Fünf typische Aufgaben, die Sie im Herbst in der Unternehmensführung und Personalarbeit erledigen sollten
Das letzte Quartal naht mit großen Schritten. Hier erhalten Sie fünf Tipps, welche Aufgaben Sie jetzt zum Abschluss des Jahres und in Vorbereitung auf das neue Geschäftsjahr in Ihrer Unternehmensführung und Ihrer Personalarbeit auf jeden Fall angehen sollten.
In großen Konzernunternehmen finden Sie teils unglaublich aufgeblähte Personalprozesse und Statistiken. Manchmal ist das überflüssige Arbeit, da die Inhalte nicht einmal genutzt werden. Hier die gute Nachricht für Sie: Sie können Sie das in Ihrem Unternehmen selbst gestalten. Also welche fünf typischen Aufgaben sind im Herbst wirklich wichtig für die Unternehmensführung und Personalarbeit.
Mit einigen dieser Statistiken und Prozesse ist nämlich großer Nutzen verbunden: Sie analysieren damit die Ist-Situation, setzen sich selbst in Relation zu anderen Unternehmen, definieren neue Ziele und können so die Planung für das neue Jahr vorbereiten.
Genau diesen Ansatz der Analyse und Unternehmensplanung können Sie auch für Ihr kleineres Unternehmen nutzen. Deshalb habe ich Ihnen hier fünf Aufgaben zusammengestellt, was Sie im Herbst auf jeden Fall bearbeiten sollten, um dieses Jahr noch erfolgreich zu nutzen und gestärkt in das nächste Jahr zu starten:
1. Was war gut und warum?
Treffen Sie sich mit Ihren (engen) Mitarbeiter*innen und klären Sie, was dieses Jahr gut gelaufen ist und warum. Gut erkannt, Sie starten mit den positiven Dingen. Die Schlechten fallen uns ohnehin meist als Erstes ein. Ich möchte aber Ihren Fokus auf das Gute, das Erfolgreiche ausrichten, denn davon möchte ich mehr für Sie haben. Gerade in herausfordernden Zeiten ist es wichtig, zu sehen, was trotz widriger Umstände gut gelaufen ist. Daraus können Sie Kraft, Mut und Ideen schöpfen.
Sammeln Sie alles ein, was Ihnen einfällt. Jede Kleinigkeit, jedes Projekt, jedes positive Kundenfeedback, jede tolle Mitarbeiterleistung, Ihre Erfolge, die Flexibilität, den Zusammenhalt. Dann beschreiben Sie, was dazu beigetragen hat, dass das so prima gelaufen ist.
Gehen Sie dabei ruhig in die Tiefe und fragen Sie ein paar Mal „Warum“ – bis Sie am Kern der Sache angelangt sind. Halten Sie es schriftlich fest.
2. Was möchten Sie für das nächste Jahr erreichen?
Legen Sie in Ihrer Unternehmensstrategie fest, was Sie im nächsten Jahr (gegebenenfalls auch in den nächsten drei, fünf, zehn Jahren) erreichen möchten. Leiten Sie davon Ihre Personalstrategie ab. Hierzu können Sie gut einen Strategietag mit sich selbst oder Ihren engen Mitarbeiter*innen veranstalten. Eine (externe) Moderation kann zur Unterstützung dabei helfen, da wird anders gefragt und die eigenen „betrieblichen Scheuklappen“ entfallen.
Fragen Sie sich zum Beispiel:
- Welche personelle Unterstützung brauchen Sie zu welchem Zeitpunkt für Ihren Erfolg?
- Wie soll die Zusammenarbeit aussehen?
- Wen möchten Sie an Bord haben?
- Welche Form der Zusammenarbeit wünschen Sie?
- Wie soll der Krankenstand sich entwickeln?
- Wollen Sie ausbilden?
- Gibt es personelle Verschiebungen in Bereichen?
- Wer oder was soll sich weiterentwickeln?
Setzen Sie Ihre Ziele ambitioniert, erreichbar, nicht jedoch zu gering an.
Legen Sie Messkriterien fest. Woran wollen Sie genau festmachen, dass Sie die Ziele erreichen? Das ist insbesondere bei den eher weichen Faktoren wichtig, wie etwa bei einer Verbesserung der Zusammenarbeit.
3. Analysieren Sie, was Sie und Ihr Unternehmen zum Erfolg benötigen
Ihre Erfolgsfaktoren können Sie durch Hinterfragen herausfinden. Manchmal benötigen Sie aber vielleicht auch eine bessere Datenbasis zur Analyse. Zum Beispiel, wenn Sie noch gar nicht wissen, wie hoch genau Ihre Fehlzeitenquote ist oder die Fluktuation in Ihrem Unternehmen. Manchmal haben Sie nur so ein vages Gefühl. Fehlzeiten und Fluktuation sind recht einfach und schnell zu erfassen und durch eine kleine Internetrecherche in Relation zu anderen Unternehmen Ihrer Branche und Größe zu setzen. Durch das „Mini-Benchmark“ können Sie genau sehen, wo Sie stehen, Ziele definieren und die Maßnahmen einleiten (wie etwa Rückkehrgespräche, gesundheitsfördernde Maßnahmen, interne Wettbewerbe) und die Veränderung im folgenden Jahr dann vergleichen.
Welche Unterstützung benötigen Sie oder welche Tools können Sie nutzen, um Personalziele zu erreichen?
Ein Beispiel: Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter sich weiterbilden, damit sich auch Ihr Unternehmen weiterentwickeln kann. Hier sollten Sie herausfinden, wer welche beruflichen und persönlichen Ziele hat und wie sich diese in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen bringen lassen. Dafür lohnt sich das Instrument der (jährlichen) strukturierten Mitarbeitergespräche.
So können Sie wertvolle Informationen sowohl zu den Entwicklungswünschen Ihrer Mitarbeiter, als auch zu Verbesserungspotenzialen im Unternehmen erhalten. Dann können Sie einen Schulungsplan erstellen und diesen auch direkt für das nächste Jahr planen und budgetieren. So er- oder behalten Sie auf lange Sicht einen Überblick über die Finanzen und nach Auswertungen auch über die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen.
Je nach Größe Ihres Unternehmens können Sie solch eine Methode sehr flott einrichten und die Gespräche durchführen. Gleichzeitig können Sie übrigens schnell noch mögliche Fördermittel klären. Also absolut herbsttauglich.
Weitere Beispiele sind die Analyse Ihrer Gehaltsstruktur, Ihrer Sozialleistungen, Ihrer Arbeitsbedingungen, die Vereinfachung oder Verbesserung von Prozessen, der Kommunikationswege und Ihrer Methoden der Zusammenarbeit.
4. Planen Sie
Das ist klassische Projektplanung. Klären, was Sie, wann erreichen wollen, budgetieren Sie Ihre Investitionen und planen Sie Rückstellungen, planen Sie Ihre Zeit. Und machen Sie Schritt für Schritt eine Rückwärtsplanung ausgehend vom Zieltermin und Zielergebnis.
Beispiel: Die Rückwärtsplanung für Rekrutierungen ist zum Teil knifflig. Darin sind nämlich etliche Unbekannte enthalten. Sie wissen nicht genau, wie schnell Sie jemanden finden und welchen Aufwand Sie betreiben müssen. Wenn Sie den zusätzlichen Mitarbeiter für den Einkauf zum Beispiel zum ersten Juni des Folgejahres einstellen möchten, dann können Sie jetzt eventuell nicht genau abschätzen, wie lange die Suchphase dauern. Drei Monate sind da manchmal quasi NIX. Im Zweifel lieber etwas früher anfangen mit der Suche oder zumindest mit der Vorbereitung: Stellen Sie zeitnah das Profil zusammen, legen Sie die Suchwege fest, bestimmen Sie ein Budget für die Kosten – auch für die Kosten der Einarbeitung. Es dauert tatsächlich häufig eine Weile, bis der neue Mitarbeiter volle Leistung bringen kann (Hier geht’s zum Beitrag “So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung” und “Arbeitgebermarke und Arbeitgeberattraktivität”).
Das Gleiche gilt für die Einführung von Personalinstrumenten, die Sie nutzen möchten oder personelle Einzelmaßnahmen, die Sie durchführen möchten oder müssen.
Nicht alle Personalmaßnahmen lassen sich natürlich planen. Aber Sie sollten eine Personalplanung erstellen, welche die Personalbedarfe in Anzahl und Qualifikationsstand ebenso beinhaltet, wie die Faktoren des Alters und der persönlichen und Familiensituation. Je mehr Sie darüber wissen, umso besser können Sie frühzeitig über Alternativen nachdenken und Akutsituationen meistern. Auch bei dem Denken in Alternativen macht übrigens Übung den Meister (Hier geht’s zum Beitrag “Planung oder Glaskugel – vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung”).
5. Setzen Sie um!
Starten Sie die notwendigen Aktivitäten. Was können Sie umgehend beginnen, um gut gewappnet zu sein für das nächste Jahr? Wo müssen Sie sich informieren oder Unterstützung suchen?
Je nach Größe Ihres Unternehmens dauert die Durchführung dieser fünf Aufgaben nicht lang. Sie können auswählen, was für Ihr Unternehmen jetzt in diesem Herbst und im folgenden Jahr an erster Stelle steht, was Ihnen den größten Erfolg verspricht. Kurzfristig wie langfristig.
Aus meiner Sicht ist die Beschäftigung mit diesen Aufgaben und Themen ein absolutes Muss.
Wenn Sie Unterstützung in diesen Schritten benötigen, dann melden Sie sich gern bei mir.
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