KI-Tools im Recruiting: Kosteneffizienz und Zeitersparnis

KI-Tools im Recruiting: Kosteneffizienz und Zeitersparnis

by | 17. Sep 2023 | HR, Rekrutierung

 

Dank geschickt genutzter KI-Tools wird das Recruiting effizienter und schneller. Die Unternehmen können durch den Einsatz von KI Zeit und Kosten sparen. Erfahren Sie hier, wie Sie KI-Tools in der Rekrutierung nutzen können, welche Tools es gibt und was Sie beachten sollten.

 

KI-Tools sind spätestens seit 2022 in der Breite der Gesellschaft angekommen und sie durchdringen mittlerweile alle Bereiche. Auch auf der diesjährigen Messe Zukunft Personal waren sie deshalb wieder Thema. Beleuchten wir das Thema näher:

 

1. Was umfasst KI im Recruiting? 

 

Eine der neuesten Technologien, die im Recruiting eingesetzt werden kann, ist künstliche Intelligenz (KI). Aber was umfasst KI im Recruiting eigentlich? 

KI bezieht sich auf eine Reihe von Algorithmen und Technologien, die es Unternehmen ermöglichen, unter anderem den Bewerbungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. 

Es handelt sich dabei im Wesentlichen um eine Art von Software oder ein Feature, das in eine bestehende Software integriert wird, die menschenähnliche Entscheidungen treffen kann. 

Das bedeutet, dass sie zum Beispiel in der Lage ist, Bewerbungen zu analysieren, Lebensläufe zu scannen und sogar Vorstellungsgespräche durchzuführen. Viele Bewerbermanagementsysteme integrieren diese Tools bereits. Sogenannte Matchingtools werden bereits von Unternehmen wie Talentstorm, Recruitee, Personio oder Softgarden genutzt. 

 

2. Wie können KI-Tools im Recruiting helfen, Zeit und Geld zu sparen?

 

Indem die KI zeitaufwändige Aufgaben ganz oder teilweise übernimmt, hilft die KI-Technologie dabei, Zeit und Kosten im Recruitingprozess zu sparen. 

Natürlich können KI-Tools auch im Personalmarketing wertvolle Dienste leisten: zum Beispiel, um Ideen für Karriereseiten zu generieren, Anzeigentexte zielgruppenorientiert aufzupeppen, die Suchstrategie zu überprüfen, die Zielgruppe besser zu verstehen oder dazu anregen, mal einen anderen Fokus zu nutzen. Das ist eine Arbeitserleichterung oder zündet auch mal den Kreativitätsfunken im Alltag. Wichtig ist mir hier aber auch immer, dass die Arbeitgeber-DNA erhalten bleibt und transportiert wird.

Auch in der Suche nach geeigneten Talenten wird KI eingesetzt. Je nach Profil kann gezielt mit der KI gesucht werden und auf dem Smartphone der Kontakt aufgenommen werden. Die Lösungen sprießen wie Pilze aus dem Boden, die Entwicklung ist rasant.

Doch eine der wichtigsten Funktionen von KI-Tools im Recruiting ist das Screening von Bewerbungen. Mit Hilfe von (Frage-) Funneln und Algorithmen können Bewerbungen schneller und effizienter geprüft werden, als es ein Mensch jemals könnte. 

Darüber hinaus können KI-Tools auch dabei helfen, die richtigen Kandidaten auszuwählen, indem sie bestimmte Merkmale und Fähigkeiten der Bewerber analysieren und mit den Anforderungen des Stellenprofils abgleichen. 

Ein weiterer Vorteil von KI-Tools im Recruiting-Prozess ist die Möglichkeit, Bewerber automatisch zu kontaktieren und ihnen ein erstes, zügiges Feedback zu geben. Dies kann dazu beitragen, dass das Unternehmen einen professionellen Eindruck hinterlässt und so im Ansehen der Bewerber steigt.

Die Verwendung von KI-Tools im Recruiting-Prozess bietet auch eine höhere Transparenz und Objektivität bei der Auswahl von Bewerbern. Da die Entscheidungen auf Daten basieren, sind sie weniger anfällig für menschliche Fehler. Je mehr Daten gesammelt werden, umso personalisierter und zielgerichteter kann auch die einfache Ansprache von Kandidaten/-innen erfolgen.

Zudem bieten KI-Tools in Verbindung mit Bewerbermanagementsystemen auch Trackingsysteme an, bieten klare Überblicke über Bewerberprozesse und natürlich Automatismen. Weiterhin können die gebotenen Auswertungen (Analytics) Ihnen einen guten Überblick verschaffen und helfen, Ihre Prozesse zu verbessern.

 

Einsatzbeispiele der KI-Tools im Recruiting

 

Es gibt bereits einige erfolgreiche Einsatzbeispiele von KI-Tools im Recruitingprozess:

a. Unilever, hat eine virtuelle Assistentin namens „Lea“ eingeführt, um Bewerberfragen automatisch zu beantworten und den gesamten Bewerbungsprozess zu vereinfachen. Die Software nutzt dabei Machine Learning, um anhand von bestimmten Kriterien wie Ausbildung, Berufserfahrung oder Soft Skills eine Auswahl an potentiellen Bewerbern zu treffen. Dadurch können Sie und Ihre Personaler Zeit sparen und sich auf die vielversprechendsten Kandidaten konzentrieren. 

b. Die Deutsche Bahn hat einen Chatbot namens „JIM“ entwickelt, der Bewerberfragen beantwortet und den Recruitingprozess so beschleunigt.

c. Auch der Online-Modehändler Zalando setzt auf KI-Tools im Recruitingprozess. Hier wird beispielsweise ein Chatbot eingesetzt, der Bewerbern Fragen stellt und auf Grundlage der Antworten automatisch ein Vorstellungsgespräch vereinbart. Durch die Automatisierung dieses Prozesses konnte Zalando bereits 70 Prozent der eingehenden Bewerbungen innerhalb von 24 Stunden beantworten und dadurch schneller geeignete Kandidaten identifizieren. 

Diese Beispiele zeigen, wie effektiv und kosteneffizient der Einsatz von KI-Tools im Recruiting sein kann.

Ein weiterer, wichtiger Vorteil der Anwendung von KI-Tools im Vergleich zur personenabhängigen Arbeit liegt im Bereich Diversität und Gleichbehandlung: Entscheidungen werden nicht durch menschliche Vorurteile oder Emotionen beeinflusst. Das bedeutet, dass jeder Bewerber fair behandelt wird und dass keine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht oder ethnischer Zugehörigkeit stattfindet. 

Mit der richtigen Nutzung können KI-Tools dazu beitragen, den Prozess effizienter, transparenter und objektiver zu gestalten.

 

 

3. Grenzen der KI-Tools im Recruiting: Darauf sollten Sie achten.

 

Doch auch die KI ist nur so gut, wie die Daten, die sie erhält. Oder bei Chats auch: wie die Prompts oder Fragen, die sie erhält. Genauso wie die KI Gleichbehandlung fördern kann, kann sie auch genau das Gegenteil tun. Sie kann bestehende Vorurteile verstärken. Die ethische Auseinandersetzung mit dem Thema und wie die System aufgesetzt werden ist deshalb zwingend notwendig.

Überprüfen Sie die Anbieter: Erfragen Sie, wie ihre Modelle arbeiten und wie bewertet wird. Wie exakt wird gearbeitet? Mit welchen Daten wird trainiert, was ist da repräsentativ für Ihr Unternehmen?

Darüber hinaus ist der Datenschutz hinsichtlich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu beachten.

Checken Sie, wie die Tools in Ihren bisherigen Recruitingprozess und Ihre Systemlandschaft integriert werden können und gegebenenfalls darauf abgestimmt werden können. Nur so werden Sie Zeit und Geld sparen. 

 

Das bleibt Ihre Aufgabe

 

Empathie, persönlichen Kontakt, Austausch, Wertschätzung und situative Entscheidungen im Recruiting auf Basis Ihrer aktuellen Unternehmenslandschaft, das kann die KI (noch?) nicht und das sollte auch Ihre Hauptaufgabe bleiben. Und die Systeme wollen schlicht auch geschickt ausgerichtet und genutzt werden.

 

4. Fazit

 

Mit der richtigen Implementierung von KI-Tools lässt sich im Recruiting viel erreichen. Die Vorteile von KI-Tools sind vielseitig und umfassen sowohl die Einsparung von Zeit als auch von Geld. 

Es bleibt also abzuwarten, wie sich der Einsatz von KI-Tools im Recruiting entwickelt und welche Auswirkungen er langfristig haben wird. Fakt ist jedoch: Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten und Unternehmen sollten diese Chance nutzen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten – immer unter Berücksichtigung ethischer Grundsätze.

 

 

 

 

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Lesen Sie weiter: Hier finden Sie meinen Leitfaden zu Bewerberinterviews
Preboarding und Onboarding: Erfolgsrezept für kleine Unternehmen

Preboarding und Onboarding: Erfolgsrezept für kleine Unternehmen

by | 1. Aug 2023 | HR, Mitarbeiterbindung, Rekrutierung

Kleine Unternehmen, die sich im Wettbewerb behaupten wollen, sollten Preboarding- und Onboarding-Prozesse als Teil ihrer Personalgewinnungsstrategie nicht unterschätzen. Sie sind der Schlüssel, um neue Mitarbeiter erfolgreich in ihr Unternehmen und ihre Arbeitsumgebung einzuführen. Mit der richtigen Einarbeitungsstrategie können Sie Ihren Rekrutierungserfolg in einen erfolgreichen Start und gelungene Zusammenarbeit überführen.

 

 

Warum Preboarding und Onboarding wichtig sind

Obwohl Preboarding und Onboarding oft als etwas Selbstverständliches betrachtet werden, sollten sie keinesfalls unterschätzt werden. In der heutigen Arbeitswelt ist es wichtiger denn je, neue Mitarbeiter schnell und effektiv in das Unternehmen zu integrieren. Ein gutes Preboarding-Programm kann dabei helfen, den Einstieg des neuen Mitarbeiters zu erleichtern und ihm bereits vor dem ersten Arbeitstag ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln. Während des Onboardings geht es dann darum, dem Mitarbeiter alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit er seine Aufgaben schnell und erfolgreich übernehmen kann. Beide Prozesse tragen maßgeblich dazu bei, dass neue Mitarbeiter sich schneller eingewöhnen und produktiver arbeiten können – was letztendlich auch für das Unternehmen klar von Vorteil ist.

 

Was ist Preboarding?

Preboarding ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses, der oft übersehen wird. Es bezieht sich auf die Zeit zwischen der Zusage eines neuen Mitarbeiters und dem eigentlichen Arbeitsbeginn. In dieser Zeit können Unternehmen wertvolle Beziehungen zu ihren neuen Mitarbeitern aufbauen und ihnen das Gefühl geben, willkommen und geschätzt zu sein. 

Die Ziele des Preboardings sind vielfältig: Es soll den neuen Mitarbeiter mit dem Unternehmen vertraut machen, ihm einen Überblick über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten geben, ihn in die Unternehmenskultur einführen und ihm helfen, sich schneller im Team zurechtzufinden. Das erste Willkommen entscheidet schon maßgeblich über eine Bindung an das Unternehmen.

Es bezieht aber auch die internen Vorbereitungen mit ein: Anforderung und Zusammenstellung aller notwendigen Unterlagen, Vorbereitung und Bereitstellung der Arbeitsmittel, des Arbeitsplatzes, Willkommensgoodies, Abstimmung des Einarbeitsplans, etc. – und zwar VOR dem ersten Tag.

 

Was ist Onboarding?

Onboarding hingegen bezieht sich konkreter auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ziel des Onboardings ist es, den neuen Mitarbeiter bestmöglich auf seine zukünftigen Aufgaben einzustimmen und ihm einen reibungslosen Start in das Unternehmen zu ermöglichen. Hierbei geht es nicht nur um eine einfache Einführung in die Arbeitsabläufe, sondern auch um die Vermittlung der Unternehmenskultur und -werte sowie die Integration in das Team. 

 

Die Vorteile von Preboarding und Onboarding für kleine Unternehmen

Für kleine Unternehmen ist es besonders wichtig, die Mitarbeiterbindung von Anfang an zu fördern. Das Preboarding und Onboarding können hierbei helfen. 

Das Ganze ist ein Kreislauf: Die sorgfältige Einarbeitung fördert die schnelle Integration auf der menschlichen, systemischen und arbeitstechnischen Ebene. Das führt wiederum zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsqualität und Leistungsbereitschaft auswirkt. 

Kleine Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen für eine umfangreiche Personalabteilung oder ein ausgeklügeltes Onboarding-Programm, um so wichtiger ist die Struktur. Auch mit einfachen Mitteln lässt sich bereits viel erreichen. Die interne Vorbereitung auf die neuen Mitarbeiter, aktive Einbindung von Paten, eine herzliche Begrüßung am ersten Arbeitstag, ein Rundgang durch das Unternehmen sowie klare Erwartungen und Zielsetzungen helfen bereits dabei, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihm das Gefühl zu geben, dass er zum Team gehört. Die im Preboarding geleistete Vorarbeit kann zudem dazu beitragen, dass der Arbeitsstart reibungsloser verläuft und nicht erst alle wirr herumlaufen, weil sieben Sachen für den Start fehlen (und nein, das ist keine Seltenheit und ja, es passiert in großen wie kleinen Unternehmen).

 

Wie kann man ein erfolgreiches Pre- und Onboarding etablieren?

Bauen Sie bereits vor dem Start eine klare Kommunikation auf. Hierbei können Sie beispielsweise einen Willkommensbrief oder ein Informationspaket verschicken, um die Vorfreude auf den neuen Job zu steigern und erste Fragen zu klären. Auch ein strukturiertes Onboarding-Programm ist wichtig, um die Einarbeitung effektiv und angenehm zu gestalten. Hierbei können Sie beispielsweise Schulungen oder Mentorenprogramme anbieten, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihre Aufgaben heranzuführen. Legen Sie sich Vorlagen und Checklisten an, damit Sie im Alltag nichts vergessen, insbesondere wenn es um Spezialanforderungen bestimmter Funktionen geht (z.B. Werkzeuge oder Arbeitskleidung, die gestellt werden müssen).

 

Best Practices für ein erfolgreiches Pre- und Onboarding

Zu den Best Practices gehört unter anderem die Vorbereitung eines detaillierten Einarbeitungsplans und die Bereitstellung aller notwendigen Ressourcen für den Start (siehe oben). Eine offene und freundliche Atmosphäre während des gesamten Prozesses sind ebenfalls entscheidend für ein erfolgreiches Pre- und Onboarding. Sie sollten auch sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter in das Team integriert wird und ihm die Möglichkeit gegeben wird, sich mit seinen Kollegen zu vernetzen.

 

Die Rolle von Führungskräften im Pre- und Onboarding-Prozess

Auch für die Führungskräfte beginnt die erfolgreiche Einführung neuer Mitarbeiter lange vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds. Führungskräfte vermitteln die Erwartungen des Unternehmens und die Kultur. Sie können gezielt sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich sicher fühlen und schnell in ihre Rollen und die Organisation integriert werden. Es ist daher wichtig, dass Führungskräfte sich im Prozess engagieren, indem sie Zeit mit neuen Mitarbeitern verbringen und ihnen regelmäßig und in kurzen Abständen Feedback geben. So legen sie (gegebenfalls mit Unterstützung des Personalbereichs, der Strukturen an die Hand gibt) den Grundstein für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Bindung.

 

Warum sich die Investition in ein gutes Pre- und Onboarding lohnt.

Die Investition in ein gutes Pre- und Onboardingprogramm für kleine Unternehmen lohnt sich. Sie sichert Ihren Rekrutierungserfolg ab, reduziert die Gefahr, dass neue Mitarbeiter schnell wieder das Unternehmen verlassen. Sie stellen sicher, dass die Newcomer schnell produktiv arbeiten und sich in das Unternehmen integrieren können. Sie fördern so die Mitarbeiterbindung, was wiederum zu einer höheren Motivation und Produktivität führt. 

Nicht zu vernachlässigen ist die Auswirkung auf das Image des Unternehmens und die Attraktivität als Arbeitgeber, da dies ein Zeichen für eine positive Unternehmenskultur ist. Der Aufwand für ein gutes Pre- und Onboarding mag zunächst hoch erscheinen, jedoch zahlt sich diese Investition definitiv ziemlich rasch und auch langfristig aus.

 

 

 

 

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