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Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten

by Katja Raschke | 15. Jul 2021 | Personalmanagement, Rekrutierung, Teamaufbau

„Talent Management“ – was ist das, wobei hilft es und warum sollten Sie es auch im kleinen Unternehmen von Beginn an effektiv nutzen.

Noch ein neues Schlagwort in der Unternehmensführung und im Personalmanagement? Moderner Mumpitz oder ist da wirklich was dran, was Sie in Ihrem Unternehmen gewinnbringend in der Personalarbeit und für den Teamaufbau nutzen können? Und vor allem wo und ab welcher Unternehmensgröße setzen Sie es sinnvoll ein?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was Talent Management eigentlich ist. Der Begriff umfasst eine ganze Reihe an einzelnen Personalprozessen. Im Grunde beinhaltet es den gesamten Umgang ab dem ersten Kontakt eines Bewerbers mit Ihrem Unternehmen bis hin zur weiteren Entwicklung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Ziel ist eine strukturierte, möglichst effiziente und insbesondere effektive Vorgehensweise, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu gewinnen und zu binden. Denn nur mit den richtigen Teammitgliedern an Bord kann Ihr Unternehmen erfolgreich wachsen.

Im Wesentlichen besteht Talent Management aus den folgenden fünf Oberprozessen:

1. Bewerbermanagement

Hier geht es um die Frage, wie setzen Sie die Prozesse so auf, dass die Bewerber und Bewerberinnen mit jedem Kontakt mit ihrem Unternehmen darin bestärkt werden, dass es richtig ist, sich bei Ihnen zu bewerben ( Stichwort „Arbeitgeberattraktivität“). Gleichzeitig soll der Prozess möglichst so angelegt sein, dass Sie die richtigen Kandidaten und Kandidatinnen für Ihre Aufgaben herausfiltern. Sie sollen schließlich die Menschen zeitig identifizieren können, die zu Ihnen, der Stelle, Ihrer Unternehmenskultur, Ausrichtung und Ihrem Team passen.

Das beginnt bei der klaren Definition des Stellen- und Kompetenzprofils (mehr zum Rekrutierungsprozess finden Sie auch im Blogbeitrag “So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung”), berücksichtigt die Fragen, wo finde ich die Menschen, die diese Aufgabe erfolgreich bewältigen können und wie spreche ich sie erfolgreich an.

Die nächste Überlegung beinhaltet dann die Frage, wie Sie die Menschen effektiv durch den gesamten, mehrstufigen Bewerbungsprozess leiten. Dazu gehört sicher auch die Frage, welche Formen der Digitalisierung und Automation Sie hier nutzen können, wie zum Beispiel automatische Eingangsbestätigungen, parallele Erfassung der Bewerberdaten, Abgleich von Kompetenzen, Einsatz von Persönlichkeitstests oder künstlicher Intelligenz („AI“).

Noch wichtiger ist auf jeden Fall Ihre grundsätzliche Vorstellung davon, wie Sie diesen Prozess für sich gestalten möchten und können, um wirklich die richtigen Mitarbeiter anheuern zu können. Also welche Stufen wollen Sie einbauen: schriftliche Bewerbung (Form, Umfang), Telefoninterview, Videointerview, persönliches Gespräch, Anzahl der persönlichen Gespräche, Teilnehmer (mehr Tipps für die optimale Vorbereitung auf das Bewerberinterview finden in meinem kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”). Welche Kriterien legen Sie für die Auswahl fest?

2. Personalentwicklung

Das beinhaltet die Entwicklung der Mitarbeiter ab dem ersten Tag in Ihrem Unternehmen. Fragen Sie sich: Wie findet die Begrüßung und Einarbeitung statt? Was muss im Einarbeitungsplan oder Einarbeitungsprogramm erfolgen, damit der oder die Neue die Stelle möglichst zügig optimal bewältigen kann.

Gleichzeitig gehört die Planung und Durchführung von regelmäßigen Feedbackschleifen als wesentlicher arbeitsrechtlicher Aspekt wie auch als wichtiges Führungselement dazu: in kurzen Abständen während der Einarbeitung, vor Ablauf der Probezeit, im Jahresturnus für ein jährliches Mitarbeitergespräch oder Entwicklungsgespräch, zur Leistungsbeurteilung, zur wiederkehrenden Überprüfung der nötigen Kompetenzen in unserer schnelllebigen Arbeitswelt.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Vorstellungen der Arbeit erfüllt werden und sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Dies funktioniert nur MIT den Menschen darin und wenn die vorhandenen Talente richtig eingesetzt sind und eine. Chance haben, sich ebenfalls weiterzuentwickeln.

3. Ausbildung und Weiterbildung

Wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung und gleichzeitig so wichtig, dass er für mich auch noch einen separaten Punkt darstellt. Im Bereich der Aus- und Weiterbildung haben Sie die Möglichkeit, die Auszubildenden und auch schon ausgebildeten Mitarbeiter maßgeschneidert für Ihr Unternehmen weiter zu entwickeln. Das ist Ihre Chance, gute Mitarbeiter aufzubauen, zu fördern und an Ihr Unternehmen zu binden.

Hand in Hand mit anderen Elementen (Führung, Kultur und Atmosphäre, Entlohnung, Strategie, etc.) ist dies zentraler Dreh- und Angelpunkt, um die richtigen Talente an Bord zu haben und zu halten.

Übersicht Talent Management

4. Karriereplanung und Nachfolgeplanung

Bei der Karriere- und Nachfolgeplanung geht es um Perspektiven. Welche Zukunftsperspektiven und Karrierewege können Sie Mitarbeitenden aufzeigen, die individuell so attraktiv sind, dass die Person Sie langfristig unterstützt? Welche Perspektiven schaffen Sie für Stellennachfolgen innerhalb Ihres Unternehmens, so dass Sie einen Wissenstranfer wirksam gestalten können („Schattenstellen“). Wie transparent möchten Sie das im Unternehmen gestalten?

5. Vergütungssysteme

Ja, auch diese füge ich zum Talent Management hinzu. Im Idealfall bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter für Leistung und nicht für Anwesenheit und auch nicht im Voraus, um Leistung zu erhalten. Deshalb ist die Ausgestaltung Ihrer Vergütungssysteme (fixe wie variable Anteile, Grundentgelt, Boni, Zulagen, Sonder- und Sozialleistungen) auch für Ihr Unternehmen zu durchdenken. Was ist für Ihre Kunden wichtig, welche Mitarbeiterleistung trägt in welchem Ausmaß zum Unternehmenserfolg bei und wer kann hieran partizipieren.

Insbesondere auch in der Verbindung mit der Karriereentwicklung ein wichtiger Faktor, um Talente an Ihr Unternehmen zu binden. Wichtig ist allerdings zu beachten, dass Geld zwar der Sicherung der Grundbedürfnisse von Mitarbeitern dient, gleichzeitig ist es aber kein (alleinig wirksamer) Garant für Leistung. Dafür ist die Wertschätzung der Arbeit und gute Führung wirksamer. Ein gutes, auf die Belange von Unternehmen und Belegschaft zugeschnittenes Vergütungssystem dient vorrangig der Prophylaxe – der Vorbeugung vor Demotivation, die durch ungerechte Entlohnung und ungerechte Honorierung von Leistung entstehen kann. Es entschärft somit ein Risiko.

Nicht zu unterschätzen ist im Rahmen des Talent Managements auch der Aspekt des Netzwerkens sowohl innerhalb Ihres Unternehmens, als auch außerhalb. Mitarbeitende, die zusammen eine Ausbildung oder ein Fortbildungsprogramm durchlaufen, haben oft eine besondere Verbindung und arbeiten leichter miteinander, auch abteilungsübergreifend. Sie haben eine gemeinsame Sprache. Das gilt auch für Veranstaltungen außerhalb des Unternehmens. So können die dadurch entstehenden Netzwerke oft für Tipps und Tricks im Job oder auch erfolgreich für Stellenbesetzungen genutzt werden.

Fazit: Talent Management lohnt sich

Sie ahnen es sicher schon: Talent Management ist für mich wichtiger Bestandteil einer jeden Personalstrategie und die fängt für mich mit dem ersten Teammitglied an – sogar schon bevor ich das erste Teammitglied einstelle. Dabei wächst das Konzept logischer- und sinnvollerweise mit Ihrem Unternehmen. Hier kommen für Sie zusammengefasst fünf Punkte, was ein durchdachtes Talent Management für Sie leisten kann:

1. Ein klare Definition von Stellen- und Kompetenzprofilen ist die Basis einer erfolgreichen Rekrutierung und Personalauswahl.

2. Sie schaffen ein klares Bild vom Bewerbungsprozess sowohl für sich selbst, als auch für die Kandidaten und Kandidatinnen. Sie und die Bewerber und Bewerberinnen haben einen klaren Fahrplan, was im Bewerbungsprozess im nächsten Schritt kommt, das kreiert und vermittelt Führungs- und Prozesskompetenz und es schafft Vertrauen – unverzichtbares Fundament jedweder Beziehung.

3. Dieser Fahrplan zieht sich wie ein roter Faden durch den weiteren Weg der Teammitglieder in Ihrem Unternehmen. Sie gestalten die Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Mitarbeiterbindung, indem Sie Konzepte für die Einarbeitung, Ausbildung, Weiterentwicklung, Karriere- und Nachfolgeplanung und Vergütung erarbeiten und umsetzen.

4. Durch diese Konzepte und deren konsequente Umsetzung können Sie die Zufriedenheit Ihrer Bewerber, Ihrer Mitarbeiter und damit Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern. So ziehen Sie wiederum neue interessante Talente an und können sie für Ihr Unternehmen gewinnen.

5. Sie geben und erhalten gezielte Feedbacks zu Leistung und Entwicklungschancen sowie Entwicklungswünschen. Dadurch sind Sie im engen Austausch mit den Teammitgliedern und können im Bedarfsfall rasch reagieren und gleichzeitigPläne entwickeln, die langfristig wirken.

Meine Empfehlung:

Bauen Sie das System als Selbständige oder Selbständiger ab der Rekrutierung und Auswahl des ersten Teammitglieds auf und entwickeln Sie Prozesskompetenz in der Auswahl und Entwicklung der richtigen Mitarbeiter. Die richtigen Mitarbeiter auszuwählen ist immens wichtig für Ihren Unternehmenserfolg (hier geht‘s zum kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”).

Fehlentscheidungen kosten Nerven und Geld. Gut ausgebildete Teammitglieder zu verlieren und keine Nachfolge zu haben, tut weh und hat unangenehme Folgen für Ihre Leistungsfähigkeit.

Dem kann ein gutes Talent Management gepaart mit guter (Unternehmens-) Führung entgegenwirken. Wenn Sie direkt mit dem Aufbau Ihres Unternehmens damit starten, schärfen Sie Ihren Blick und klären Ihre Erwartungen, üben sich in der Kommunikation derselben und können zügig Korrekturen vornehmen, ohne große Systeme umwerfen zu müssen.

Außerdem haben Sie dann bereits eine erprobte Basis, wenn Sie die Prozesse im Rahmen des weiteren Unternehmenswachstums automatisieren oder digitalisieren möchten (lesen hier weiter zu “Digitale Personalprozesse”).

Und auch wenn sich das Wort sperrig und groß anhören mag, die einzelnen Elemente sind so wertvoll für Ihre Unternehmenszukunft, dass es sich definitiv lohnt, einmal grundsätzlich ein Konzept zu entwickeln und dann den Weg der kleinen Schritte in der Weiterentwicklung zu gehen.

Wenn Sie schon mehrere Mitarbeiter haben, kann ich Sie beruhigen – es ist nie zu spät.

Nutzen Sie Ihre Erfahrung und Ergebnisse, um die Effektivität der bisherigen Aktivitäten zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Entwickeln Sie ein schlüssiges, effektives Konzept, um die richtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für Ihr Unternehmen anzuziehen, auszuwählen, zu entwickeln, auszubilden und zu halten. Talent Management ist ein Gesamtprozess für Ihren Unternehmenserfolg.

konkret.wirkungsvoll

Wenn Sie selbständig sind und überlegen, mit dem Teamaufbau zu starten, dann empfehle ich Ihnen zur Vorbereitung meinen Online-Kurs “Startklar zum Wachsen”.

Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben und Ihren aktuellen Status-Quo auf den Prüfstand stellen möchten und mit guter Personalarbeit und Führung ins Handeln zu kommen, dann empfehle ich Ihnen entweder meine “Check-up & Start – Gespräche”

Bildquellen: designed via canva

Lesen Sie weiter: Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten

by Katja Raschke | 10. Apr 2021 | Digitalisierung, Personalmanagement

Einer der großen Trends in der Arbeitswelt ist die Digitalisierung und diese macht auch vor der Organisation der Personalabläufe nicht halt. Die digitale Personalakte ist dabei ein Thema, an welches die Unternehmen meist recht zügig denken. Gleichzeitig ist die Einführung aber mit ein paar Hürden verbunden. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Vorteile der digitalen Akte, aber auch die Aspekte, auf die Sie acht geben sollten.

Was spricht für die Personalakte in digitaler Form?

1. Die digitale Version ermöglicht den schnellen Zugriff auf die Daten und das auch remote. Was nicht nur unter den aktuellen (Pandemie-) Bedingungen von Vorteil ist, wenn weniger Menschen im Büro vor Ort sind, sondern natürlich auch zum Beispiel bei mehreren Unternehmensstandorten.

So haben Sie bei Bedarf raschen Zugriff auf geschäftliche, private und Notfall-Kontakte oder auch auf Altdaten, die sonst den oft unschönen Gang ins Archiv bedingen würden (was man da alles findet …. oder eben auch nicht … zuweilen sehr spannend, ich überlasse das jetzt Ihrer Phantasie).

2. Die digitale Personalakte ist naturgemäß papierlos und spart Platz. Gerade angesichts hoher Büromieten oder bei beengten Platzverhältnissen ist das von großem Vorteil. Sogar die gemeinsame Nutzung von Büroräumen durch verschiedene Fachbereiche (shared offices, co-working, Großraumbüros) kann so auch für den sehr vertraulichen Personalbereich möglich werden, der sonst sinnvollerweise sehr separat positioniert wird. Telefonate oder Gespräche können dann immer noch „abgeschottet“ geführt werden.

Auch die Arbeit remote wird so für den Personalbereich besser ermöglicht. Insbesondere für die Bereiche, die nicht permanent mit der eingehenden, physischen Post arbeiten müssen. Doch auch das reduziert sich zusehends.

Papierakten können mit Konzept und Ordnung sicher ausgelagert werden. Die ersten Schritte dazu waren ab den 70er/80er-Jahren die Abbildung von Akten ausgetretener Mitarbeiter auf Mikrofiche. Die Lesegeräte waren echte Monster und wie die weitere Nutzung der „Fiche“ heute abgesichert wird, weiß ich gar nicht, aber das Papiervolumen wurde damals schon massiv reduziert. Und das funktioniert heute natürlich schon deutlich einfacher.

3. Nicht nur der Zugriff wird bei der digitalen Personalakte einfacher, sondern auch das Durchsuchen wird massiv vereinfacht. Die neuen Programme arbeiten mit einer Texterkennung und so können Texte nach einzelnen Begriffen durchsucht werden. Suche ich zum Beispiel, wer im Unternehmen schon mal eine Funktionszulage erhalten hat und wie das gestaltet wurde, dann habe ich das hier sehr flott raus und muss mich nicht auf das Erinnerungsvermögen verlassen oder die Abrechnungen durchsuchen.

4. Die digitale Akte ermöglicht eine klare Übersicht. Will ich die Vertragshistorie, die Entgeltentwicklung oder die Weiterbildung eines Mitarbeiters sehen, so kann ich das je nach System in unterschiedlichen Ansichten / Analysen sehr übersichtlich und schnell und vor allem natürlich ohne langes Blättern und Suchen erhalten.

5. Die digitale Personalakte bietet Zeitersparnis. Nach der Einführung! Die Auswahl und Einführung eines Systems kostet Zeit (und ist auch eine Investition), aber die Ablage und vor allem das Suchen (nach einer strukturierten Ablage) spart Ihnen einiges an Zeit. Und Sie müssen nicht mehr jemanden aus der konzentrierten Arbeit oder dem Feierabend rufen, wenn Sie ad hoc Zugriff auf Daten benötigen.

6. Klare Berechtigungskonzepte, die datenschutzrechtlich optimiert sind, ermöglichen neben dem Personalbereich auch der Geschäftsführung und den einzelnen Vorgesetzten guten Zugriff auf die Daten ihrer Teammitglieder. Sie können die Zugriffsmöglichkeiten auch gut dosieren, d.h. auf bestimmte Themenbereiche einschränken.

7. Systeme für digitale Akten bieten mittlerweile auch weitergehende Funktionen: Notizen, Termine, Massenerfassungen, Bewerbermanagement, Onboarding mit Online-Schulungen, Zeiterfassung, Dokumente aus Vorlagen generieren, um Doppelarbeit zu vermeiden. So können Sie die Personalabläufe effizienter gestalten.

8. Akten werden nicht „verschusselt“. Manches Unternehmen hat schon Akten gesucht, die irgendwo im Unternehmen auf die Reise gegangen sind. Ein Horror.

9. Die digitale Personalakte vereinfacht auch die sehr langen Aufbewahrungspflichten, welche für Personaldaten aus unterschiedlichen Gesichtspunkten notwendig sind (für Anspruchsrechte, kaufmännisch, sozialversicherungsrechtlich, Berufsgenossenschaft).

Was ist zu beachten?

Manche Unternehmen starten damit, die Akten zunächst einzuscannen. An dieser Stelle bitte „Aufgepasst!“, denn hier müssen Sie unbedingt darauf achten, dass das DSGVO-konform geschieht. Personaldaten sind Daten mit dem höchsten Schutzgrad.

Ich kann den Wunsch nach einer einfachen, papierlosen Lösung durchaus nachvollziehen. Doch nicht nur der Datenschutz ist zu beachten, sondern es entgehen Ihnen auch die vielen Vorteile, die erst durch die Softwareunterstützung möglich werden (Texterkennung, Suchbarkeit, Analysen, Übersichten).

Für ein Unternehmen, welches gerade erst startet und die ersten Mitarbeiter einstellt, kann das noch angehen (ein gutes Datenschutzkonzept vorausgesetzt) und dann kann das Einscannen auch eine Vorstufe sein, aber meiner Ansicht nach ist eine Software ab etwa 20 eigenen Mitarbeitern bereits sinnvoll. Insbesondere wenn man ein Programm nutzt, welches ggf. sukzessive auch die Anbindung anderer Prozesse (z.B. Rekrutierung, Personalentwicklungsplanung) zulässt. Manche starten hier auch mit einem Rekrutierungs- oder Onboardingtool, welches dann die digitale Akte mit anbietet.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es gerade aus dem Blickwinkel der Zeitersparnis sinnvoll, früh, d.h. bereits ab wenigen Mitarbeitern mit einem ausbaufähigen System zu starten, denn so ersparen Sie sich Zeit, Kosten und Nerven für die spätere Erfassung. Lassen Sie sich auch von jemanden aus der Praxis (nicht nur vom Systemanbieter) beraten, welche Features für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wie bei jeder Software gilt, dass Sie definieren dürfen, was Sie brauchen und was Ihnen jetzt oder etwas später dienlich ist, um Ihre Personalprozesse zu unterstützen, zu vereinfachen und gleichzeitig vernünftigen Nutzen daraus zu ziehen – zum Beispiel für eine Personalentwicklungsplanung oder eine wirksame Entgeltstruktur.

Sollte Ihr Unternehmen einen Betriebsrat haben, beachten Sie bitte, dass die Einführung eines solchen Tools mitbestimmungspflichtig ist und Sie eine Betriebsvereinbarung benötigen.

Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Einführung eines Systems unbedingt mit ins Boot.

Je nach System haben Sie unterschiedlich hohe Einführungs- und Lizenzkosten. Manche Anbieter bieten gestaffelte Preise für die Anzahl der Mitarbeiter und die genutzten Module an. Hier ist es sinnvoll, sich zunächst die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu verdeutlichen und sich am Markt umzuschauen, um dann am besten gemeinsam mit Ihrem Personalprofi das entsprechende System auszusuchen.

(Hier können Sie sich bei dem Unternehmen Haufe über die digitale Akte weiter informieren: Haufe People Operations – einmalig gesponserter Link)

Achten Sie vorab auf eine klare Struktur und überlegen Sie sich ein klares System für die Erfassung und beschreiben Sie dieses „idiotensicher“, so dass jederzeit ein Fremder auch die Erfassung weiterführen könnte. Das gelingt schon bei Papierakten häufig nicht. Um den bestmöglichen Nutzen aus digitalisierten Daten ziehen zu können, ist es aber elementar.

Fazit

Aus meiner Sicht ist im Zuge der Digitalisierung die digitale Personalakte für moderne und vor allem wachsende Unternehmen auf jeden Fall sinnvoll. Insbesondere durch die Platz- und Zeitersparnis, die Wahrung des Datenschutzes und der Beachtung der Aufbewahrungspflichten, die Analyse- und Planungsmöglichkeiten sowie die Anbindung weiterer Softwareergänzungen bieten die Systeme etliche Möglichkeiten zur Vereinfachung, Sicherung und Optimierung Ihrer Personalprozesse – sofern Sie die Einführung gut vorbereiten, strukturieren und konsequent anwenden. So kann aus der notwendigen Personalakte mehr werden als nur lästige Ablage.

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Bildquelle: Katja Raschke