Personal-ABC

Personal-ABC

by | 16. Jan 2021 | Führung, Personalentwicklung, Personalmanagement, Personalplanung, Personalstrategie, Rekrutierung

Zu jedem Buchstaben des Alphabets finden Sie hier Anregungen, Inspiration und Tipps rund um das Thema Personal, Führung und Unternehmensalltag.


Begonnen hat das Alphabet im Januar 2021 als Reihe auf meinen Social Media Kanälen und so wie das Alphabet dort wächst, wächst es auch in diesem Blogpost. Viel Spaß mit dem Personal-ABC!

Los geht’s:

Oha – mit „A“ wie „ARBEIT“ – how very basic?!

Ja, es ist eben auch die Basis.

Wenn Sie als Unternehmer:in Ihr Team auf- oder umbauen, dann überlegen Sie  zunächst, welche Arbeiten Sie zu vergeben haben. Ohne das, stellt sich die Frage nach Mitarbeitenden  ja gar nicht.

Sie überlegen und beschreiben ganz genau, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigt werden müssen und welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Sie überlegen sich u.a. Ihr Budget.

Dann findet mit Ihren Mitarbeiter:innen ein Ausgleich statt: ARBEITsleistung gegen ARBEITsentgelt. Und um diese beiden Elemente in der Balance zu halten, müssen Sie schon ein bisschen Gehirnschmalz in Strategie und Struktur setzen. Und zwar am besten ab Mitarbeiter:in Numero 1.

 

„B“ wie „BEZIEHUNG“

Formal startet die Arbeitsbeziehung mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages.

Allerdings startet sie für mich schon während des Rekrutierungsprozesses oder sogar schon vorher: habe ich zuvor einen guten Job als Unternehmer:in gemacht und bin als attraktiver Arbeitgeber bekannt, dann haben Bewerber:innen schon von vorn herein einen Bezug zum Unternehmen und nehmen gern Kontakt auf, sobald sie ein Jobposting sehen.

BEZIEHUNG ist jedoch auch ein wesentlicher Baustein, der BINDUNG, Führung, Loyalität und Engagement erst ermöglicht. Dafür müssen sich Chefs und Chefinnen zur Verfügung stellen. Das ist persönlich (nicht privat) und wird mit keinem Vertrag der Welt geregelt. 
 
 

„C“ wie „CHECK-UP“

Genauso wie Sie Vorsorgetermine beim Arzt wahrnehmen, um gesund zu bleiben oder Ihre Gesundheit zu verbessern, genauso sollten Sie regelmäßig Ihr Unternehmen und Ihre Personalarbeit & Führung einem Check-up unterziehen.

Das passt wunderbar zum Jahresbeginn, kann aber auch zu anderen Zeitpunkten starten. Sie können sich u.a. die Fragen stellen: 
  • Wo stehe ich, mein Unternehmen und mein Team heute? Was und wer sind meine Erfolgsfaktoren?
  • Was wollen wir erreichen? Was ist möglich?
  • Was brauchen wir, um das zu erreichen (Qualifikationen, neue Mitarbeitende, Instrumente, Prozesse, Strukturen, etc.)
  • Mit welchen Situationen müssen wir rechnen?
  • Welche Personalszenarien gibt es?
  • Was muss ich verändern? Muss ich tiefergreifende CHANGE-Prozesse initiieren oder reichen kleinere Veränderungen?
  • Brauche ich frisches Know-How? 
So können Sie Risiken erkennen und vor allem CHANCEN aufdecken und weiterentwickeln.

Wenn Sie das komprimiert, intensiv und unter erfahrener Anleitung individuell für sich und Ihr Unternehmen durchführen möchten: hierfür gibt es meine „Check-up & Start“ Gespräche. Hier geht’s lang: Check-up & start!

 

„D“ für „DEMOGRAPHIE“

Die Struktur Ihrer Belegschaft wird unter anderem stark von der DEMOGRAPHIE beeinflusst. Bei Ihrer Personalstrategie und Planung ist dieser Punkt unbedingt zu berücksichtigen. Zum Beispiel mit den folgenden Fragestellungen:

 

  • Wer geht wann in Rente und ab wann muss ich für Back-up und Wissenstransfer sorgen oder wie kann ich die Prozesse generell gegen Fluktuation absichern?
  • Das Gleiche gilt natürlich für alle anderen Ereignisse im „Mitarbeiterleben“ wie Schwangerschaft, Elternzeit, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Pflegezeiten, uns so weiter
  • Auch der demographische Wandel hat enormen Einfluss auf Ihre Planung & Szenarien. Er spiegelt sich am Arbeitsmarkt ebenfalls wieder. 

Eine einfache Statistik und regelmäßiger Abgleich mit Ihrer Strategie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

 

Dazu passt das „E“ für ENTWICKLUNG hervorragend.

Sie als Chef:in, Ihr Unternehmen und Ihr Team müssen sich weiterentwickeln, um zu wachsen. Wachsen Sie nicht, stagnieren Sie (und sterben womöglich oder überleben mehr schlecht als recht).

Die Personalentwicklung ist deshalb ein zentrales Element der Personalarbeit: Langfristige Entwicklungen (wie Ausbildung, Studium), aber auch kurzfristige Reaktionen auf Änderungen, Krisen oder neue Systeme. Planen Sie hier immer ein gutes Budget und Möglichkeiten ein und gehen Sie in den Dialog mit Ihrem Team (auch zur Gestaltung des Lebensplan s.o. unter „D“). Es lohnt sich dabei auch immer den Blick auf mögliche Förderprogramme, lokale wie Online-Angebote und die Angebote der Kammern und Verbände zu werfen.

So bildet die Personalentwicklung ein enorm wichtiges Instrument sowohl zur Karriereplanung und persönlichen Weiterbildung und Bindung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, als auch zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

 

 

„F“ für FRÜHWARNSYSTEM


Personalsituationen können schnell kippen. Und das wird teuer. Die Wiederbesetzung einer Stelle kann je nach Qualifikationsebene, Dauer der Suche und Einarbeitung das ein- bis anderthalbfache des Jahresgehalts kosten. Autsch!

Neben einer guten Personal- und Entwicklungsplanung und Entwicklung von Szenarien, hilft es, sich ein FRÜHWARNSYSTEM zu schaffen. Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens, kann das ein Kennzahlensystem in Ampelform sein, zum Beispiel:

  • Grad der Produktivität
  • Grad der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern
  • Höhe der Fehlzeiten im Vergleich zur Branche (die Krankenkassen veröffentlichen dies im Internet)
  • Fluktuation oder Anzahl der Mitarbeiter:innen, die nach Ausbildung, Elternzeit gern im Unternehmen bleiben

Vielleicht noch wichtiger ist aber noch eine andere Form von SEISMOGRAPH. „HR“ steht für mich nicht nur für die wertvollste Ressource Mensch und deren Ressourcen, sondern auch für „Human Relations„: also die Beziehungen und Atmosphäre in Ihrem Unternehmen.

Wie ist die Atmosphäre im Unternehmen, wenn Sie morgens zur Tür hereinkommen? Zeigen die Mundwinkel nach unten, sind sie verkniffen oder zeigen sie nach oben? Liegt Spannung in der Luft? Ein Augenrollen?

Trauen Sie diesem Gefühl und gehen Sie ihm auf den Grund! Werten Sie es aus. Agieren Sie.

 

„G“ für GESUNDHEIT
 
Tja, durch die Pandemie hat das Thema Gesundheitsmanagement für uns alle nochmal einen besonderen Stellenwert erhalten, denn die Belastungen für alle Menschen sind mannigfaltig Beruf,  Home-Schooling, finanzielle Sorgen, Sorgen um die Lieben, Arbeitsabläufe, Sorgen um den Arbeitsplatz und das Unternehmen).
 
Im Grunde dienen die Aktivitäten der Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit Ihres Teams und Ihrer eigenen. Und auch weitere Ziele und Zwänge sind nicht zu verleugnen: Kostensenkung und Produktivitätserhaltung oder sogar Produktivitätssteigerung.
 
Das Gesundheitsmanagement  umfasst im betrieblichen Umfeld mittlerweile Angebote zur physischen Gesundheit (ergonomische Arbeitsplätze, Angebote zu Ernährung und Bewegung), aber auch zur psychischen Gesundheit (Entspannungstechniken, Zeitmanagement, Burn-out Prävention).
 
Ganz wichtig ist aber auch der ehrliche Blick auf das Miteinander. Denn nur dann kann Gesundheitsmanagement auch zur Motivation und Bindung beitragen.
 
 
  • Wie ist die Atmosphäre, wenn Sie morgens ins Unternehmen kommen?
  • Zeigen die Mundwinkel nach unten oder nach oben?
  • Ist der Gesichtsausdruck verkniffen?
  • Liegt Spannung in der Luft?
 
Als Chef:in ist es Ihre Führungsaufgabe, dem auf den Grund zu gehen.
Das tollste Sportangebot nützt nix, wenn die Atmosphäre vergiftet ist.
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Was nutzen Sie? Was setzen Sie um?

 

 
H“ für HIERARCHIE
 

„Form follows function“ ist bei dem Thema Organisationsstruktur und Hierarchie meine Devise.

Bei der Überlegung, wie breit oder tief Sie die hierarchische Struktur in Ihrem Unternehmen aufbauen,  sollten Sie Business-Modetrends nicht als Allheilmittel 1:1 umsetzen (Stichwort: agile Organisation).

Wichtig ist hingegen,  was  dem  Zweck Ihres Unternehmens dient und Ihrer Führungsart als Chef und Chefin entspricht  (oder Ihrem Führungsanspruch  und Führungswunsch).

Eine klassische Aufbau- oder Ablauforganisation widerspricht nicht automatisch einer Führung mit einem hohem Grad der Entscheidungsfreiheit der Mitarbeitenden. Egal welche Hierarchie und Struktur Sie aufbauen oder bereits aufgebaut haben, die Verantwortlichkeiten sollten durchdacht und klar sein. Sonst fischt Ihr Team im trüben Wasser und ist schnell frustriert.

Genau bei diesem Punkt dürfen Sie also intensiv reflektieren, was Ihrem Geschäftsmodell, Ihrem Team und was Ihnen entspricht.

 

„I“ für INTENTION
 

Wie jetzt? Was hat das mit Personal-ABC zu tun?
Aus meiner Sicht viel, sonst wäre es ja nicht dabei.
 
Manchmal erlebe ich es, dass Unternehmer:innen und Führungskräfte Aktionen, Projekte, Gespräche starten, ohne sich ihrer INTENTION wirklich bewusst zu sein.
 
Was ist Ihr WARUM für die Aktion oder das Gespräch? Was sind Ihre Beweggründe und was wollen Sie  damit erreichen? Hast Sie das nicht klar für sich klar, dann starten Gespräche und Projekte nebulös.
 
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmer kam auf mich zu und wollte INCENTIVES (noch ein „I“ ) für sein Team einführen. Warum? Naja, macht man ja so, um die Motivation zur Zielerreichung zu steigern. Ja, kann man machen. Ein paar mal nachgebohrt und es kam heraus, dass er von Grund auf unzufrieden mit der Ausrichtung und Leistung des Teams war. Das ändert auch ein Incentive nicht per se.  Lösungsidee passte nicht zum Problem.
 
Also hinterfragen Sie Ihre Intention, Ihre Beweggründe, Ihr WARUM, bei dem was Sie tun.
 
Gerade auch bei kritischen Gesprächen mit Mitarbeitern ist Ihre Intention wichtig für Ihre Haltung, die Struktur und den Erfolg des Gesprächs.
 

P.S: Im o.a. Beispiel gab es klärende Diskussionen und die gemeinsame Erarbeitung der Erwartungen und vorallem: die Darlegung der Beweggründe des Chefs. That did the trick! Eine Party gab es dann nach Erreichen der Ziele ohne Vorankündigung.

 

 

„J“ für JAHRESPLAN
 
 
Die Jahresplanung halte ich für absolut sinnvoll:
  • Welche Personalziele haben Sie in den nächsten 12 Monaten, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen ?
  • Welche Maßnahmen müssen Sie dafür einläuten? Welche Prozesse oder Tools etablieren? In welchen Bereichen müssen Sie sich und Ihr Team weiterentwickeln?
  • Was hat Priorität? Was geht schnell und ist damit erledigt?
  • Was ist ein langfristiger Prozess?
  • Was wäre ein „nice to have“?
  • Was liegt Ihnen vielleicht schwer im Magen? Was geht leicht von der Hand?
Wenn Sie noch ungeübt sind in dieser Art der Planung, dann starten Sie gern zunächst mit einer Quartalsplanung.

Das passt auch ganz wunderbar zu den „Check-up & Start“ – Gesprächen, in denen Sie knackig und mit meiner Expertise an Ihren Zielen, Strategie und ersten Schritten arbeiten: https://hr-konkret.de/checkup Und zwar egal, ob es um Erhalt, Restrukturierungen oder Aufbau  geht. Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich gern bei mir.

 

„K“ für KULTUR
 
Als Unternehmer:in legen Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen an. Mit Tag 1 und Teammitglied 1.
 
Sie basiert auf Ihren Werten, Vorstellungen, dem gelebten Miteinander, Ihrem Auftritt und Führungsstil und damit im Wesentlichen mit Ihrer KOMMUNIKATION.
 
Sie legen den Grundstein und mit jedem neuen Teammitglied kommt ein Stein dazu. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vorher überlegen, was für eine Form und Beschaffenheit Ihr KULTUR-Haus haben soll und wie sich alle Beteiligten (auch Sie selbst!) nachher damit fühlen sollen: im Innern – und wie es von Außen wahrgenommen werden soll.
Die Kultur ist ein wichtiger Stein für Ihren Unternehmenserfolg und auch ein wichtiger Faktor für das Herausbilden Ihrer Arbeitgebermarke und der Stärkung der Attraktivität als Arbeitgeber (hier weiterlesen zu „Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität“)
Machen Sie sich also bewusst, was und wie Sie es erreichen möchten.
 

Mit welchen 3 Begriffen würden Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen beschreiben?

 

 
 

„L“ für LOB

 

Nein. Nicht gemeckert, ist nicht genug gelobt.
Generell ist Lob die schönste Form von Feedback und richtig gemacht ein Riesenverstärker. Besonders, wenn das nächste reguläre Feedbackgespräch noch eine Weile dauert.
Ebenso ist es ein Irrglaube, dass Sie für jedes Fitzelchen loben sollten. Aber ein DANKE für eine erbrachte, auch kleine, Leistung ist freundlich, wertschätzend, angebracht und oft ausreichend.
 
Richtig loben – wie:
  • Das Lob muss ehrlich sein – idealerweise von Herzen kommen.
  • Drücken Sie Ihr Gefühl aus (Freude, Überraschung, Begeisterung, Dankbarkeit)
  • Ziehen Sie keine Vergleiche mit anderen („Du bist fast so schnell wie XY…“)
  • Schränken Sie es nicht direkt wieder ein („aber“, „eigentlich“)

Viel wichtiger ist mir, dass eine grundsätzliche WERTSCHÄTZUNG erfolgt. Und dann können Sie als Chef oder Chefin auch schauen, wer zur Motivation LOB braucht, in welchem Rahmen und Häufigkeit.

 

 

„M“ für MITARBEITERGESPRÄCH

Ich bin bekennender Fan des Tools. Mit einer wichtigen Einschränkung: es ist eine strategische Ergänzung eines ohnehin wertschätzenden Umgangs miteinander und regelmäßiger, unmittelbarer Feedbacks (passt auch gut zum „L“).
 
Mit diesem strukturierten Gespräch, das vor- und nachbereitet wird, schenken Sie Ihren Mitarbeiter:innen und Ihnen selbst exklusive Zeit und Verbindlichkeit.
 
In der Ruhe und Struktur des Gesprächs kommen Sie auf Themen, Probleme, Verbesserungspotenziale, Wünsche und Vorstellungen, die Ihnen in der Hektik des Alltags oft verborgen bleiben.
 
Auch können Sie mit dem Gespräch und auch ggf. in Ergänzung mit einem Persönlichkeitstest (ich nutze den wissenschaftlich fundierten LINC Personality Profiler), die Stärken der Mitarbeiter:innen gezielt in Kombination mit der Praxiserfahrung zu herauszuarbeiten und dementsprechend einzusetzen, zu fördern und weiter zu entwickeln.
 

Das entspricht auch vielfach dem Wunsch der neuen Generation von Mitarbeiter:innen (Millennials, Generation X/Y) nach einem Coach anstelle eines Chefs, einer Chefin im klassischen Sinne (ein Ergebnis der Gallup-Studien).

 

 

„N“ für NEUTRALE POSITION


Es gibt sie, die Leute, die KONFLIKTE lieben. Ehrlich.
Die meisten Menschen gehören wohl eher nicht dazu.
 
Konflikte kommen oft ungelegen, stören den Ablauf, hinterlassen eine merkwürdige Stimmung. Gehören aber zum Arbeitsleben dazu.
 
Als Chef:in kommen sie auch als zu lösendes Päckchen auf den ohnehin hektischen Alltag obendrauf.  Kann ziemlich lästig sein. Haben Sie aber mit gekauft in der Funktion.
 
Was hilft, wenn der nächste Mitarbeiter mit einem Konflikt in Ihr Büro stürmt?
 
  1. Atmen und Schwung rausnehmen
  2. NEUTRALE POSITION einnehmen  – noch ist es nicht Ihr Konflikt/Thema! Anhören, sachlich nachfragen, klären, wer ist BETEILIGTER, wer ist BETROFFENER, Lösungsgespräch anbieten oder Vorschläge/Anregungen unterbreiten oder gemeinsam erarbeiten.
  3. Und wenn Sie jetzt gerade keine Zeit haben und es nicht super dringlich ist, niemand Gefahr läuft, erschlagen zu werden, dann machen Sie eine Zeit aus, in dem Sie das Thema in RUHE besprechen.
 

„O“ für ONBOARDING

Onboarding ist mehr als Einarbeitung. Es beschreibt den Weg aus der Rekrutierung wirklich hinein ins Unternehmen. 
 
Dabei geht es sowohl um die HR-Prozesse von Anschreiben, Vertrag als auch um die dazugehörigen digitalen Prozesse (digitale Akte, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Beschaffung von Arbeitsausstattung, Anmeldungen, Schulungen, Informationen, et cetera.).
 
Darüberhinaus geht es aber eben auch darum, den / die Mitarbeiter:in willkommen zu heißen, gut vertraut zu machen mit den Menschen, den Abläufen, der Unternehmenskultur und ihn/sie zügig und fundiert leistungsfähig zu machen. Hilfreich ist auch ein „Buddy“, der in der Phase zur Seite steht. 
 
Die digitalen Prozesse ermöglichen eine schnellere Duplizierbarkeit der Abläufe; zum Beispiel, wenn Sie Arbeitsanweisungen als kurzes Video oder Sprachnotiz zusätzlich zum Schriftstück aufzeichnen. Das machen Sie nur einmal und beim nächsten Eintritt, hast Sie es zur Hand. 
 
Hier getätigter Aufwand rentiert sich. Fehler und hier entstandene Unzufriedenheit sind hingegen schwer auszubügeln.
 
Auch das „Reboarding“ nach längeren Abwesenheiten (Elternzeit) ist im Idealfall ein vereinfachter Onboarding-Prozess.
 

Wie gestaltest Sie das „Onboarding“? Was hast Sie zuletzt verändert?

 

„P“ für PERSÖNLICHKEIT


Die Persönlichkeit ist weitgehend stabil ab dem jungen Erwachsenenalter. Sie bestimmt, wie wir mit Situationen umgehen und wie leicht wir uns mit bestimmten Tätigkeiten tun.

Erlernbar ist alles. Doch mit welchem Aufwand, wie wohl wir uns damit fühlen und wo wir unsere Stärken am besten entfalten und sie nutzen können, wird stark von der Persönlichkeitsstruktur bestimmt. Wo sind wir in unserer Geniezone? 

Das sind wichtige Fragen zur eigenen Tätigkeit und Führungsverhalten, zum eigenen Stil von Leadership. Und auch für die Frage, wie Sie Ihr Team zusammensetzen und jeden Einzelnen fördern. Was Sie selbst brauchen und was der Einzelne braucht.

Um dort tiefer hineinzuschauen und klare Entscheidungen treffen zu können, nutze ich für Coaching, Rekrutierung und Teamstruktur den wissenschaftlich fundierten und sehr anschaulichen LINC Personality Profiler. Haben Sie Interesse daran, dann melden Sie sich gern bei mir (gern per Kontakformular oder per Email an info@hr-konkret.de.

 

„Q“ für QUALITÄT

Ja, auch Qualitätssysteme sind natürlich Bestandteil der Personalarbeit. Bei den Vorgaben, die die verschiedenen Qualitätsnormen machen, geht es mir immer darum, wo schaffe ich dadurch wirklich Qualität für den Erfolg des Unternehmens.

Manchmal heißt das dann viel Energie und Herzblut in das eine Thema und weniger in das andere. Oder auch „better done than perfect“ – wobei die Grundabsicherung in allen Bereichen da sein muss. Klar, je einfacher, besser, zielgerichteter und klarer Ihre Prozesse sind, um so besser.

Doch worauf ich nie verzichten will, ist die Qualität in Mitarbeiterauswahl, Mitarbeiterentwicklung, Bindung und Beziehung als elementarer Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.

Was macht für Sie Qualität in der Personalarbeit aus?

 


„R“ für REFLEXION

Momente der Reflexion sind für jeden wichtig, doch für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin doppelt. Ihr Alltag ist besonders komplex und fordernd.

Nehmen Sie sich vielleicht die Muße im Rahmen Ihres Wochenrückblicks –  in längeren Zeiteinheiten verlieren sich die Eindrücke sonst schnell. Stellen Sie sich  zum Beispiel folgende Fragen:

  • Passten die (Personal-)Aktionen der Woche zur Strategie? Dienten sie der Zielerreichung? 
  • Was lief gut in Projekten, was in der REKRUTIERUNG?
  • Was lief gut in der Personalführung und Beziehung zu meinem Team? 
  • Welche Aufgaben wurden erfolgreich und gut erledigt? 
  • Welche Gespräche liefen gut? 
  • Was darf in der nächsten Woche nachjustiert werden? 
  • Wo muss ich anders agieren?

Für mich eignet sich da das Wochenende ganz gut, wenn der Alltag etwas zur RUHE kommt. Außerdem stärkt sowohl die Ruhe als auch die Reflexion deine RESILIENZ.

 

„S“ für STRATEGIE


Mit Ihrer Idee, Ihrer Vision startet das Unternehmerdasein. Dann geht es um Ihre Ziele und Ihre Strategien, mit denen Sie diese erreichen wollen. Das gilt für die Gesamtstrategie des Unternehmens und auch für die Teilstrategien. Die PERSONALSTRATEGIE ist dabei ein ganz wichtiger Baustein, denn ohne die richtigen Unterstützer an Bord, wird die Zielerreichung schwer. Und bitte, sie ist kein „Hochglanzschinken“, sondern enthält konkrete Vorstellungen und Handlungsfelder individuell für Ihr Unternehmen.
 
In Krisenzeiten ist eine gute Strategie immens wertvoll, solange Sie sie nicht als in Stein gemeißelt ansehen und in der Lage sind, sie schnell adaptieren, modifizieren zu können.
 
Heißt: denken Sie  in SZENARIEN, in Alternativen. Üben Sie sich im schnellen Umstellen und kreativen Vorausdenken und vor allem dann im Umsetzen.
 

Und oft geht das effektiver und flotter mit einem neutralen Sparringspartner, der die nötige Expertise hat. Wenn Sie da Unterstützung suchen dann melden Sie sich gern bei mir.

 

„T“ für TEAM

 

Ihr Herzstück.

Es ist eine erlernbare Kunst, Ihr Team so zusammenzustellen und zu führen, dass es Ihr Unternehmen am Leben hält, mit seinen Aufgaben wächst und verschiedene Leistungssituationen mit dir geht. Ja, manchmal probieren Sie etwas aus und es funktioniert nicht. Dann vernünftig damit umgehen und neu starten.

Aber es gibt ein paar Möglichkeiten, vorn vornherein Dinge richtig zu machen und sich einige Irrwege zu ersparen:

Gute Vorbereitung, Klarheit über Ihre Identität, Ziele und das, was Sie brauchen und wie Ihr TEAM wirklich sein soll und wie Sie Ihr Team überhaupt führen möchten (Organisation, Delegation, Beziehung).

 

Was sind Sie bereit für Ihr Team zu tun, damit Ihr Team Sie wirklich unterstützt?

 

„U“ für UMHÖREN

 

Umhören oder auch das „Ohr am Gleis haben“ ist eine super Möglichkeit bei vielen Hürden, die Ihnen im Arbeitgeberleben begegnen. So auch bei der Mitarbeitersuche. Augen und Ohren offenhalten und darüber reden, was Sie suchen oder wo Sie eine Frage haben.

Binsenweisheit? Vielleicht.
Aber genau diese Basics gehen bei vielen auf der Suche nach immer neuen Tools verloren.

Und dabei können Sie die Wirkung dieser Basics verstärken, indem Sie zusätzliche Anreize geben,  zum Beispiel für 

MITARBEITEREMPFEHLUNGEN (gute Leute kennen andere gute Leute). Ihren Suchen und Fragen können Sie natürlich in Ihren Netzwerken einen größeren Rahmen geben (Verbände, Vereine, Gruppen, Social Media) oder auch durch externe Dienstleister, die in Ihrer Branche tätig sind und andere Unternehmen kennen. Nutzen Sie diese Multiplikatoren für Ihre Sichtbarkeit, so erhöht sich die Anzahl der Leute, die wissen dass Sie eine Lösung suchen.

 

 

„V“ für VERHALTEN

 

Verhalten (Leistungsverhalten, Sozialverhalten) ist das, was Sie bei Ihren Mitarbeitern beobachten können, was Sie wirklich sehen.

 

Das Verhalten ist zwar Ausdruck einer Persönlichkeit, es ist aber nicht gleichzusetzen mit der Persönlichkeit.
 
Die Aussagen „Herr Meier verhält sich undiszipliniert.“ und „Herr Meier ist undiszipliniert/faul.“ beinhalten einen Riesenunterschied in der Bewertung und auch in dem Einfluss, den Sie darauf haben, etwas zu ändern. Die Sprache enthält nicht nur eine Zuschreibung, sie formt auch unsere Einstellung dazu, wie wahrscheinlich Veränderung ist.
 
Deshalb können Sie an der Schraube Ihrer eigenen Haltung und Ihres Sprachverhaltens drehen und Ihren Mitarbeiter:innen und Ihrem Unternehmen so mehr positive Entwicklungschancen einräumen. Ein Baustein, um Ihr Team positiv zu entwickeln.
 

Probieren Sie es mal aus und sagen Sie mir gern Bescheid, ob Sie einen Unterschied bemerken.

 

 

„W“ für WOLLMILCHSAU

 
 

Des Personalers Lieblingstier (m/w/d), gern auch eierlegend. Traum vieler Chefs & Chefinnen, manchmal noch in grün mit rosa Sternchen, auch in Zeiten des vermeintlichen Fachkräftemangels nicht vom Aussterben bedroht.

Na, im Ernst. Ich bin Fan von Wünschen, den „idealen Mitarbeiter“ und gleichzeitig pragmatisch die Mindestanforderungen zu beschreiben. Das schärft die Vorstellung, kreiert klare Ziele und oft ist mehr möglich, als wir glauben. 

Manchmal braucht es dafür etwas Inkubationszeit. Die sollten Sie einkalkulieren.  Und auf die Flexibilität, Lernbereitschaft, Mindset und Anpassungsfähigkeit schauen …. beim Mitarbeiter und bei Ihnen selbst. Dann ist die Wollmichsau auf einmal rot-lila gestreift, kann Eier bemalen und ist für Ihr Unternehmen vielleicht viel wertvoller und Sie fühlen sich „sauwohl“ miteinander.

Wo hat sich Ihre Anpassungsfähigkeit schon mal in der Personalauswahl bewährt?

 

 

„X“ für X-FAKTOR

 

Wenn Sie und Ihre Teammitglieder in ihrer persönlichen Geniezone arbeiten können, also in dem Bereich, wo Sie richtig stark sind und es jedem Einzelnen auch richtig Freude macht, dann schlägt der X-Faktor richtig zu.

Was immer Ihre Ziele für und im Unternehmen sind, ob Wachstum, Qualitätsverbesserung, Prozessverbesserungen, mehr Balance im Leben….., wenn Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Stärken richtig einsetzen können, bekommen Sie Starqualitäten. Der Schwung im Unternehmen kann das X-fache annehmen, sogar das 10fache (X für 10).

Und das ist ganz unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist. Sie können gerade mit dem Teamaufbau starten oder schon viel weiter sein.

Wie können Sie das erreichen?
– Zunächst einmal klar sein, was deine Geniezone ist und was du brauchst als Ergänzung und Verstärkung ,
– die richtigen, patente Leute an Bord,
– denen die richtige Aufgabe geben und sie leben lassen, und dann ziel-, personen- und situationsgerecht führen……..

 

„Y“ für YODA-MOMENT

Nee, jetzt auch noch Star Wars im Personal-ABC?
Ja. Im übertragenen Sinne.
Das Konzept habe ich bei Keith Ferrazzi, dem amerikanischen Leadership-Experten, entdeckt.
 
Es ist insbesondere hilfreich im Rahmen von Change Management und Teamentwicklung, um unterschwellige, unausgesprochene Konflikte sichtbar zu machen und frühzeitig zu lösen. 
 

Manchmal schießen gerade Unternehmer:innen und sehr ambitionierte Teammitglieder im Zuge des Erfolgsdrucks und Zielorientierung in Meetings über’s Ziel hinaus. Nehmen nicht mehr alle im Team mit.


Gerade wenn sich Teams auf neue Entwicklungen und Prozesse einlassen, ist es wichtig, sich immer wieder ins Gedächtnis zu rufen, dass wenn man sich gegenseitig unterstützt, wenn alle mitziehen, es der Sache enorm dient. 

Dann kann es helfen, einen sog. „Yoda“ zu ernennen, im Idealfall eine Person, die für klare Einschätzungen und Fairness bekannt ist. Sie ist dann dafür verantwortlich, wenn es irgendwie „knirscht“ auf den „Yoda-Moment“ hinzuweisen: nicht dienliche Stimmungen zu hinterfragen, Kommunikation auf ein vernünftiges und dienliches Level zurückzuführen. So kann jeder wieder sein Bestes geben und das Team bekommt eine Chance, sich weiterzuentwickeln.

 

Kennen Sie die Idee des „Yoda-Moments“?

 

„Z“ für ZUKUNFT

Wir sind am Ende des Personal-ABC angelangt und deshalb geht es mir um die ZUKUNFT.
Logisch, oder?
Es gibt viele Wege und Anknüpfungspunkte, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern. Je nachdem, wo Ihre Baustellen gerade liegen: allgemeine Ausrichtung, Geschäftsmodell, Prozesse, neue Produkte.
Aber eins ist für mich klar: die Zukunft Ihres Unternehmens wird vor allem von Menschen gestaltet. Von Ihnen und Ihrem Team.  Also binden Sie es ein. Und versuchen Sie dabei, immer auf das POSITIVE (Stärken, Chancen) zu schauen.  Auf das, was möglich ist.
 
Machen Sie sich für Ihre Personalentwicklung Gedanken: über Ihre Vision, Strategie, ZIELE und die notwendigen Schritte. Nutzen die Schwarmintelligenz Ihres Teams und gönnen Sie sich auch einen Blick von Außen, ein Gespräch mit einem unbeteiligten Experten, der die Entwicklung mit Ihnen begleiten kann und so den ein oder anderen entscheidenden Tipp geben kann.
 

Wenn Sie dafür Unterstützung suchen, dann nutzen Sie gern das Kontaktformular und wir schauen, ob und wie eine Zusammenarbeit möglich ist.

 

 

konkret.wirkungsvoll

 

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Bildquelle: Gestaltung HR konkret

 

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie Tipps zum Thema „Home-Office“
Arbeiten im Home-Office – Tipps für Arbeitgeber

Arbeiten im Home-Office – Tipps für Arbeitgeber

by | 14. Apr 2020 | Führung, Personalmanagement, Personalplanung

Home-Office war für viele Unternehmer und Angestellte trotz der seit Jahren existierenden Regelungen und öffentlichen Diskussionen immer noch ungewohnt. Die Corona-Krise und damit einhergehenden die Pandemie- und Quarantäneregelungen haben dann für viele mit  einem Paukenschlag Fakten geschaffen. Auf einmal musste gefühlt alle Welt ins Home-Office. Es gilt, die Arbeit im Home-Office für die Zukunft so erfolgreich vorzubereiten und zu gestalten, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und beide Seite zufrieden sind. Deshalb habe ich hier einige Tipps und Anregungen für Arbeitgeber zur Nutzung des Home-Office als zusätzliche Arbeitsform zusammengestellt.

 

Arbeiten im Home-Office ist für mich bereits seit 2003 Realität. Mal mehr, mal weniger. Seit meiner Selbständigkeit ohnehin. Ich genieße dabei durchaus die Abwechslung zwischen Terminen bei und mit Kunden, gelegentliche Arbeit im Co-Working Space und der Arbeit im Büro daheim.

Diese Arbeitsform hat mich durchaus vor einige Herausforderungen gestellt, allerdings konnte ich planen und mit sukzessive darauf einstellen. Dies konnten viele Arbeitnehmer und Arbeiter jetzt nicht oder kaum. Manche Arbeitgeber (zum Teil Arbeitnehmer) haben sich seit Jahren gegen Home-Offices gewehrt und plötzlich ist es eine Notwendigkeit, um das Unternehmen am Leben zu halten und das Einkommen und den Job zu sichern.

Die Krise wird vermehrt das Schaffen von mehr Home-Office Möglichkeiten zur Folge haben. Die Arbeitgeber werden durch die aktuelle Erfahrung weniger Ausreden haben, dem Wunsch ihrer Mitarbeiter*innen nach (gelegentlicher) Arbeit im Home-Office nachzukommen. Viele hatten die unterschiedlichsten Vorbehalte. Dabei ist auch das Home-Office eine Möglichkeit, um als Arbeitgeber attraktiv für Fachpersonal zu sein. Gleichzeitig kann es Ihnen die Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens in Krisen- oder Katastrophenfällen ermöglichen.

Aktuell lohnt sich auf jeden Fall auch der Blick auf das Förderprogramm der Bundesregierung „go-digital“, welches aufgrund der Corona-Krise auch die Förderung von Home-Offices ermöglicht auch bei einem Start der Maßnahme vor Erhalt eines Zustellungsbescheids. Näheres finden Si auf der Seite des BMWI.

Um das Home-Office für alle Beteiligten zu einem Erfolg zu machen und es als zusätzliche, dauerhafte Arbeitsform in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen.

 

Überlegungen vor der Einführung oder zur Beibehaltung von Home-Offices

 

  • Welche Aufgaben und Funktionen lassen sich in Ihrem Unternehmen (temporär) auch aus dem Home-Office erledigen? Erstellen Sie eine Übersicht. Welche Funktionen waren vielleicht auch in der jetzigen Krisensituation problemlos ins Home-Office zu übertragen?
  • Welches Equipment, welche technische Ausrüstung und welche Programme  benötigen Sie in Ihrem Unternehmen um den Betrieb am Laufen zu halten? Welche Software und welche sicheren Zugänge zum Unternehmensnetzwerk können Sie etablieren?
  • Klären Sie mit den Mitarbeitern, wer überhaupt Interesse am Home-Office hat. Nicht jeder ist ein wahrer Fan oder hat die Möglichkeit, daheim in Ruhe zu arbeiten. Aber die Option dazu, hätten viele meines Erachtens gern.
  • Klären Sie die notwendigen räumlichen Voraussetzungen: wo kann daheim gearbeitet werden, gibt es einen separaten Raum, wer hat Zugang zu der Firmenausstattung, wie lässt sich alles sichern (Hardware und Daten) und so weiter.
  • Treffen Sie eine schriftliche Home-Office Vereinbarung zu den Rahmenbedingungen (zeitlicher Rahmen, Lage der Arbeitszeit, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Datenschutz,Erstattung von Internet- und Telefonkosten und so fort). Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern*innen auch die versicherungsrechtlichen Fragen. Es ist wichtig zu wissen, was zum Beispiel im Home-Office ein Arbeitsunfall ist. Ihre Berufsgenossenschaft ist hier auch immer ein guter Ansprechpartner.

Neben diesen wichtigen, klassischen Rahmenbedingungen gibt es aber auch andere organisatorische Absprachen und Arbeitsweisen, die Sie in Betracht ziehen sollten. Die Mitarbeiter*innen sollen im Home-Office produktiv bleiben können und beide Seiten sollten letztendlich auch ein gutes Gefühl bei der Sache haben. Auch müssen Sie sich die Führungskräfte Gedanken dazu machen, was das für Ihre Führungsarbeit bedeutet.

 

Tipps für Arbeitsorganisation und Vertrauen

 

Manche Arbeitgeber haben schlichtweg Angst, keinen Zugriff auf die Arbeitsleistung zu haben oder keinen aktuellen Stand der Arbeit abfragen zu können. Damit beide Seiten beruhigt und vertrauensvoll zusammenarbeiten können, sind folgende Punkte hilfreich:

  • Beschreiben Sie Ihre Prozesse. Das ist aus meiner Sicht eine grundlegende Voraussetzung für jegliche Arbeit, speziell im Home-Office. Das wird Ihnen auch jede Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen erheblich erleichtern.
  • Klären Sie die gegenseitigen Erwartungshaltungen und Vorstellungen:  sprechen Sie offen an, welche Befürchtungen Sie haben und was Sie erwarten. Fragen Sie nach, was Ihre Mitarbeiter*innen brauchen und sich wünschen.
  • Klären Sie, wer wann und mit welcher (gegebenenfalls täglichen) Vorlaufzeit im Home-Office arbeitet.
  • Stellen Sie Regeln auf. Brauchen Sie eine Kernarbeitszeit oder garantierte telefonische Erreichbarkeit im Home-Office? Wie kurzfristig müssen zum Beispiel Telefonate und Videokonferenzen möglich sein.
  • Wie stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte haben? Programme wie MS-Projekt, Meister-Task, Asana oder andere können da eine gute Hilfe sein.
  • Benchmark zur dezentralen Führung: schauen Sie bei anderen Unternehmen oder auch in Ihrer eigenen Vertriebsstruktur, welche Formen von Zielfestlegung – Delegation – Kommunikation und Ergebniskontrolle sich dort bewährt haben. Manchmal sind es die kleinen Tipps, die Ihnen so viel weiterhelfen können. Sprechen Sie Ihre Vorstellungen mit jemanden durch, der schon länger mit Arbeit und Führungen Mitarbeitern im Home-Office Erfahrung hat.
  • Bauen Sie regelmäßige Reflexionen und Feedback-Runden zur Arbeit im Home-Office ein. Funktioniert die Arbeitsweise in der aktuellen Form zur Zufriedenheit für beide Seiten? Berücksichtigen Sie auch die Widerstände auf die Sie treffen. Was sind unerwartete Widrigkeiten auf die Sie oder Ihre Mitarbeiter treffen (Lesen Sie hier weiter zum Thema „Vereinbarkeit -Unternehmen fit machen für den Normalmodus“).

 

Je klarer Sie Ihre Vorstellungen kommunizieren, im engen Kontakt bleiben und sich gegenseitig abgleichen, um so einfacher wird die Arbeit und Führung der Mitarbeiter*innen im Home-Office und so kann aus dem Experiment in der Krise eine dauerhafte, für alle Seiten bereichernde Arbeitsform für die Zukunft werden.

Nehmen Sie sich ruhig auch einmal die Zeit, um auszutauschen, wie man im Home-Office seinen Tag strukturiert, sich Zeitfenster für Pausen und konzentriertes Arbeiten schafft und sich abschotten kann. Hier gibt es auch kleine Hilfsmittel, wie die Pomodoro-Technik (auch als App), geräuschreduzierende Kopfhörer oder Apps wie Brain.fm mit konzentrationsfördernder Musik. Auch sollte durchaus thematisiert werden können, wie man sich mental und äußerlich auf seinen Tag vorbereitet, genauso als wenn man sich auf den Weg ins Büro machen würde.

Jede Minute, die Sie hier in die Vorbereitung und Überprüfung investieren, ist gut investiert, denn Sie schützt Sie vor Enttäuschung, Missverständnissen und Produktivitätsverlust.

Haben Sie weitere Fragen zu Vereinbarungen zur Arbeit im Home-Office, Arbeitsorganisation oder Führung? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

 

 

 

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