Bewerbermanagement Archive - HR konkret Katja Raschke

Chatbots im Recruiting: So steigern Sie die Kandidatenerfahrung und gewinnen die besten Talente

by Katja Raschke | 7. Okt 2023 | Arbeitgebermarke - Employer Branding, HR, Rekrutierung

Chatbots im Recruiting können eine prima Möglichkeit sein, um die Kandidatenerfahrung zu verbessern und die besten Talente zu gewinnen. Mit der Hilfe von Chatbots können Unternehmen den Bewerbungsprozess automatisieren und personalisieren, um Bewerbern eine bessere Erfahrung zu bieten. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie Chatbots in Ihrem Recruiting-Prozess einsetzen können, um Ihre Kandidaten zu begeistern und Ihre Recruiting-Ziele zu erreichen.

Chatbots stellen schon lange nicht mehr stumpfe, simple und unzureichende Antwortmöglichkeiten dar. Sie sind eine großartige Möglichkeit, um den Bewerbungsprozess zu automatisieren, Ihren Personalbereich zu entlasten und gleichzeitig die Kandidatenerfahrung zu verbessern.

1. Was sind Chatbots?

Im Rahmen der Digitalisierung spielen Technologien wie Chatbots eine immer größere Rolle – auch im Recruiting. Doch was sind Chatbots überhaupt und wie können sie dabei helfen, die Kandidatenerfahrung („Candidate Experience“) zu verbessern und die besten Talente zu gewinnen?

Ein Chatbot ist ein computerbasiertes Programm, das in der Lage ist, menschenähnliche Konversationen mit Benutzern zu führen. Da die Funktionsweise von Chatbots auf künstlicher Intelligenz und Machine Learning basiert, kann sie durch das Sammeln von Daten und Feedback immer intelligenter werden und sich an den Nutzer anpassen. Chatbots können in verschiedene Plattformen integriert werden, wie zum Beispiel in Ihre Website / Karriereseite oder auch in Ihren Social-Media-Kanälen.

2. Wofür kann man Chatbots im Recruiting nutzen?

Im Recruiting-Prozess kann ein Chatbot beispielsweise dazu verwendet werden, Bewerberfragen zu beantworten. Dadurch wird nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch die Kandidatenerfahrung verbessert, da interessierte Besucher Ihrer Karriereseite oder Bewerber sich rasch über Ihr Unternehmen informieren und schnell auf ihre Fragen eine Antwort erhalten können.

Wenn ein Interessent Fragen hat oder Hilfe benötigt, kann der Bot sofort antworten – rund um die Uhr! Das gibt Ihren Kandidaten das Gefühl einer 24/7-Unterstützung durch Ihr Unternehmen. Und auf E-Mails und Anrufe kann so häufig verzichtet werden.

Auch wenn es darum geht, Zeit bei der Terminvereinbarung für Interviews einzusparen: Ein gut programmierter Chatbot kann dies schnell erledigen und somit sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Kandidaten viel Aufwand ersparen.

Mit Chatbots können auch erste Screening-Interviews geführt werden. Dies setzt jedoch eine fundierte Auseinandersetzung mit dem Stellenprofil und Erwartungen auseinander, um den Chatbot korrekt zu programmieren.

Komplexere Fragen und Gespräche bleiben dann Ihnen und Ihrem Personalbereich überlassen, die sich dann auch rascher Zeit dafür nehmen können.

Bewerber wollen nicht lange warten.

Chatbots können dabei auch helfen, den Bewerbungsprozess schneller und effizienter zu gestalten und die Chance erhöhen, qualifizierte Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Allein über die schnelle Reaktion können Sie sich potentielle Kandidaten schon einmal sichern.

Jedoch sollte bei der Implementierung von Chatbots im Rekrutierungsprozess darauf geachtet werden, dass diese niemals die menschliche Interaktion komplett ersetzen sollten. Eine gelungene Integration von menschlicher Interaktion mit Chatbot-Unterstützung kann jedoch dazu beitragen, dass Bewerber sich besser betreut fühlen und somit auch eher bereit sind, sich für eine Stelle im Unternehmen zu bewerben.

Sie können auch personalisierte Nachrichten an Bewerber versenden, um ihre Interessen und Bedürfnisse besser zu verstehen und Ihr Angebot und Ihre Bewerberkommunikation darauf abzustimmen. Durch die Verwendung von Chatbots können Unternehmen auch ihr Employer Branding verbessern, indem sie einen modernen und innovativen Eindruck vermitteln. Letztendlich führt eine bessere Kandidatenerfahrung immer dazu, dass mehr qualifizierte Talente angezogen werden und das Unternehmen wettbewerbsfähiger wird.

Mit einem intelligent gestalteten Bot können Sie natürlich weitere wertvolle Daten sammeln – zum Beispiel darüber, welche Rekrutierungskanäle und Suchwege am besten funktionieren, was die Bewerber am meisten interessiert oder wie lange bestimmte Schritte des Prozesses dauern. Durch diese Informationen können Sie wiederum weitere Verbesserungen an Ihrem Recruiting-Prozess vornehmen!

3. Beispiele für Chatbots im Recruiting

Eine Vorreiterin in dieser Hinsicht ist die Deutsche Telekom. Das Unternehmen hat einen Chatbot namens Tinka entwickelt, der Bewerberinnen und Bewerbern während des gesamten Bewerbungsprozesses zur Seite steht. Tinka kann Fragen beantworten, Feedback geben und sogar Termine für Vorstellungsgespräche vereinbaren.

Auch PwC setzt auf Chatbots: Das Unternehmen nutzt einen selbst entwickelten virtuellen Assistenten namens ACE, der Bewerberinnen und Bewerbern bei der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche hilft. ACE stellt Fragen zu verschiedenen Themenbereichen und gibt Tipps zur Beantwortung von typischen Interviewfragen.

Ein weiteres erfolgreiches Beispiel ist Unilever, das einen Chatbot namens U-Recruit einsetzt. U-Recruit führt Bewerberinnen und Bewerbern durch den gesamten Bewerbungsprozess und bietet ihnen Unterstützung bei allen Fragen rund um das Thema Bewerbung.

Wenn Sie auch daran interessiert sind, Ihre Recruiting-Prozesse mit Hilfe von Chatbots zu optimieren, sollten Sie sich überlegen, welche Aufgaben ein Chatbot in Ihrem speziellen Fall übernehmen könnte.

4. Tipps zur Implementierung eines effektiven chatbasierten Bewerbungsprozesses

Ein effektiver chatbasierter Bewerbungsprozess kann das Potenzial haben, die Art und Weise zu verändern, wie Ihr Unternehmen Talente rekrutiert. Hier einige Tipps, die Sie bei der Integration eines Chatbots beachten sollten:

Zunächst einmal sollten Sie sicherstellen, dass der Chatbot einfach zu bedienen ist und eine klare Navigation bietet.

Der Chatbot sollte auch in der Lage sein, auf alle Fragen des Bewerbers zu antworten und genaue Informationen über den Job und das Unternehmen bereitzustellen.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass der Chatbot menschenähnlich agiert und nicht wie ein Roboter wirkt.

Eine weitere wichtige Sache ist die Personalisierung des Chatbots: Er sollte sich an den Namen des Bewerbers erinnern und eine individuelle Ansprache bieten.

Schließlich sollten Sie auch sicherstellen, dass der Chatbot jederzeit von einem menschlichen Recruiter unterstützt werden kann, falls es notwendig ist.

Durch die Beachtung dieser Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihr chatbasierter Bewerbungsprozess erfolgreich ist und eine positive Kandidatenerfahrung bietet.

5. Vorsichtsmaßnahmen – Schaffen Sie Transparenz, Sicherheit und persönliches Back-up.

Insbesondere im Recruiting-Prozess müssen Sie einige Vorsichtsmaßnahmen beachten, um sicherzustellen, dass die Kandidatenerfahrung nicht beeinträchtigt wird. Stellen Sie sicher, dass die Chatbots datenschutzkonform, sicher und getestet sind, bevor sie im Bewerbungsprozess eingesetzt werden. Unternehmen müssen daher auch darauf achten, dass der Chatbot die Privatsphäre der Kandidaten schützt und keine sensiblen Informationen preisgibt. Darüber hinaus müssen klare Anweisungen und Antworten für den Chatbot entwickelt werden, damit er auf alle möglichen Fragen und Szenarien vorbereitet ist. Weiterhin ist wichtig sicherzustellen, dass der Chatbot keine diskriminierenden oder voreingenommenen Antworten gibt.

Halten Sie immer eine menschliche Interaktion als Backup-Option bereit, falls ein Kandidat eine spezielle Frage hat oder ein Problem mit dem Chatbot auftritt. So behalten Sie auch die persönlichen Bedürfnisse Ihrer Bewerber im Blick.

Chatbots bieten also viele Möglichkeiten im Bereich der Rekrutierung – vom ersten Kontakt bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeiter!

Wenn Sie Fragen haben oder Beratung suchen, um Ihre Rekrutierung und Ihre anschließenden Prozesse zu verbessern, dann buchen Sie sich hier gern einen Termin für ein kostenfreies Strategiegespräch.:

Strategiegespräch buchen

Und versprochen: Ein Gespräch lohnt sich immer, ein bis zwei Ideen nehmen Sie immer mit!

konkret.wirkungsvoll

Abonnieren Sie gern meinen Newsletter und verpassen Sie keine neuen Blogposts.

Bildquelle/Fotocredit: Canva

Lesen Sie weiter:

KI im Recruiting

Hier finden Sie meinen Leitfaden zu Bewerberinterviews

Vermeiden Sie diese 7 Fehler beim Bewerbermanagement

by Katja Raschke | 21. Jun 2023 | HR, Rekrutierung

Das Bewerbermanagement ist keine einfache Aufgabe, aber es auch keine Raketenwissenschaft. Um einen reibungslosen Bewerbungsprozess zu gewährleisten, Rekrutierungskosten nicht zu versenken und potenzielle Mitarbeiter zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie keinen dieser 7 häufigsten Fehler im Prozess machen. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Fehler vermeiden und das Beste aus dem Prozess und dem Investment in Ihr Recruiting und Ihre Anzeigen herausholen können.

Fehler 1: Unklare Stellenbeschreibung & Definition der Auswahlkriterien

Ein häufiger Fehler im Bewerbermanagement ist eine unklare Stellenbeschreibung und eine fehlende oder undeutliche Definition der Auswahlkriterien. Unternehmen, die sich nicht die Zeit nehmen, eine klare und präzise Stellenbeschreibung und ein Profil zu erstellen, riskieren, dass sich Bewerber mit falschen Erwartungen bewerben oder dass potenziell sehr gute Kandidaten das Interesse an der Stelle verlieren. Dies sollte auf jeden Fall im Vorfeld der Anzeigenschaltung, der Vorauswahl und den Bewerbergesprächen erfolgen, um zu gewährleisten, dass alle Bewerber auf faire und objektive Weise beurteilt werden.

Sind Sie sich in Bezug auf diese Kriterien nicht sicher, kann das außerdem leicht zu einer Voreingenommenheit bei der Auswahl führen und somit potenziell qualifizierte Bewerber ausschließen. Erstellen Sie also klare und präzise Stellenbeschreibungen und legen Sie die Auswahlkriterien fest. Das umfasst Muss-Kriterien sowie Kann-Kriterien für Hard Skills wie für Soft Skills und ein einfaches Bewertungssystem.

Holen Sie sich hier den Leitfaden (für 0,-EUR), wie Sie sich optimal auf’s Bewerbergespräch vorbereiten und die richtigen Teammitglieder auswählen.

Fehler 2: Mangelnde Kommunikation mit Bewerbern

Ein weiterer großer Fehler, den viele Unternehmen im Bewerbermanagement machen, ist die mangelnde und vor allem nicht zeitnahe Kommunikation mit den Bewerbern. Viele Bewerber beschweren sich leider immer noch darüber, dass sie nach dem Einreichen ihrer Bewerbung nie wieder etwas von dem Unternehmen gehört haben. Das ist nicht nur unhöflich und unprofessionell, sondern kann auch dem Image des Unternehmens (nicht nur) als Arbeitgeber schaden. Eine einfache Lösung für dieses Problem ist es, den Bewerbern eine (automatisierte) Bestätigungsmail zu senden, in der ihnen mitgeteilt wird, dass ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist und dass das Unternehmen in Kürze auf sie zurückkommen wird. Simpel und selbst mit einem Autoresponder im E-Mail System zu lösen.

Doch auch während des Auswahlprozesses sollten Bewerber über den Stand ihrer Bewerbung informiert werden. Eine kurze E-Mail, ein automatisch einsehbarer Status oder ein Anruf können hier bereits ausreichen. Eine gute Kommunikation mit Bewerbern zeigt nicht nur Respekt und Wertschätzung gegenüber potenziellen Mitarbeitern, sondern kann insbesondere dazu beitragen, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Dazu gehört jedoch auch, dass die Personen, die in Ihrem Unternehmen mit dem Bewerbermanagement und der Auswahl betraut sind, ein gemeinsames Verständnis über den Prozess und die Notwendigkeit einer zügigen und wertschätzenden Reaktion haben und die Schritte der Auswahl gekonnt durchführen.

Fehler 3: Keine strukturierten Interviews

Ein weiterer Fehler, welchen Unternehmen oft beim Bewerbermanagement machen, ist das Fehlen von strukturierten Interviews. Zu oft verlassen sich Führungskräfte auf unstrukturierte Gespräche, ihre Berufserfahrung und/oder ihr Bauchgefühl. Sie lassen den Bewerbungsprozess eher locker angehen.

Das kann jedoch schnell zu einer ineffektiven Auswahl führen, da wichtige Fragen nicht gestellt werden und die Beurteilungen der Kandidaten subjektiv bleiben. Strukturierte Interviews hingegen ermöglichen es, alle Bewerber nach denselben Kriterien zu beurteilen und somit eine faire und objektive Entscheidung zu treffen.

Es ist ratsam, im Vorfeld ein Set an klaren Fragenkatalogen zu erstellen und diese bei jedem Interview zu nutzen. So können Sie sicherstellen, dass jeder Kandidat die gleichen Chancen hat und am Ende der beste Bewerber für die Stelle ausgewählt wird. Das ist die Basis und es gibt immer Raum für noch individuellere Fragen und das „Bauchgefühl“ hat immer noch Platz.

Holen Sie sich hier den Leitfaden (für 0,-EUR), wie Sie sich optimal auf’s Bewerbergespräch vorbereiten und die richtigen Teammitglieder auswählen.

Fehler 4: Kein Vier-Augen-Prinzip und fehlende Einbindung des Teams

Ein großer Fehler im Bewerbermanagement ist das Führen der Gespräche ohne Vier-Augen-Prinzip – insbesondere in kleinen Unternehmen – und die fehlende Einbindung des Teams. Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei und für die Rollenaufteilung im Gespräch, Berücksichtigung aller Kriterien und Reflexion ist das Vier-Augen-Prinzip mit geschulten Partnern unbezahlbar. Wenn Sie als Entscheidungsträger allein über die Einstellung von neuen Mitarbeitern entscheiden, können Sie wichtige Informationen und Perspektiven verpassen. Nehmen Sie immer Ihren ausgebildeten Personalprofi (intern oder extern), eine weitere Führungskraft oder Mitarbeiter hinzu. Erörtern Sie Kriterien, Fragen und Prozess.

Speziell für die Einbindung des Teams gilt: Die Teamleiter und Mitarbeiter, die direkt mit den Kandidaten zusammenarbeiten werden, haben oft einen besseren Einblick in Fähigkeiten, Teamstärken- und schwächen und Charaktereigenschaften. Eine offene Kommunikation mit Ihrem Team kann Ihnen helfen, die besten Kandidaten auszuwählen und sicherzustellen, dass sie gut ins Team passen. Außerdem führt eine Beteiligung des Teams zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einem stärkeren Zusammenhalt innerhalb der Organisation und kann Teammitglieder auch auf Führungsaufgaben vorbereiten. Vermeiden Sie also diesen Fehler und beziehen Sie Ihr Team aktiv in den Einstellungsprozess ein.

Zusätzlich kann Ihnen ein Persönlichkeitstest bei der Auswahl und Teamzusammenstellung helfen.

Fehler 5: Zu langer Bewerbungsprozess

Ein zu langer Bewerbungsprozess kann für Bewerber schnell frustrierend werden und dazu führen, dass sie das Interesse an einer Stelle verlieren. Auch für Unternehmen kann ein zu langer Prozess nachteilig sein, da potenzielle Kandidaten möglicherweise bereits anderweitig eine Stelle gefunden haben, bevor der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist. In der aktuellen Situation des Bewerbermarktes ist das keine Seltenheit. Ein Kostentreiber ist es ohnehin.

Es ist daher wichtig, den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten und unnötige Schritte zu eliminieren. Dazu gehört beispielsweise die Verwendung von automatisierten Systemen zur Vorauswahl der Bewerber oder die Reduzierung von Vorstellungsgesprächen auf das Wesentliche.

Ein schneller und reibungsloser Bewerbungsprozess trägt nicht nur dazu bei, dass die besten Kandidaten gewonnen werden, sondern auch dazu, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Vor einiger Zeit habe ich eine Studie gesehen, in der es hieß, dass der optimale, von Bewerbern wahrgenommene Zeitraum von Eingang bis zu erstem Feedback (Eingangsbestätigung vorausgesetzt) 7 Tage sind. Je kürzer desto besser.

Fehler 6: Mangelnde Transparenz beim Arbeitsalltag, den Arbeitsbedingungen und Gehalt

Ein weiterer großer Fehler im Bewerbermanagement ist mangelnde Transparenz. Das bezieht sich nicht nur auf den Bewerbungsprozess: Viele Unternehmen neigen dazu, ihre Arbeitsbedingungen, den Arbeitsalltag und das Gehalt und die Benefits nicht offen und verbindlich zu kommunizieren. Das kann dazu führen, dass Bewerber falsche Vorstellungen von der Stelle und dem Unternehmen haben und sich später unzufrieden fühlen und sogar kündigen.

Es ist wichtig, von Anfang an klar zu kommunizieren, was erwartet wird und welche Bedingungen gelten (auch schon vor dem Arbeitsvertrag). Auch das Gehalt sollte transparent sein, um potenzielle Mitarbeiter nicht zu enttäuschen oder gar abzuschrecken.

Fragen Sie sich: Wie können wir sicherstellen, dass Bewerber ein realistisches Bild von der Stelle, den Bedingungen und dem Miteinander erhalten? Eine klare Kommunikation kann helfen, Enttäuschungen und Missverständnisse zu vermeiden und langfristige Zufriedenheit bei Mitarbeitern zu fördern.

Fehler 7: Kein Feedback an die Bewerber

Ein weiterer häufiger Fehler, den Unternehmen im Bewerbermanagement begehen, ist das Fehlen von Feedback an die Bewerber. Es ist wichtig, dass Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden gehalten werden, insbesondere wenn es um Entscheidungen geht. Wenn Bewerber keine Rückmeldung erhalten, kann dies nicht nur frustrierend sein, sondern auch das Ansehen des Unternehmens beeinträchtigen. Ein einfacher Weg, um Feedback zu geben, besteht darin, automatisierte E-Mails zu senden, in denen der aktuelle Stand der Bewerbung mitgeteilt wird. Auf diese Weise fühlen sich Bewerber geschätzt und respektiert und erhalten gleichzeitig eine klare Vorstellung davon, wie lange sie auf eine Entscheidung warten müssen.

Kurze mündliche oder schriftliche Feedbacks am Ende eines Vorstellungsgesprächs runden ab, sind superhilfreich für das Etablieren einer guten Beziehungsbasis sowie für Ihr Ansehen als attraktiver Arbeitgeber – und zwar unabhängig davon, ob Sie die Person nachher einstellen oder nicht.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektives Bewerbermanagement eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens spielt. Durch die Vermeidung der sieben genannten Fehler legen Sie einen wichtigen Grundstein dafür, dass Sie qualifizierte Bewerber anziehen und Sie Ihre Auswahlprozesse effizient und kosteneffektiv gestalten. Eine klare Kommunikation, ein professionelles Auftreten und eine angemessene Wertschätzung der Bewerber sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Seien Sie sich bewusst, dass Bewerbungsprozesse auch Einfluss auf das Image des Unternehmens haben und gestalten Sie sie daher sorgfältig. Erleichtern können Sie sich die Arbeit durch einen gut aufgestellten und kommunizierten Prozess sowie ein effizientes, datenschutzkonformes Bewerbermanagementsystem (lesen Sie hier weiter: Bewerbermanagementsystem – warum auch klein Unternehmen es brauchen und wie Sie es auswählen)

Wenn Sie Fragen haben oder Beratung suchen, um Ihr Bewerbermanagement und Ihre Mitarbeiterauswahl zu optimieren, dann buchen Sie sich hier gern einen Termin für ein kostenfreies Strategiegespräch.:

Strategiegespräch buchen

Und versprochen: Ein Gespräch lohnt sich immer, ein bis zwei Ideen nehmen Sie immer mit!

konkret.wirkungsvoll

Abonnieren Sie gern meinen Newsletter und verpassen Sie keine neuen Blogposts.

Bildquelle/Fotocredit: Canva

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie meinen Leitfaden zu Bewerberinterviews

Warum auch Ihr kleines Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem braucht und wie Sie das richtige System auswählen

by Katja Raschke | 18. Jun 2023 | HR, Rekrutierung

Verbessern Sie die Effizienz des Rekrutierungsprozesses mit einem modernen Bewerbermanagementsystem. Erfahren Sie hier, warum ein solches System für Ihr Unternehmen wichtig ist und welche Überlegungen Sie bei der Auswahl eines Systems beachten müssen. Machen Sie sich keine Sorgen – ein Bewerbermanagementsystem kann Ihren Rekrutierungserfolg sichern und muss auch nicht die Welt kosten!

Viele Unternehmen bemerken steigende Kosten für ihr Personalmarketing und die Rekrutierung. Sie können jedoch einiges dafür tun, dass das im Rahmen bleibt und etliche davon finden Sie auch immer wieder hier auf dem Blog. Doch um so wichtiger ist es, dass Sie den Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen effektiv managen, die Menschen gut und flott bedienen und die Kosten im Prozess so (weiter) reduzieren. So gelingt Ihnen der Spagat zwischen der Notwendigkeit in Personalmarketing und Rekrutierung zu investieren und auch gleichzeitig wirtschaftlich handeln.

1. Warum ein Bewerbermanagementsystem auch für kleine Unternehmen wichtig ist

Selbst wenn man es nicht auf den ersten Blick vermuten würde: Auch kleine Unternehmen brauchen ein Bewerbermanagementsystem. Zwar mag die Anzahl der Bewerbungen im Vergleich zu großen Unternehmen geringer sein, doch das bedeutet nicht, dass das Managen von Bewerbungen weniger wichtig wäre. Im Gegenteil: Gerade in kleinen Unternehmen ist es oft schwieriger, geeignete Kandidaten zu finden und auszuwählen – da kann ein Bewerbermanagementsystem eine große Hilfe sein. Es kann Zeit und Ressourcen sparen und Prozesse effizienter gestalten. Ein aktuelles Bewerbermanagementsystem hilft Ihnen insbesondere auch bei der datenschutzkonformen Verwaltung, Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten und zentral gesteuerte Zugriffsrechte für alle am Prozess beteiligten Personen. Außerdem zahlt es auch auf Ihren professionellen Auftritt und Bewerberkontakt ein, ist also auch wichtig für eine Wirkung als attraktiver Arbeitgeber.

2. Vorteile eines Bewerbermanagementsystems für Ihr kleines Unternehmen

Ein Bewerbermanagementsystem kann Ihrem kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Zum einen können Sie den Bewerbungsprozess effizienter gestalten und Zeit sparen, da alle Unterlagen digital verwaltet werden und Sie Bewerberprofile schnell durchsuchen können. Zum anderen sorgt ein solches System für einen guten Überblick und ermöglicht eine bessere Kommunikation mit den Bewerbern, da diese regelmäßig über den Stand ihrer Bewerbung informiert werden können.

Zudem ermöglicht ein Bewerbermanagementsystem eine objektive Bewertung der Bewerbungen, da alle Informationen zentral gespeichert werden und somit eine Vergleichbarkeit gegeben ist. Sie können es auch aktiv zum Aufbau und zur Verwaltung eines Talentpools für Ihre Stellenbesetzungen in der Zukunft nutzen. Außerdem ist bei etlichen modernen Systemen ein Multiposting (also eine kostenfreie Verteilung auf verschiedenen Stellenportalen) integriert und können simpel und schnell eine eigene Karriereseite stellen. Alles an einem Ort: All Ihre Stellen und Bewerber haben einen Heimathafen.

Nicht zuletzt trägt ein solches System auch zur positiven Außenwahrnehmung Ihres Unternehmens bei, da es Professionalität signalisiert und zeigt, dass Sie sich um Ihre Bewerber kümmern. Wenn Sie ein passendes Bewerbermanagementsystem für Ihr kleines Unternehmen suchen, sollten Sie darauf achten, dass es Ihren individuellen Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist.

3. Wie Sie das richtige Bewerbermanagementsystem auswählen und worauf Sie achten sollten

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, kann es schwierig sein, eine effektive und effiziente Methode für das Bewerbermanagement zu finden. Zettelwirtschaft und Excel-Listen ade. Ein Bewerbermanagementsystem kann Ihnen helfen, den Prozess zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Aber wie wählen Sie das richtige System aus?

Beachten Sie

Überlegen Sie im Vorfeld, wie Ihr Prozess optimalerweise aussehen soll – was sind absolute Notwendigkeiten? Wieviel Personen und mit welchen Rollen und Rechten sind am Prozess beteiligt.
Seien Sie sich über Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen im Klaren und stellen Sie sicher, dass das System diese erfüllen kann.
Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Bewerber, wenn es mit einer Bewerberplattform verbunden ist.
Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter, damit sie gut mit dem System und dem Prozess arbeiten können.
Überlegen Sie, ob eine Cloudlösung für Ihr Unternehmen sinnvoller ist oder eine lokal installierte Version.
Achten Sie auf die datenschutzkonforme Behandlung (Aufbewahrung, Verarbeitung und Löschung)
Außerdem sollten Sie die Kosten berücksichtigen und sicherstellen, dass das System in Ihr Budget passt.
Vergleichen Sie verschiedene Optionen, lassen Sie sich beraten und holen Sie auch Referenzen und Erfahrungen ein, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem können Sie Zeit sparen und den Einstellungsprozess optimieren – ein wichtiger Schritt für jedes kleine Unternehmen auf der Suche nach dem perfekten Mitarbeiter.

4. Implementierung des Bewerbermanagementsystems in Ihrem kleinen Unternehmen

Auch für kleine Unternehmen ist ein Bewerbermanagementsystem von großer Bedeutung. Es ermöglicht eine effektive und zeitsparende Verwaltung von Bewerbungen und vereinfacht den Auswahlprozess erheblich. Die Implementierung eines solchen Systems kann jedoch zunächst einschüchternd wirken, besonders wenn man bedenkt, dass es viele verschiedene Optionen gibt. Doch keine Sorge – mit ein wenig Recherche und Planung finden auch kleine Unternehmen das passende Bewerbermanagementsystem, das ihren Bedürfnissen entspricht.

Wichtig ist hierbei, sich Gedanken über die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu machen und die verschiedenen Funktionen der Systeme zu vergleichen. Bilden Sie ab, wie der Prozess heute läuft und wie er in Zukunft ablaufen soll. Dazu gehört auch, welche standardisierten, vorbereiteten E-Mails es geben soll und welche Stufen es im Prozess es geben soll: Eingang und automatisierte Bestätigung, Vorselektion, Telefoninterview, Online-Interview, Interview vor Ort, Zwischenstände, Feedback, Absagen und in welchen Zeitabständen, diese erfolgen sollen. Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie lang ein Bewerbungsprozess bei Ihnen dauern soll. Sollen sich Bewerber selbst einen Termin buchen können? Wenn ja, ist die Einbindung eines Kalendertools und ggf. eines Videokonferenztools sinnvoll.

Eine gute Vorbereitung hilft so, das richtige System auszuwählen und eine erfolgreiche Implementierung durch zu führen und da kann es helfen, sich mit jemanden auszutauschen und ggf. unterstützen zu lassen, der bereits mit mehreren Systemen aktiv gearbeitet hat und die Abdeckung IHRER Bedürfnisse priorisiert und nicht nur ein System verkauft.

Die physische Umsetzung ist nachher bei den meisten Systemen kein Hexenwerk mehr.

5. Fazit: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Ermutigung zur Umsetzung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Bewerbermanagementsystem für jedes kleine Unternehmen ein riesiger Fortschritt ist. Es hilft nicht nur beim Überblick und der Verwaltung von Bewerbungen und dem Aufbau einer Talent-Pipeline, sondern auch bei der Verbesserung des Einstellungsprozesses insgesamt. Bei der Auswahl des richtigen Systems sollten Sie jedoch darauf achten, dass es Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist. Nutzen Sie unsere Checkliste als Leitfaden und lassen Sie sich Zeit bei der Entscheidung. Mit einem effektiven Bewerbermanagementsystem können Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen und wertvolle Talente gewinnen. Also worauf warten Sie noch? Setzen Sie Ihr Vorhaben in die Tat um und profitieren Sie von den Vorteilen eines modernen Bewerbermanagementsystems!

Weiterlesen: Vermeiden Sie diese 7 Fehler beim Bewerbermanagement

Weiterlesen: KI-Tools im Recruiting: Kosteneffizienz und Zeitersparnis

Haben Sie Fragen? Überlegen Sie, ein Bewerbermanagementsystem einzuführen? Dann buchen Sie hier Ihren Gesprächstermin:

Strategiegespräch buchen

Und versprochen: Ein Gespräch lohnt sich immer, ein bis zwei Ideen nehmen Sie immer mit!

konkret.wirkungsvoll

Abonnieren Sie gern meinen Newsletter und verpassen Sie keine neuen Blogposts.

Bildquelle/Fotocredit: Canva

Lesen Sie weiter: Hier finden Sie meinen Leitfaden zu Bewerberinterviews

Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten

by Katja Raschke | 15. Jul 2021 | Personalmanagement, Rekrutierung, Teamaufbau

„Talent Management“ – was ist das, wobei hilft es und warum sollten Sie es auch im kleinen Unternehmen von Beginn an effektiv nutzen.

Noch ein neues Schlagwort in der Unternehmensführung und im Personalmanagement? Moderner Mumpitz oder ist da wirklich was dran, was Sie in Ihrem Unternehmen gewinnbringend in der Personalarbeit und für den Teamaufbau nutzen können? Und vor allem wo und ab welcher Unternehmensgröße setzen Sie es sinnvoll ein?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was Talent Management eigentlich ist. Der Begriff umfasst eine ganze Reihe an einzelnen Personalprozessen. Im Grunde beinhaltet es den gesamten Umgang ab dem ersten Kontakt eines Bewerbers mit Ihrem Unternehmen bis hin zur weiteren Entwicklung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Ziel ist eine strukturierte, möglichst effiziente und insbesondere effektive Vorgehensweise, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu gewinnen und zu binden. Denn nur mit den richtigen Teammitgliedern an Bord kann Ihr Unternehmen erfolgreich wachsen.

Im Wesentlichen besteht Talent Management aus den folgenden fünf Oberprozessen:

1. Bewerbermanagement

Hier geht es um die Frage, wie setzen Sie die Prozesse so auf, dass die Bewerber und Bewerberinnen mit jedem Kontakt mit ihrem Unternehmen darin bestärkt werden, dass es richtig ist, sich bei Ihnen zu bewerben ( Stichwort „Arbeitgeberattraktivität“). Gleichzeitig soll der Prozess möglichst so angelegt sein, dass Sie die richtigen Kandidaten und Kandidatinnen für Ihre Aufgaben herausfiltern. Sie sollen schließlich die Menschen zeitig identifizieren können, die zu Ihnen, der Stelle, Ihrer Unternehmenskultur, Ausrichtung und Ihrem Team passen.

Das beginnt bei der klaren Definition des Stellen- und Kompetenzprofils (mehr zum Rekrutierungsprozess finden Sie auch im Blogbeitrag “So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung”), berücksichtigt die Fragen, wo finde ich die Menschen, die diese Aufgabe erfolgreich bewältigen können und wie spreche ich sie erfolgreich an.

Die nächste Überlegung beinhaltet dann die Frage, wie Sie die Menschen effektiv durch den gesamten, mehrstufigen Bewerbungsprozess leiten. Dazu gehört sicher auch die Frage, welche Formen der Digitalisierung und Automation Sie hier nutzen können, wie zum Beispiel automatische Eingangsbestätigungen, parallele Erfassung der Bewerberdaten, Abgleich von Kompetenzen, Einsatz von Persönlichkeitstests oder künstlicher Intelligenz („AI“).

Noch wichtiger ist auf jeden Fall Ihre grundsätzliche Vorstellung davon, wie Sie diesen Prozess für sich gestalten möchten und können, um wirklich die richtigen Mitarbeiter anheuern zu können. Also welche Stufen wollen Sie einbauen: schriftliche Bewerbung (Form, Umfang), Telefoninterview, Videointerview, persönliches Gespräch, Anzahl der persönlichen Gespräche, Teilnehmer (mehr Tipps für die optimale Vorbereitung auf das Bewerberinterview finden in meinem kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”). Welche Kriterien legen Sie für die Auswahl fest?

2. Personalentwicklung

Das beinhaltet die Entwicklung der Mitarbeiter ab dem ersten Tag in Ihrem Unternehmen. Fragen Sie sich: Wie findet die Begrüßung und Einarbeitung statt? Was muss im Einarbeitungsplan oder Einarbeitungsprogramm erfolgen, damit der oder die Neue die Stelle möglichst zügig optimal bewältigen kann.

Gleichzeitig gehört die Planung und Durchführung von regelmäßigen Feedbackschleifen als wesentlicher arbeitsrechtlicher Aspekt wie auch als wichtiges Führungselement dazu: in kurzen Abständen während der Einarbeitung, vor Ablauf der Probezeit, im Jahresturnus für ein jährliches Mitarbeitergespräch oder Entwicklungsgespräch, zur Leistungsbeurteilung, zur wiederkehrenden Überprüfung der nötigen Kompetenzen in unserer schnelllebigen Arbeitswelt.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Vorstellungen der Arbeit erfüllt werden und sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Dies funktioniert nur MIT den Menschen darin und wenn die vorhandenen Talente richtig eingesetzt sind und eine. Chance haben, sich ebenfalls weiterzuentwickeln.

3. Ausbildung und Weiterbildung

Wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung und gleichzeitig so wichtig, dass er für mich auch noch einen separaten Punkt darstellt. Im Bereich der Aus- und Weiterbildung haben Sie die Möglichkeit, die Auszubildenden und auch schon ausgebildeten Mitarbeiter maßgeschneidert für Ihr Unternehmen weiter zu entwickeln. Das ist Ihre Chance, gute Mitarbeiter aufzubauen, zu fördern und an Ihr Unternehmen zu binden.

Hand in Hand mit anderen Elementen (Führung, Kultur und Atmosphäre, Entlohnung, Strategie, etc.) ist dies zentraler Dreh- und Angelpunkt, um die richtigen Talente an Bord zu haben und zu halten.

Übersicht Talent Management

4. Karriereplanung und Nachfolgeplanung

Bei der Karriere- und Nachfolgeplanung geht es um Perspektiven. Welche Zukunftsperspektiven und Karrierewege können Sie Mitarbeitenden aufzeigen, die individuell so attraktiv sind, dass die Person Sie langfristig unterstützt? Welche Perspektiven schaffen Sie für Stellennachfolgen innerhalb Ihres Unternehmens, so dass Sie einen Wissenstranfer wirksam gestalten können („Schattenstellen“). Wie transparent möchten Sie das im Unternehmen gestalten?

5. Vergütungssysteme

Ja, auch diese füge ich zum Talent Management hinzu. Im Idealfall bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter für Leistung und nicht für Anwesenheit und auch nicht im Voraus, um Leistung zu erhalten. Deshalb ist die Ausgestaltung Ihrer Vergütungssysteme (fixe wie variable Anteile, Grundentgelt, Boni, Zulagen, Sonder- und Sozialleistungen) auch für Ihr Unternehmen zu durchdenken. Was ist für Ihre Kunden wichtig, welche Mitarbeiterleistung trägt in welchem Ausmaß zum Unternehmenserfolg bei und wer kann hieran partizipieren.

Insbesondere auch in der Verbindung mit der Karriereentwicklung ein wichtiger Faktor, um Talente an Ihr Unternehmen zu binden. Wichtig ist allerdings zu beachten, dass Geld zwar der Sicherung der Grundbedürfnisse von Mitarbeitern dient, gleichzeitig ist es aber kein (alleinig wirksamer) Garant für Leistung. Dafür ist die Wertschätzung der Arbeit und gute Führung wirksamer. Ein gutes, auf die Belange von Unternehmen und Belegschaft zugeschnittenes Vergütungssystem dient vorrangig der Prophylaxe – der Vorbeugung vor Demotivation, die durch ungerechte Entlohnung und ungerechte Honorierung von Leistung entstehen kann. Es entschärft somit ein Risiko.

Nicht zu unterschätzen ist im Rahmen des Talent Managements auch der Aspekt des Netzwerkens sowohl innerhalb Ihres Unternehmens, als auch außerhalb. Mitarbeitende, die zusammen eine Ausbildung oder ein Fortbildungsprogramm durchlaufen, haben oft eine besondere Verbindung und arbeiten leichter miteinander, auch abteilungsübergreifend. Sie haben eine gemeinsame Sprache. Das gilt auch für Veranstaltungen außerhalb des Unternehmens. So können die dadurch entstehenden Netzwerke oft für Tipps und Tricks im Job oder auch erfolgreich für Stellenbesetzungen genutzt werden.

Fazit: Talent Management lohnt sich

Sie ahnen es sicher schon: Talent Management ist für mich wichtiger Bestandteil einer jeden Personalstrategie und die fängt für mich mit dem ersten Teammitglied an – sogar schon bevor ich das erste Teammitglied einstelle. Dabei wächst das Konzept logischer- und sinnvollerweise mit Ihrem Unternehmen. Hier kommen für Sie zusammengefasst fünf Punkte, was ein durchdachtes Talent Management für Sie leisten kann:

1. Ein klare Definition von Stellen- und Kompetenzprofilen ist die Basis einer erfolgreichen Rekrutierung und Personalauswahl.

2. Sie schaffen ein klares Bild vom Bewerbungsprozess sowohl für sich selbst, als auch für die Kandidaten und Kandidatinnen. Sie und die Bewerber und Bewerberinnen haben einen klaren Fahrplan, was im Bewerbungsprozess im nächsten Schritt kommt, das kreiert und vermittelt Führungs- und Prozesskompetenz und es schafft Vertrauen – unverzichtbares Fundament jedweder Beziehung.

3. Dieser Fahrplan zieht sich wie ein roter Faden durch den weiteren Weg der Teammitglieder in Ihrem Unternehmen. Sie gestalten die Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Mitarbeiterbindung, indem Sie Konzepte für die Einarbeitung, Ausbildung, Weiterentwicklung, Karriere- und Nachfolgeplanung und Vergütung erarbeiten und umsetzen.

4. Durch diese Konzepte und deren konsequente Umsetzung können Sie die Zufriedenheit Ihrer Bewerber, Ihrer Mitarbeiter und damit Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern. So ziehen Sie wiederum neue interessante Talente an und können sie für Ihr Unternehmen gewinnen.

5. Sie geben und erhalten gezielte Feedbacks zu Leistung und Entwicklungschancen sowie Entwicklungswünschen. Dadurch sind Sie im engen Austausch mit den Teammitgliedern und können im Bedarfsfall rasch reagieren und gleichzeitigPläne entwickeln, die langfristig wirken.

Meine Empfehlung:

Bauen Sie das System als Selbständige oder Selbständiger ab der Rekrutierung und Auswahl des ersten Teammitglieds auf und entwickeln Sie Prozesskompetenz in der Auswahl und Entwicklung der richtigen Mitarbeiter. Die richtigen Mitarbeiter auszuwählen ist immens wichtig für Ihren Unternehmenserfolg (hier geht‘s zum kostenfreien Leitfaden “Die richtigen Teammitglieder gewinnen”).

Fehlentscheidungen kosten Nerven und Geld. Gut ausgebildete Teammitglieder zu verlieren und keine Nachfolge zu haben, tut weh und hat unangenehme Folgen für Ihre Leistungsfähigkeit.

Dem kann ein gutes Talent Management gepaart mit guter (Unternehmens-) Führung entgegenwirken. Wenn Sie direkt mit dem Aufbau Ihres Unternehmens damit starten, schärfen Sie Ihren Blick und klären Ihre Erwartungen, üben sich in der Kommunikation derselben und können zügig Korrekturen vornehmen, ohne große Systeme umwerfen zu müssen.

Außerdem haben Sie dann bereits eine erprobte Basis, wenn Sie die Prozesse im Rahmen des weiteren Unternehmenswachstums automatisieren oder digitalisieren möchten (lesen hier weiter zu “Digitale Personalprozesse”).

Und auch wenn sich das Wort sperrig und groß anhören mag, die einzelnen Elemente sind so wertvoll für Ihre Unternehmenszukunft, dass es sich definitiv lohnt, einmal grundsätzlich ein Konzept zu entwickeln und dann den Weg der kleinen Schritte in der Weiterentwicklung zu gehen.

Wenn Sie schon mehrere Mitarbeiter haben, kann ich Sie beruhigen – es ist nie zu spät.

Nutzen Sie Ihre Erfahrung und Ergebnisse, um die Effektivität der bisherigen Aktivitäten zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Entwickeln Sie ein schlüssiges, effektives Konzept, um die richtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für Ihr Unternehmen anzuziehen, auszuwählen, zu entwickeln, auszubilden und zu halten. Talent Management ist ein Gesamtprozess für Ihren Unternehmenserfolg.

konkret.wirkungsvoll

Wenn Sie selbständig sind und überlegen, mit dem Teamaufbau zu starten, dann empfehle ich Ihnen zur Vorbereitung meinen Online-Kurs “Startklar zum Wachsen”.

Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben und Ihren aktuellen Status-Quo auf den Prüfstand stellen möchten und mit guter Personalarbeit und Führung ins Handeln zu kommen, dann empfehle ich Ihnen entweder meine “Check-up & Start – Gespräche”

Bildquellen: designed via canva

Chatbots im Recruiting: So steigern Sie die Kandidatenerfahrung und gewinnen die besten Talente

1. Was sind Chatbots?