Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten

by Katja Raschke | 15. Jul 2021 | Personalmanagement, Rekrutierung, Teamaufbau

„Talent Management“ – was ist das, wobei hilft es und warum sollten Sie es auch im kleinen Unternehmen von Beginn an effektiv nutzen.

Noch ein neues Schlagwort in der Unternehmensführung und im Personalmanagement? Moderner Mumpitz oder ist da wirklich was dran, was Sie in Ihrem Unternehmen gewinnbringend in der Personalarbeit und für den Teamaufbau nutzen können? Und vor allem wo und ab welcher Unternehmensgröße setzen Sie es sinnvoll ein?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was Talent Management eigentlich ist. Der Begriff umfasst eine ganze Reihe an einzelnen Personalprozessen. Im Grunde beinhaltet es den gesamten Umgang ab dem ersten Kontakt eines Bewerbers mit Ihrem Unternehmen bis hin zur weiteren Entwicklung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Ziel ist eine strukturierte, möglichst effiziente und insbesondere effektive Vorgehensweise, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu gewinnen und zu binden. Denn nur mit den richtigen Teammitgliedern an Bord kann Ihr Unternehmen erfolgreich wachsen.

Im Wesentlichen besteht Talent Management aus den folgenden fünf Oberprozessen:

1. Bewerbermanagement

Hier geht es um die Frage, wie setzen Sie die Prozesse so auf, dass die Bewerber und Bewerberinnen mit jedem Kontakt mit ihrem Unternehmen darin bestärkt werden, dass es richtig ist, sich bei Ihnen zu bewerben ( Stichwort „Arbeitgeberattraktivität“). Gleichzeitig soll der Prozess möglichst so angelegt sein, dass Sie die richtigen Kandidaten und Kandidatinnen für Ihre Aufgaben herausfiltern. Sie sollen schließlich die Menschen zeitig identifizieren können, die zu Ihnen, der Stelle, Ihrer Unternehmenskultur, Ausrichtung und Ihrem Team passen.

Das beginnt bei der klaren Definition des Stellen- und Kompetenzprofils (mehr zum Rekrutierungsprozess finden Sie auch im Blogbeitrag “So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung”), berücksichtigt die Fragen, wo finde ich die Menschen, die diese Aufgabe erfolgreich bewältigen können und wie spreche ich sie erfolgreich an.

Die nächste Überlegung beinhaltet dann die Frage, wie Sie die Menschen effektiv durch den gesamten, mehrstufigen Bewerbungsprozess leiten. Dazu gehört sicher auch die Frage, welche Formen der Digitalisierung und Automation Sie hier nutzen können, wie zum Beispiel automatische Eingangsbestätigungen, parallele Erfassung der Bewerberdaten, Abgleich von Kompetenzen, Einsatz von Persönlichkeitstests oder künstlicher Intelligenz („AI“).

Noch wichtiger ist auf jeden Fall Ihre grundsätzliche Vorstellung davon, wie Sie diesen Prozess für sich gestalten möchten und können, um wirklich die richtigen Mitarbeiter anheuern zu können. Also welche Stufen wollen Sie einbauen: schriftliche Bewerbung (Form, Umfang), Telefoninterview, Videointerview, persönliches Gespräch, Anzahl der persönlichen Gespräche, Teilnehmer (mehr Tipps für die optimale Vorbereitung auf das Bewerberinterview finden in meinem kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”). Welche Kriterien legen Sie für die Auswahl fest?

2. Personalentwicklung

Das beinhaltet die Entwicklung der Mitarbeiter ab dem ersten Tag in Ihrem Unternehmen. Fragen Sie sich: Wie findet die Begrüßung und Einarbeitung statt? Was muss im Einarbeitungsplan oder Einarbeitungsprogramm erfolgen, damit der oder die Neue die Stelle möglichst zügig optimal bewältigen kann.

Gleichzeitig gehört die Planung und Durchführung von regelmäßigen Feedbackschleifen als wesentlicher arbeitsrechtlicher Aspekt wie auch als wichtiges Führungselement dazu: in kurzen Abständen während der Einarbeitung, vor Ablauf der Probezeit, im Jahresturnus für ein jährliches Mitarbeitergespräch oder Entwicklungsgespräch, zur Leistungsbeurteilung, zur wiederkehrenden Überprüfung der nötigen Kompetenzen in unserer schnelllebigen Arbeitswelt.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Vorstellungen der Arbeit erfüllt werden und sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Dies funktioniert nur MIT den Menschen darin und wenn die vorhandenen Talente richtig eingesetzt sind und eine. Chance haben, sich ebenfalls weiterzuentwickeln.

3. Ausbildung und Weiterbildung

Wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung und gleichzeitig so wichtig, dass er für mich auch noch einen separaten Punkt darstellt. Im Bereich der Aus- und Weiterbildung haben Sie die Möglichkeit, die Auszubildenden und auch schon ausgebildeten Mitarbeiter maßgeschneidert für Ihr Unternehmen weiter zu entwickeln. Das ist Ihre Chance, gute Mitarbeiter aufzubauen, zu fördern und an Ihr Unternehmen zu binden.

Hand in Hand mit anderen Elementen (Führung, Kultur und Atmosphäre, Entlohnung, Strategie, etc.) ist dies zentraler Dreh- und Angelpunkt, um die richtigen Talente an Bord zu haben und zu halten.

Übersicht Talent Management

4. Karriereplanung und Nachfolgeplanung

Bei der Karriere- und Nachfolgeplanung geht es um Perspektiven. Welche Zukunftsperspektiven und Karrierewege können Sie Mitarbeitenden aufzeigen, die individuell so attraktiv sind, dass die Person Sie langfristig unterstützt? Welche Perspektiven schaffen Sie für Stellennachfolgen innerhalb Ihres Unternehmens, so dass Sie einen Wissenstranfer wirksam gestalten können („Schattenstellen“). Wie transparent möchten Sie das im Unternehmen gestalten?

5. Vergütungssysteme

Ja, auch diese füge ich zum Talent Management hinzu. Im Idealfall bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter für Leistung und nicht für Anwesenheit und auch nicht im Voraus, um Leistung zu erhalten. Deshalb ist die Ausgestaltung Ihrer Vergütungssysteme (fixe wie variable Anteile, Grundentgelt, Boni, Zulagen, Sonder- und Sozialleistungen) auch für Ihr Unternehmen zu durchdenken. Was ist für Ihre Kunden wichtig, welche Mitarbeiterleistung trägt in welchem Ausmaß zum Unternehmenserfolg bei und wer kann hieran partizipieren.

Insbesondere auch in der Verbindung mit der Karriereentwicklung ein wichtiger Faktor, um Talente an Ihr Unternehmen zu binden. Wichtig ist allerdings zu beachten, dass Geld zwar der Sicherung der Grundbedürfnisse von Mitarbeitern dient, gleichzeitig ist es aber kein (alleinig wirksamer) Garant für Leistung. Dafür ist die Wertschätzung der Arbeit und gute Führung wirksamer. Ein gutes, auf die Belange von Unternehmen und Belegschaft zugeschnittenes Vergütungssystem dient vorrangig der Prophylaxe – der Vorbeugung vor Demotivation, die durch ungerechte Entlohnung und ungerechte Honorierung von Leistung entstehen kann. Es entschärft somit ein Risiko.

Nicht zu unterschätzen ist im Rahmen des Talent Managements auch der Aspekt des Netzwerkens sowohl innerhalb Ihres Unternehmens, als auch außerhalb. Mitarbeitende, die zusammen eine Ausbildung oder ein Fortbildungsprogramm durchlaufen, haben oft eine besondere Verbindung und arbeiten leichter miteinander, auch abteilungsübergreifend. Sie haben eine gemeinsame Sprache. Das gilt auch für Veranstaltungen außerhalb des Unternehmens. So können die dadurch entstehenden Netzwerke oft für Tipps und Tricks im Job oder auch erfolgreich für Stellenbesetzungen genutzt werden.

Fazit: Talent Management lohnt sich

Sie ahnen es sicher schon: Talent Management ist für mich wichtiger Bestandteil einer jeden Personalstrategie und die fängt für mich mit dem ersten Teammitglied an – sogar schon bevor ich das erste Teammitglied einstelle. Dabei wächst das Konzept logischer- und sinnvollerweise mit Ihrem Unternehmen. Hier kommen für Sie zusammengefasst fünf Punkte, was ein durchdachtes Talent Management für Sie leisten kann:

1. Ein klare Definition von Stellen- und Kompetenzprofilen ist die Basis einer erfolgreichen Rekrutierung und Personalauswahl.

2. Sie schaffen ein klares Bild vom Bewerbungsprozess sowohl für sich selbst, als auch für die Kandidaten und Kandidatinnen. Sie und die Bewerber und Bewerberinnen haben einen klaren Fahrplan, was im Bewerbungsprozess im nächsten Schritt kommt, das kreiert und vermittelt Führungs- und Prozesskompetenz und es schafft Vertrauen – unverzichtbares Fundament jedweder Beziehung.

3. Dieser Fahrplan zieht sich wie ein roter Faden durch den weiteren Weg der Teammitglieder in Ihrem Unternehmen. Sie gestalten die Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Mitarbeiterbindung, indem Sie Konzepte für die Einarbeitung, Ausbildung, Weiterentwicklung, Karriere- und Nachfolgeplanung und Vergütung erarbeiten und umsetzen.

4. Durch diese Konzepte und deren konsequente Umsetzung können Sie die Zufriedenheit Ihrer Bewerber, Ihrer Mitarbeiter und damit Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern. So ziehen Sie wiederum neue interessante Talente an und können sie für Ihr Unternehmen gewinnen.

5. Sie geben und erhalten gezielte Feedbacks zu Leistung und Entwicklungschancen sowie Entwicklungswünschen. Dadurch sind Sie im engen Austausch mit den Teammitgliedern und können im Bedarfsfall rasch reagieren und gleichzeitigPläne entwickeln, die langfristig wirken.

Meine Empfehlung:

Bauen Sie das System als Selbständige oder Selbständiger ab der Rekrutierung und Auswahl des ersten Teammitglieds auf und entwickeln Sie Prozesskompetenz in der Auswahl und Entwicklung der richtigen Mitarbeiter. Die richtigen Mitarbeiter auszuwählen ist immens wichtig für Ihren Unternehmenserfolg (hier geht‘s zum kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”).

Fehlentscheidungen kosten Nerven und Geld. Gut ausgebildete Teammitglieder zu verlieren und keine Nachfolge zu haben, tut weh und hat unangenehme Folgen für Ihre Leistungsfähigkeit.

Dem kann ein gutes Talent Management gepaart mit guter (Unternehmens-) Führung entgegenwirken. Wenn Sie direkt mit dem Aufbau Ihres Unternehmens damit starten, schärfen Sie Ihren Blick und klären Ihre Erwartungen, üben sich in der Kommunikation derselben und können zügig Korrekturen vornehmen, ohne große Systeme umwerfen zu müssen.

Außerdem haben Sie dann bereits eine erprobte Basis, wenn Sie die Prozesse im Rahmen des weiteren Unternehmenswachstums automatisieren oder digitalisieren möchten (lesen hier weiter zu “Digitale Personalprozesse”).

Und auch wenn sich das Wort sperrig und groß anhören mag, die einzelnen Elemente sind so wertvoll für Ihre Unternehmenszukunft, dass es sich definitiv lohnt, einmal grundsätzlich ein Konzept zu entwickeln und dann den Weg der kleinen Schritte in der Weiterentwicklung zu gehen.

Wenn Sie schon mehrere Mitarbeiter haben, kann ich Sie beruhigen – es ist nie zu spät.

Nutzen Sie Ihre Erfahrung und Ergebnisse, um die Effektivität der bisherigen Aktivitäten zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Entwickeln Sie ein schlüssiges, effektives Konzept, um die richtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für Ihr Unternehmen anzuziehen, auszuwählen, zu entwickeln, auszubilden und zu halten. Talent Management ist ein Gesamtprozess für Ihren Unternehmenserfolg.

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Wenn Sie selbständig sind und überlegen, mit dem Teamaufbau zu starten, dann empfehle ich Ihnen zur Vorbereitung meinen Online-Kurs “Startklar zum Wachsen”.

Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben und Ihren aktuellen Status-Quo auf den Prüfstand stellen möchten und mit guter Personalarbeit und Führung ins Handeln zu kommen, dann empfehle ich Ihnen entweder meine “Check-up & Start – Gespräche”

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Lesen Sie weiter: Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Mitarbeiter beim Einkaufen gewinnen

by Katja Raschke | 11. Jun 2021 | Personalmanagement, Personalstrategie, Rekrutierung, Teamaufbau

Warum Sie immer und kontinuierlich rekrutieren sollten, um sich A-Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu sichern. Und so der Not vieler Unternehmen in der Personalsuche entgehen, die nicht die passenden Teammitglieder finden oder teure Fehlgriffe landen. In diesem Blogartikel erhalten Sie sechs Tipps für eine gelungene Personalsuche jenseits von Stellenanzeigen und Ad-hoc-Suchen.

Meist starten Unternehmen mit der Personalsuche, wenn es schon kurz vor Zwölf ist. Die Mitarbeiterin hat überraschend gekündigt, der Mitarbeiter verabschiedet sich früher in Rente als gedacht, der Azubi geht zum Studium und so weiter. Manche dieser Fälle lassen sich durch eine gutes Verhältnis, effektive Mitarbeitergespräche und eine vorausschauende Planung ( Hier geht’s zum Beitrag “Planung oder Glaskugel?” ) frühzeitig in Erfahrung bringen und so besser einplanen. Allerdings nicht alle und allein deshalb ist es schon sinnvoll, permanent auf der Suche zu sein und Augen und Ohren offen zu halten.

Mitarbeitersuche ist kein Sprint. Es ist ein Marathon – mit Training.

Training, das sich auszahlt.

Und mancher wird während des Trainings bereits mit Erfolgen belohnt.

Deshalb sollten Sie frühzeitig damit starten.

(Hier geht’s zum Beitrag “10 Gründe warum Selbständige früh mit dem Teamaufbau starten sollten”.)

Wenn Sie anhand Ihrer Aufgabenübersicht (geliebte versus ungeliebte Aufgaben, Zeitfresser, Fokusräuber, Aufgaben, die jemand anderes besser kann) und Ihrer Personalplanung festlegen, welche Aufgaben Sie als Chef oder Chefin in der näheren oder weiteren Zukunft abgeben möchten, dann machen Sie sich am besten direkt bei diesen Gedanken Notizen. Schreiben Sie sofort mit auf, welche Eigenschaften und Fähigkeiten Menschen haben, die diese Aufgaben – generell und speziell für Sie – sehr gut erledigen können. Ja, sehr gut! Denn Sie möchten nicht irgendwen, sondern sogenannte A-Mitarbeiter, erstklassige Mitstreiter. Also die Teammitglieder, die Ihr Unternehmen engagiert nach vorn bringen und nicht nur jemanden, der unmotiviert die Zeit absitzt.

Was machen Sie nun mit diesen Aufzeichnungen und Notizen, obwohl Sie vielleicht jetzt noch gar nicht so genau wissen, wann genau Sie neu einstellen möchten. Nun, diese Notizen bilden Ihre Basis, um die folgenden sechs Tipps für eine gelungene Personalsuche jenseits von teuren Stellenanzeigen zu ermöglichen.

1. Kommen Sie auf die andere Seite

Wenn Sie wissen, was Sie möchten, können Sie überlegen, was macht Ihr Unternehmen, Ihre Führung, Ihre Aufgaben so interessant, dass die richtigen Menschen davon angezogen werden und mit Ihnen arbeiten möchten. Arbeiten Sie an der Ausgestaltung Ihrer Personalstrategie und Arbeitgeber-DNA und schauen Sie, wie Sie dies als Arbeitgebermarke etablieren können. Finden Sie Ihre eigene Sprache als Arbeitgeber und vermeiden Sie, einen angesagten Hype einfach zu kopieren. Ihre Bewerber/-innen brauchen ein attraktives und zugleich authentisches Bild von Ihnen (Lesen Sie hier weiter: Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität). Das ist ein Baustein, mit dem Sie künftig die passenden Kandidaten/-innen anziehen.

2. Der Kinderwagen-Effekt oder auch „Retikulares Aktivierungssystem“

Das, womit wir uns beschäftigen rückt in den Fokus unserer Wahrnehmung. Paare, die ein Baby erwarten und sich mit dem Kauf eines Kinderwagens beschäftigen , nehmen plötzlich vorbeirollende Kinderwagen mit allen Details wahr, während ihnen die Kinderwagen vorher nicht wirklich aufgefallen sind. Übertragen auf die Rekrutierung heißt das, wenn Sie sich über die in der Zukunft zu besetzenden Stellen klar sind und die gewünschten „Features“ kennen, dann halten Sie viel eher Ausschau danach und erkennen Chancen, wenn Sie Ihren Weg kreuzen.

3. DIY – Do it yourself

Das heißt jetzt weder, dass Sie die Aufgaben selbst machen sollen, noch dass Sie eine Großfamilie in die Welt setzen sollen. Das heißt, entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter/-innen. Schauen Sie, wen Sie mit der geeigneten Basis und Haltung schon an Bord haben. Schaffen Sie den Menschen Möglichkeiten, sich fachlich und persönlich zu entwickeln und sich an Sie zu binden. Diese Menschen haben bereits Ihre DNA internalisiert und ein profundes Wissen über die Abläufe und Aufgaben in Ihrem Unternehmen, das brauchen Sie nicht mehr beibringen. Hier geht es unter Umständen nur noch um Fertigkeiten oder Fähigkeiten, die dazu gelernt werden müssen.

„Hire for attitude. Train for Skills.“

Herb Kelleher

Stimmt die Basisqualifikation und stimmen Haltung und Engagement, dann ist eine Weiterqualifizierung während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses immer die sinnvollste Variante und zahlt ebenfalls auf Ihr Konto als attraktiver Arbeitgeber ein. Sie schaffen Karrierechancen und Bindung. Dasselbe Prinzip gilt auch bei Neueinstellungen.

4. Beim Einkaufen Mitarbeiter gewinnen

Das ist ein toller Tipp des Serienunternehmers Eric Edmeades. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Vertriebsmitarbeiter oder Customer Service Mitarbeiter für Ihr produzierendes Unternehmen für technische Produkte suchen, dann überlegen Sie welche Grundqualifikationen Sie benötigen. Wenn Sie nun beispielsweise in einem Ladengeschäft vor Ort z.B. einen neuen Drucker kaufen möchten, dann achten Sie darauf wer Sie wie berät. Wenn dort jemand ist, der Sie gut berät und die Lösung für den Kunden perfekt im Auge hat, dann haben Sie hier die Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen. Lassen Sie die Person wissen, dass Ihnen gut gefällt, was sie tut und dass, falls Sie mal jemanden suchen sollten, Sie sich so jemanden wünschen würden. Beim nächsten Einkauf können Sie die Beziehung stärken und eventuell weitere Samenkörnchen streuen. Falls derjenige Interesse an einem Wechsel hat, wird er Sie darauf ansprechen und motiviert sein, sich zu bewerben.

5. Netzwerken

Sobald Sie wissen, was Sie wollen, beginnen Sie damit, Ihre Vorstellungen und Chancen in Ihrem Netzwerk zu streuen und gehen Sie physisch oder online dorthin, wo Sie solche Kandidaten/-innen finden können – beruflich und privat. Werfen Sie früh Ihre Netze aus. Auch „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ -Programme können hier helfen, denn gute Leute kennen andere gute Leute.

6. Merkwürdig sein!

Schaffen Sie den Sprung ins Gedächtnis der Bewerber-/innen. Nutzen Sie die Kanäle, die Sie ohnehin für Ihr Marketing nutzen auf jeden Fall auch für Ihre Personalsuche: Karriereseite Ihrer Website, Ihre Social Media Kanäle, PKW-Werbung, Verbände, regionale Magazine …… wer nicht sichtbar ist, existiert nicht (Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen – 20 konkrete Tipps für Sie und 15 Tipps für Karriereseiten, die Bewerber begeistern).

So ganz nebenbei spart Ihnen die frühzeitige und permanente Rekrutierung eine Menge Geld für Stellenanzeigen und größer angelegte Auswahlprozesse bei der ganz akuten Suche.

Wenn Sie die Kandidaten/-innen für sich interessiert haben, möchten Sie im Gespräch sicherstellen, dass Sie sich wirklich für die passende Person entscheiden. In meinem kostenfreien Leitfaden „Die richtigen Teammitglieder gewinnen. So bereiten Sie sich optimal auf’s Bewerbergespräch vor und fragen zielführend.“ erhalten Sie wertvolle Tipps für das Bewerberinterview.

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Lesen Sie weiter: Sichtbarkeit als Arbeitgeber erhöhen – 20 konkrete Tipps für Sie und Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

by Katja Raschke | 18. Jan 2020 | Personalmanagement, Rekrutierung, Teamaufbau

Die sieben wichtigen Schritte in Ihrem Rekrutierungsprozess – von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Mit der Personalrekrutierung fängt Ihr Leben als Chef oder Chefin an. Der Start in diesen Prozess ist mit vielen Unsicherheiten oder auch ersten Misserfolgen behaftet. Mit vielen Ängsten, ob das wohl alles so richtig ist. Deshalb gibt es hier sieben wesentliche Schritte, wie Sie sicher und erfolgreich durch die Rekrutierung gelangen.

Eine falsche Personalentscheidung wird teuer: ca. 5 – 25% Prozent der erfolgten Einstellungen werden laut FAZ binnen eines Jahres vom Unternehmen oder vom Mitarbeiter* wieder beendet. Je nach Funktion kann es Sie bis zu dem Anderthalbfachen bis Dreifachen eines Bruttojahresgehalts kosten. Das schockt. Und macht deutlich, wie wichtig eine gute Rekrutierung ist.
Das Risiko einer Fehlbesetzung soll reduziert werden. Beide Seiten, Arbeitgeber wie Kandidat, sollen einen guten und realistischen Eindruck voneinander erhalten und sich auf dieser Basis entscheiden.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, sich den Rekrutierungsprozess zu verdeutlichen. Hier die sieben wichtigen Schritte der Rekrutierung von der Vorbereitung bis zur Entscheidung, die Sie durchlaufen sollten:

1. Analysieren Sie Ihre Situation und die Prozesse im Unternehmen.

Welche Prozesse haben oder benötigen Sie? Was dient Ihrem Unternehmenszweck? (Siehe auch mein Blogartikel „Personallösungen von der Stange“)
Definieren Sie, was die Stelle leisten soll. Wie soll sie dem Unternehmen dienen?

Was muss ein Stelleninhaber mitbringen, um die Stelle gut ausfüllen zu können? Welche Kompetenzen soll er mitbringen?

Fachkompetenz: welche Ausbildung, handwerkliche, technische, kaufmännische Grundkompetenz und so weiter muss vorhanden sein?
Methodenkompetenz: welche Methoden, Arbeitsweisen, Arbeitsstrukturen, gegebenenfalls Hilfsmittel muss beherrscht werden?
Sozialkompetenz: Empathie, Freundlichkeit, Serviceorientierung, Teamplayer, Führungspersönlichkeit und so weiter
Über welche weiteren Eigenschaften sollte derjenige verfügen? (Tipp: Sie können mich gern über das Kontaktformular anschreiben, wenn Sie eine kostenfreie Übersicht von Adjektiven erhalten möchten, die es Ihnen ermöglicht eine schnelle Übersicht zu erhalten, welche Eigenschaften Ihr zukünftiger Mitarbeiter haben sollte.)

Welche Werte sind Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig?

Welche Motivatoren treiben Sie persönlich in Ihrer Arbeit, was haben Sie schon an Bord, was benötigen Sie zur Ergänzung in Ihrem Team? Auch hier empfehle ich Ihnen gern nochmal den Artikel „Personallösungen von der Stange“, wo ich die Motivatoren näher beschreibe.

2. Definieren Sie das Profil der Stelle, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und formulieren Sie eine Ausschreibung oder Anzeige.

Definieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und gewichten Sie sie.

Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bereit sind anzubieten, bezogen auf Entgelt, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildung, Anzahl der Urlaubstage, et cetera.

3. Definieren Sie die Suchwege.

Wo soll die Anzeige erscheinen? Print, Aushänge, lokale oder überregionale Medien, Zeitung, Radio, Online-Medien, Online-Jobbörsen, Ihre Homepage, Social Media und so weiter. Denken Sie auch an Empfehlungen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern (Hier geht’s zum Beitrag “Mitarbeiter beim Einkaufen gewinnen”).

Denken Sie dabei bitte auch immer an die geschlechtsneutrale Ausschreibung mit m/w/d. Ansonsten kann es teuer werden.

EXTRA TIPP:
Apropos teuer: bei den Eingangsbestätigungen und dem Umgang mit personenbezogenen Daten bitte immer an die DSGVO denken. Bereiten Sie vor Schaltung der Anzeige Ihr Bewerbermanagement diesbezüglich vor. Und: Bewerbungen immer für 6 Monate nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens aufheben.

4. Treffen Sie eine Vorauswahl.

Schauen Sie sich Ihre Auswahlkriterien an und legen Sie dann die Kandidaten fest, die in die Vorauswahl kommen. Denken Sie bitte daran: lieber ein Bewerber mehr, als einer zu wenig. Manchmal befindet sich ein Schatz unter den vermeintlich schlechter geeigneten Kandidaten, der aber nicht all Ihre Kriterien erfüllen mag, sich aber entwickeln kann. Wenn möglich, sprechen Sie die Profile mit einer Person Ihres Vertrauens durch. Jeder hat eine andere Sichtweise und es fallen vielleicht zusätzliche Aspekte auf.

5. Laden Sie Kandidaten ein und führen Sie das Vorstellungsgespräch.

Möglich zunächst per Telefon oder Video-Call und dann auf jeden Fall persönlich. In der Rekrutierung empfehle ich dringend das Vier-Augen-Prinzip. Nehmen Sie eine zweite Person zum Gespräch dazu. Entweder einen Profi, der Sie unterstützt oder einen Mitarbeiter, Teamkollegen oder ähnlich. Der Vorteil ist: Sie haben dadurch immer zwei Perspektiven, zwei Eindrücke und jeder hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fragen. So erhalten Sie ein ausgewogeneres Bild und vor allem aber haben Sie jemanden, mit dem Sie sich sich über Ihre Eindrücke austauschen können. Legen Sie gern hierzu vor dem Gespräch auch Ihre Rollen oder Redeanteile fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, Antworten und Unterlagen erhalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen.

EXTRA TIPP:
Es gibt aus rechtlicher Sicht Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen dürfen. Zu diesen sogenannten unzulässigen Fragen zählen unter anderem Fragen zum Familienstand und zur Familienplanung, zur sexuellen Orientierung, zur Tätigkeit des Partners, Fragen zu anderen Familienmitgliedern, Fragen zur gesundheitlichen Situation, Fragen zu privaten Ansichten (Region, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Es gibt allerdings auch Ausnahmen und Offenbarungspflichten, zum Beispiel, wenn die Antwort auf eine Frage für den Job relevant ist. Etwa nach Vorstrafen bei Polizisten oder angehenden Juristen.

6. Treffen Sie die Entscheidung und seien Sie schnell.

Kandidaten verdienen eine klare und zügige Rückmeldung. Egal ob Zusage oder Absage. Achten Sie auch hier auf rechtliche Grundlagen (Verhinderung von Diskriminierung „Antidiskirimierungsgesetz (AGG)”, Datenschutz „DSGVO“).

7. Erstellen Sie einen Vertrag und senden Sie diesen dem Kandidaten zu.

Setzen Sie eine Frist für die Rücksendung des unterschriebenen Vertrags.

EXTRA TIPP:
Neben Anwälten stellen die Industrie- und Handwerkskammern Ihren Mitgliedern kostenfrei gute Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie aber zum Teil ergänzen müssen.

Jetzt gilt es: Daumen drücken und hoffen, dass der Kandidat zusagt.

Wenn ja, herzlichen Glückwunsch!

Die klassische Rekrutierung endet genau hier. Allerdings gehört für mich die Vorbereitung des Eintritts in das Unternehmen und die intensive Vorbereitung der Einarbeitung als nächster Schritt unbedingt dazu.

Viel Erfolg mit Ihrem neuen Mitarbeiter.

* Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche grammatische Form. Es dürfen sich aber bitte immer alle angesprochen fühlen. Es gilt immer “m/w/d”.

Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

by Katja Raschke | 23. Aug 2019 | Personalmanagement, Rekrutierung

Vielen kleineren und mittleren Unternehmen drückt der Personalschuh. Der vermeintliche Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Sie finden keine Mitarbeiter oder sind nicht zufrieden mit denen, die sie ins Unternehmen geholt haben. Zeit haben sie wenig für das Thema Personal. Wie schön wäre ein Allheilmittel, mit dem Sie auf Knopfdruck die zu Ihnen passenden Mitarbeiter erhalten könnten. Kann das funktionieren?

Gleich vorweg: Tut mir leid. Ich kann Ihnen da leider wenig Hoffnung machen. Personal ist ein “Menschengeschäft”, ein “people business” und das sollte es meiner Ansicht nach sein und bleiben. Hier ein Beispiel, warum ich das denke:
Wenn Sie einkaufen gehen und möchten z.B. etwas Besonderes zum Anziehen für einen schönen Anlass kaufen. Wo kaufen Sie lieber ein? In einem Laden, in dem die Anziehsachen lieblos und ungeordnet herumliegen, die Verkäufer Sie ignorieren oder nur missmutig auf Ihre Fragen reagieren? Oder macht es Ihnen mehr Spaß, wenn es übersichtlich ist und haben Sie dann mehr Freude an der Auswahl der Kleidung, wenn Sie freundlich begrüßt und unterstützt werden? Wenn der Verkäufer sich dafür interessiert, für welchen Anlass Sie etwas suchen und dann noch in der Lage ist, Ihnen die für Sie die passenden Farben, Stile und Größen herauszusuchen. Also ich fühle mich bei der zweiten Variante wohler und kaufe eher dort.

Und dieser Service, dieser professionelle und menschenorientierte Umgang ist übrigens oft gar nicht die Frage des Preissegments. Er begegnet mir auf dem Wochenmarkt ebenso wie in einem Bekleidungsgeschäft. Da ist es eben nicht egal, ob ich einfach sage “ich brauche eine Verkäuferin/einen Verkäufer”. Nein, Sie brauchen jemanden, der sich mit dem, was und wie in Ihrem Geschäft verkauft wird, identifiziert.

Für mich als Personalerin spielt es dabei keine Rolle, ob Sie Hilfsarbeiter, gelernte Kräfte, Azubis, Absolventen oder erfahrene Akademiker und Führungskräfte beschäftigen möchten. Jede Suche bedarf Ihrer hohen Aufmerksamkeit. Die Leute müssen zu Ihnen, Ihrem Unternehmen, Ihrem Geschäft und Ihren Kunden passen.
Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind etwas Besonderes. Immer. Jeder Einzelne.
Sie tragen maßgeblich zu Ihrem persönlichen Erfolg und zu Ihrem Unternehmenserfolg bei.

Deshalb verdienen sie – wie Ihre Kunden auch – Ihre besondere Aufmerksamkeit.

Das gilt für alle Personalprozesse und fängt bei der Strategie an (Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung).

Bedeutet das Arbeit?
Ist das anstregend?
Klar, zuweilen schon. Und am Anfang besonders.

Lohnt es sich?
Aber ganz bestimmt!

Sie und Ihr Unternehmen sind einzigartig, sind individuell. Ihre Mitarbeiter sind es auch.

Deshalb halte ich es für wichtig, dass Sie auch als ChefIn eines kleinen oder mittleren Unternehmens jeden Personalprozess auf
Ihre Unternehmensbedürfnisse zuschneiden: Planung, Rekrutierung, Organisation, Entlohnungskonzepte, Personalentwicklung, etc..

Um Missverständnissen vorzubeugen: damit meine ich nicht, dass Sie jedes Mal das Rad neu erfinden müssen oder keine Systeme im Rahmen der Digitalisierung nutzen sollten.

Im Gegenteil. Nutzen Sie vorhandene Erfahrung, Expertise, Benchmarks, bedienen Sie sich der Systeme (Hier geht’s zum Beitrag “Digitale Personalprozesse”). Aber überdenken Sie sie. Machen Sie sie sich zu eigen, passen Sie sie an, nutzen Sie nur das, was Ihnen nutzt. Füttern Sie sie mit Ihrer Unternehmensidentität und lassen Sie den/die Menschen nicht außen vor.

Insbesondere die Rekrutierung bedarf Ihrer speziellen Aufmerksamkeit. Sie schafft einen hohen Mehrwert für Ihr Unternehmen, wenn Sie die für Sie passenden Mitarbeiter für sich gewinnen können. Wenn Sie Mitarbeiter erhalten, die ihre Stellen richtig gut ausfüllen und mit Ihnen an einem Strang ziehen.

Was müssen Sie dafür tun?
Im folgenden gehe ich auf die 5 Punkte ein, die Sie sich aus meiner Sicht vornehmen sollten, um in den Rekrutierungsprozess einzusteigen:

1. Zunächst lenken Sie den Blick nochmals nach innen. Klären Sie Ihr “WARUM”.

Warum existiert Ihr Unternehmen? Und damit ist nicht gemeint, dass Sie ja Geld für Ihren Lebensunterhalt verdienen müssen.
Der bekannte Autor Simon Sinek erläutert dies in seinem Buch “Frag immer erst: warum” sehr anschaulich (Link sh. unten).
Beschreiben Sie – ggf. nochmals – genau den Grund, die Vision, den Kundennutzen Ihres Unternehmens. Häufig treffen wir falsche Annahmen und denken “das ist doch klar, das müssen diejenigen, die aus meiner Branche kommen doch wissen”. Mitnichten.

Jedes Unternehmen versteht sich anders, hat eine andere Philosophie, andere Schwerpunkte und letztlich andere Mitspieler. Wir setzen zu viel voraus. Drücken Sie aus, was Ihr spezielles WARUM, Ihr spezieller Kundennutzen ist. So manchem fällt das leichter, wenn da mal jemand von Außen mit drauf schaut, nachfragt und beschreibt, wie er das Unternehmen erlebt und was für ihn den Unterschied ausmacht.

Nehmen Sie sich parallel Ihre Unternehmensstrategie zur Hand und legen Sie fest, wo Sie mit dem Unternehmen in 3, 5 oder 10 Jahren sein möchten. Was tun Sie dann und wie tun Sie es?

2. Definieren Sie, was Ihnen persönlich am Herzen liegt.

Welche Werte sind Ihnen wichtig? Im Geschäftsgebaren, in der Zusammenarbeit?
Was brauchen Sie als ChefIn, um sich wohl und sicher zu fühlen?
Wann macht Ihnen die Arbeit Spaß?
Wann sind Sie besonders produktiv, wann erfolgreich? Woran machen Sie all diese Dinge fest?
Schauen Sie auf Ihre persönlichen Werte und auch auf Ihre Motivatoren und Handlungsweisen. Berücksichtigen Sie auch die Werte, Motivatoren und Handlungsweisen Ihrer wichtigen Führungskräfte, Ihrer Schlüsselfiguren, wenn Sie bereits welche haben. Ihrer aller Zusammenspiel bestimmt den Rhythmus Ihres Unternehmens.

Das mag sich zunächst recht abstrakt anhören. Etwas einfacher formuliert: Was treibt Sie alle an, sich zu engagieren und Ihr Bestes zu geben? Was lässt Sie agieren und in welcher Form handeln Sie dann?

Diese Sicht auf die Motivatoren und Handlungsweisen beschreibt Marcus Hein recht anschaulich in seinem Buch “Neurologische Personalauswahl. Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen.” (Link sh. unten). Wesentliche Unterscheidungsmerkmale bei den neurologischen Denk- und Motivationsstrategien beschreibt Hein folgendermaßen:

die Motivationsausrichtung: (ein Problem) vermeidend – anstrebend (auf ein Ziel hin)
das Motivationsniveau: proaktiv (von sich aus handelnd) – reaktiv (Anstoß von Außen)
die Quelle der Motivation: internal -external — (inwieweit benötigen sie Bewertungsmaßstäbe, Impulse und Feedback von Außen oder inwieweit haben sie ihren “eigenen Kopf”)
der Grund der Motivation: optional (nach Chancen, Optionen suchen)- prozedural (einem Prozess folgend)
die motivationalen Entscheidungsfaktoren: gleich -verschieden (motiviert, wenn alles immer gleich läuft oder dann eher demotiviert)
das Merkmal der Informationsverarbeitung: global (behalten gern Überblick) – (vertiefen sich ins) Detail
die Konformität der Motivation: gehorsam – renitent (ist man eher geneigt, Vorgaben zu befolgen oder eher bereit, sich dagegen zu stellen)
die Arbeitsorganisation: Menschen (anschlussorientierte Menschen) -Aufgaben (interessierte Menschen)
der Arbeitsstil: unabhängig – beteiligend -kooperativ (In welchem Arbeitsstil wird jemand besonders produktiv?)
die Stressverarbeitung: emotional – flexibel – kognitiv (Wie reagiert jemand auf Stress? Belastet es ihn sehr oder sucht er ganz klar und unbelastet nach Lösungen?)

Diese Unterscheidungen können Ihnen helfen, Ihre eigenen Motivationsstrategien und Handlungen näher zu beleuchten. Je besser Sie sich kennen, um so besser können Sie diese kommunizieren und vertreten. Und umso besser können Sie auch definieren, was Sie dann zur Ergänzung benötigen.

3. Beschreiben Sie nun die wesentlichen Funktionen Ihres Unternehmens und deren WARUM in Ihrem Unternehmen.

Aus meiner Sicht hat jede einzelne Funktion (Einkauf, Verkauf, Logistik, Buchhaltung, etc.) ebenfalls ein eigenes WARUM und einen eigenen nachgelagerten oder spezielleren Kundennutzen.

4. Beschreiben Sie davon abgeleitet das WARUM für die einzelnen Stellen in Ihrem Unternehmen und insbesondere für diejenigen, für Sie gerade aktuell Personal suchen.

5. Und welche Typen von Menschen brauchen Sie dazu?

Was sollte diese Menschen antreiben, was sind idealerweise deren Motivatoren und typischen Handlungsweisen? Wenn Sie schon einige geschätzte, ggf. langjährige Mitarbeiter haben, schauen Sie sich diese an und überlegen Sie, warum diese so gut zu Ihnen passen.
Danach können Sie das Stellenprofil erstellen, welches natürlich auch die klassischen Qualifikationen und Tätigkeiten umfasst.

Wenn Sie jetzt diese Punkte zusammen betrachten, dann sollten Sie klarer sehen und wissen, was Sie und Ihr Unternehmen so besonders macht. Das kann dann in Ihr sog. “employer branding” münden. Also darein, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen. Nutzen Sie dazu auch das Know-How Ihrer vorhandenen Mitarbeiter: befragen Sie Ihre geschätzten Mitarbeiter, was besonders ist, was Ihnen gefällt, worauf ihre Loyalität zum Unternehmen basiert.

Sie wissen nun, mit wem Sie prinzipiell zusammenarbeiten wollen und was Sie zur Unterstützung benötigen.
Sie wissen nun auch, was für Menschen Sie ansprechen möchten.

Jetzt müssen Sie diese “nur” noch erreichen. Die nächsten Schritte sind deshalb:

Die Formulierung einer Anzeige und/oder Aufnahme eines Videos, um die Botschaft unter die Leute zu bringen. Dort können Sie alles anbringen, was Sie besonders macht, wer Sie sind, was Sie anbieten und wen Sie suchen.
die Auswahl der Medien, in denen Sie veröffentlichen möchten
ggf. die Auswahl weiterer Suchwege (Agenturen, Direktansprache, eigene Suche, etc.)

Bei der Vorauswahl und den anstehenden Gesprächen können Sie sich dann wieder auf Ihre Vorarbeit in den Punkten 1 bis 5 stützen und dies mit den vorliegenden Bewerbungen abgleichen und die geeigneten Kandidaten einladen.

Egal, wie viele oder wie wenige Bewerbungen Sie erhalten, lassen Sie sich bitte nicht entmutigen. In der Regel brauchen Sie ja nur EINEN oder EINE richtige Person pro Stelle (Hier geht’s zu den Beiträgen “Sicher durch die Rekrutierung” und “Mitarbeiter beim Einkaufen gewinnen”)

Gleichzeitig möchte Ihnen auch etwas Flexibilität ans Herz legen und Sie ermutigen, durchaus auch Bewerbern Chancen einzuräumen, die vielleicht nur 60% Ihres “harten” Profils abdecken – sofern die gemeinsame Basis in den Aspekten der Werte, Motivatoren und Handlungsweisen vorhanden ist.

Was glauben Sie, wie inspiriert, motiviert und loyal Mitarbeiter sind, die sich entwickeln durften und als Menschen mit Potenzial gesehen werden?

Ihre
Katja Raschke

HR konkret
Personalmanagement & Coaching

Hier die Links zu den genannten Büchern. Es sind Affiliate-Links, d.h. der Einkauf für Sie kostet nicht mehr.
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Simon Sinek “Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren”
Marcus Hein “Neurologische Personalauswahl: Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen”