Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Auch die Personalprozesse werden immer weiter digitalisiert werden. Zu manchen Schritten werden Sie gezwungen und manche sind Chancen für Ihre Unternehmensentwicklung. Ein Überblick über drei große Bereiche.

Gleich vorab: Die Digitalisierung der Personalprozesse ist nicht nur für größere Unternehmen relevant.

Wladimir Klitschko hat es ziemlich drastisch ausgedrückt:

„Wer sich nicht digitalisiert, wird ausgeknockt.“

Und das gilt nicht nur für die Produktion Ihrer Produkte oder deren Marketing und Verkauf. Es zieht sich durch alle Lebens- und Unternehmensbereiche. Nicht umsonst gibt es etliche staatliche Förderprogramme im Bereich der Digitalisierung. Dabei geht es schon lang nicht mehr (nur) um einen Wettbewerbsvorteil, sondern um eine Notwendigkeit.

Jetzt mögen Sie denken, aber im Personalbereich? In kleinen bis mittleren Unternehmen? Oh ja, auch da. Lassen Sie mich Ihnen hier drei große Bereiche vorstellen, in denen der Zwang oder eben eine absolut sinnvolle Möglichkeit besteht, sich über die Aufstellung und Ausrichtung in der Zukunft Gedanken zu machen, insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen wächst.

1. Rekrutierung und Onboarding

Sie müssen gefunden werden. Wenn Ihre potentiellen MitarbeiterInnen Sie nicht online und lokal wahrnehmen können, existieren Sie quasi nicht. Krass, oder? Wenn Sie nicht jetzt schon Schwierigkeiten haben, die richtigen Mitstreiter zu finden, kann ich Ihnen versprechen, es wird nicht besser werden, wenn Sie nicht gegensteuern.

Jetzt können Sie persönlich Social Media mögen oder nicht, aber die einzelnen Kanäle sind ein ganz wichtiger Faktor. Die pure Unternehmens- und Produktpräsenz allein reicht dabei nicht. Sie dürfen sich hier Gedanken machen, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen, was Sie ausstrahlen möchten, für welche Werte Sie stehen, welche MitarbeiterInnen Sie anziehen möchten und warum sie genau bei Ihnen arbeiten sollten. All das gehört zum sogenannten „Employer Branding“, zur Arbeitgebermarke. Dieser einheitlichen Auftrittsdefinition schließt sich die Strategie an und natürlich deren Umsetzung online wie offline. Ich arbeite hierbei immer von innen nach außen. Also von Ihrer Unternehmens-DNA aus.

Sie können Ihre eigene Karriereseite auf der Homepage gestalten, die Social-Media-Kanäle nutzen und/oder interessante Plattformen nutzen, die quasi Ihre Karriereseite mit Ihrem Markenlayout abbilden und sogar direkt das Bespielen einzelner Jobbörsen (Anzeigenportale) anbieten sowie den Übergang zum Bewerbermanagement ermöglichen und mit anbieten. Das kann durchaus schon ab den ersten Mitarbeitern eine interessante Option sein.

Dann sollten es die KandidatInnen so einfach wie möglich haben, mit Ihnen in Kontakt zu treten (Kontaktformulare, Uploads von Dokumenten oder Bewerbungsvideos, Links, et cetera). Auch das ermöglichen etliche Anbieter, ohne eine größere Änderung an Ihrer eigenen Website zu verursachen. Zudem haben die potentiellen KandidatInnen die Möglichkeit, bequem über Apps auf dem Smartphone nach Jobs zu suchen und direkt mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

All das ist Teil und steuert die sogenannte „Candidate Experience“: Wie erlebt ein Kandidat jeden einzelnen Kontakt („touchpoint“) mit Ihrem Unternehmen. Jeder dieser Kontakte sollte schnell, effektiv, freundlich sein und Ihrem Unternehmen entsprechen.

Der Übergang in das datenschutzkonforme Bewerbermanagement (auch „Talent Management“ – lesen Sie hier weiter Talent Management – 5 Gründe, warum Sie es nutzen sollten) ist der nächste Schritt und von der Eingangsbestätigung, über gemeinsame Ansichten von Bewerbungsunterlagen für mehrere Beteiligte, Terminvereinbarungen und Schriftverkehr, bis zu Bewertungen, Auswahl und dann der Übergabe in das „Onboarding“.

Das Onboarding umfasst den Bereich, wie jemand zum einen administrativ in das Unternehmen geholt wird (Erfassung der Daten u.a. für die Entgeltabrechnung, Anmeldungen, IT-Prozesse), aber eben auch wie man die Begrüßung, Einarbeitung und das Einleben erleichtert. Und hier bieten sich viele tolle Möglichkeiten in der Digitalisierung, damit Sie keinen wichtigen, notwendigen Schritt vergessen und vor allem der neue Kollege schnell und einfach auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen kann. Außerdem müssen Sie nicht bei jedem Neueintritt das Rad neu erfinden und sparen so in Zukunft einiges an Zeit.

„Die Technik entwickelt sich immer mehr vom Primitiven über das Komplizierte zum Einfachen“. 

(Antoine de Saint-Exupèry)

Der anschließende oder zum Teil parallel verlaufende Prozess ist die notwendige

2. Administration

Das ist meist nicht sonderlich spannend, aber notwendig und sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Es gehört zu Ihrem Teil des Vertrags, die Arbeitsleistung zu vergüten und dafür gibt es in Deutschland viele Regeln. Hierbei ist auch egal, ob Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen oder an Ihren Steuerberater oder einen anderen Dienstleister ausgelagert haben. Sie brauchen Daten der Mitarbeiter und diese müssen Sie erfassen und verwalten. Das gesamte Meldewesen für die Sozialversicherungen und Steuern läuft bereits seit Jahren digital.

Zur digitalen Personalakte finden Sie bereits hier weiterführende Informationen. Und auch die Zeiterfassung wird ein Muss. Hier finden dazu weitere Hinweise.

Ein durchaus spannender Aspekt ist hierbei der „Employee Self Service“: also all die Daten, die Ihr Team selbständig eingeben kann – von Adressänderungen bis hin zur Geburtsurkunde eines Kindes und der Eingabe von Abwesenheiten, die dann von Ihnen nur noch bestätigt werden müssen.

Auch das digitale, aktive Abrufen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen steht seit diesem Jahr an. Noch so ein Pflichtprogramm. Da bin ich allerdings noch gespannt, wie das in der Praxis laufen wird.

Zeugnisgeneratoren sind ebenfalls ein etablierter Bestandteil in der rechtssicheren Digitalisierung und Vereinfachung der Personalprozesse. Häufig bilden sie eine sehr gute Basis und eine Individualisierung einzelner Zeugnisse ist immer möglich.

Spannender wird es wieder im Bereich der

3. Entwicklung

Sie können sowohl die Entwicklung und Karriereplanung Ihres Teams, Zielvereinbarungen und Beurteilungen zum Beispiel für Boni oder Provisionen, Vorgesetztenbeurteilungen, 360-Grad-Feedback und Mitarbeiterumfragen als auch die Schulungsplanung und deren Nachweise unter anderem für Qualitätsaudits und Zertifizierungen wunderbar abbilden und zielgerichtet planen. Ordentlich vorbereitet spart Ihnen das unglaublich viel Zeit und Papier. Weiterhin kann ein großer Teil von Schulungen digital oder auch in Hybridformen durchgeführt werden.

Besonders charmant wird es häufig, wenn Systeme sich miteinander verbinden oder integrieren lassen, also modulweise aufgebaut sind. Deshalb ist es sinnvoll, sich bei der Sichtung von einzelnen Software-Angeboten sowohl die Pflicht als auch die Kür anzuschauen und Ihre Unternehmens- und Personalziele, Ihre Planung und Wünsche für die Zukunft im Blick zu halten.

Gleichzeitig lassen sich bei Unternehmen von 2 bis etwa 50 Mitarbeitern schon viele Möglichkeiten mit bereits bestehenden „Bordmitteln“, pfiffigen Tools, klaren Abläufen und kostenfreien Lösungen erschließen. Nicht alles bedarf einer gesonderten Software oder eines großen Budgets.

Wichtig ist bei jedem der Prozesse, die digitalisieren möchten: Eine gute Fachkenntnis und Sicherheit im Ist-Zustand, also in dem, was Sie heute schon haben und machen müssen sowie eine klare Vorstellung und Plan, was Ihr Ziel ist und was Sie ändern möchten.

Dann können Sie schrittweise – eben genau so, wie es für Ihr Unternehmen passt (Strategie, Wachstum, Budget)  – in die Umsetzung gehen.

Wenn Sie bei einem der angeführten Bereiche Unterstützung suchen, dann schreiben Sie mir gern an info@hr-konkret.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.

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Lesen Sie weiter: Die digitale Personalakte – die Vorteile und was Sie beachten sollten