Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten

by Katja Raschke | 15. Jul 2021 | Personalmanagement, Rekrutierung, Teamaufbau

„Talent Management“ – was ist das, wobei hilft es und warum sollten Sie es auch im kleinen Unternehmen von Beginn an effektiv nutzen.

Noch ein neues Schlagwort in der Unternehmensführung und im Personalmanagement? Moderner Mumpitz oder ist da wirklich was dran, was Sie in Ihrem Unternehmen gewinnbringend in der Personalarbeit und für den Teamaufbau nutzen können? Und vor allem wo und ab welcher Unternehmensgröße setzen Sie es sinnvoll ein?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was Talent Management eigentlich ist. Der Begriff umfasst eine ganze Reihe an einzelnen Personalprozessen. Im Grunde beinhaltet es den gesamten Umgang ab dem ersten Kontakt eines Bewerbers mit Ihrem Unternehmen bis hin zur weiteren Entwicklung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Ziel ist eine strukturierte, möglichst effiziente und insbesondere effektive Vorgehensweise, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu gewinnen und zu binden. Denn nur mit den richtigen Teammitgliedern an Bord kann Ihr Unternehmen erfolgreich wachsen.

Im Wesentlichen besteht Talent Management aus den folgenden fünf Oberprozessen:

1. Bewerbermanagement

Hier geht es um die Frage, wie setzen Sie die Prozesse so auf, dass die Bewerber und Bewerberinnen mit jedem Kontakt mit ihrem Unternehmen darin bestärkt werden, dass es richtig ist, sich bei Ihnen zu bewerben ( Stichwort „Arbeitgeberattraktivität“). Gleichzeitig soll der Prozess möglichst so angelegt sein, dass Sie die richtigen Kandidaten und Kandidatinnen für Ihre Aufgaben herausfiltern. Sie sollen schließlich die Menschen zeitig identifizieren können, die zu Ihnen, der Stelle, Ihrer Unternehmenskultur, Ausrichtung und Ihrem Team passen.

Das beginnt bei der klaren Definition des Stellen- und Kompetenzprofils (mehr zum Rekrutierungsprozess finden Sie auch im Blogbeitrag “So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung”), berücksichtigt die Fragen, wo finde ich die Menschen, die diese Aufgabe erfolgreich bewältigen können und wie spreche ich sie erfolgreich an.

Die nächste Überlegung beinhaltet dann die Frage, wie Sie die Menschen effektiv durch den gesamten, mehrstufigen Bewerbungsprozess leiten. Dazu gehört sicher auch die Frage, welche Formen der Digitalisierung und Automation Sie hier nutzen können, wie zum Beispiel automatische Eingangsbestätigungen, parallele Erfassung der Bewerberdaten, Abgleich von Kompetenzen, Einsatz von Persönlichkeitstests oder künstlicher Intelligenz („AI“).

Noch wichtiger ist auf jeden Fall Ihre grundsätzliche Vorstellung davon, wie Sie diesen Prozess für sich gestalten möchten und können, um wirklich die richtigen Mitarbeiter anheuern zu können. Also welche Stufen wollen Sie einbauen: schriftliche Bewerbung (Form, Umfang), Telefoninterview, Videointerview, persönliches Gespräch, Anzahl der persönlichen Gespräche, Teilnehmer (mehr Tipps für die optimale Vorbereitung auf das Bewerberinterview finden in meinem kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”). Welche Kriterien legen Sie für die Auswahl fest?

2. Personalentwicklung

Das beinhaltet die Entwicklung der Mitarbeiter ab dem ersten Tag in Ihrem Unternehmen. Fragen Sie sich: Wie findet die Begrüßung und Einarbeitung statt? Was muss im Einarbeitungsplan oder Einarbeitungsprogramm erfolgen, damit der oder die Neue die Stelle möglichst zügig optimal bewältigen kann.

Gleichzeitig gehört die Planung und Durchführung von regelmäßigen Feedbackschleifen als wesentlicher arbeitsrechtlicher Aspekt wie auch als wichtiges Führungselement dazu: in kurzen Abständen während der Einarbeitung, vor Ablauf der Probezeit, im Jahresturnus für ein jährliches Mitarbeitergespräch oder Entwicklungsgespräch, zur Leistungsbeurteilung, zur wiederkehrenden Überprüfung der nötigen Kompetenzen in unserer schnelllebigen Arbeitswelt.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Vorstellungen der Arbeit erfüllt werden und sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Dies funktioniert nur MIT den Menschen darin und wenn die vorhandenen Talente richtig eingesetzt sind und eine. Chance haben, sich ebenfalls weiterzuentwickeln.

3. Ausbildung und Weiterbildung

Wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung und gleichzeitig so wichtig, dass er für mich auch noch einen separaten Punkt darstellt. Im Bereich der Aus- und Weiterbildung haben Sie die Möglichkeit, die Auszubildenden und auch schon ausgebildeten Mitarbeiter maßgeschneidert für Ihr Unternehmen weiter zu entwickeln. Das ist Ihre Chance, gute Mitarbeiter aufzubauen, zu fördern und an Ihr Unternehmen zu binden.

Hand in Hand mit anderen Elementen (Führung, Kultur und Atmosphäre, Entlohnung, Strategie, etc.) ist dies zentraler Dreh- und Angelpunkt, um die richtigen Talente an Bord zu haben und zu halten.

Übersicht Talent Management

4. Karriereplanung und Nachfolgeplanung

Bei der Karriere- und Nachfolgeplanung geht es um Perspektiven. Welche Zukunftsperspektiven und Karrierewege können Sie Mitarbeitenden aufzeigen, die individuell so attraktiv sind, dass die Person Sie langfristig unterstützt? Welche Perspektiven schaffen Sie für Stellennachfolgen innerhalb Ihres Unternehmens, so dass Sie einen Wissenstranfer wirksam gestalten können („Schattenstellen“). Wie transparent möchten Sie das im Unternehmen gestalten?

5. Vergütungssysteme

Ja, auch diese füge ich zum Talent Management hinzu. Im Idealfall bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter für Leistung und nicht für Anwesenheit und auch nicht im Voraus, um Leistung zu erhalten. Deshalb ist die Ausgestaltung Ihrer Vergütungssysteme (fixe wie variable Anteile, Grundentgelt, Boni, Zulagen, Sonder- und Sozialleistungen) auch für Ihr Unternehmen zu durchdenken. Was ist für Ihre Kunden wichtig, welche Mitarbeiterleistung trägt in welchem Ausmaß zum Unternehmenserfolg bei und wer kann hieran partizipieren.

Insbesondere auch in der Verbindung mit der Karriereentwicklung ein wichtiger Faktor, um Talente an Ihr Unternehmen zu binden. Wichtig ist allerdings zu beachten, dass Geld zwar der Sicherung der Grundbedürfnisse von Mitarbeitern dient, gleichzeitig ist es aber kein (alleinig wirksamer) Garant für Leistung. Dafür ist die Wertschätzung der Arbeit und gute Führung wirksamer. Ein gutes, auf die Belange von Unternehmen und Belegschaft zugeschnittenes Vergütungssystem dient vorrangig der Prophylaxe – der Vorbeugung vor Demotivation, die durch ungerechte Entlohnung und ungerechte Honorierung von Leistung entstehen kann. Es entschärft somit ein Risiko.

Nicht zu unterschätzen ist im Rahmen des Talent Managements auch der Aspekt des Netzwerkens sowohl innerhalb Ihres Unternehmens, als auch außerhalb. Mitarbeitende, die zusammen eine Ausbildung oder ein Fortbildungsprogramm durchlaufen, haben oft eine besondere Verbindung und arbeiten leichter miteinander, auch abteilungsübergreifend. Sie haben eine gemeinsame Sprache. Das gilt auch für Veranstaltungen außerhalb des Unternehmens. So können die dadurch entstehenden Netzwerke oft für Tipps und Tricks im Job oder auch erfolgreich für Stellenbesetzungen genutzt werden.

Fazit: Talent Management lohnt sich

Sie ahnen es sicher schon: Talent Management ist für mich wichtiger Bestandteil einer jeden Personalstrategie und die fängt für mich mit dem ersten Teammitglied an – sogar schon bevor ich das erste Teammitglied einstelle. Dabei wächst das Konzept logischer- und sinnvollerweise mit Ihrem Unternehmen. Hier kommen für Sie zusammengefasst fünf Punkte, was ein durchdachtes Talent Management für Sie leisten kann:

1. Ein klare Definition von Stellen- und Kompetenzprofilen ist die Basis einer erfolgreichen Rekrutierung und Personalauswahl.

2. Sie schaffen ein klares Bild vom Bewerbungsprozess sowohl für sich selbst, als auch für die Kandidaten und Kandidatinnen. Sie und die Bewerber und Bewerberinnen haben einen klaren Fahrplan, was im Bewerbungsprozess im nächsten Schritt kommt, das kreiert und vermittelt Führungs- und Prozesskompetenz und es schafft Vertrauen – unverzichtbares Fundament jedweder Beziehung.

3. Dieser Fahrplan zieht sich wie ein roter Faden durch den weiteren Weg der Teammitglieder in Ihrem Unternehmen. Sie gestalten die Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Mitarbeiterbindung, indem Sie Konzepte für die Einarbeitung, Ausbildung, Weiterentwicklung, Karriere- und Nachfolgeplanung und Vergütung erarbeiten und umsetzen.

4. Durch diese Konzepte und deren konsequente Umsetzung können Sie die Zufriedenheit Ihrer Bewerber, Ihrer Mitarbeiter und damit Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern. So ziehen Sie wiederum neue interessante Talente an und können sie für Ihr Unternehmen gewinnen.

5. Sie geben und erhalten gezielte Feedbacks zu Leistung und Entwicklungschancen sowie Entwicklungswünschen. Dadurch sind Sie im engen Austausch mit den Teammitgliedern und können im Bedarfsfall rasch reagieren und gleichzeitigPläne entwickeln, die langfristig wirken.

Meine Empfehlung:

Bauen Sie das System als Selbständige oder Selbständiger ab der Rekrutierung und Auswahl des ersten Teammitglieds auf und entwickeln Sie Prozesskompetenz in der Auswahl und Entwicklung der richtigen Mitarbeiter. Die richtigen Mitarbeiter auszuwählen ist immens wichtig für Ihren Unternehmenserfolg (hier geht‘s zum kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”).

Fehlentscheidungen kosten Nerven und Geld. Gut ausgebildete Teammitglieder zu verlieren und keine Nachfolge zu haben, tut weh und hat unangenehme Folgen für Ihre Leistungsfähigkeit.

Dem kann ein gutes Talent Management gepaart mit guter (Unternehmens-) Führung entgegenwirken. Wenn Sie direkt mit dem Aufbau Ihres Unternehmens damit starten, schärfen Sie Ihren Blick und klären Ihre Erwartungen, üben sich in der Kommunikation derselben und können zügig Korrekturen vornehmen, ohne große Systeme umwerfen zu müssen.

Außerdem haben Sie dann bereits eine erprobte Basis, wenn Sie die Prozesse im Rahmen des weiteren Unternehmenswachstums automatisieren oder digitalisieren möchten (lesen hier weiter zu “Digitale Personalprozesse”).

Und auch wenn sich das Wort sperrig und groß anhören mag, die einzelnen Elemente sind so wertvoll für Ihre Unternehmenszukunft, dass es sich definitiv lohnt, einmal grundsätzlich ein Konzept zu entwickeln und dann den Weg der kleinen Schritte in der Weiterentwicklung zu gehen.

Wenn Sie schon mehrere Mitarbeiter haben, kann ich Sie beruhigen – es ist nie zu spät.

Nutzen Sie Ihre Erfahrung und Ergebnisse, um die Effektivität der bisherigen Aktivitäten zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Entwickeln Sie ein schlüssiges, effektives Konzept, um die richtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für Ihr Unternehmen anzuziehen, auszuwählen, zu entwickeln, auszubilden und zu halten. Talent Management ist ein Gesamtprozess für Ihren Unternehmenserfolg.

konkret.wirkungsvoll

Wenn Sie selbständig sind und überlegen, mit dem Teamaufbau zu starten, dann empfehle ich Ihnen zur Vorbereitung meinen Online-Kurs “Startklar zum Wachsen”.

Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben und Ihren aktuellen Status-Quo auf den Prüfstand stellen möchten und mit guter Personalarbeit und Führung ins Handeln zu kommen, dann empfehle ich Ihnen entweder meine “Check-up & Start – Gespräche”

Bildquellen: designed via canva

Lesen Sie weiter: Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Mitarbeiter beim Einkaufen gewinnen

by Katja Raschke | 11. Jun 2021 | Personalmanagement, Personalstrategie, Rekrutierung, Teamaufbau

Warum Sie immer und kontinuierlich rekrutieren sollten, um sich A-Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu sichern. Und so der Not vieler Unternehmen in der Personalsuche entgehen, die nicht die passenden Teammitglieder finden oder teure Fehlgriffe landen. In diesem Blogartikel erhalten Sie sechs Tipps für eine gelungene Personalsuche jenseits von Stellenanzeigen und Ad-hoc-Suchen.

Meist starten Unternehmen mit der Personalsuche, wenn es schon kurz vor Zwölf ist. Die Mitarbeiterin hat überraschend gekündigt, der Mitarbeiter verabschiedet sich früher in Rente als gedacht, der Azubi geht zum Studium und so weiter. Manche dieser Fälle lassen sich durch eine gutes Verhältnis, effektive Mitarbeitergespräche und eine vorausschauende Planung ( Hier geht’s zum Beitrag “Planung oder Glaskugel?” ) frühzeitig in Erfahrung bringen und so besser einplanen. Allerdings nicht alle und allein deshalb ist es schon sinnvoll, permanent auf der Suche zu sein und Augen und Ohren offen zu halten.

Mitarbeitersuche ist kein Sprint. Es ist ein Marathon – mit Training.

Training, das sich auszahlt.

Und mancher wird während des Trainings bereits mit Erfolgen belohnt.

Deshalb sollten Sie frühzeitig damit starten.

(Hier geht’s zum Beitrag “10 Gründe warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten”.)

Wenn Sie anhand Ihrer Aufgabenübersicht (geliebte versus ungeliebte Aufgaben, Zeitfresser, Fokusräuber, Aufgaben, die jemand anderes besser kann) und Ihrer Personalplanung festlegen, welche Aufgaben Sie als Chef oder Chefin in der näheren oder weiteren Zukunft abgeben möchten, dann machen Sie sich am besten direkt bei diesen Gedanken Notizen. Schreiben Sie sofort mit auf, welche Eigenschaften und Fähigkeiten Menschen haben, die diese Aufgaben – generell und speziell für Sie – sehr gut erledigen können. Ja, sehr gut! Denn Sie möchten nicht irgendwen, sondern sogenannte A-Mitarbeiter, erstklassige Mitstreiter. Also die Teammitglieder, die Ihr Unternehmen engagiert nach vorn bringen und nicht nur jemanden, der unmotiviert die Zeit absitzt.

Was machen Sie nun mit diesen Aufzeichnungen und Notizen, obwohl Sie vielleicht jetzt noch gar nicht so genau wissen, wann genau Sie neu einstellen möchten. Nun, diese Notizen bilden Ihre Basis, um die folgenden sechs Tipps für eine gelungene Personalsuche jenseits von teuren Stellenanzeigen zu ermöglichen.

1. Kommen Sie auf die andere Seite

Wenn Sie wissen, was Sie möchten, können Sie überlegen, was macht Ihr Unternehmen, Ihre Führung, Ihre Aufgaben so interessant, dass die richtigen Menschen davon angezogen werden und mit Ihnen arbeiten möchten. Arbeiten Sie an der Ausgestaltung Ihrer Personalstrategie und Arbeitgeber-DNA und schauen Sie, wie Sie dies als Arbeitgebermarke etablieren können. Finden Sie Ihre eigene Sprache als Arbeitgeber und vermeiden Sie, einen angesagten Hype einfach zu kopieren. Ihre Bewerber/-innen brauchen ein attraktives und zugleich authentisches Bild von Ihnen (Lesen Sie hier weiter: Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität). Das ist ein Baustein, mit dem Sie künftig die passenden Kandidaten/-innen anziehen.

2. Der Kinderwagen-Effekt oder auch „Retikulares Aktivierungssystem“

Das, womit wir uns beschäftigen rückt in den Fokus unserer Wahrnehmung. Paare, die ein Baby erwarten und sich mit dem Kauf eines Kinderwagens beschäftigen , nehmen plötzlich vorbeirollende Kinderwagen mit allen Details wahr, während ihnen die Kinderwagen vorher nicht wirklich aufgefallen sind. Übertragen auf die Rekrutierung heißt das, wenn Sie sich über die in der Zukunft zu besetzenden Stellen klar sind und die gewünschten „Features“ kennen, dann halten Sie viel eher Ausschau danach und erkennen Chancen, wenn Sie Ihren Weg kreuzen.

3. DIY – Do it yourself

Das heißt jetzt weder, dass Sie die Aufgaben selbst machen sollen, noch dass Sie eine Großfamilie in die Welt setzen sollen. Das heißt, entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter/-innen. Schauen Sie, wen Sie mit der geeigneten Basis und Haltung schon an Bord haben. Schaffen Sie den Menschen Möglichkeiten, sich fachlich und persönlich zu entwickeln und sich an Sie zu binden. Diese Menschen haben bereits Ihre DNA internalisiert und ein profundes Wissen über die Abläufe und Aufgaben in Ihrem Unternehmen, das brauchen Sie nicht mehr beibringen. Hier geht es unter Umständen nur noch um Fertigkeiten oder Fähigkeiten, die dazu gelernt werden müssen.

„Hire for attitude. Train for Skills.“

Herb Kelleher

Stimmt die Basisqualifikation und stimmen Haltung und Engagement, dann ist eine Weiterqualifizierung während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses immer die sinnvollste Variante und zahlt ebenfalls auf Ihr Konto als attraktiver Arbeitgeber ein. Sie schaffen Karrierechancen und Bindung. Dasselbe Prinzip gilt auch bei Neueinstellungen.

4. Beim Einkaufen Mitarbeiter gewinnen

Das ist ein toller Tipp des Serienunternehmers Eric Edmeades. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Vertriebsmitarbeiter oder Customer Service Mitarbeiter für Ihr produzierendes Unternehmen für technische Produkte suchen, dann überlegen Sie welche Grundqualifikationen Sie benötigen. Wenn Sie nun beispielsweise in einem Ladengeschäft vor Ort z.B. einen neuen Drucker kaufen möchten, dann achten Sie darauf wer Sie wie berät. Wenn dort jemand ist, der Sie gut berät und die Lösung für den Kunden perfekt im Auge hat, dann haben Sie hier die Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen. Lassen Sie die Person wissen, dass Ihnen gut gefällt, was sie tut und dass, falls Sie mal jemanden suchen sollten, Sie sich so jemanden wünschen würden. Beim nächsten Einkauf können Sie die Beziehung stärken und eventuell weitere Samenkörnchen streuen. Falls derjenige Interesse an einem Wechsel hat, wird er Sie darauf ansprechen und motiviert sein, sich zu bewerben.

5. Netzwerken

Sobald Sie wissen, was Sie wollen, beginnen Sie damit, Ihre Vorstellungen und Chancen in Ihrem Netzwerk zu streuen und gehen Sie physisch oder online dorthin, wo Sie solche Kandidaten/-innen finden können – beruflich und privat. Werfen Sie früh Ihre Netze aus. Auch „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ -Programme können hier helfen, denn gute Leute kennen andere gute Leute.

6. Merkwürdig sein!

Schaffen Sie den Sprung ins Gedächtnis der Bewerber-/innen. Nutzen Sie die Kanäle, die Sie ohnehin für Ihr Marketing nutzen auf jeden Fall auch für Ihre Personalsuche: Karriereseite Ihrer Website, Ihre Social Media Kanäle, PKW-Werbung, Verbände, regionale Magazine …… wer nicht sichtbar ist, existiert nicht (Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen – 20 konkrete Tipps für Sie und 15 Tipps für Karriereseiten, die Bewerber begeistern).

So ganz nebenbei spart Ihnen die frühzeitige und permanente Rekrutierung eine Menge Geld für Stellenanzeigen und größer angelegte Auswahlprozesse bei der ganz akuten Suche.

Wenn Sie die Kandidaten/-innen für sich interessiert haben, möchten Sie im Gespräch sicherstellen, dass Sie sich wirklich für die passende Person entscheiden. In meinem kostenfreien Leitfaden „Die richtigen Teammitglieder gewinnen. So bereiten Sie sich optimal auf’s Bewerbergespräch vor und fragen zielführend.“ erhalten Sie wertvolle Tipps für das Bewerberinterview.

konkret.wirkungsvoll

Abonnieren Sie gern meinen Newsletter und verpassen Sie keine neuen Blogposts.

Bildquelle: stockunlimited paid license – mockup via canva

Lesen Sie weiter: Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen – 20 konkrete Tipps für Sie und Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität

Digitale Personalprozesse

by Katja Raschke | 7. Mai 2021 | Digitalisierung, Personalmanagement, Rekrutierung

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Auch die Personalprozesse werden immer weiter digitalisiert werden. Zu manchen Schritten werden Sie gezwungen und manche sind Chancen für Ihre Unternehmensentwicklung. Ein Überblick über drei große Bereiche.

Gleich vorab: Die Digitalisierung der Personalprozesse ist nicht nur für größere Unternehmen relevant.

Wladimir Klitschko hat es ziemlich drastisch ausgedrückt:

„Wer sich nicht digitalisiert, wird ausgeknockt.“

Und das gilt nicht nur für die Produktion Ihrer Produkte oder deren Marketing und Verkauf. Es zieht sich durch alle Lebens- und Unternehmensbereiche. Nicht umsonst gibt es etliche staatliche Förderprogramme im Bereich der Digitalisierung. Dabei geht es schon lang nicht mehr (nur) um einen Wettbewerbsvorteil, sondern um eine Notwendigkeit.

Jetzt mögen Sie denken, aber im Personalbereich? In kleinen bis mittleren Unternehmen? Oh ja, auch da. Lassen Sie mich Ihnen hier drei große Bereiche vorstellen, in denen der Zwang oder eben eine absolut sinnvolle Möglichkeit besteht, sich über die Aufstellung und Ausrichtung in der Zukunft Gedanken zu machen, insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen wächst.

1. Rekrutierung und Onboarding

Sie müssen gefunden werden. Wenn Ihre potentiellen MitarbeiterInnen Sie nicht online und lokal wahrnehmen können, existieren Sie quasi nicht. Krass, oder? Wenn Sie nicht jetzt schon Schwierigkeiten haben, die richtigen Mitstreiter zu finden, kann ich Ihnen versprechen, es wird nicht besser werden, wenn Sie nicht gegensteuern.

Jetzt können Sie persönlich Social Media mögen oder nicht, aber die einzelnen Kanäle sind ein ganz wichtiger Faktor. Die pure Unternehmens- und Produktpräsenz allein reicht dabei nicht. Sie dürfen sich hier Gedanken machen, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen, was Sie ausstrahlen möchten, für welche Werte Sie stehen, welche MitarbeiterInnen Sie anziehen möchten und warum sie genau bei Ihnen arbeiten sollten. All das gehört zum sogenannten „Employer Branding“, zur Arbeitgebermarke. Dieser einheitlichen Auftrittsdefinition schließt sich die Strategie an und natürlich deren Umsetzung online wie offline. Ich arbeite hierbei immer von innen nach außen. Also von Ihrer Unternehmens-DNA aus.

Sie können Ihre eigene Karriereseite auf der Homepage gestalten, die Social-Media-Kanäle nutzen und/oder interessante Plattformen nutzen, die quasi Ihre Karriereseite mit Ihrem Markenlayout abbilden und sogar direkt das Bespielen einzelner Jobbörsen (Anzeigenportale) anbieten sowie den Übergang zum Bewerbermanagement ermöglichen und mit anbieten. Das kann durchaus schon ab den ersten Mitarbeitern eine interessante Option sein.

Dann sollten es die KandidatInnen so einfach wie möglich haben, mit Ihnen in Kontakt zu treten (Kontaktformulare, Uploads von Dokumenten oder Bewerbungsvideos, Links, et cetera). Auch das ermöglichen etliche Anbieter, ohne eine größere Änderung an Ihrer eigenen Website zu verursachen. Zudem haben die potentiellen KandidatInnen die Möglichkeit, bequem über Apps auf dem Smartphone nach Jobs zu suchen und direkt mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

All das ist Teil und steuert die sogenannte „Candidate Experience“: Wie erlebt ein Kandidat jeden einzelnen Kontakt („touchpoint“) mit Ihrem Unternehmen. Jeder dieser Kontakte sollte schnell, effektiv, freundlich sein und Ihrem Unternehmen entsprechen.

Der Übergang in das datenschutzkonforme Bewerbermanagement (auch „Talent Management“ – lesen Sie hier weiter Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten) ist der nächste Schritt und von der Eingangsbestätigung, über gemeinsame Ansichten von Bewerbungsunterlagen für mehrere Beteiligte, Terminvereinbarungen und Schriftverkehr, bis zu Bewertungen, Auswahl und dann der Übergabe in das „Onboarding“.

Das Onboarding umfasst den Bereich, wie jemand zum einen administrativ in das Unternehmen geholt wird (Erfassung der Daten u.a. für die Entgeltabrechnung, Anmeldungen, IT-Prozesse), aber eben auch wie man die Begrüßung, Einarbeitung und das Einleben erleichtert. Und hier bieten sich viele tolle Möglichkeiten in der Digitalisierung, damit Sie keinen wichtigen, notwendigen Schritt vergessen und vor allem der neue Kollege schnell und einfach auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen kann. Außerdem müssen Sie nicht bei jedem Neueintritt das Rad neu erfinden und sparen so in Zukunft einiges an Zeit.

„Die Technik entwickelt sich immer mehr vom Primitiven über das Komplizierte zum Einfachen“.

(Antoine de Saint-Exupèry)

Der anschließende oder zum Teil parallel verlaufende Prozess ist die notwendige

2. Administration

Das ist meist nicht sonderlich spannend, aber notwendig und sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Es gehört zu Ihrem Teil des Vertrags, die Arbeitsleistung zu vergüten und dafür gibt es in Deutschland viele Regeln. Hierbei ist auch egal, ob Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen oder an Ihren Steuerberater oder einen anderen Dienstleister ausgelagert haben. Sie brauchen Daten der Mitarbeiter und diese müssen Sie erfassen und verwalten. Das gesamte Meldewesen für die Sozialversicherungen und Steuern läuft bereits seit Jahren digital.

Zur digitalen Personalakte finden Sie bereits hier weiterführende Informationen. Und auch die Zeiterfassung wird ein Muss. Hier finden dazu weitere Hinweise.

Ein durchaus spannender Aspekt ist hierbei der „Employee Self Service“: also all die Daten, die Ihr Team selbständig eingeben kann – von Adressänderungen bis hin zur Geburtsurkunde eines Kindes und der Eingabe von Abwesenheiten, die dann von Ihnen nur noch bestätigt werden müssen.

Auch das digitale, aktive Abrufen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen steht seit diesem Jahr an. Noch so ein Pflichtprogramm. Da bin ich allerdings noch gespannt, wie das in der Praxis laufen wird.

Zeugnisgeneratoren sind ebenfalls ein etablierter Bestandteil in der rechtssicheren Digitalisierung und Vereinfachung der Personalprozesse. Häufig bilden sie eine sehr gute Basis und eine Individualisierung einzelner Zeugnisse ist immer möglich.

Spannender wird es wieder im Bereich der

3. Entwicklung

Sie können sowohl die Entwicklung und Karriereplanung Ihres Teams, Zielvereinbarungen und Beurteilungen zum Beispiel für Boni oder Provisionen, Vorgesetztenbeurteilungen, 360-Grad-Feedback und Mitarbeiterumfragen als auch die Schulungsplanung und deren Nachweise unter anderem für Qualitätsaudits und Zertifizierungen wunderbar abbilden und zielgerichtet planen. Ordentlich vorbereitet spart Ihnen das unglaublich viel Zeit und Papier. Weiterhin kann ein großer Teil von Schulungen digital oder auch in Hybridformen durchgeführt werden.

Besonders charmant wird es häufig, wenn Systeme sich miteinander verbinden oder integrieren lassen, also modulweise aufgebaut sind. Deshalb ist es sinnvoll, sich bei der Sichtung von einzelnen Software-Angeboten sowohl die Pflicht als auch die Kür anzuschauen und Ihre Unternehmens- und Personalziele, Ihre Planung und Wünsche für die Zukunft im Blick zu halten.

Gleichzeitig lassen sich bei Unternehmen von 2 bis etwa 50 Mitarbeitern schon viele Möglichkeiten mit bereits bestehenden „Bordmitteln“, pfiffigen Tools, klaren Abläufen und kostenfreien Lösungen erschließen. Nicht alles bedarf einer gesonderten Software oder eines großen Budgets.

Wichtig ist bei jedem der Prozesse, die digitalisieren möchten: Eine gute Fachkenntnis und Sicherheit im Ist-Zustand, also in dem, was Sie heute schon haben und machen müssen sowie eine klare Vorstellung und Plan, was Ihr Ziel ist und was Sie ändern möchten.

Dann können Sie schrittweise – eben genau so, wie es für Ihr Unternehmen passt (Strategie, Wachstum, Budget) – in die Umsetzung gehen.

Wenn Sie bei einem der angeführten Bereiche Unterstützung suchen, dann schreiben Sie mir gern an info@hr-konkret.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.

konkret.wirkungsvoll

Abonnieren Sie gern meinen Newsletter und verpassen Sie keine neuen Blogposts.

Bildquelle: stockunlimited paid license – mockup via canva