Personalplanung kann eine echte Herausforderung sein. Besonders, wenn Sie noch nie bewusst eine Planung Ihrer Personalbedarfe durchgeführt haben oder die Schnelligkeit Ihres Unternehmenswachstums Sie als UnternehmerIn überrollt. Ihr Fokus liegt dann auf Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Vertrieb. Aber unweigerlich kommen Sie an einen kritischen Punkt: Sie finden kein Personal oder haben keine ausreichend qualifizierten Mitarbeiter. Unvorhergesehene Ereignisse treffen Sie dann doppelt hart.

 

Diesen Personalschock erlebe ich in der Praxis sowohl im Fünf-Mann-Betrieb wie auch im Unternehmen mit 80 Mitarbeitern. Wie kommen Sie dann von dem „Huch, ich brauche mehr Hilfe“ und „Irgendwie passt das alles nicht mehr“ – Moment zur vorausschauenden Planung? Weg vom “Personalmanagement-by-Glaskugel”? Antwort: in kleinen Schritten.

 

 

Natürlich ist es am sinnvollsten, so früh wie möglich mit einer Personalstrategie und Personalplanung zu starten. Aber zu spät ist es nie.

 

Ich bin ein Freund von Strategie und pragmatischer Herangehensweise, so können Sie viele Situationen vorwegnehmen und werden nicht überrumpelt. Die meisten kleineren Unternehmen brauchen jedoch einen bestimmten Anlass oder Schmerz, um sich intensiver damit zu beschäftigen. Ein Mitarbeiter kündigt und verlässt das Unternehmen zu schnell, als dass Sie rechtzeitig für adäquaten Ersatz sorgen könnten. Eine Mitarbeiterin ist schwanger und fällt Ihnen sehr plötzlich aus. Sollte Ihnen das bekannt vorkommen, so befinden Sie sich in guter und zahlreicher Unternehmer-Nachbarschaft.

Starten Sie und nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Ihren Personalbedarf festzulegen. Machen Sie es kontinuierlich, dann brauchen Sie dafür auch nicht viel Zeit. Sie sind immer auf dem aktuellen Stand und außerdem wird es zur Routine. Das ist durchaus vergleichbar mit Ihrer Finanzplanung (Hier geht’s zum Beitrag “Finanzen in der Personalplanung – Blog-Interview mit Profit-First Professionals Susanne Just und Bärbel Metzger”).

 

Notieren Sie die Ergebnisse und offenen Fragen. Die Form ist dabei ziemlich egal. Legen Sie sich eine Excel-Tabelle an oder nutzen Sie Ihr Notizbuch, wenn Ihr Unternehmen noch nicht so groß ist.

 

 

Die folgenden vier Schritte sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen:

 

1. Was haben Sie in der nächsten Zeit vor mit Ihrem Unternehmen? Die nächsten Quartale, das nächste Jahr, die nächsten 3-5 Jahre. Fangen Sie ruhig etwas gröber an. Aber legen Sie diese Ziele fest.

 

2.  Jetzt schauen Sie darauf, ob Sie diese Ziele mit dem vorhandenen Mitarbeiterstamm erreichen können. Was ist Ihr „Soll“? Was ist Ihr „Ist“? Das ist der Dreh- und Angelpunkt. Dabei geht es nicht nur um die Quantität Ihres Personals, sondern auch um die Qualität. Hier gilt es, Entwicklungen und Trends für Ihr Geschäft zu berücksichtigen, mögliche Ausfälle der Mitarbeiter, benötigte Kenntnisse und Kompetenzen, allgemeine Rahmenbedingungen, gesetzliche Änderungen, etc.

 

3. Wo drückt der Schuh aktuell am meisten? Was hat noch ein bisschen Zeit? Legen Sie Prioritäten fest.

 

4. Erstellen Sie einen Plan. Wie können Sie Ihr Soll erreichen? In welche Schritte können Sie es herunterbrechen? Wie können Sie dies evtl. noch für die Entwicklungsplanung Ihrer Mitarbeiter nutzen (Stichwort „Mitarbeiterbindung“). Gerade in kleineren Unternehmen ist da oft Querdenken gefragt. Wer kann welche Aufgaben übernehmen, was braucht der- oder diejenige noch zur Aufgabenerfüllung oder wer hätte Interesse daran, sich in eine bestimmte Richtung zu entwickeln?

 

Es schadet hierbei nicht, am Markt oder auch in anderen Branchen zu schauen, wie und was andere so machen. Aus diesen Vorarbeiten können Sie Ihre Aktionspläne erstellen und diese nach und nach umsetzen. Sie haben davon ausgehend die Chance, Szenarien oder einen Plan-B zu entwickeln und sich so besser auf plötzliche Ereignisse einzustellen. Letztendlich gibt Ihnen das Sicherheit.

 

 

Das schwierigste ist meist, sich die Zeit hierfür zu nehmen und dran zu bleiben. Natürlich gibt es viele Details und Rahmenbedingungen, die man nach und nach einfließen lassen kann. Deshalb starten Sie möglichst einfach und machen Sie die Personalstrategie und -planung zu einer Ihrer Business-Routinen. Es ist der erste, wesentliche Schritt, um weg von der Glaskugel zu kommen und erfolgreich mit Ihrem Personal zu werden.