbeiten sollten. All das gehört zum sogenannten „Employer Branding“, zur Arbeitgebermarke. Dieser einheitlichen Auftrittsdefinition schließt sich die Strategie an und natürlich deren Umsetzung online wie offline. Ich arbeite hierbei immer von innen nach außen. Also von Ihrer Unternehmens-DNA aus.

Sie können Ihre eigene Karriereseite auf der Homepage gestalten, die Social-Media-Kanäle nutzen und/oder interessante Plattformen nutzen, die quasi Ihre Karriereseite mit Ihrem Markenlayout abbilden und sogar direkt das Bespielen einzelner Jobbörsen (Anzeigenportale) anbieten sowie den Übergang zum Bewerbermanagement ermöglichen und mit anbieten. Das kann durchaus schon ab den ersten Mitarbeitern eine interessante Option sein.

Dann sollten es die KandidatInnen so einfach wie möglich haben, mit Ihnen in Kontakt zu treten (Kontaktformulare, Uploads von Dokumenten oder Bewerbungsvideos, Links, et cetera). Auch das ermöglichen etliche Anbieter, ohne eine größere Änderung an Ihrer eigenen Website zu verursachen. Zudem haben die potentiellen KandidatInnen die Möglichkeit, bequem über Apps auf dem Smartphone nach Jobs zu suchen und direkt mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

All das ist Teil und steuert die sogenannte „Candidate Experience“: Wie erlebt ein Kandidat jeden einzelnen Kontakt („touchpoint“) mit Ihrem Unternehmen. Jeder dieser Kontakte sollte schnell, effektiv, freundlich sein und Ihrem Unternehmen entsprechen.

Der Übergang in das datenschutzkonforme Bewerbermanagement (auch „Talent Management“ – lesen Sie hier weiter Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten) ist der nächste Schritt und von der Eingangsbestätigung, über gemeinsame Ansichten von Bewerbungsunterlagen für mehrere Beteiligte, Terminvereinbarungen und Schriftverkehr, bis zu Bewertungen, Auswahl und dann der Übergabe in das „Onboarding“.

Das Onboarding umfasst den Bereich, wie jemand zum einen administrativ in das Unternehmen geholt wird (Erfassung der Daten u.a. für die Entgeltabrechnung, Anmeldungen, IT-Prozesse), aber eben auch wie man die Begrüßung, Einarbeitung und das Einleben erleichtert. Und hier bieten sich viele tolle Möglichkeiten in der Digitalisierung, damit Sie keinen wichtigen, notwendigen Schritt vergessen und vor allem der neue Kollege schnell und einfach auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen kann. Außerdem müssen Sie nicht bei jedem Neueintritt das Rad neu erfinden und sparen so in Zukunft einiges an Zeit.

„Die Technik entwickelt sich immer mehr vom Primitiven über das Komplizierte zum Einfachen“. 

(Antoine de Saint-Exupèry)

 

Der anschließende oder zum Teil parallel verlaufende Prozess ist die notwendige

 

2. Administration

 

Das ist meist nicht sonderlich spannend, aber notwendig und sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Es gehört zu Ihrem Teil des Vertrags, die Arbeitsleistung zu vergüten und dafür gibt es in Deutschland viele Regeln. Hierbei ist auch egal, ob Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen oder an Ihren Steuerberater oder einen anderen Dienstleister ausgelagert haben. Sie brauchen Daten der Mitarbeiter und diese müssen Sie erfassen und verwalten. Das gesamte Meldewesen für die Sozialversicherungen und Steuern läuft bereits seit Jahren digital.

Zur digitalen Personalakte finden Sie bereits hier weiterführende Informationen. Und auch die Zeiterfassung wird ein Muss. Hier finden dazu weitere Hinweise.

Ein durchaus spannender Aspekt ist hierbei der „Employee Self Service“: also all die Daten, die Ihr Team selbständig eingeben kann – von Adressänderungen bis hin zur Geburtsurkunde eines Kindes und der Eingabe von Abwesenheiten, die dann von Ihnen nur noch bestätigt werden müssen.

Auch das digitale, aktive Abrufen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen steht seit diesem Jahr an. Noch so ein Pflichtprogramm. Da bin ich allerdings noch gespannt, wie das in der Praxis laufen wird.

Zeugnisgeneratoren sind ebenfalls ein etablierter Bestandteil in der rechtssicheren Digitalisierung und Vereinfachung der Personalprozesse. Häufig bilden sie eine sehr gute Basis und eine Individualisierung einzelner Zeugnisse ist immer möglich.

Spannender wird es wieder im Bereich der

 

3. Entwicklung

 

Sie können sowohl die Entwicklung und Karriereplanung Ihres Teams, Zielvereinbarungen und Beurteilungen zum Beispiel für Boni oder Provisionen, Vorgesetztenbeurteilungen, 360-Grad-Feedback und Mitarbeiterumfragen als auch die Schulungsplanung und deren Nachweise unter anderem für Qualitätsaudits und Zertifizierungen wunderbar abbilden und zielgerichtet planen. Ordentlich vorbereitet spart Ihnen das unglaublich viel Zeit und Papier. Weiterhin kann ein großer Teil von Schulungen digital oder auch in Hybridformen durchgeführt werden.

Besonders charmant wird es häufig, wenn Systeme sich miteinander verbinden oder integrieren lassen, also modulweise aufgebaut sind. Deshalb ist es sinnvoll, sich bei der Sichtung von einzelnen Software-Angeboten sowohl die Pflicht als auch die Kür anzuschauen und Ihre Unternehmens- und Personalziele, Ihre Planung und Wünsche für die Zukunft im Blick zu halten.

Gleichzeitig lassen sich bei Unternehmen von 2 bis etwa 50 Mitarbeitern schon viele Möglichkeiten mit bereits bestehenden „Bordmitteln“, pfiffigen Tools, klaren Abläufen und kostenfreien Lösungen erschließen. Nicht alles bedarf einer gesonderten Software oder eines großen Budgets.

Wichtig ist bei jedem der Prozesse, die digitalisieren möchten: Eine gute Fachkenntnis und Sicherheit im Ist-Zustand, also in dem, was Sie heute schon haben und machen müssen sowie eine klare Vorstellung und Plan, was Ihr Ziel ist und was Sie ändern möchten.

Dann können Sie schrittweise – eben genau so, wie es für Ihr Unternehmen passt (Strategie, Wachstum, Budget)  – in die Umsetzung gehen.

Wenn Sie bei einem der angeführten Bereiche Unterstützung suchen, dann schreiben Sie mir gern an info@hr-konkret.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.

 

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Lesen Sie weiter: Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten
Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Einer der großen Trends in der Arbeitswelt ist die Digitalisierung und diese macht auch vor der Organisation der Personalabläufe nicht halt. Die digitale Personalakte ist dabei ein Thema, an welches die Unternehmen meist recht zügig denken. Gleichzeitig ist die Einführung aber mit ein paar Hürden verbunden. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Vorteile der digitalen Akte, aber auch die Aspekte, auf die Sie acht geben sollten.

 

Was spricht für die Personalakte in digitaler Form?

 

1. Die digitale Version ermöglicht den schnellen Zugriff auf die Daten und das auch remote. Was nicht nur unter den aktuellen (Pandemie-) Bedingungen von Vorteil ist, wenn weniger Menschen im Büro vor Ort sind, sondern natürlich auch zum Beispiel bei mehreren Unternehmensstandorten.

So haben Sie bei Bedarf raschen Zugriff auf geschäftliche, private und Notfall-Kontakte oder auch auf Altdaten, die sonst den oft unschönen Gang ins Archiv bedingen würden (was man da alles findet …. oder eben auch nicht  … zuweilen sehr spannend, ich überlasse das jetzt Ihrer Phantasie).

2. Die digitale Personalakte ist naturgemäß papierlos und spart Platz. Gerade angesichts hoher Büromieten oder bei beengten Platzverhältnissen ist das von großem Vorteil. Sogar die gemeinsame Nutzung von Büroräumen durch verschiedene Fachbereiche (shared offices, co-working, Großraumbüros) kann so auch für den sehr vertraulichen Personalbereich möglich werden, der sonst sinnvollerweise sehr separat positioniert wird. Telefonate oder Gespräche können dann immer noch „abgeschottet“ geführt werden.

Auch die Arbeit remote wird so für den Personalbereich besser ermöglicht. Insbesondere für die Bereiche, die nicht permanent mit der eingehenden, physischen Post arbeiten müssen. Doch auch das reduziert sich zusehends.

Papierakten können mit Konzept und Ordnung sicher ausgelagert werden. Die ersten Schritte dazu waren ab den 70er/80er-Jahren die Abbildung von Akten ausgetretener Mitarbeiter auf Mikrofiche. Die Lesegeräte waren echte Monster und wie die weitere Nutzung der „Fiche“ heute abgesichert wird, weiß ich gar nicht, aber das Papiervolumen wurde damals schon massiv reduziert. Und das funktioniert heute natürlich schon deutlich einfacher.

3. Nicht nur der Zugriff wird bei der digitalen Personalakte einfacher, sondern auch das Durchsuchen wird massiv vereinfacht. Die neuen Programme arbeiten mit einer Texterkennung und so können Texte nach einzelnen Begriffen durchsucht werden. Suche ich zum Beispiel, wer im Unternehmen schon mal eine Funktionszulage erhalten hat und wie das gestaltet wurde, dann habe ich das hier sehr flott raus und muss mich nicht auf das Erinnerungsvermögen verlassen oder die Abrechnungen durchsuchen.

4. Die digitale Akte ermöglicht eine klare Übersicht. Will ich die Vertragshistorie, die Entgeltentwicklung oder die Weiterbildung eines Mitarbeiters sehen, so kann ich das je nach System in unterschiedlichen Ansichten / Analysen sehr übersichtlich und schnell und vor allem natürlich ohne langes Blättern und Suchen erhalten.

5. Die digitale Personalakte bietet Zeitersparnis. Nach der Einführung! Die Auswahl und Einführung eines Systems kostet Zeit (und ist auch eine Investition), aber die Ablage und vor allem das Suchen (nach einer strukturierten Ablage) spart Ihnen einiges an Zeit. Und Sie müssen nicht mehr jemanden aus der konzentrierten Arbeit oder dem Feierabend rufen, wenn Sie ad hoc Zugriff auf Daten benötigen.

6. Klare Berechtigungskonzepte, die datenschutzrechtlich optimiert sind, ermöglichen neben dem Personalbereich auch der Geschäftsführung und den einzelnen Vorgesetzten guten Zugriff auf die Daten ihrer Teammitglieder. Sie können die Zugriffsmöglichkeiten auch gut dosieren, d.h. auf bestimmte Themenbereiche einschränken.

7. Systeme für digitale Akten bieten mittlerweile auch weitergehende Funktionen: Notizen, Termine, Massenerfassungen, Bewerbermanagement, Onboarding mit Online-Schulungen, Zeiterfassung, Dokumente aus Vorlagen generieren, um Doppelarbeit zu vermeiden. So können Sie die Personalabläufe effizienter gestalten.

8. Akten werden nicht „verschusselt“. Manches Unternehmen hat schon Akten gesucht, die irgendwo im Unternehmen auf die Reise gegangen sind. Ein Horror.

9. Die digitale Personalakte vereinfacht auch die sehr langen Aufbewahrungspflichten, welche für Personaldaten aus unterschiedlichen Gesichtspunkten notwendig sind (für Anspruchsrechte, kaufmännisch, sozialversicherungsrechtlich, Berufsgenossenschaft).

 

Was ist zu beachten?

 

Manche Unternehmen starten damit, die Akten zunächst einzuscannen. An dieser Stelle bitte „Aufgepasst!“, denn hier müssen Sie unbedingt darauf achten, dass das DSGVO-konform geschieht. Personaldaten sind Daten mit dem höchsten Schutzgrad.

Ich kann den Wunsch nach einer einfachen, papierlosen Lösung durchaus nachvollziehen. Doch nicht nur der Datenschutz ist zu beachten, sondern es entgehen Ihnen auch die vielen Vorteile, die erst durch die Softwareunterstützung möglich werden (Texterkennung, Suchbarkeit, Analysen, Übersichten).

Für ein Unternehmen, welches gerade erst startet und die ersten Mitarbeiter einstellt, kann das noch angehen (ein gutes Datenschutzkonzept vorausgesetzt) und dann kann das Einscannen auch eine Vorstufe sein, aber meiner Ansicht nach ist eine Software ab etwa 20 eigenen Mitarbeitern bereits sinnvoll. Insbesondere wenn man ein Programm nutzt, welches ggf. sukzessive auch die Anbindung anderer Prozesse (z.B. Rekrutierung, Personalentwicklungsplanung) zulässt. Manche starten hier auch mit einem Rekrutierungs- oder Onboardingtool, welches dann die digitale Akte mit anbietet.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es gerade aus dem Blickwinkel der Zeitersparnis sinnvoll, früh, d.h. bereits ab wenigen Mitarbeitern mit einem ausbaufähigen System zu starten, denn so ersparen Sie sich Zeit, Kosten und Nerven für die spätere Erfassung. Lassen Sie sich auch von jemanden aus der Praxis (nicht nur vom Systemanbieter) beraten, welche Features für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wie bei jeder Software gilt, dass Sie definieren dürfen, was Sie brauchen und was Ihnen jetzt oder etwas später dienlich ist, um Ihre Personalprozesse zu unterstützen, zu vereinfachen und gleichzeitig vernünftigen Nutzen daraus zu ziehen – zum Beispiel für eine Personalentwicklungsplanung oder eine wirksame Entgeltstruktur.

Sollte Ihr Unternehmen einen Betriebsrat haben, beachten Sie bitte, dass die Einführung eines solchen Tools mitbestimmungspflichtig ist und Sie eine Betriebsvereinbarung benötigen.

Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Einführung eines Systems unbedingt mit ins Boot.

Je nach System haben Sie unterschiedlich hohe Einführungs- und Lizenzkosten. Manche Anbieter bieten gestaffelte Preise für die Anzahl der Mitarbeiter und die genutzten Module an. Hier ist es sinnvoll, sich zunächst die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu verdeutlichen und sich am Markt umzuschauen, um dann am besten gemeinsam mit Ihrem Personalprofi das entsprechende System auszusuchen.

(Hier können Sie sich bei dem Unternehmen Haufe über die digitale Akte weiter informieren:  Haufe People Operations – einmalig gesponserter Link)

Achten Sie vorab auf eine klare Struktur und überlegen Sie sich ein klares System für die Erfassung und beschreiben Sie dieses „idiotensicher“, so dass jederzeit ein Fremder auch die Erfassung weiterführen könnte. Das gelingt schon bei Papierakten häufig nicht. Um den bestmöglichen Nutzen aus digitalisierten Daten ziehen zu können, ist es aber elementar.

 

Fazit

Aus meiner Sicht ist im Zuge der Digitalisierung die digitale Personalakte für moderne und vor allem wachsende Unternehmen auf jeden Fall sinnvoll. Insbesondere durch die Platz- und Zeitersparnis, die Wahrung des Datenschutzes und der Beachtung der Aufbewahrungspflichten, die Analyse- und Planungsmöglichkeiten sowie die Anbindung weiterer Softwareergänzungen bieten die Systeme etliche Möglichkeiten zur Vereinfachung, Sicherung und Optimierung Ihrer Personalprozesse – sofern Sie die Einführung gut vorbereiten, strukturieren und konsequent anwenden. So kann aus der notwendigen Personalakte mehr werden als nur lästige Ablage.

 

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Bildquelle: Katja Raschke

 

Lesen Sie weiter: Was Arbeitgeber in 2021 beachten müssen
Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger vom Podcast “Finanzen neu denken”

Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger vom Podcast “Finanzen neu denken”

Interview mit Susanne Just und Bärbel Metzger über das System “Profit First” in der Personalplanung.

 

 

Susanne Just und Bärbel Metzger sind das Duo hinter  “Finanzen neu denken – dein gesundes Unternehmen”. Sie sind beide “certified Profit First Professionals” und Susanne noch zusätzlich “certified Fix This Next Advisor”.

Ich selbst nutze das Profit First System ganz stringent seit letztem Jahr in meinem Unternehmen. Vorher habe ich mich “sanft” genähert. Und es hat bei mir einen großen Unterschied gemacht in der Planung. Deshalb habe ich Susanne und Bärbel zum Blog-Interview eingeladen.

 

Hallo Susanne, hallo Bärbel, erzählt doch einmal, wen ihr mit welcher Leistung unterstützt!

Hallo Katja! Mit unserem Unternehmen unterstützen wir Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, sich ein ganzheitlich (finanziell) gesundes Unternehmen aufzubauen, das vom ersten Euro an Gewinn macht – und das ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei begegnen wir den Unternehmerinnen und Unternehmern als Sparrings- und Accountability-Partner auf Augenhöhe. In unserer Arbeit schöpfen wir nicht nur aus unserem Wissen als Financial Business Coaches, sondern auch aus unserer jahrelangen Erfahrung als Steuerberaterinnen. Zudem sind wir Host des ersten Podcasts im deutschsprachigen Raum, der sich mit allen Themen rund um Profit First, Fix This Next und (finanziell) gesunden Unternehmen beschäftigt.

 

In zwei bis drei Sätzen. Was ist Profit First?

Puh, in 2 – 3 Sätzen wird das etwas schwer, aber wir versuchen es mal. Profit First wurde von dem Amerikaner Mike Michalowicz entwickelt. Es handelt sich um ein Cash-Management-System (Mehrkonten-Modell), mit dem man seine Unternehmensfinanzen so strukturieren kann, dass das Unternehmen auf die Erzielung von Gewinn ausgerichtet ist, bestimmte Rücklagen (z. B. für Steuerzahlungen, allgemeine Rücklagen für turbulente Zeiten, Personalkosten etc.) gebildet werden und ein Budget für die Betriebskosten geschaffen wird. Der Gewinn bleibt damit nicht länger ein Überbleibsel, sondern wird Realität – ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei werden die Gelder, die liquiditätstechnisch in das Unternehmen herein kommen, nach bestimmten Prozentsätzen aufgeteilt und auf – entsprechend für ihre jeweilige Bestimmung eingerichtete – Bankkonten überwiesen. Dadurch entstehen auf der einen Seite finanzielle Rücklagen und auf der anderen Seite durch die offensichtliche Reduzierung der Liquidität auf dem Hauptbankkonto  begrenzte Ressourcen für die Ausgaben des Unternehmens. Profit First nutzt die uns Menschen von der Natur gegebenen Verhaltensmuster im Umgang mit Geld, sodass wir es mit unserem gewohnten Umgang mit Geld trotzdem schaffen, unser Unternehmen in gesunde Bahnen zu lenken.

 

Spannend. Wo könnt ihr euch gut vorstellen, dass Profit First in der Personalplanung zu nutzen ist?

Profit First kann sowohl in der Vorbereitung einer Mitarbeiter-Einstellung genutzt werden, als auch in der laufenden Personalkostenverwaltung- und -planung. Wenn man z. B. für die Personalkosten ein eigenes Bankkonto anlegt, auf dem in regelmäßigen Abständen ein gewisser Prozentsatz der Einnahmen landet, dann kann man sicherstellen, dass die Liquidität für die Zahlungen am Monatsende auch tatsächlich vorhanden ist. Wie oft ist es denn so, dass die Gelder vorher erst einmal für eine oder mehrere andere Ausgaben einsetzt werden und dann darauf gebaut wird, dass bis zum Gehaltszahlungszeitpunkt wieder Einnahmen ins Unternehmen gekommen sind? Wir haben es zumindest oft so bei Kunden erleben dürfen. Mit Profit First gehört dies der Vergangenheit an.

Bei der Planung der Einstellung eines oder mehrerer Mitarbeiter kann man das Unternehmen schon lange im Voraus auf die finanzielle Mehrbelastung vorbereiten, indem man frühzeitig beginnt, bestimmte Anteile an den Einnahmen auf ein gesondertes Bankkonto zu transferieren. Zum einen gewöhnt man das Unternehmen an die steigenden Personalkosten und kann schon erkennen, ob es überhaupt in der Lage ist, die Kosten für weiteres Personal nachhaltig zu erwirtschaften, denn nicht jeder Mitarbeiter erzielt operativen Umsatz (z. B. Sekretariat, persönliche Assistentin). Gleichzeitig bildet man für die oftmals mehrere Monate dauernde Einarbeitungszeit finanzielle Rücklagen, denn der Mitarbeiter wird ja nicht gleich von Anfang an einen entsprechenden operativen Umsatz vorweisen können.

Dann kann man wunderbar Rücklagen für Zahlungen bilden, die vielleicht nur ein oder zweimal im Jahr auftauchen z. B.

  • Gratifikationen
  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsfeier
  • besondere Weiterbildungsmaßnahmen
  • Arbeitsplatzausstattung
  • Mutterschaft- und Elternzeit
  • Betriebsausflug
  • Kosten für Rekrutierung neuen Personals (Stellenanzeigen, HR-Experte etc.)
  • ….

Besonders empfehlenswert ist diese Rücklage auch für die Abpufferung von Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht im Unternehmen ist, weil er zum Beispiel Urlaub hat oder krank ist. Während dieser Zeit laufen die Personalkosten weiter, aber der Mitarbeiter ist nicht an der Erzielung von Umsätzen beteiligt. Gut, wenn man dann für solche Zeiten vorgesorgt hat (idealerweise sogar, um jemanden kurzfristig einstellen zu können, der diese Zeiten ausfüllt).

Seltener, aber dennoch auch sehr empfehlenswert, ist eine Rücklage für die Planung der Unternehmensnachfolge. Oftmals ist es so, dass zur Vorbereitung auf das Ausscheiden des Inhabers ein Geschäftsführer eingestellt wird, der den Inhaber zwei oder drei Jahre begleitet. Dieser Geschäftsführer möchte dann natürlich auch jeden Monat ein, zu seiner Aufgabe passendes Gehalt bekommen, sodass das Unternehmen in der Übergangszeit finanziell etwas stärker gefordert ist.

 

Gibt es bestimmte Prozentsätze, die ihr vorschlagt?

Profit First ist kein “one size fit’s all”. Jedes Unternehmen ist individuell, jedes Unternehmen hat eine individuelle Personal-(kosten-) struktur. Von daher gibt es nur individuelle Prozentsätze. Wir als Profit First Professionals unterstützen gerne dabei, den passenden Prozentsatz zu ermitteln und festzulegen.

 

Was ist aus eurer Sicht der große Vorteil daran ?

Allem voran: KLARHEIT. Klarheit darüber, dass zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung die finanziellen Mittel auch tatsächlich im Unternehmen zur Verfügung stehen. Das gibt Sicherheit – nicht nur in der Unternehmensführung, sondern auch in der Unternehmensplanung. Ein Personalkostenbudget, das ganz in echt auf einem Bankkonto abgebildet ist, fängt unvorhergesehene Ereignisse (wie Krankheit/Unfall etc.) auf und zeigt, wie viel Personal das Unternehmen überhaupt tragen kann. Und zu guter Letzt, bietet Profit First eine klare Struktur, die es uns als Unternehmer möglich macht, mit einem kurzen Blick auf unsere Bankkonten unternehmerische Entscheidungen zielgerichtet(er) zu treffen – fernab von betriebswirtschaftlicher Auswertung, Gewinnermittlung oder Bilanz.

 

Gibt es 2-3 ganz konkrete, wirkungsvolle Tipps rund um das Thema Personal & Profit First, die die Leser direkt umsetzen können?

Tipp 1: bei der Bank, bei der das Geschäftskonto geführt wird, ein Tagesgeldkonto anlegen, das künftig für den Aufbau der Liquidität für Personalkosten genutzt wird.

Tipp 2: Jede Woche 1% der geldmäßig ins Unternehmen gekommenen Einnahmen (ohne Umsatzsteuer) auf dieses Rücklagenkonto überweisen. Das ist schon mal ein guter Anfang.

Tipp 3: Spaß an der Organisation der Unternehmensfinanzen finden und sich über das Wachstum des Personalkosten-Rücklagenkontos freuen.

 

Wo können euch meine Leser finden?

Unsere Website und unseren Podcast findet man unter:

Website:   www.deingesundesunternehmen.de

Podcast:  www.deingesundesunternehmen.de/podcast

Facebook-Fanpage:  https://www.facebook.com/deingesundesunternehmen

Instagram: @finanzen_neu_denken

 

Was möchtet ihr den Lesern noch mit auf den Weg geben?

Profit First entfaltet seine Kraft natürlich nicht nur im Personalkostenbereich, sondern vor allem dann, wenn man das Cash-Management-System für das gesamte Unternehmen anwendet. Wie wäre es, wenn sich jede Woche auch ein bestimmter Prozentsatz der Einnahmen auf den Weg auf ein eigens für den Gewinn eingerichtetes Bankkonto machen würde? Wie wäre es, wenn es jedes Quartal eine kleine Ausschüttung aus diesem Gewinn geben würde, mit der wir uns als Inhaber für unseren Mut und unser Vertrauen in das Unternehmen belohnen dürfen? Wie wäre es, wenn Steuerzahlungen, egal ob Umsatzsteuer oder Einkommensteuer/Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer ganz easy und vor allem mit Freude an die Finanzverwaltung überwiesen werden können?

All das (und noch viel mehr) kann Profit First. Wer mehr wissen möchte, schenkt sich am besten das Buch “Profit First” und legt los, hört in unseren Podcast rein oder meldet sich direkt bei uns. Dann können wir schauen, wo das Unternehmen aktuell steht, wo es hin soll und wie unsere Begleitung aussehen könnte.

 

Ich danke euch herzlich fürs Blog-Interview und bin gespannt auf Feedback meiner Leser und Leserinnen zu euren Ansätzen.

 

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Bildquelle: Susanne Just und Bärbel Metzger

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema “Sicher durch die Rekrutierung”
10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten

10 Gründe, warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten

Die erste Auftragsvergabe und der Teamaufbau bewegen mich gleich von zwei Seiten. Einmal von und für meine Kunden, denn da sind einige dabei, die das erste Teammitglied anheuern und dann sukzessive weiter aufbauen (bei anderen geht es schon rauf bis an die hundert Mitarbeiter) und einmal für mich persönlich. 
 
 
Ich bin aktuell im dreizehnten Jahr der Selbständigkeit und habe lange gezögert, die erste Unterstützung dazu zu holen. Zu lang. OK, außer beim Thema Steuern, da war mir von vornherein klar, dass da ein Profi ran muss.
 
Die Überlegung war schon lang da, aber da waren immer die Gedanken und Zweifel:  Kannst du dir das wirklich leisten? Du gehst zusätzliche Verpflichtungen ein. Wenn das Business dann wächst oder wachsen muss, kriegst du das dann parallel zur Familie gut gestemmt (meine Tochter war zweieinhalb, mein Sohn knapp fünf Jahre alt, als ich gegründet habe). Das waren tatsächlich meine größten Bedenken.
 
Über die möglichen Formen der Unterstützung wie externe Dienstleister, virtuelle Assistenz, Minijobs, Teilzeit/Vollzeit Angestellte habe ich da gar nicht erst nachgedacht.
 
Andere Fragen nach dem „Wie finde ich die geeignete Unterstützung?“ oder „Wie organisiere ich das am besten?“ waren für mich als Personalerin berufsbedingt und aufgrund der persönlichen Arbeitsweise eher kein Thema, erlebe das aber bei Kunden und im Netzwerk natürlich häufig.
 
Warum ist es also meiner Sicht so wichtig, als Soloselbständige:r früh mit der ersten Auftragsvergabe und damit Schritt für Schritt mit dem Teamaufbau zu starten? Für mich war es ein riesiger Game-Changer, seit dem bewegt sich viel mehr und mit viel mehr Freude.

 

Hier die 10 Gründe für einen frühen Teamaufbau:

 

1. Prozesse abbilden
 
Was ich abgeben will, muss ich beschreiben und erklären können. Ich wusel nicht vor mich hin und habe alles in meinem Kopf. Wenn jemand anderes etwas für mich tun soll, dann bin ich gezwungen, das exakt zu beschreiben un dazu dokumentieren oder mit der ersten Hilfe auch dokumentieren zu lassen. Muss ich das dann nochmal machen bei demselben oder einem anderen Thema, dann geht es schnell.
 
 
2. Neue Impulse

 

Andere Sicht- und Arbeitsweisen und Kenntnisse halten die Innovation im Gang, beugen Betriebsblindheit vor und zeigen Potenziale auf.

 
3. Chance für Wachstum
 
Wenn ich Aufgaben abgebe, die ich nicht gerne mache, für die ich ewig lange brauche, die Routineaufgaben sind, die ich nicht gut beherrsche und jemand anders ist da in seiner Geniezone, kann die Dinge flott und hochwertig, DANN kann ich mich auf Aufgaben konzentrieren, die meiner Geniezone entsprechen und das Business wachsen lassen.  Das können zu Beginn einzelne, kleine Aufgaben sein und es muss kein Vollzeitmitarbeiter mit Führungsfunktion sein.
 
 
4. Chance auf Profitabilität
 
Es ist ein Rechenexempel. Hat der Mitarbeiter oder Dienstleister einen günstigeren Stundensatz als ich, ist schneller und/oder besser, dann lohnt sich das sofort. So kann ich wichtige Dinge im Unternehmen erledigen, Umsatz mit Kunden generieren und mehr AM, statt nur IM Unternehmen und damit zukunftsorientiert arbeiten. Außerdem gewöhne ich mich früh daran, in Budgets zu denken und zu arbeiten.
 
 
5. Frühe Entlastung unterstützt die Resilienz
 
Auch wenn ich meine Arbeit liebe, soll sie neben meinen Kunden auch mir dienen. Mir und meinen Lieben ein Leben, Pausen und Erlebnisse ermöglichen. 24/7 ist nicht dauerhaft möglich und nicht gesund.  Und ein erschöpfter Mensch ist weder leistungsfähig noch kreativ. Letztendlich dient die Unterstützung also auch der Vitalität und Gesunderhaltung.
 
 
 
 
 
 
 
6. Abgeben lernen
 
Yip, abgeben will gelernt sein. Dieses Business ist quasi mein drittes Kind. Ich hänge da auch emotional dran und will, dass das alles richtig läuft. Aber meine Kinder habe ich auch in die Obhut von Großeltern, der Tagesmutter und Krabbelgruppe und Kindergarten gegeben. Das Kind wird selbständig und ich feiere die kleinen Abschiede, dir mir schrittweise wieder weitere Freiheiten geben – fürs Business und fürs Leben. Aber das muss man tatsächlich üben. Der eine mehr, der andere weniger. Klare Regeln aufstellen und Vertrauen üben.  Ich erledige die Aufgaben in meinem Business nicht zwangsläufig selbst am besten. So wachse ich auch persönlich.
 
 
7. Flexibilität
 
Habe ich eine oder sogar mehrere Personen, denen ich Aufgaben übergeben kann, dann gewinne ich Flexibilität für auftragsstarke Zeiten und kann Spitzen besser abfangen.
 
 
8. (Führungs-) Erfahrung & Strukturen aufbauen
 
Wenn ich die ersten Aufgaben abgebe, lerne ich nicht nur loszulassen und Verantwortung zu übertragen, sondern schärfe mein Bewusstsein, für das, was mir wichtig ist und was für mich gut funktioniert. Das schließt Werte und Arbeitsweisen ein.
So fällt es mir leichter, die richtige Menschen auszuwählen, die für mich arbeiten sollen. Außerdem kann ich dann besser mit dem Team kommunizieren, Prozesse besser organisieren und kontrollieren. Schrittweises , frühes Auslagern ermöglicht ein Hineinwachsen in die Rolle als Chef:in und beugt dem Peterchen-Prinzip („Beförderung bis zum Grad der Unfähigkeit“) und der eigenen Überforderung vor. Die persönliche Entwicklung erfolgt schrittweise parallel zur Entwicklung des Unternehmens.
 
 
9. Chaosprophylaxe
 
Bin ich gewöhnt, Aufgaben zu übergeben und habe schon ein paar Menschen, auf die ich mich verlassen kann und habe schrittweise Strukturen geschaffen, dann erschlägt es mich nicht gleich komplett, wenn mal eine Person kündigt, ich ausfalle  oder ich aufgrund eines großen Auftrags dringend zusätzliche Unterstützung benötige.
 
 
10. Arbeitgeber- oder Auftraggeberattraktivität aufbauen
 
Wer rechtzeitig Werte definiert, Strukturen aufbaut  und vor allem um gute Leute bemüht, kann sich ein stabiles Netzwerk aufbauen.  Das schafft vor allem auch einen Namen und so kann ich mich als attraktiver Arbeitgeber oder Auftraggeber positionieren, für den die Menschen gerne arbeiten. Das spricht sich rum und schont Ressourcen (Zeit, Geld), denn gute Leute kennen andere gute Leute.
 
Ganz entscheidend aber ist noch ein weiterer Bonus-Punkt:
 
Wenn Sie sich als Solopreneur gut vorbereiten und die ersten Schritte mit Teammitgliedern bedacht und bewusst gehen, dann haben Sie die RIESENCHANCE von Beginn an viele Dinge im Bereich Führung und Personalstrukturen richtig gut zu machen. Diese fallen Ihnen später nicht auf die Füße. Das schont Zeit, Kosten und Nerven.
 
Wenn Sie überlegen, die ersten Aufgaben zu vergeben, an externe Unterstützer oder eigene Mitarbeiter, oder Sie bereits die ersten Gehversuche gemacht haben und noch nicht so super zufrieden mit den Ergebnissen sind, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt das sechswöchige Programm:
 
 
 „Startklar zum Wachsen! Wie du deine erste Aufgabe erfolgreich abgibst: der Plan für Soloselbständige.“
 
 
Sechs Wochen für Sie und Ihr Business.
 
 
Sie bereiten sich super gut vor und erarbeiten Ihren persönlichen Plan: Sie legen erste delegierbare Aufgaben & Prozesse fest, kennen die verschiedenen Arten & Kosten von Unterstützung, definieren Werte und Organisationsmöglichkeiten. Danach sind Sie startklar und können den einmal erarbeiteten Plan für zukünftige Vergaben oder Einstellungen jederzeit wiederholen. Hier geht`s zum Programm: Startklar zum Wachsen!
 
Profitieren Sie von meiner Personalexpertise, der Erfahrung aus der Arbeit mit Kunden und meiner Erfahrung als Soloselbständige, deren Unternehmen wächst und für die die ersten Teammitglieder ein echter Game-Changer waren und sind.
 
Ich freu’ mich auf Sie!

 

konkret.wirkungsvoll

 

Mehr lesen? 8 Anzeichen, dass Sie dringend Unterstützung im Business brauchen

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Bildquelle: via stockunlimited paid license

 

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