Was Arbeitgeber in 2021 beachten müssen

Was Arbeitgeber in 2021 beachten müssen

Hier eine kurze Zusammenfassung, was Sie in 2021 als Arbeitgeber beachten müssen. *

 

 

Genau wie das letzte Jahr ist auch dieses Jahr extrem schnelllebig. Es insbesondere im Rahmen der Corona-Schutzverordnungen, Förderungen und auch Kurzarbeit zum Teil rasante Änderungen. Dafür sind tatsächlich die großen Nachrichtendienste, Ämter, die Landesregierungen und die Veröffentlichungen der Ministerien oder von Kammern und Verbänden der direkte Draht zur aktuellsten Information.

 

Dennoch gibt es rund um das Thema Personal auch in 2021 einige Änderungen, die fast wenig spektakulär anmuten neben den Schlagzeilen der Krise. Hier habe ich einige wichtige Änderungen für Sie zusammengefasst:

 

Home-Office Regelungen

 

Im Rahmen der Corona-Verordnungen sind Arbeitgeber gezwungen, wo eben möglich, Home-Office anzubieten und ist dort auch in der Nachweispflicht. Annehmen muss der Arbeitnehmer dies nicht.

 

Auch ohne Corona sollten Sie sich aber den wichtigen Blick auf das Arbeitszeitgesetz gönnen (Regelungen zur Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Ruhepausen sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit) gelten hier ebenso wie die Regelungen zum Arbeitsschutz und auch zum Datenschutz. Spätestens jetzt sollten Sie diese Punkt für Ihr Unternehmen überprüft und korrekt etabliert haben. Auch gilt es zu prüfen, ob die arbeitsvertraglichen Regelungen hierfür bei Ihnen vorhanden sind.

 

Teilweise Abschaffung des Solidaritätsbeitrags

 

Teilweise Abschaffung des Solidaritätsbeitrags. In den meisten Fällen wird Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung dies automatisch durchführen. Ein prüfender Blick kann aber nicht schaden.

 

Anhebung des Mindestlohns

 

Der Mindestlohn wurde in Deutschland im Jahr 2015 mit einem Stundensatz von 8,50 Euro eingeführt. Bereits zwei Jahre später wurde die Verdienstuntergrenze auf 8,84 Euro angehoben. Danach gab es jährlich weitere Erhöhungen, sodass sich der aktuelle Mindestlohn 2020 mittlerweile auf 9,35 Euro brutto pro Stunde beläuft. Bis 2022 soll der Mindestlohn in Deutschland in vier Stufen weiter angehoben werden:

 

  • zum 1. Januar 2021: 9,50 Euro
  • zum 1. Juli 2021: 9,60 Euro
  • zum 1. Januar 2022: 9,82 Euro
  • zum 1. Juli 2022: 10,45 Euro

 

Bei Mini-Jobbern sind dann die Grenzen für die monatliche Stundenanzahl weiterhin zu berücksichtigen, wenn das Arbeitsverhältnis nicht sozialversicherungspflichtig werden soll.

 

Änderung der Entfernungspauschalen

Die ist eine befristete und stufenweise Entlastung von Pendlern im Rahmen der sog. Mobilitätswende. Die Entfernungspauschale wird ab dem 21. Kilometer um 5 Cent auf nun 35 Cent angehoben. Ab 2024 erhalten Arbeitnehmer 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Bis zum 20. Kilometer beträgt die Entfernungspauschale wie bisher 30 Cent. Die Entlastung ist auf einen Zeitraum von insgesamt fünf Jahren befristet, gilt also bis einschließlich 2026. Durch die schrittweise erfolgende CO2-Bepreisung entsteht Schritt für Schritt ein finanzieller Anreiz, auf umweltfreundliche Verkehrsmittel umzusteigen. Außerdem gibt es Mobilitätsprämie zu Gunsten von Arbeitnehmern mit geringem Einkommen.

 

Digitale Krankschreibung

Dieser Prozess soll in Zukunft komplett digital ablaufen. Es gilt aber bis 31.Dezember 2021 eine Übergangsfrist. Auch viele Ärzte müssen hierfür noch technisch umrüsten.

Ab dem 1. Januar 2021 müssen Vertragsärzte den Krankenschein direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse senden. Die Informationspflicht liegt dann also bei dem behandelnden Arzt und nicht mehr beim Mitarbeiter. Dieser muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform nicht mehr einreichen. 

In der Übergangszeit bis 31.12.2021 müssen Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkassen übermitteln, aber auch zusätzlich in Papierform ausstellen. Diese muss der Versicherte nach wie vor selbst beim Arbeitgeber einreichen. 

Das Thema könnte arbeitsrechtlich in Einzelfällen spannend werden.

Achtung: In Zukunft müssen Sie als Arbeitgeber selbst aktiv werden. Sobald die Daten von der Krankenversicherung zur Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters eingestellt wurden und elektronisch bereitstehen, muss der Arbeitgeber diese Daten selbst bei der Krankenversicherung abrufen.

 

Unterstützung der Ausbildung

 

Es gibt ein Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zum Thema „Ausbildungsplätze sichern“. Sofern Sie also ausbilden, sollten einen Blick hinein werfen und prüfen, ob Sie Möglichkeiten der Förderung haben. Den Download finden Sie hier: zum BMWI Eckpunktepapier

 

Arbeitszeiterfassung

 

Was uns weiterhin ebenfalls beschäftigen wird, ist die (rechtliche) Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in Deutschland nach dem Urteil des EuGH aus 2019. Da gilt es die aktuellen Entwicklungen weiter zu beobachten. Fest steht, dass Sie Ihre Arbeitszeitsysteme überprüfen sollten, sofern es noch nicht erfolgt ist. Stand März 2021 gibt es bereits die ersten Urteile, in denen Mitarbeiter auf die nachträgliche Abgeltung von Überstunden geklagt haben, wo / obwohl die Systeme nicht eindeutig waren und dies auch zugestanden bekommen haben. Ob andere Gerichte da folgen, ist zwar noch offen, aber ich halte es für sehr wahrscheinlich.

 

 * Dieser Beitrag erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit noch stellt er eine Rechtsberatung dar! für die genaue Umsetzung ist immer der Gesetzestext bzw. text der Verordnungen notwendig.

 

konkret.wirkungsvoll

 

 

 

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Vereinbarkeit: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für den neuen Normal-Modus

Vereinbarkeit: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für den neuen Normal-Modus

Was erwarten Eltern von Arbeitgebern? Was sind Hürden? Auf der Suche nach guten Antworten für beide Seiten zeigt die Gastautorin Nadine Pniok von 2PAARSchultern, was Arbeitnehmer, die Vereinbarkeit erleben können, für ihr Unternehmen leisten und welche Möglichkeiten New Work insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet.

 

Gerade in den letzten Wochen ist deutlich in den Fokus gerückt, dass unsere Gesellschaft beim Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf immer noch sehr gespalten ist. Für die Einen ist die Situation von Eltern in der Coronakrise eine Privatsache, um die sich die Familien doch bitte möglichst geräuschlos kümmern mögen, während die betroffenen Eltern vor lauter Überforderung kaum mehr wissen, wie sie die kommenden Tage und Wochen (oder Monate) bis zu einem – wenn auch eingeschränkten – Regelbetrieb in Schulen und Kindergärten überstehen sollen.

Für viele ist jedoch klar, dass es eine Rückkehr in den alten Normal-Modus nicht mehr geben wird – so gut hat das Arbeiten aus dem Home Office für Büro-Angestellte funktioniert – und abseits des Homeschoolings haben viele Familien auch das Mehr an Familienzeit schätzen gelernt, welche sie so vorher nicht hatten.

Wir wollen uns hier mal genauer anschauen, was jungen Familien und Arbeitgebern allgemein helfen kann, ihren Vorstellungen von Vereinbarkeit näher zu kommen – unter Berücksichtigung der geänderten Vorzeichen der aktuellen Coronakrise.

 

Was erwarten junge Familien von Arbeitgebern zusätzlich zu den gesetzlichen Bedingungen?

 

Kurz und knapp: Flexibilität, eine wertschätzende Firmenkultur und eine gute Arbeitsorganisation. Jedes Elternteil sollte die Möglichkeit haben, verschiedene Varianten von Arbeitsort und Arbeitszeit auszuprobieren: im Büro (in der Fertigung/Klinik/beim Patienten, etc.), von zu Hause aus, im Co-Working-Space mit Kinderbetreuung, Vollzeit, Teilzeit, mit festen Arbeitszeiten oder mit z.T. flexiblen, fragmentierten Lösungen.

Jede/r ist anders und hat zu Hause ein anderes Umfeld – und oftmals merkt man erst mit dem Ausprobieren, wie es am besten funktioniert. Wir haben häufig erlebt, dass der Arbeitgeber schnell Sicherheit bei diesen Randbedingungen fordert und es dann sehr schwierig ist, einmal getroffene Vereinbarungen anzupassen. Dies geht meist zu Lasten der Effizienz und der Motivation der Eltern. Voraussetzung für diese Flexibilität ist natürlich, dass erstmal die entsprechenden Möglichkeiten geschaffen werden: es gibt nicht mehr die EINE Arbeitsweise und Präsenz ist häufig nicht notwendig. Diese Entwicklung hat die Corona-Krise nun erfreulicherweise beschleunigt.

Fast noch wichtiger ist, dass den Eltern Wertschätzung entgegengebracht wird: Sie sind ja keine anderen Menschen/Arbeitnehmer als vor der Elternschaft. Karrierewege sollten ihnen genau wie allen anderen offenstehen. Auch ist auf die eigene wie auch die Kommunikation der Führungskräfte und Mitarbeitenden zu achten: Sprüche à la „Amüsiere Dich gut auf dem Spielplatz [während wir arbeiten]“ oder „Du arbeitest ja NUR Teilzeit.“ dürfen nicht toleriert werden. Gleichzeitig sollte die Arbeitsorganisation und die dazugehörigen Prozesse auch so gut aufgebaut sein, dass Eltern jederzeit mit ihren kranken Kindern zu Hause bleiben können – also Kollegen ohne größeren Aufwand ihre dringenden Aufgaben kurzzeitig übernehmen können.

Das sind für die meisten Eltern die Fundamente ihrer privaten Organisation – Instrumente wie Geburtsprämien, Förderung von Elternzeit, Spielzimmer, Betriebskitas, Kooperation mit Familienservice-Agenturen etc. sind zwar wünschenswert und können vieles erleichtern, aber helfen wenig, wenn sich im (normalen) Arbeitsalltag die Familienzeit immer an die Erfordernisse des Jobs anpassen muss und wenig Verständnis für die Lebenswirklichkeit von Eltern herrscht. Schlimm wird es, wenn dies direkt oder indirekt kommuniziert wird. Das frustriert Eltern – nicht umsonst suchen viele nach der Elternzeit nach einem neuen Job in einem anderen Arbeitsumfeld.

 

Was sind die größten Hürden?

 

Die größten Hürden befinden sich erfahrungsgemäß in den Köpfen von Mitarbeitenden und Führungskräften – aber auch z.T. bei den Eltern selbst. Häufig fehlt es an Kreativität und Mut, die Dinge auch mal anders zu denken und so individuelle Lösungen zu finden.

Das geht schon bei dem Verständnis für die Situation der anderen Seite los. Ich kann von einer Personalerin Mitte 50, alleinstehend und ohne Kinder nicht ohne Weiteres erwarten, dass sie die Situation von arbeitenden Eltern versteht. Da muss ich als Elternteil schon mal weiter ausholen und ein paar Dinge mehr erklären. Andersrum kann mein Mitarbeiter meine Zwänge im Unternehmen und gegenüber Kunden nicht verstehen, wenn ich sie oder ihn darüber nicht (weitgehend) transparent aufkläre. Wir haben oft erlebt, dass derartige Konflikte ganz anders gelöst werden können, wenn beide Seiten um die wirkliche – und nicht vermutete – Ausgangssituation des Gegenübers wissen.

Bei Führungskräften gibt es häufig noch ein ganz anderes Problem: der Großteil der Manager ist über 50, männlich, lebt ein eher traditionelleres Rollenbild zu Hause und hat wenige Erfahrungen mit Diversität. Diese Manager sind per se skeptischer gegenüber anderen Lebensentwürfen und fördern tendenziell eher jene Mitarbeiter, deren Verhalten und Leben eher ihrem Rollenverständnis entspricht – auch häufig als „Thomas-Kreislauf“ bezeichnet. Damit zementieren diese Führungskräfte Hierarchien und Prozesse und können kaum wirkliche Innovationstreiber sein. Es ist auffällig, dass oftmals Mitarbeitern vielleicht noch Flexibilität in der Ausübung ihres Jobs eingeräumt wird, aber die Vorgesetzten üben ihre Funktion fast alle identisch aus und glänzen vor allem mit Anwesenheit im Büro.

Wir sind selbst als Führungskräfte und Eltern in vielen Bereichen an Grenzen gestoßen und konnten kaum glauben, dass diese im 21.Jahrhundert immer noch existieren.  Wir möchten mit unseren Aktivitäten unseren Beitrag zum gesellschaftlichen Wandel leisten, dem es dringender denn je bedarf. Gerade in der aktuellen Coronakrise sehen wir, wie die alten Gräben wieder aufbrechen und gerade Eltern -und speziell Mütter – wieder mehr abgehängt werden. Mein Mann engagiert sich ehrenamtlich im Netzwerk “Väter in der Coronakrise” der Väter gGmbH und berät Väter, die in diesen Tagen an ihre persönlichen Grenzen kommen.

Klassisch strukturierte Unternehmen haben noch nicht verstanden, welch erhebliches Potential sie damit verprellen: Eltern sind häufig sehr engagierte und vor allem loyale MitarbeiterInnen, wenn das Unternehmen auch in familiär herausfordernden Phasen zu ihnen steht. Zudem ist dies betriebswirtschaftlicher Harakiri in Zeiten des Fachkräftemangels, wo alle Unternehmen und Organisationen um die besten Köpfe kämpfen.

 

Was kriegen die Unternehmen im Gegenzug von den Mitarbeitern, wenn sie sich familienfreundlicher aufstellen? Oder anders gefragt: Was sind die Arbeitnehmer dann bereit zu leisten?

 

Zunächst müssen wir festhalten, wie wir familienfreundliche Maßnahmen definieren – es geht hier nicht nur um Eltern: das beginnt beim Auszubildenden über die Mittzwanzigerin, die ein Sabbatical einlegen möchte, zur Elternschaft und betrifft auch Mitarbeiter, die Angehörige pflegen bis zum Mitarbeitenden, der in den Ruhestand übergeht. Also früher oder später hat fast jede/r ein Thema, wo seitens des Arbeitgebers zumindest Verständnis, aber auch Unterstützung gefragt wird.

Unternehmen, die sich hier breiter aufgestellt haben, bestätigen uns: die Mitarbeiter, die direkt oder indirekt in der jeweiligen Lebensphase unterstützt wurden, tendieren seltener dazu, den Arbeitgeber zu wechseln. Wir kennen Fälle, in denen die Arbeitnehmer selbst einen Platz in einem Co-Working-Space mit Kinderbetreuung finanziert haben, um einerseits für ihr Kind an Kitaschließtagen da zu sein, aber dennoch die Abgabefrist für den Arbeitgeber einzuhalten. Die Mitarbeiter sind in der Regel empathischer und sensibler im Umgang mit anderen Kollegen und Vorgesetzen und sind es gewohnt, um die Ecke zu denken.

Wer erfolgreich Kompromisse mit einer 3jährigen oder einem demenzkranken Vater aushandeln kann, überträgt diese Flexibilität auch auf Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten. Außerdem zeigen gerade Eltern, die Führungskräfte sind, mehr Tendenzen dazu, Aufgaben zu delegieren und ihre Mitarbeitenden stärker zu „empowern“ – gerade auch im eigenen Interesse, falls sie mal kurzfristig ausfallen. Dies sind nur einige Beobachtungen von uns, man könnte sicher noch einige hinzufügen.

 

Welche Möglichkeiten bietet zum Beispiel „new work“?

 

Im Rahmen der „Neuen Arbeit“ sollen z.B. Hierarchien abgebaut werden, dem steht aber auch eine größere Eigenverantwortung gegenüber. Wenn die Mitarbeiter für ihren Bereich mehr Verantwortung übernehmen, sorgen die meisten zum Beispiel ganz selbstverständlich dafür, dass sie ihren Aufgabenbereich vor einer geplanten Abwesenheit gut vorbereiten und übergeben.

Wie beschrieben, tendieren speziell Eltern dazu, mehr Themen zu delegieren und Verantwortung abzugeben. Damit werden sie weniger Anpassungsschwierigkeiten haben als klassisch sozialisierte Arbeitnehmer und sich in neuen Strukturen hervorheben. Auch die Verlagerung zu einer ergebnisorientierten Unternehmenskultur gegenüber der vorherrschenden starren Anwesenheits- und Arbeitszeitregelungen wird insgesamt zu einer familienfreundlicheren Arbeitskultur führen und vermutlich mehr Eltern in Arbeit und an Entscheidungsschnittstellen halten bzw. dorthin befördern, weil sie insgesamt zufriedener und motivierter als in klassischen Strukturen sind.

Kommunikation findet tendenziell mehr auf Augenhöhe statt, als dass diese von strengen hierarchischen Regeln geprägt ist und damit mehr Raum für Diversität und Kreativität bieten. Das sind nicht zu unterschätzende Eigenschaften, die Unternehmen von ihren Wettbewerbern abheben werden. Wir glauben, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen sich mittels der Instrumente von New Work gut von ihren größeren Konkurrenten abheben können. Kriterien wie Gehalt, Status oder Dienstwagen sind weniger essentiell für die Wahl des Arbeitsplatzes als noch vor einigen Jahren. Der Umgang mit den Nöten der Mitarbeiter in der aktuellen Krise wird entscheidend dafür sein, ob Unternehmen in den kommenden Jahren die besten Köpfe in ihren Reihen haben werden – oder mittels der Weiterführung des „Thomas-Kreislaufes“ endgültig aufs Abstellgleis geraten.

Wenn Sie sich intensiver mit dem Thema beschäftigen wollen, wie auch Sie Ihr Unternehmen stärker aus der Krise herausführen und familienfreundlicher aufstellen können, sind Sie herzlich eingeladen, sich unter folgendem Link:    https://bit.ly/2AZJxb8

die kostenlose Aufzeichnung zu dem Webinar „Zurück in den (neuen) Normalmodus“ von Robert Frischbier gemeinsam mit Volker Baisch von der Väter gGmbH anzuschauen.

 

 

 

Über die Autorin:
Nadine Pniok und ihr Mann Robert Frischbier beraten im Rahmen der “2PAARSchultern GbR” (www.2paarschultern.de) Unternehmen bei der Transformation zum familienfreundlichen Arbeitgeber und Eltern, damit diese ihre bestmöglichen Vorstellungen von Vereinbarkeit umsetzen können. Oftmals fehlt es den Beteiligten an Impulsen, Rollen und Situationen auch mal anders herum zu denken und so gute Lösungen zu finden.  Als glückliche Eltern und langjährige Führungskräfte kennen die Beiden sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberseite gut und können so wertvolle Unterstützung anbieten. Die Beiden helfen mittels unterschiedlicher Formate – über Impulsvorträge, die Vergabe des Prüfsiegels der Bertelsmann Stiftung “Familienfreundlicher Arbeitgeber” bis hin zu individuellen Workshops und Coachings.

Hier  können Sie Kontakt zu Nicole Pniok und Robert Frischbier von 2PAARSchultern aufnehmen
Website: www.2paarschultern.de
Podcast: https://www.2paarschultern.de/podcast/
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/2paarschultern-gbr
Facebook: https://www.facebook.com/2paarschultern

 

Hier gibt es Tipps für mehr Selbstfürsorge im Unternehmeralltag 

Und in diesem Blogbeitrag  finden Sie weitere grundlegende Überlegungen, wie Sie dem Fachkräftemangel entgegenwirken können: Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

 

 

Bildquelle: Nadine Pniok und Robert Frischbier

Arbeiten im Home-Office  – Tipps für Arbeitgeber

Arbeiten im Home-Office – Tipps für Arbeitgeber

Home-Office war für viele Unternehmer und Angestellte trotz der seit Jahren existierenden Regelungen und öffentlichen Diskussionen immer noch ungewohnt. Die Corona-Krise und damit einhergehenden die Pandemie- und Quarantäneregelungen haben dann für viele mit  einem Paukenschlag Fakten geschaffen. Auf einmal musste gefühlt alle Welt ins Home-Office. Es gilt, die Arbeit im Home-Office für die Zukunft so erfolgreich vorzubereiten und zu gestalten, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und beide Seite zufrieden sind. Deshalb habe ich hier einige Tipps und Anregungen für Arbeitgeber zur Nutzung des Home-Office als zusätzliche Arbeitsform zusammengestellt.

 

Arbeiten im Home-Office ist für mich bereits seit 2003 Realität. Mal mehr, mal weniger. Seit meiner Selbständigkeit ohnehin. Ich genieße dabei durchaus die Abwechslung zwischen Terminen bei und mit Kunden, gelegentliche Arbeit im Co-Working Space und der Arbeit im Büro daheim.

Diese Arbeitsform hat mich durchaus vor einige Herausforderungen gestellt, allerdings konnte ich planen und mit sukzessive darauf einstellen. Dies konnten viele Arbeitnehmer und Arbeiter jetzt nicht oder kaum. Manche Arbeitgeber (zum Teil Arbeitnehmer) haben sich seit Jahren gegen Home-Offices gewehrt und plötzlich ist es eine Notwendigkeit, um das Unternehmen am Leben zu halten und das Einkommen und den Job zu sichern.

Die Krise wird vermehrt das Schaffen von mehr Home-Office Möglichkeiten zur Folge haben. Die Arbeitgeber werden durch die aktuelle Erfahrung weniger Ausreden haben, dem Wunsch ihrer Mitarbeiter*innen nach (gelegentlicher) Arbeit im Home-Office nachzukommen. Viele hatten die unterschiedlichsten Vorbehalte. Dabei ist auch das Home-Office eine Möglichkeit, um als Arbeitgeber attraktiv für Fachpersonal zu sein. Gleichzeitig kann es Ihnen die Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens in Krisen- oder Katastrophenfällen ermöglichen.

Aktuell lohnt sich auf jeden Fall auch der Blick auf das Förderprogramm der Bundesregierung “go-digital”, welches aufgrund der Corona-Krise auch die Förderung von Home-Offices ermöglicht auch bei einem Start der Maßnahme vor Erhalt eines Zustellungsbescheids. Näheres finden Si auf der Seite des BMWI.

Um das Home-Office für alle Beteiligten zu einem Erfolg zu machen und es als zusätzliche, dauerhafte Arbeitsform in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen.

 

Überlegungen vor der Einführung oder zur Beibehaltung von Home-Offices

 

  • Welche Aufgaben und Funktionen lassen sich in Ihrem Unternehmen (temporär) auch aus dem Home-Office erledigen? Erstellen Sie eine Übersicht. Welche Funktionen waren vielleicht auch in der jetzigen Krisensituation problemlos ins Home-Office zu übertragen?
  • Welches Equipment, welche technische Ausrüstung und welche Programme  benötigen Sie in Ihrem Unternehmen um den Betrieb am Laufen zu halten? Welche Software und welche sicheren Zugänge zum Unternehmensnetzwerk können Sie etablieren?
  • Klären Sie mit den Mitarbeitern, wer überhaupt Interesse am Home-Office hat. Nicht jeder ist ein wahrer Fan oder hat die Möglichkeit, daheim in Ruhe zu arbeiten. Aber die Option dazu, hätten viele meines Erachtens gern.
  • Klären Sie die notwendigen räumlichen Voraussetzungen: wo kann daheim gearbeitet werden, gibt es einen separaten Raum, wer hat Zugang zu der Firmenausstattung, wie lässt sich alles sichern (Hardware und Daten) und so weiter.
  • Treffen Sie eine schriftliche Home-Office Vereinbarung zu den Rahmenbedingungen (zeitlicher Rahmen, Lage der Arbeitszeit, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Datenschutz,Erstattung von Internet- und Telefonkosten und so fort). Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern*innen auch die versicherungsrechtlichen Fragen. Es ist wichtig zu wissen, was zum Beispiel im Home-Office ein Arbeitsunfall ist. Ihre Berufsgenossenschaft ist hier auch immer ein guter Ansprechpartner.

Neben diesen wichtigen, klassischen Rahmenbedingungen gibt es aber auch andere organisatorische Absprachen und Arbeitsweisen, die Sie in Betracht ziehen sollten. Die Mitarbeiter*innen sollen im Home-Office produktiv bleiben können und beide Seiten sollten letztendlich auch ein gutes Gefühl bei der Sache haben. Auch müssen Sie sich die Führungskräfte Gedanken dazu machen, was das für Ihre Führungsarbeit bedeutet.

 

Tipps für Arbeitsorganisation und Vertrauen

 

Manche Arbeitgeber haben schlichtweg Angst, keinen Zugriff auf die Arbeitsleistung zu haben oder keinen aktuellen Stand der Arbeit abfragen zu können. Damit beide Seiten beruhigt und vertrauensvoll zusammenarbeiten können, sind folgende Punkte hilfreich:

  • Beschreiben Sie Ihre Prozesse. Das ist aus meiner Sicht eine grundlegende Voraussetzung für jegliche Arbeit, speziell im Home-Office. Das wird Ihnen auch jede Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen erheblich erleichtern.
  • Klären Sie die gegenseitigen Erwartungshaltungen und Vorstellungen:  sprechen Sie offen an, welche Befürchtungen Sie haben und was Sie erwarten. Fragen Sie nach, was Ihre Mitarbeiter*innen brauchen und sich wünschen.
  • Klären Sie, wer wann und mit welcher (gegebenenfalls täglichen) Vorlaufzeit im Home-Office arbeitet.
  • Stellen Sie Regeln auf. Brauchen Sie eine Kernarbeitszeit oder garantierte telefonische Erreichbarkeit im Home-Office? Wie kurzfristig müssen zum Beispiel Telefonate und Videokonferenzen möglich sein.
  • Wie stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte haben? Programme wie MS-Projekt, Meister-Task, Asana oder andere können da eine gute Hilfe sein.
  • Benchmark zur dezentralen Führung: schauen Sie bei anderen Unternehmen oder auch in Ihrer eigenen Vertriebsstruktur, welche Formen von Zielfestlegung – Delegation – Kommunikation und Ergebniskontrolle sich dort bewährt haben. Manchmal sind es die kleinen Tipps, die Ihnen so viel weiterhelfen können. Sprechen Sie Ihre Vorstellungen mit jemanden durch, der schon länger mit Arbeit und Führungen Mitarbeitern im Home-Office Erfahrung hat.
  • Bauen Sie regelmäßige Reflexionen und Feedback-Runden zur Arbeit im Home-Office ein. Funktioniert die Arbeitsweise in der aktuellen Form zur Zufriedenheit für beide Seiten? Berücksichtigen Sie auch die Widerstände auf die Sie treffen. Was sind unerwartete Widrigkeiten auf die Sie oder Ihre Mitarbeiter treffen (Lesen Sie hier weiter zum Thema “Vereinbarkeit -Unternehmen fit machen für den Normalmodus”).

 

Je klarer Sie Ihre Vorstellungen kommunizieren, im engen Kontakt bleiben und sich gegenseitig abgleichen, um so einfacher wird die Arbeit und Führung der Mitarbeiter*innen im Home-Office und so kann aus dem Experiment in der Krise eine dauerhafte, für alle Seiten bereichernde Arbeitsform für die Zukunft werden.

Nehmen Sie sich ruhig auch einmal die Zeit, um auszutauschen, wie man im Home-Office seinen Tag strukturiert, sich Zeitfenster für Pausen und konzentriertes Arbeiten schafft und sich abschotten kann. Hier gibt es auch kleine Hilfsmittel, wie die Pomodoro-Technik (auch als App), geräuschreduzierende Kopfhörer oder Apps wie Brain.fm mit konzentrationsfördernder Musik. Auch sollte durchaus thematisiert werden können, wie man sich mental und äußerlich auf seinen Tag vorbereitet, genauso als wenn man sich auf den Weg ins Büro machen würde.

Jede Minute, die Sie hier in die Vorbereitung und Überprüfung investieren, ist gut investiert, denn Sie schützt Sie vor Enttäuschung, Missverständnissen und Produktivitätsverlust.

Haben Sie weitere Fragen zu Vereinbarungen zur Arbeit im Home-Office, Arbeitsorganisation oder Führung? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

 

 

 

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