Wie Sie zielgerichtete Kommunikation im Unternehmen etablieren

Wie Sie zielgerichtete Kommunikation im Unternehmen etablieren

12 Gründe, warum Sie in Ihrer Unternehmenskommunikation auf Struktur und Kontinuität setzen sollten

 

Wenn Sie nicht auf eine zielgerichtete, regelmäßige Kommunikation in Ihrem Unternehmen achten, vergeben Sie wertvolle Chancen für Abgleiche, Informationen, Verbindung und Führung  – letztlich vergeben Sie den Unternehmenserfolg.

Gute, regelmäßige Kommunikation ist für alle Unternehmen wichtig; egal ob es groß ist oder klein. Gerade in kleineren Unternehmen können Sie mit einer strategischen Kommunikation wichtige Stellschrauben drehen. Der alltägliche Flurfunk reicht für einen langfristigen Unternehmenserfolg eben nicht aus.

 

Die negativen Folgen von fehlender, unstrukturierter Kommunikation

 

Nutzen Sie weder eine Regelmäßigkeit noch eine Struktur in Ihren Besprechungen, so werden Unsicherheiten gefördert und diese können zu Fehlleistungen, überflüssigen Arbeiten und Unzufriedenheit führen. Welcher Arbeitgeber möchte jedoch nicht alles dafür tun, damit sein Geschäft erfolgreich ist und wertvolle Mitarbeiter ihn auf lange Sicht unterstützen. Wiederbesetzungen sind schließlich immer auch ein hoher Kostenfaktor.

Häufig ist Mitarbeitern nicht bewusst, was die Unternehmensziele beinhalten oder mit welchen Mitteln diese erreicht werden sollen und können. Oder Sie wissen nicht, wie und wann sie ihren Chef* zu einer schwierigen beruflichen oder privaten Situation ansprechen können, wann sie mit ihm über eine Fortbildung oder das Gehalt reden können, et cetera. 

 

Mit diesen Kommunikationsanlässen bringen Sie Mitarbeiter und Unternehmen nach vorn

 

Es geht nicht darum, riesige Strukturen aufzubauen. Sie sollten sich aber Gedanken machen, welche wiederkehrenden Kommunikationsanlässe Sie zielgerichtet für sich nutzen können und welche Rahmenbedingungen Sie schaffen können, um erfolgreich, zielorientiert und sogar bindungsorientiert zu kommunizieren.

Das ist gar kein Hexenwerk und Sie können das leicht schaffen. Nur Mut!

Die Anlässe für regelmäßige Kommunikation sind vielfältig und je nach Größe oder Art Ihres  Unternehmens lohnen sich:

 

  • Regelmäßige Teambesprechungen oder Projektgruppen-Meetings – im wöchentlichen Rhythmus, alle zwei Wochen, monatlich, quartalsweise, jährlich 
  • Informationsrunden mit ein bis zwei Vortragenden, zum Beispiel über neue Produkte oder Tools
  • Betriebsversammlungen
  • Berichte zum Projektstatus
  • Jährliche Mitarbeitergespräche
  • Personalentwicklungsgespräche
  • Zielvereinbarungsgespräche
  • Jahresauftakt und Jahresrückblick 

 

So planen Sie Ihre Gespräche

 

Entscheidend ist, dass Sie in der Lage sind, die Gespräche oder Besprechungen kontinuierlich durchzuführen. Nutzen Sie lieber weniger Gesprächsrunden und führen diese verlässlich ein und durch.

Wählen Sie den jeweiligen Teilnehmerkreis und die Inhalte gezielt aus. Hier erhalten Sie als Hilfestellungen einige Fragen , die Sie sich zur Vorbereitung stellen sollten: 

  • Wer muss meine Vision teilen?
  • Wer sollte diese Information auf jeden Fall haben?
  • Wer könnte diesem Thema in besonderem Maße beitragen?
  • Wer ist bei dem Projekt oder der Einführung des Programms, der Software xy aufgrund der Abläufe einzubinden?
  • Worüber wollen Sie informieren?
  • Was könnte erarbeitet oder diskutiert werden?
  • Wozu lohnt ein Brainstorming?
  • Wen kann ich persönlich fördern, indem ich ihn einbinde?

 

Legen Sie je nach Anlass eine Agenda fest und verteilen Sie sie im Voraus. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer auf die jeweiligen Themen vorbereiten und sich ggf. auch Fragen, weitere Anregungen überlegen können.  

Ein gute Agenda enthält immer die Teilnehmer, Ort und den geplanten Zeitrahmen.  Des Weiteren sollten die einzelnen Themenpunkte mit einer knappen, inhaltlichen Beschreibung (zum Beispiel: Information, Austausch oder Abfrage des Zwischenstands zu Thema xyz), einem Verantwortlichen, unter Umständen benötigte Materialien und der geschätzten Dauer aufgeführt werden. Machen Sie bei der Einführung dieser Art der Agenda klar, dass Sie erwarten, dass sich jeder Teilnehmer vorbereitet und alle notwendigen Unterlagen bei dem Termin parat hat. 

Während der Besprechung sollten Sie die getroffenen Entscheidungen und verteilten Aufgaben (inklusive erwartetem Ergebnis, Zeithorizont und Verantwortlichem) dokumentieren und allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Am besten legen Sie auch direkt den nächsten Termin fest. Das Protokoll wird dann beim nächsten Mal wieder mit zum Meeting hinzugenommen.

 

12 Gründe, warum sich ein Einsatz für regelmäßige Kommunikation im Unternehmen lohnt:

 

1. Wiederkehrende Besprechungen sind die beste Chance alle Mitarbeiter und Führungskräfte- immer wieder – auf den Unternehmenszweck und dasselbe Ziel einzuschwören

2. Regelmäßige Gespräche kreieren eine Kommunikationskultur; so entsteht Raum für Themen, die im täglichen Allerlei oft untergehen und das innerhalb eines wohldosierten Zeitfensters.

3. Die Gefahr, dass Sie etwas im Alltag vergessen, wird geringer. Nutzen Sie Themenspeicher und Agenda, gegebenenfalls mittels Listen, auf die alle zugreifen können. Die Digitalisierung hat da etliche Tools zur Teamorganisation geschaffen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Angefangen bei gemeinsamen Laufwerken und Dateien mit gemeinsamen Zugriff wie auch Google Docs, Datenbanken bis hin zu Tools wie Asana, Evernote, One Note, Meistertask und viele mehr.

4. Gelebte Gesprächsregeln (zum Beispiel: Mobiltelefone sind aus, es hat immer nur einer das Wort, Zeitvorgaben werden eingehalten, Kritik wird in der ICH-Form angebracht, et cetera ) schaffen eine starke Gesprächskultur und Verlässlichkeit. 

Diese sind ganz wichtige Faktoren in der Zusammenarbeit. Denn nur so erfahren Sie Dinge über Prozesse und Menschen. Die Art, wie Sie diese Gespräche führen und welche Regeln Sie sich auferlegen, öffnet Ihnen den Raum für eine lebendige und klare Kommunikation im Unternehmen.

5. Eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung der Gespräche ist ressourcenschonend, spart Zeit und Nerven.

6. Mit To-dos, klaren Verantwortlichen, Meilensteinen  und Checks wird transparent, wer woran arbeitet. So vermeiden Sie Konflikte und überflüssige Arbeiten (“muda”).

7. Alle können und sollen sich auf die in der Agenda dargestellte Struktur und Inhalte verlassen und inhaltlich vorbereiten (siehe oben). So stellen Sie die Qualität der Besprechungen sicher.

8. Das erwartete Ergebnis wird klar festgehalten und bei längerfristigen Aufgaben wird der Fortschritt dokumentiert. So verliert sich niemand im Projekt.

9. Ideen, Anregungen, Hindernisse und Querverbindungen können in den Besprechungen direkt berücksichtigt werden und nehmen nicht den Umweg über die Kaffeeküche. So nutzen Sie Ihre Potenziale.

10. Die zielgerichtete Struktur ermöglicht Ihnen innerhalb und außerhalb der regelmäßigen Besprechungen fokussiertes und störungsfreies Arbeiten und steigert damit die Produktivität.

11. Reden und Kontakt schafft Vertrauen. Die Gesprächsteilnehmer lernen sich  sehr gebündelt mit ihren Eigenheiten, ihrer Expertise, ihren Stärken und ihren Handlungsbedarfen kennen. Das fördert die  Zusammenarbeit und kann sich so positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

12. Regelmäßige, strukturierte und zielorientierte Kommunikation ist ein wichtiges Führungselement. Sie als Führungskraft leiten, führen, moderieren und geben den Takt vor. Außerdem können Sie Arbeitsergebnisse und Fortschritte gut kontrollieren und gegebenenfalls schnell korrigieren, sollten sie in die falsche Richtung laufen (Was Sie bei Mitarbeitergesprächen beachten müssen” 

 

Nutzen Sie die Kommunikation auch bei inoffiziellen Anlässen

 

Für die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung sind auch Feste und Jubiläen ein wichtiges Element. Dort ist weniger die Struktur, als die Regelmäßigkeit, der Austausch und die entgegengebrachte Wertschätzung wichtig.

Sie können durch das Etablieren wiederkehrender, zielgerichteter und strukturierter Kommunikationsformen in Ihrem Unternehmen nur gewinnen.

Die wesentlichen Vorteile liegen der effektiven Steuerung Ihres Unternehmens, in dem fokussierten Arbeiten und der Produktivität, der Verlässlichkeit, der Vertrauensbildung und damit der Zusammenarbeit.   

Wenn Sie Anregungen oder Fragen zu einer strukturierten, zielgerichteten Kommunikation in Ihrem Unternehmen haben , dann hinterlassen Sie mir gern einen Kommentar oder schreiben mir eine Email über den Button unter diesem Beitrag.

 

*Aus Gründen der Lesbarkeit wähle ich die männliche Form. Es gilt wie immer m/w/d.

Gastbeitrag von Claudia Grajek zum Thema pferdegstütztes Coaching

Gastbeitrag von Claudia Grajek zum Thema pferdegstütztes Coaching

Heute darf ich einen Gastartikel mit Ihnen teilen.

Claudia Grajek ist eine wundervolle Coaching-Kollegin, die über eine fundierte und vielfältige Ausbildung verfügt. Innerhalb ihres Schwerpunkthemas Kommunikation hat sie ein sehr spezielles Coachingthema, welches gerade für Teams und Führungskräfte sehr interessant sein kann: das pferdegestützte Coaching. Was daran so besonders ist, erklärt sie in diesem Beitrag:

Was macht pferdegestütztes Coaching so wertvoll?

Gerade im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung, Führungskräfteentwicklung und Teamentwicklung wird pferdegestütztes Coaching gerne eingesetzt.

Doch was ist das, was pferdegestütztes Coaching so wertvoll macht?

Im Grunde sind es 3 Dinge:

  • das ehrliche, wertneutrale und direkte Feedback der Pferde
  • das Spiegeln der eigenen Verhaltensweisen
  • das Sichtbarmachen von Kompetenzen, inneren Haltungen und inneren Konflikten

Von Natur aus sind Pferde Herden- und Fluchttiere. Sie leben in einem Sozialverband, in dem jedes Pferd seinen festen Platz hat. Untereinander kommunizieren sie nonverbal. Dabei achten sie auf kleinste Veränderungen in der Körpersprache. Als Fluchttiere sind sie außerdem sehr umweltorientiert. Daher können sie von weitem erkennen, ob es sich um ein Feind oder ein Freund handelt.

Es ist zudem nachgewiesen, dass Pferde Empathie empfinden und über Spiegelneuronen Empfindungen wahrnehmen.

Diese Eigenschaften machen wir uns für das pferdegestützte Coaching zu nutzen.

Dazu ein Beispiel:

Eine Führungskraft, nennen wir sie Marlene, kommt zum pferdegestützten Coaching und sagt im Vorgespräch, dass sie oft das Gefühl habe im Team nicht ernst genommen zu werden. Das äußert sich zum Beispiel darin, dass Aufgaben nicht rechtzeitig fertig sind, Wünsche von ihr nicht umgesetzt werden und Mitarbeiter des Teams mit ihr häufig diskutieren. Sie wünscht sich mehr Respekt und Anerkennung aus dem Team.

In der Halle lernt Marlene ihr Pony Moglie kennen, mit dem sie heute arbeiten wird. Beim Kennenlernen verstehen sich die beiden auf Anhieb sehr gut.

Nun gebe ich Marlene die Aufgabe Moglie durch eine Hindernisfolge zu führen. Dies macht Moglie sehr brav. Marlene geht dabei voran und Moglie folgt ihr. Doch immer mal wieder stupst Moglie Marlene an. Auch das Anhalten am Ende der Aufgabe klappt nicht so gut, weil Moglie statt anzuhalten weiterläuft und Marlene umrundet.

Als zweites gebe ich dann Marlene die Aufgabe die Reithalle in zwei Hälften zu teilen. Gerade stehen Marlene und Moglie in der unteren Hälfte der Halle. Ihre Aufgabe ist es nun, Moglie in die obere Hälfte der Halle zu schicken.

Das allerdings fällt Marlene schwer. Sie versucht Moglie von sich weg zu scheuchen. Doch Moglie bleibt stehen. Dann schubst sie Moglie leicht von sich weg. Statt aber wegzulaufen kommt er auf sie zu.  Als dritten Versuch nimmt sie Moglie an den Führstrick und führt ihn über die Linie. Macht sie Moglie aber vom Strick los, läuft Moglie ihr wieder hinterherundbleibt  partout nicht auf der oberen Seite der Halle. Marlene schafft es nicht, Moglie in der oberen Hälfte der Halle zu lassen.

In der Reflektion frage ich sie, was ihr aufgefallen sei. Sie sagt mir, dass sie es nicht übers Herz gebracht habe, Moglie von sich wegzuscheuchen. Schließlich habe Moglie ja nichts falsch gemacht und mochte sie. Das kam ihr vor, als würde sie Moglie damit bestrafen.

Ich fragte sie dann, ob es nicht Moglies Aufgabe gewesen sei, in die obere Hälfte der Halle zu gehen. Ihre Antwort darauf war, dass es schon die Aufgabe war, aber sie nicht wollte, dass Moglie ihr dann böse ist.

Im weiteren Verlauf der Reflektion hatte Marlene dann einen Aha-Effekt. Denn sie stellte fest, dass es auch in ihrem Team so ist. Sie versteht sich mit allen Mitarbeitern sehr gut, aber sie schafft es gerade in den Situationen nicht Respekt vom Team zu bekommen, wenn sie Aufgaben vollständig abgeben möchte.

Wir arbeiteten dann daran, dass Marlene mit mehr Klarheit in der Körpersprache kommuniziert und sich ihre innere Haltung zum Abgeben von Aufgaben selbst ändert. Dass sie sich nicht so viele Gedanken darüber macht was andere Menschen darüber denken, wenn sie Aufgaben delegiert und keine Bedenken mehr haben brauche, von den Mitarbeitern nicht gemocht zu werden.

Mit dieser Haltung soll Marlene Moglie nun noch einmal in die andere Hälfte der Bahn schicken. Mit klarer Kommunikation, Fokus und einer selbstbewussten Körperhaltung gelingt es ihr dann. Für Marlene ist es ein tolles Gefühl.

Als ich Marlene 6 Wochen nach unserem Coaching anrufe und sie nach dem aktuellen Stand frage, berichtet sie mir, dass ihre Mitarbeiter allein durch ihre „neue“ Art der Kommunikation und ihrer veränderten Haltung viel respektvoller auf sie reagierten. Dass sei für sie eine schöne Erfahrung, da die Kommunikation auf einer ganz anderen Ebene stattfinde.

Was hat das Moglie jetzt gemacht?

Moglie hat auf die (nonverbale) Kommunikation von Marlene reagiert und ihr Verhalten sichtbar gemacht. Er hat erkannt, dass Marlene in ihren Anweisungen nicht klar war und sie einen inneren Konflikt hatte. Bei allem was wir denken, fühlen und tun ändert sich unsere Körpersprache, unsere Atmung, unser Puls usw. Genau das nehmen die Pferde wahr und spiegeln diese Wahrnehmung in ihrem Verhalten.

Dadurch können wir allein darin, wie die Pferde reagieren und was sie tun erkennen und reflektieren, wie wir uns verhalten.

Um einen weiteren Überblick über die Einsatzmöglichkeiten von pferdegestütztem Coaching zu erhalten, empfehle ich das Buch „Die Kraft pferdegestützter Coachings“. In diesem befinden sich 22 Erfolgsgeschichten und somit 22 Beispiele, wie pferdegestütztes Coaching eingesetzt werden kann.

Viele Grüße
Claudia Grajek

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Die Autorin - Claudia Grajek

Claudia Grajek ist Pferdegestützter Coach, Systemischer Coach und Business Coach und hat sich auf Kommunikation spezialisiert. Ihre Website finden Sie hier: https://www.grajek-coaching.de

Buchtipp: https://amzn.to/2myPV28  (Affiliate-Link: Sie bezahlen nicht mehr, Sie honorieren meine kostenlosen Inhalten, indem ich erhalte eine Gebühr vom Anbieter erhalte)

Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung

Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung

 
Personalplanung kann eine echte Herausforderung sein. Besonders, wenn Sie noch nie bewusst eine Planung Ihrer Personalbedarfe durchgeführt haben oder die Schnelligkeit Ihres Unternehmenswachstums Sie als UnternehmerIn überrollt. Ihr Fokus liegt dann auf Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Vertrieb. Aber unweigerlich kommen Sie an einen kritischen Punkt: Sie finden kein Personal oder haben keine ausreichend qualifizierten Mitarbeiter. Unvorhergesehene Ereignisse treffen Sie dann doppelt hart.
 
Diesen Personalschock erlebe ich in der Praxis sowohl im Fünf-Mann-Betrieb wie auch im Unternehmen mit 80 Mitarbeitern. Wie kommen Sie dann von dem „Huch, ich brauche mehr Hilfe“ und „Irgendwie passt das alles nicht mehr“ – Moment zur vorausschauenden Planung? Weg vom “Personalmanagement-by-Glaskugel”? Antwort: in kleinen Schritten.
 
 
Je früher, desto besser. Zu spät ist es nie.
 
Natürlich ist es am sinnvollsten, so früh wie möglich mit einer Personalstrategie und Personalplanung zu starten. Aber zu spät ist es nie.
 
Ich bin ein Freund von Strategie und pragmatischer Herangehensweise, so können Sie viele Situationen vorwegnehmen und werden nicht überrumpelt. Die meisten kleineren Unternehmen brauchen jedoch einen bestimmten Anlass oder Schmerz, um sich intensiver damit zu beschäftigen. Ein Mitarbeiter kündigt und verlässt das Unternehmen zu schnell, als dass Sie rechtzeitig für adäquaten Ersatz sorgen könnten. Eine Mitarbeiterin ist schwanger und fällt Ihnen sehr plötzlich aus. Sollte Ihnen das bekannt vorkommen, so befinden Sie sich in guter und zahlreicher Unternehmer-Nachbarschaft.
 
Starten Sie und nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Ihren Personalbedarf festzulegen. Machen Sie es kontinuierlich, dann brauchen Sie dafür auch nicht viel Zeit. Sie sind immer auf dem aktuellen Stand und außerdem wird es zur Routine. Das ist durchaus vergleichbar mit Ihrer Finanzplanung (Hier geht’s zum Beitrag “Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger”).
 
Notieren Sie die Ergebnisse und offenen Fragen. Die Form ist dabei ziemlich egal. Legen Sie sich eine Excel-Tabelle an oder nutzen Sie Ihr Notizbuch, wenn Ihr Unternehmen noch nicht so groß ist.
 
Vier Schritte für Sie
 
Die folgenden vier Schritte sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen:
 
1. Was haben Sie in der nächsten Zeit vor mit Ihrem Unternehmen? Die nächsten Quartale, das nächste Jahr, die nächsten 3-5 Jahre. Fangen Sie ruhig etwas gröber an. Aber legen Sie diese Ziele fest.
 
2.  Jetzt schauen Sie darauf, ob Sie diese Ziele mit dem vorhandenen Mitarbeiterstamm erreichen können. Was ist Ihr „Soll“? Was ist Ihr „Ist“? Das ist der Dreh- und Angelpunkt. Dabei geht es nicht nur um die Quantität Ihres Personals, sondern auch um die Qualität. Hier gilt es, Entwicklungen und Trends für Ihr Geschäft zu berücksichtigen, mögliche Ausfälle der Mitarbeiter, benötigte Kenntnisse und Kompetenzen, allgemeine Rahmenbedingungen, gesetzliche Änderungen, etc.
 
3. Wo drückt der Schuh aktuell am meisten? Was hat noch ein bisschen Zeit? Legen Sie Prioritäten fest.
 
4. Erstellen Sie einen Plan. Wie können Sie Ihr Soll erreichen? In welche Schritte können Sie es herunterbrechen? Wie können Sie dies evtl. noch für die Entwicklungsplanung Ihrer Mitarbeiter nutzen (Stichwort „Mitarbeiterbindung“). Gerade in kleineren Unternehmen ist da oft Querdenken gefragt. Wer kann welche Aufgaben übernehmen, was braucht der- oder diejenige noch zur Aufgabenerfüllung oder wer hätte Interesse daran, sich in eine bestimmte Richtung zu entwickeln?
 
Es schadet hierbei nicht, am Markt oder auch in anderen Branchen zu schauen, wie und was andere so machen. Aus diesen Vorarbeiten können Sie Ihre Aktionspläne erstellen und diese nach und nach umsetzen. Sie haben davon ausgehend die Chance, Szenarien oder einen Plan-B zu entwickeln und sich so besser auf plötzliche Ereignisse einzustellen. Letztendlich gibt Ihnen das Sicherheit.
 
Keep it simple.
 
Das schwierigste ist meist, sich die Zeit hierfür zu nehmen und dran zu bleiben. Natürlich gibt es viele Details und Rahmenbedingungen, die man nach und nach einfließen lassen kann. Deshalb starten Sie möglichst einfach und machen Sie die Personalstrategie und -planung zu einer Ihrer Business-Routinen. Es ist der erste, wesentliche Schritt, um weg von der Glaskugel zu kommen und erfolgreich mit Ihrem Personal zu werden.
 
konkret – wirkungsvoll
 
Welche Erfahrung haben Sie mit der Personalplanung gemacht? Welche Fragen rund um das Personalmanagement und Ihre Rolle als UnternehmerIn und Führungskraft möchten Sie hier gern beantwortet haben? Ich freue mich über Ihre Anregungen im Kommentarbereich.
 
 
Ihre
Katja Raschke
 
HR konkret
Personalmanagement & Coaching

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Schmerzpunkt Personal – Personalarbeit für Therapeuten und kleine Praxen

Silke Bernhardt betreibt mit Ihrem Unternehmen https://www.memole.de eine Online-Akademie für medizinisch und therapeutische Inhalte.
 
Vor Kurzem durfte ich für sie einen Gastbeitrag zum Thema “Schmerzpunkt Personal” verfassen. Auch im Gesundheitsbereich und besonders bei den kleinen Praxen ist der Fachkräftemangel angekommen. Welche Möglichkeiten bestehen, erfahren Sie im Artikel.
Wenn auch Sie sich konkret und wirkungsvoll unterstützen lassen wollen, so kontaktieren Sie mich gern.
 
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