Vielen kleineren und mittleren Unternehmen drückt der Personalschuh. Der vermeintliche Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Sie finden keine Mitarbeiter oder sind nicht zufrieden mit denen, die sie ins Unternehmen geholt haben. Zeit haben sie wenig für das Thema Personal. Wie schön wäre ein Allheilmittel, mit dem Sie auf Knopfdruck die zu Ihnen passenden Mitarbeiter erhalten könnten. Kann das funktionieren?

Gleich vorweg: Tut mir leid. Ich kann Ihnen da leider wenig Hoffnung machen. Personal ist ein „Menschengeschäft“, ein „people business“ und das sollte es meiner Ansicht nach sein und bleiben. Hier ein Beispiel, warum ich das denke:
Wenn Sie einkaufen gehen und möchten z.B. etwas Besonderes zum Anziehen für einen schönen Anlass kaufen. Wo kaufen Sie lieber ein? In einem Laden, in dem die Anziehsachen lieblos und ungeordnet herumliegen, die Verkäufer Sie ignorieren oder nur missmutig auf Ihre Fragen reagieren? Oder macht es Ihnen mehr Spaß, wenn es übersichtlich ist und haben Sie dann mehr Freude an der Auswahl der Kleidung, wenn Sie freundlich begrüßt und unterstützt werden? Wenn der Verkäufer sich dafür interessiert, für welchen Anlass Sie etwas suchen und dann noch in der Lage ist, Ihnen die für Sie die passenden Farben, Stile und Größen herauszusuchen. Also ich fühle mich bei der zweiten Variante wohler und kaufe eher dort.

Und dieser Service, dieser professionelle und menschenorientierte Umgang ist übrigens oft gar nicht die Frage des Preissegments. Er begegnet mir auf dem Wochenmarkt ebenso wie in einem Bekleidungsgeschäft. Da ist es eben nicht egal, ob ich einfach sage „ich brauche eine Verkäuferin/einen Verkäufer“. Nein, Sie brauchen jemanden, der sich mit dem, was und wie in Ihrem Geschäft verkauft wird, identifiziert.

Für mich als Personalerin spielt es dabei keine Rolle, ob Sie Hilfsarbeiter, gelernte Kräfte, Azubis, Absolventen oder erfahrene Akademiker und Führungskräfte beschäftigen möchten. Jede Suche bedarf Ihrer hohen Aufmerksamkeit. Die Leute müssen zu Ihnen, Ihrem Unternehmen, Ihrem Geschäft und Ihren Kunden passen.
Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind etwas Besonderes. Immer. Jeder Einzelne.
Sie tragen maßgeblich zu Ihrem persönlichen Erfolg und zu Ihrem Unternehmenserfolg bei.

Deshalb verdienen sie – wie Ihre Kunden auch –  Ihre besondere Aufmerksamkeit.

Das gilt für alle Personalprozesse und fängt bei der Strategie an (Planung oder Glaskugel? Vier Schritte für Ihre erfolgreiche Personalplanung).

Bedeutet das Arbeit?
Ist das anstregend?
Klar, zuweilen schon. Und am Anfang besonders.

Lohnt es sich?
Aber ganz bestimmt!

Sie und Ihr Unternehmen sind einzigartig, sind individuell. Ihre Mitarbeiter sind es auch.

Deshalb halte ich es für wichtig, dass Sie auch als ChefIn eines kleinen oder mittleren Unternehmens jeden Personalprozess auf
Ihre Unternehmensbedürfnisse zuschneiden: Planung, Rekrutierung, Organisation, Entlohnungskonzepte, Personalentwicklung, etc..

Um Missverständnissen vorzubeugen: damit meine ich nicht, dass Sie jedes Mal das Rad neu erfinden müssen oder keine Systeme im Rahmen der Digitalisierung nutzen sollten.

Im Gegenteil. Nutzen Sie vorhandene Erfahrung, Expertise, Benchmarks, bedienen Sie sich der Systeme (Hier geht’s zum Beitrag „Digitale Personalprozesse“). Aber überdenken Sie sie. Machen Sie sie sich zu eigen, passen Sie sie an, nutzen Sie nur das, was Ihnen nutzt. Füttern Sie sie mit Ihrer Unternehmensidentität und lassen Sie den/die Menschen nicht außen vor.

Insbesondere die Rekrutierung bedarf Ihrer speziellen Aufmerksamkeit. Sie schafft einen hohen Mehrwert für Ihr Unternehmen, wenn Sie die für Sie passenden Mitarbeiter für sich gewinnen können. Wenn Sie Mitarbeiter erhalten, die ihre Stellen richtig gut ausfüllen und mit Ihnen an einem Strang ziehen.

Was müssen Sie dafür tun?
Im folgenden gehe ich auf die 5 Punkte ein, die Sie sich aus meiner Sicht vornehmen sollten, um in den Rekrutierungsprozess einzusteigen:

1. Zunächst lenken Sie den Blick nochmals nach innen. Klären Sie Ihr „WARUM“.

Warum existiert Ihr Unternehmen? Und damit ist nicht gemeint, dass Sie ja Geld für Ihren Lebensunterhalt verdienen müssen.
Der bekannte Autor Simon Sinek erläutert dies in seinem Buch „Frag immer erst: warum“ sehr anschaulich (Link sh. unten).
Beschreiben Sie – ggf. nochmals – genau den Grund, die Vision, den Kundennutzen Ihres Unternehmens.  Häufig treffen wir falsche Annahmen und denken „das ist doch klar, das müssen diejenigen, die aus meiner Branche kommen doch wissen“. Mitnichten.

Jedes Unternehmen versteht sich anders, hat eine andere Philosophie, andere Schwerpunkte und letztlich andere Mitspieler. Wir setzen zu viel voraus. Drücken Sie aus, was Ihr spezielles WARUM, Ihr spezieller Kundennutzen ist. So manchem fällt das leichter, wenn da mal jemand von Außen mit drauf schaut, nachfragt und beschreibt, wie er das Unternehmen erlebt und was für ihn den Unterschied ausmacht.

Nehmen Sie sich parallel Ihre Unternehmensstrategie zur Hand und legen Sie fest, wo Sie mit dem Unternehmen in 3, 5 oder 10 Jahren sein möchten. Was tun Sie dann und wie tun Sie es?

2. Definieren Sie, was Ihnen persönlich am Herzen liegt.

Welche Werte sind Ihnen wichtig? Im Geschäftsgebaren, in der Zusammenarbeit?
Was brauchen Sie als ChefIn, um sich wohl und sicher zu fühlen?
Wann macht Ihnen die Arbeit Spaß?
Wann sind Sie besonders produktiv, wann erfolgreich? Woran machen Sie all diese Dinge fest?
Schauen Sie auf Ihre persönlichen Werte und auch auf Ihre Motivatoren und Handlungsweisen. Berücksichtigen Sie auch die Werte, Motivatoren und Handlungsweisen Ihrer wichtigen Führungskräfte,  Ihrer Schlüsselfiguren, wenn Sie bereits welche haben. Ihrer aller Zusammenspiel bestimmt den Rhythmus Ihres Unternehmens.

Das mag sich zunächst recht abstrakt anhören. Etwas einfacher formuliert: Was treibt Sie alle an, sich zu engagieren und Ihr Bestes zu geben? Was lässt Sie agieren und in welcher Form handeln Sie dann?

Diese Sicht auf die Motivatoren und Handlungsweisen beschreibt Marcus Hein recht anschaulich in seinem Buch „Neurologische Personalauswahl. Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen.“ (Link sh. unten). Wesentliche Unterscheidungsmerkmale bei den neurologischen Denk- und Motivationsstrategien beschreibt Hein folgendermaßen:

• die Motivationsausrichtung: (ein Problem) vermeidend – anstrebend (auf ein Ziel hin)
• das Motivationsniveau: proaktiv  (von sich aus handelnd) – reaktiv (Anstoß von Außen)
• die Quelle der Motivation: internal -external — (inwieweit benötigen sie Bewertungsmaßstäbe, Impulse und Feedback von Außen oder inwieweit haben sie ihren „eigenen Kopf“)
• der Grund der Motivation: optional (nach Chancen, Optionen suchen)- prozedural (einem Prozess folgend)
• die motivationalen Entscheidungsfaktoren: gleich -verschieden (motiviert, wenn alles immer gleich läuft oder dann eher demotiviert)
• das Merkmal der Informationsverarbeitung: global (behalten gern Überblick) – (vertiefen sich ins) Detail
• die Konformität der Motivation: gehorsam – renitent (ist man eher geneigt, Vorgaben zu befolgen oder eher bereit, sich dagegen zu stellen)
• die Arbeitsorganisation: Menschen (anschlussorientierte Menschen) -Aufgaben (interessierte Menschen)
• der Arbeitsstil: unabhängig – beteiligend -kooperativ (In welchem Arbeitsstil wird jemand besonders produktiv?)
• die Stressverarbeitung: emotional – flexibel – kognitiv (Wie reagiert jemand auf Stress? Belastet es ihn sehr oder sucht er ganz klar und unbelastet nach Lösungen?)

Diese Unterscheidungen können Ihnen helfen, Ihre eigenen Motivationsstrategien und Handlungen näher zu beleuchten. Je besser Sie sich kennen, um so besser können Sie diese kommunizieren und vertreten. Und umso besser können Sie auch definieren, was Sie dann zur Ergänzung benötigen.

3. Beschreiben Sie nun die wesentlichen Funktionen Ihres Unternehmens und deren WARUM in Ihrem Unternehmen.

Aus meiner Sicht hat jede einzelne Funktion (Einkauf, Verkauf, Logistik, Buchhaltung, etc.) ebenfalls ein eigenes WARUM und einen eigenen nachgelagerten oder spezielleren Kundennutzen.

4. Beschreiben Sie davon abgeleitet das WARUM für die einzelnen Stellen in Ihrem Unternehmen und insbesondere für diejenigen, für Sie gerade aktuell Personal suchen.

5. Und welche Typen von Menschen brauchen Sie dazu?

Was sollte diese Menschen antreiben, was sind idealerweise deren Motivatoren und typischen Handlungsweisen? Wenn Sie schon einige geschätzte, ggf. langjährige Mitarbeiter haben, schauen Sie sich diese an und überlegen Sie, warum diese so gut zu Ihnen passen.
Danach können Sie das Stellenprofil erstellen, welches natürlich auch die klassischen Qualifikationen und Tätigkeiten umfasst.

Wenn Sie jetzt diese Punkte zusammen betrachten, dann sollten Sie klarer sehen und wissen, was Sie und Ihr Unternehmen so besonders macht. Das kann dann in Ihr sog. „employer branding“ münden. Also darein, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen. Nutzen Sie dazu auch das Know-How Ihrer vorhandenen Mitarbeiter: befragen Sie Ihre geschätzten Mitarbeiter, was besonders ist, was Ihnen gefällt, worauf ihre Loyalität zum Unternehmen basiert.

Sie wissen nun, mit wem Sie prinzipiell zusammenarbeiten wollen und was Sie zur Unterstützung benötigen.
Sie wissen nun auch, was für Menschen Sie ansprechen möchten.

Jetzt müssen Sie diese „nur“ noch erreichen. Die nächsten Schritte sind deshalb:

• Die Formulierung einer Anzeige und/oder Aufnahme eines Videos, um die Botschaft unter die Leute zu bringen. Dort können Sie alles anbringen, was Sie besonders macht, wer Sie sind, was Sie anbieten und wen Sie suchen.
• die Auswahl der Medien, in denen Sie veröffentlichen möchten
• ggf. die Auswahl weiterer Suchwege (Agenturen, Direktansprache, eigene Suche, etc.)

Bei der Vorauswahl und den anstehenden Gesprächen können Sie sich dann  wieder auf Ihre Vorarbeit in den Punkten 1 bis 5 stützen und dies mit den vorliegenden Bewerbungen abgleichen und die geeigneten Kandidaten einladen.

Egal, wie viele oder wie wenige Bewerbungen Sie erhalten, lassen Sie sich bitte nicht entmutigen. In der Regel brauchen Sie ja nur EINEN oder EINE richtige Person pro Stelle (Hier geht’s zu den Beiträgen „Sicher durch die Rekrutierung“ und „Mitarbeiter beim Einkaufen gewinnen“)

Gleichzeitig möchte Ihnen auch etwas Flexibilität ans Herz legen und Sie ermutigen, durchaus auch Bewerbern Chancen einzuräumen, die vielleicht nur 60% Ihres „harten“ Profils abdecken – sofern die gemeinsame Basis in den Aspekten der Werte, Motivatoren und Handlungsweisen vorhanden ist.

Was glauben Sie, wie inspiriert, motiviert und loyal Mitarbeiter sind, die sich entwickeln durften und als Menschen mit Potenzial gesehen werden?

Ihre
Katja Raschke

HR konkret
Personalmanagement & Coaching

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Simon Sinek „Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren“
Marcus Hein „Neurologische Personalauswahl: Mitarbeiter gewinnen, die nicht nur können, sondern auch wollen“