Personal-ABC
Zu jedem Buchstaben des Alphabets finden Sie hier Anregungen, Inspiration und Tipps rund um das Thema Personal, Führung und Unternehmensalltag.
Begonnen hat das Alphabet im Januar 2021 als Reihe auf meinen Social Media Kanälen und so wie das Alphabet dort wächst, wächst es auch in diesem Blogpost. Viel Spaß mit dem Personal-ABC!
Los geht’s:
Ja, es ist eben auch die Basis.
Wenn Sie als Unternehmer:in Ihr Team auf- oder umbauen, dann überlegen Sie zunächst, welche Arbeiten Sie zu vergeben haben. Ohne das, stellt sich die Frage nach Mitarbeitenden ja gar nicht.
Sie überlegen und beschreiben ganz genau, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigt werden müssen und welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Sie überlegen sich u.a. Ihr Budget.
Dann findet mit Ihren Mitarbeiter:innen ein Ausgleich statt: ARBEITsleistung gegen ARBEITsentgelt. Und um diese beiden Elemente in der Balance zu halten, müssen Sie schon ein bisschen Gehirnschmalz in Strategie und Struktur setzen. Und zwar am besten ab Mitarbeiter:in Numero 1.
„B“ wie „BEZIEHUNG“
Allerdings startet sie für mich schon während des Rekrutierungsprozesses oder sogar schon vorher: habe ich zuvor einen guten Job als Unternehmer:in gemacht und bin als attraktiver Arbeitgeber bekannt, dann haben Bewerber:innen schon von vorn herein einen Bezug zum Unternehmen und nehmen gern Kontakt auf, sobald sie ein Jobposting sehen.
BEZIEHUNG ist jedoch auch ein wesentlicher Baustein, der BINDUNG, Führung, Loyalität und Engagement erst ermöglicht. Dafür müssen sich Chefs und Chefinnen zur Verfügung stellen. Das ist persönlich (nicht privat) und wird mit keinem Vertrag der Welt geregelt.
„C“ wie „CHECK-UP“
Genauso wie Sie Vorsorgetermine beim Arzt wahrnehmen, um gesund zu bleiben oder Ihre Gesundheit zu verbessern, genauso sollten Sie regelmäßig Ihr Unternehmen und Ihre Personalarbeit & Führung einem Check-up unterziehen.
Das passt wunderbar zum Jahresbeginn, kann aber auch zu anderen Zeitpunkten starten. Sie können sich u.a. die Fragen stellen:
- Wo stehe ich, mein Unternehmen und mein Team heute? Was und wer sind meine Erfolgsfaktoren?
- Was wollen wir erreichen? Was ist möglich?
- Was brauchen wir, um das zu erreichen (Qualifikationen, neue Mitarbeitende, Instrumente, Prozesse, Strukturen, etc.)
- Mit welchen Situationen müssen wir rechnen?
- Welche Personalszenarien gibt es?
- Was muss ich verändern? Muss ich tiefergreifende CHANGE-Prozesse initiieren oder reichen kleinere Veränderungen?
- Brauche ich frisches Know-How?
Wenn Sie das komprimiert, intensiv und unter erfahrener Anleitung individuell für sich und Ihr Unternehmen durchführen möchten: hierfür gibt es meine „Check-up & Start“ Gespräche. Hier geht’s lang: Check-up & start!
Die Struktur Ihrer Belegschaft wird unter anderem stark von der DEMOGRAPHIE beeinflusst. Bei Ihrer Personalstrategie und Planung ist dieser Punkt unbedingt zu berücksichtigen. Zum Beispiel mit den folgenden Fragestellungen:
- Wer geht wann in Rente und ab wann muss ich für Back-up und Wissenstransfer sorgen oder wie kann ich die Prozesse generell gegen Fluktuation absichern?
- Das Gleiche gilt natürlich für alle anderen Ereignisse im „Mitarbeiterleben“ wie Schwangerschaft, Elternzeit, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Pflegezeiten, uns so weiter
- Auch der demographische Wandel hat enormen Einfluss auf Ihre Planung & Szenarien. Er spiegelt sich am Arbeitsmarkt ebenfalls wieder.
Eine einfache Statistik und regelmäßiger Abgleich mit Ihrer Strategie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.
Sie als Chef:in, Ihr Unternehmen und Ihr Team müssen sich weiterentwickeln, um zu wachsen. Wachsen Sie nicht, stagnieren Sie (und sterben womöglich oder überleben mehr schlecht als recht).
Die Personalentwicklung ist deshalb ein zentrales Element der Personalarbeit: Langfristige Entwicklungen (wie Ausbildung, Studium), aber auch kurzfristige Reaktionen auf Änderungen, Krisen oder neue Systeme. Planen Sie hier immer ein gutes Budget und Möglichkeiten ein und gehen Sie in den Dialog mit Ihrem Team (auch zur Gestaltung des Lebensplan s.o. unter „D“). Es lohnt sich dabei auch immer den Blick auf mögliche Förderprogramme, lokale wie Online-Angebote und die Angebote der Kammern und Verbände zu werfen.
So bildet die Personalentwicklung ein enorm wichtiges Instrument sowohl zur Karriereplanung und persönlichen Weiterbildung und Bindung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, als auch zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.
Personalsituationen können schnell kippen. Und das wird teuer. Die Wiederbesetzung einer Stelle kann je nach Qualifikationsebene, Dauer der Suche und Einarbeitung das ein- bis anderthalbfache des Jahresgehalts kosten. Autsch!
Neben einer guten Personal- und Entwicklungsplanung und Entwicklung von Szenarien, hilft es, sich ein FRÜHWARNSYSTEM zu schaffen. Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens, kann das ein Kennzahlensystem in Ampelform sein, zum Beispiel:
- Grad der Produktivität
- Grad der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern
- Höhe der Fehlzeiten im Vergleich zur Branche (die Krankenkassen veröffentlichen dies im Internet)
- Fluktuation oder Anzahl der Mitarbeiter:innen, die nach Ausbildung, Elternzeit gern im Unternehmen bleiben
Vielleicht noch wichtiger ist aber noch eine andere Form von SEISMOGRAPH. „HR“ steht für mich nicht nur für die wertvollste Ressource Mensch und deren Ressourcen, sondern auch für „Human Relations„: also die Beziehungen und Atmosphäre in Ihrem Unternehmen.
Wie ist die Atmosphäre im Unternehmen, wenn Sie morgens zur Tür hereinkommen? Zeigen die Mundwinkel nach unten, sind sie verkniffen oder zeigen sie nach oben? Liegt Spannung in der Luft? Ein Augenrollen?
Trauen Sie diesem Gefühl und gehen Sie ihm auf den Grund! Werten Sie es aus. Agieren Sie.
- Wie ist die Atmosphäre, wenn Sie morgens ins Unternehmen kommen?
- Zeigen die Mundwinkel nach unten oder nach oben?
- Ist der Gesichtsausdruck verkniffen?
- Liegt Spannung in der Luft?
„Form follows function“ ist bei dem Thema Organisationsstruktur und Hierarchie meine Devise.
Bei der Überlegung, wie breit oder tief Sie die hierarchische Struktur in Ihrem Unternehmen aufbauen, sollten Sie Business-Modetrends nicht als Allheilmittel 1:1 umsetzen (Stichwort: agile Organisation).
Wichtig ist hingegen, was dem Zweck Ihres Unternehmens dient und Ihrer Führungsart als Chef und Chefin entspricht (oder Ihrem Führungsanspruch und Führungswunsch).
Genau bei diesem Punkt dürfen Sie also intensiv reflektieren, was Ihrem Geschäftsmodell, Ihrem Team und was Ihnen entspricht.
Wie jetzt? Was hat das mit Personal-ABC zu tun?
P.S: Im o.a. Beispiel gab es klärende Diskussionen und die gemeinsame Erarbeitung der Erwartungen und vorallem: die Darlegung der Beweggründe des Chefs. That did the trick! Eine Party gab es dann nach Erreichen der Ziele ohne Vorankündigung.
- Welche Personalziele haben Sie in den nächsten 12 Monaten, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen ?
- Welche Maßnahmen müssen Sie dafür einläuten? Welche Prozesse oder Tools etablieren? In welchen Bereichen müssen Sie sich und Ihr Team weiterentwickeln?
- Was hat Priorität? Was geht schnell und ist damit erledigt?
- Was ist ein langfristiger Prozess?
- Was wäre ein „nice to have“?
- Was liegt Ihnen vielleicht schwer im Magen? Was geht leicht von der Hand?
Das passt auch ganz wunderbar zu den „Check-up & Start“ – Gesprächen, in denen Sie knackig und mit meiner Expertise an Ihren Zielen, Strategie und ersten Schritten arbeiten: https://hr-konkret.de/checkup Und zwar egal, ob es um Erhalt, Restrukturierungen oder Aufbau geht. Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich gern bei mir.
Mit welchen 3 Begriffen würden Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen beschreiben?
„L“ für LOB
- Das Lob muss ehrlich sein – idealerweise von Herzen kommen.
- Drücken Sie Ihr Gefühl aus (Freude, Überraschung, Begeisterung, Dankbarkeit)
- Ziehen Sie keine Vergleiche mit anderen („Du bist fast so schnell wie XY…“)
- Schränken Sie es nicht direkt wieder ein („aber“, „eigentlich“)
Viel wichtiger ist mir, dass eine grundsätzliche WERTSCHÄTZUNG erfolgt. Und dann können Sie als Chef oder Chefin auch schauen, wer zur Motivation LOB braucht, in welchem Rahmen und Häufigkeit.
Ich bin bekennender Fan des Tools. Mit einer wichtigen Einschränkung: es ist eine strategische Ergänzung eines ohnehin wertschätzenden Umgangs miteinander und regelmäßiger, unmittelbarer Feedbacks (passt auch gut zum „L“).
Das entspricht auch vielfach dem Wunsch der neuen Generation von Mitarbeiter:innen (Millennials, Generation X/Y) nach einem Coach anstelle eines Chefs, einer Chefin im klassischen Sinne (ein Ergebnis der Gallup-Studien).
„N“ für NEUTRALE POSITION
Es gibt sie, die Leute, die KONFLIKTE lieben. Ehrlich.
- Atmen und Schwung rausnehmen
- NEUTRALE POSITION einnehmen – noch ist es nicht Ihr Konflikt/Thema! Anhören, sachlich nachfragen, klären, wer ist BETEILIGTER, wer ist BETROFFENER, Lösungsgespräch anbieten oder Vorschläge/Anregungen unterbreiten oder gemeinsam erarbeiten.
- Und wenn Sie jetzt gerade keine Zeit haben und es nicht super dringlich ist, niemand Gefahr läuft, erschlagen zu werden, dann machen Sie eine Zeit aus, in dem Sie das Thema in RUHE besprechen.
„O“ für ONBOARDING
Wie gestaltest Sie das „Onboarding“? Was hast Sie zuletzt verändert?
„P“ für PERSÖNLICHKEIT
Die Persönlichkeit ist weitgehend stabil ab dem jungen Erwachsenenalter. Sie bestimmt, wie wir mit Situationen umgehen und wie leicht wir uns mit bestimmten Tätigkeiten tun.
Erlernbar ist alles. Doch mit welchem Aufwand, wie wohl wir uns damit fühlen und wo wir unsere Stärken am besten entfalten und sie nutzen können, wird stark von der Persönlichkeitsstruktur bestimmt. Wo sind wir in unserer Geniezone?
Das sind wichtige Fragen zur eigenen Tätigkeit und Führungsverhalten, zum eigenen Stil von Leadership. Und auch für die Frage, wie Sie Ihr Team zusammensetzen und jeden Einzelnen fördern. Was Sie selbst brauchen und was der Einzelne braucht.
Um dort tiefer hineinzuschauen und klare Entscheidungen treffen zu können, nutze ich für Coaching, Rekrutierung und Teamstruktur den wissenschaftlich fundierten und sehr anschaulichen LINC Personality Profiler. Haben Sie Interesse daran, dann melden Sie sich gern bei mir (gern per Kontakformular oder per Email an info@hr-konkret.de.
„Q“ für QUALITÄT
Ja, auch Qualitätssysteme sind natürlich Bestandteil der Personalarbeit. Bei den Vorgaben, die die verschiedenen Qualitätsnormen machen, geht es mir immer darum, wo schaffe ich dadurch wirklich Qualität für den Erfolg des Unternehmens.
Manchmal heißt das dann viel Energie und Herzblut in das eine Thema und weniger in das andere. Oder auch „better done than perfect“ – wobei die Grundabsicherung in allen Bereichen da sein muss. Klar, je einfacher, besser, zielgerichteter und klarer Ihre Prozesse sind, um so besser.
Doch worauf ich nie verzichten will, ist die Qualität in Mitarbeiterauswahl, Mitarbeiterentwicklung, Bindung und Beziehung als elementarer Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.
Was macht für Sie Qualität in der Personalarbeit aus?
„R“ für REFLEXION
Momente der Reflexion sind für jeden wichtig, doch für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin doppelt. Ihr Alltag ist besonders komplex und fordernd.
Nehmen Sie sich vielleicht die Muße im Rahmen Ihres Wochenrückblicks – in längeren Zeiteinheiten verlieren sich die Eindrücke sonst schnell. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen:
- Passten die (Personal-)Aktionen der Woche zur Strategie? Dienten sie der Zielerreichung?
- Was lief gut in Projekten, was in der REKRUTIERUNG?
- Was lief gut in der Personalführung und Beziehung zu meinem Team?
- Welche Aufgaben wurden erfolgreich und gut erledigt?
- Welche Gespräche liefen gut?
- Was darf in der nächsten Woche nachjustiert werden?
- Wo muss ich anders agieren?
Für mich eignet sich da das Wochenende ganz gut, wenn der Alltag etwas zur RUHE kommt. Außerdem stärkt sowohl die Ruhe als auch die Reflexion deine RESILIENZ.
„S“ für STRATEGIE
Mit Ihrer Idee, Ihrer Vision startet das Unternehmerdasein. Dann geht es um Ihre Ziele und Ihre Strategien, mit denen Sie diese erreichen wollen. Das gilt für die Gesamtstrategie des Unternehmens und auch für die Teilstrategien. Die PERSONALSTRATEGIE ist dabei ein ganz wichtiger Baustein, denn ohne die richtigen Unterstützer an Bord, wird die Zielerreichung schwer. Und bitte, sie ist kein „Hochglanzschinken“, sondern enthält konkrete Vorstellungen und Handlungsfelder individuell für Ihr Unternehmen.
Und oft geht das effektiver und flotter mit einem neutralen Sparringspartner, der die nötige Expertise hat. Wenn Sie da Unterstützung suchen dann melden Sie sich gern bei mir.
„T“ für TEAM
Ihr Herzstück.
Es ist eine erlernbare Kunst, Ihr Team so zusammenzustellen und zu führen, dass es Ihr Unternehmen am Leben hält, mit seinen Aufgaben wächst und verschiedene Leistungssituationen mit dir geht. Ja, manchmal probieren Sie etwas aus und es funktioniert nicht. Dann vernünftig damit umgehen und neu starten.
Aber es gibt ein paar Möglichkeiten, vorn vornherein Dinge richtig zu machen und sich einige Irrwege zu ersparen:
Gute Vorbereitung, Klarheit über Ihre Identität, Ziele und das, was Sie brauchen und wie Ihr TEAM wirklich sein soll und wie Sie Ihr Team überhaupt führen möchten (Organisation, Delegation, Beziehung).
Was sind Sie bereit für Ihr Team zu tun, damit Ihr Team Sie wirklich unterstützt?
„U“ für UMHÖREN
Umhören oder auch das „Ohr am Gleis haben“ ist eine super Möglichkeit bei vielen Hürden, die Ihnen im Arbeitgeberleben begegnen. So auch bei der Mitarbeitersuche. Augen und Ohren offenhalten und darüber reden, was Sie suchen oder wo Sie eine Frage haben.
Binsenweisheit? Vielleicht.
Aber genau diese Basics gehen bei vielen auf der Suche nach immer neuen Tools verloren.
Und dabei können Sie die Wirkung dieser Basics verstärken, indem Sie zusätzliche Anreize geben, zum Beispiel für
MITARBEITEREMPFEHLUNGEN (gute Leute kennen andere gute Leute). Ihren Suchen und Fragen können Sie natürlich in Ihren Netzwerken einen größeren Rahmen geben (Verbände, Vereine, Gruppen, Social Media) oder auch durch externe Dienstleister, die in Ihrer Branche tätig sind und andere Unternehmen kennen. Nutzen Sie diese Multiplikatoren für Ihre Sichtbarkeit, so erhöht sich die Anzahl der Leute, die wissen dass Sie eine Lösung suchen.
„V“ für VERHALTEN
Verhalten (Leistungsverhalten, Sozialverhalten) ist das, was Sie bei Ihren Mitarbeitern beobachten können, was Sie wirklich sehen.
Probieren Sie es mal aus und sagen Sie mir gern Bescheid, ob Sie einen Unterschied bemerken.
„W“ für WOLLMILCHSAU
Des Personalers Lieblingstier (m/w/d), gern auch eierlegend. Traum vieler Chefs & Chefinnen, manchmal noch in grün mit rosa Sternchen, auch in Zeiten des vermeintlichen Fachkräftemangels nicht vom Aussterben bedroht.
Na, im Ernst. Ich bin Fan von Wünschen, den „idealen Mitarbeiter“ und gleichzeitig pragmatisch die Mindestanforderungen zu beschreiben. Das schärft die Vorstellung, kreiert klare Ziele und oft ist mehr möglich, als wir glauben.
Manchmal braucht es dafür etwas Inkubationszeit. Die sollten Sie einkalkulieren. Und auf die Flexibilität, Lernbereitschaft, Mindset und Anpassungsfähigkeit schauen …. beim Mitarbeiter und bei Ihnen selbst. Dann ist die Wollmichsau auf einmal rot-lila gestreift, kann Eier bemalen und ist für Ihr Unternehmen vielleicht viel wertvoller und Sie fühlen sich „sauwohl“ miteinander.
Wo hat sich Ihre Anpassungsfähigkeit schon mal in der Personalauswahl bewährt?
„X“ für X-FAKTOR
Wenn Sie und Ihre Teammitglieder in ihrer persönlichen Geniezone arbeiten können, also in dem Bereich, wo Sie richtig stark sind und es jedem Einzelnen auch richtig Freude macht, dann schlägt der X-Faktor richtig zu.
Was immer Ihre Ziele für und im Unternehmen sind, ob Wachstum, Qualitätsverbesserung, Prozessverbesserungen, mehr Balance im Leben….., wenn Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Stärken richtig einsetzen können, bekommen Sie Starqualitäten. Der Schwung im Unternehmen kann das X-fache annehmen, sogar das 10fache (X für 10).
Und das ist ganz unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist. Sie können gerade mit dem Teamaufbau starten oder schon viel weiter sein.
Wie können Sie das erreichen?
– Zunächst einmal klar sein, was deine Geniezone ist und was du brauchst als Ergänzung und Verstärkung ,
– die richtigen, patente Leute an Bord,
– denen die richtige Aufgabe geben und sie leben lassen, und dann ziel-, personen- und situationsgerecht führen……..
„Y“ für YODA-MOMENT
Ja. Im übertragenen Sinne.
Das Konzept habe ich bei Keith Ferrazzi, dem amerikanischen Leadership-Experten, entdeckt.
Manchmal schießen gerade Unternehmer:innen und sehr ambitionierte Teammitglieder im Zuge des Erfolgsdrucks und Zielorientierung in Meetings über’s Ziel hinaus. Nehmen nicht mehr alle im Team mit.
Gerade wenn sich Teams auf neue Entwicklungen und Prozesse einlassen, ist es wichtig, sich immer wieder ins Gedächtnis zu rufen, dass wenn man sich gegenseitig unterstützt, wenn alle mitziehen, es der Sache enorm dient.
Dann kann es helfen, einen sog. „Yoda“ zu ernennen, im Idealfall eine Person, die für klare Einschätzungen und Fairness bekannt ist. Sie ist dann dafür verantwortlich, wenn es irgendwie „knirscht“ auf den „Yoda-Moment“ hinzuweisen: nicht dienliche Stimmungen zu hinterfragen, Kommunikation auf ein vernünftiges und dienliches Level zurückzuführen. So kann jeder wieder sein Bestes geben und das Team bekommt eine Chance, sich weiterzuentwickeln.
Kennen Sie die Idee des „Yoda-Moments“?
„Z“ für ZUKUNFT
Logisch, oder?
Wenn Sie dafür Unterstützung suchen, dann nutzen Sie gern das Kontaktformular und wir schauen, ob und wie eine Zusammenarbeit möglich ist.
konkret.wirkungsvoll
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