Einer der großen Trends in der Arbeitswelt ist die Digitalisierung und diese macht auch vor der Organisation der Personalabläufe nicht halt. Die digitale Personalakte ist dabei ein Thema, an welches die Unternehmen meist recht zügig denken. Gleichzeitig ist die Einführung aber mit ein paar Hürden verbunden. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Vorteile der digitalen Akte, aber auch die Aspekte, auf die Sie acht geben sollten.

Was spricht für die Personalakte in digitaler Form?

1. Die digitale Version ermöglicht den schnellen Zugriff auf die Daten und das auch remote. Was nicht nur unter den aktuellen (Pandemie-) Bedingungen von Vorteil ist, wenn weniger Menschen im Büro vor Ort sind, sondern natürlich auch zum Beispiel bei mehreren Unternehmensstandorten.

So haben Sie bei Bedarf raschen Zugriff auf geschäftliche, private und Notfall-Kontakte oder auch auf Altdaten, die sonst den oft unschönen Gang ins Archiv bedingen würden (was man da alles findet …. oder eben auch nicht  … zuweilen sehr spannend, ich überlasse das jetzt Ihrer Phantasie).

2. Die digitale Personalakte ist naturgemäß papierlos und spart Platz. Gerade angesichts hoher Büromieten oder bei beengten Platzverhältnissen ist das von großem Vorteil. Sogar die gemeinsame Nutzung von Büroräumen durch verschiedene Fachbereiche (shared offices, co-working, Großraumbüros) kann so auch für den sehr vertraulichen Personalbereich möglich werden, der sonst sinnvollerweise sehr separat positioniert wird. Telefonate oder Gespräche können dann immer noch „abgeschottet“ geführt werden.

Auch die Arbeit remote wird so für den Personalbereich besser ermöglicht. Insbesondere für die Bereiche, die nicht permanent mit der eingehenden, physischen Post arbeiten müssen. Doch auch das reduziert sich zusehends.

Papierakten können mit Konzept und Ordnung sicher ausgelagert werden. Die ersten Schritte dazu waren ab den 70er/80er-Jahren die Abbildung von Akten ausgetretener Mitarbeiter auf Mikrofiche. Die Lesegeräte waren echte Monster und wie die weitere Nutzung der „Fiche“ heute abgesichert wird, weiß ich gar nicht, aber das Papiervolumen wurde damals schon massiv reduziert. Und das funktioniert heute natürlich schon deutlich einfacher.

3. Nicht nur der Zugriff wird bei der digitalen Personalakte einfacher, sondern auch das Durchsuchen wird massiv vereinfacht. Die neuen Programme arbeiten mit einer Texterkennung und so können Texte nach einzelnen Begriffen durchsucht werden. Suche ich zum Beispiel, wer im Unternehmen schon mal eine Funktionszulage erhalten hat und wie das gestaltet wurde, dann habe ich das hier sehr flott raus und muss mich nicht auf das Erinnerungsvermögen verlassen oder die Abrechnungen durchsuchen.

4. Die digitale Akte ermöglicht eine klare Übersicht. Will ich die Vertragshistorie, die Entgeltentwicklung oder die Weiterbildung eines Mitarbeiters sehen, so kann ich das je nach System in unterschiedlichen Ansichten / Analysen sehr übersichtlich und schnell und vor allem natürlich ohne langes Blättern und Suchen erhalten.

5. Die digitale Personalakte bietet Zeitersparnis. Nach der Einführung! Die Auswahl und Einführung eines Systems kostet Zeit (und ist auch eine Investition), aber die Ablage und vor allem das Suchen (nach einer strukturierten Ablage) spart Ihnen einiges an Zeit. Und Sie müssen nicht mehr jemanden aus der konzentrierten Arbeit oder dem Feierabend rufen, wenn Sie ad hoc Zugriff auf Daten benötigen.

6. Klare Berechtigungskonzepte, die datenschutzrechtlich optimiert sind, ermöglichen neben dem Personalbereich auch der Geschäftsführung und den einzelnen Vorgesetzten guten Zugriff auf die Daten ihrer Teammitglieder. Sie können die Zugriffsmöglichkeiten auch gut dosieren, d.h. auf bestimmte Themenbereiche einschränken.

7. Systeme für digitale Akten bieten mittlerweile auch weitergehende Funktionen: Notizen, Termine, Massenerfassungen, Bewerbermanagement, Onboarding mit Online-Schulungen, Zeiterfassung, Dokumente aus Vorlagen generieren, um Doppelarbeit zu vermeiden. So können Sie die Personalabläufe effizienter gestalten.

8. Akten werden nicht „verschusselt“. Manches Unternehmen hat schon Akten gesucht, die irgendwo im Unternehmen auf die Reise gegangen sind. Ein Horror.

9. Die digitale Personalakte vereinfacht auch die sehr langen Aufbewahrungspflichten, welche für Personaldaten aus unterschiedlichen Gesichtspunkten notwendig sind (für Anspruchsrechte, kaufmännisch, sozialversicherungsrechtlich, Berufsgenossenschaft).

Was ist zu beachten?

Manche Unternehmen starten damit, die Akten zunächst einzuscannen. An dieser Stelle bitte „Aufgepasst!“, denn hier müssen Sie unbedingt darauf achten, dass das DSGVO-konform geschieht. Personaldaten sind Daten mit dem höchsten Schutzgrad.

Ich kann den Wunsch nach einer einfachen, papierlosen Lösung durchaus nachvollziehen. Doch nicht nur der Datenschutz ist zu beachten, sondern es entgehen Ihnen auch die vielen Vorteile, die erst durch die Softwareunterstützung möglich werden (Texterkennung, Suchbarkeit, Analysen, Übersichten).

Für ein Unternehmen, welches gerade erst startet und die ersten Mitarbeiter einstellt, kann das noch angehen (ein gutes Datenschutzkonzept vorausgesetzt) und dann kann das Einscannen auch eine Vorstufe sein, aber meiner Ansicht nach ist eine Software ab etwa 20 eigenen Mitarbeitern bereits sinnvoll. Insbesondere wenn man ein Programm nutzt, welches ggf. sukzessive auch die Anbindung anderer Prozesse (z.B. Rekrutierung, Personalentwicklungsplanung) zulässt. Manche starten hier auch mit einem Rekrutierungs- oder Onboardingtool, welches dann die digitale Akte mit anbietet.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es gerade aus dem Blickwinkel der Zeitersparnis sinnvoll, früh, d.h. bereits ab wenigen Mitarbeitern mit einem ausbaufähigen System zu starten, denn so ersparen Sie sich Zeit, Kosten und Nerven für die spätere Erfassung. Lassen Sie sich auch von jemanden aus der Praxis (nicht nur vom Systemanbieter) beraten, welche Features für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wie bei jeder Software gilt, dass Sie definieren dürfen, was Sie brauchen und was Ihnen jetzt oder etwas später dienlich ist, um Ihre Personalprozesse zu unterstützen, zu vereinfachen und gleichzeitig vernünftigen Nutzen daraus zu ziehen – zum Beispiel für eine Personalentwicklungsplanung oder eine wirksame Entgeltstruktur.

Sollte Ihr Unternehmen einen Betriebsrat haben, beachten Sie bitte, dass die Einführung eines solchen Tools mitbestimmungspflichtig ist und Sie eine Betriebsvereinbarung benötigen.

Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Einführung eines Systems unbedingt mit ins Boot.

Je nach System haben Sie unterschiedlich hohe Einführungs- und Lizenzkosten. Manche Anbieter bieten gestaffelte Preise für die Anzahl der Mitarbeiter und die genutzten Module an. Hier ist es sinnvoll, sich zunächst die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu verdeutlichen und sich am Markt umzuschauen, um dann am besten gemeinsam mit Ihrem Personalprofi das entsprechende System auszusuchen.

(Hier können Sie sich bei dem Unternehmen Haufe über die digitale Akte weiter informieren:  Haufe People Operations – einmalig gesponserter Link)

Achten Sie vorab auf eine klare Struktur und überlegen Sie sich ein klares System für die Erfassung und beschreiben Sie dieses „idiotensicher“, so dass jederzeit ein Fremder auch die Erfassung weiterführen könnte. Das gelingt schon bei Papierakten häufig nicht. Um den bestmöglichen Nutzen aus digitalisierten Daten ziehen zu können, ist es aber elementar.

Fazit

Aus meiner Sicht ist im Zuge der Digitalisierung die digitale Personalakte für moderne und vor allem wachsende Unternehmen auf jeden Fall sinnvoll. Insbesondere durch die Platz- und Zeitersparnis, die Wahrung des Datenschutzes und der Beachtung der Aufbewahrungspflichten, die Analyse- und Planungsmöglichkeiten sowie die Anbindung weiterer Softwareergänzungen bieten die Systeme etliche Möglichkeiten zur Vereinfachung, Sicherung und Optimierung Ihrer Personalprozesse – sofern Sie die Einführung gut vorbereiten, strukturieren und konsequent anwenden. So kann aus der notwendigen Personalakte mehr werden als nur lästige Ablage.