Das Bewerbermanagement ist keine einfache Aufgabe, aber es auch keine Raketenwissenschaft. Um einen reibungslosen Bewerbungsprozess zu gewährleisten, Rekrutierungskosten nicht zu versenken und potenzielle Mitarbeiter zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie keinen dieser 7 häufigsten Fehler im Prozess machen. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Fehler vermeiden und das Beste aus dem Prozess und dem Investment in Ihr Recruiting und Ihre Anzeigen herausholen können.

Fehler 1: Unklare Stellenbeschreibung & Definition der Auswahlkriterien

Ein häufiger Fehler im Bewerbermanagement ist eine unklare Stellenbeschreibung und eine fehlende oder undeutliche Definition der Auswahlkriterien. Unternehmen, die sich nicht die Zeit nehmen, eine klare und präzise Stellenbeschreibung und ein Profil zu erstellen, riskieren, dass sich Bewerber mit falschen Erwartungen bewerben oder dass potenziell sehr gute Kandidaten das Interesse an der Stelle verlieren. Dies sollte auf jeden Fall im Vorfeld der Anzeigenschaltung, der Vorauswahl und den Bewerbergesprächen erfolgen, um zu gewährleisten, dass alle Bewerber auf faire und objektive Weise beurteilt werden.

Sind Sie sich in Bezug auf diese Kriterien nicht sicher, kann das außerdem leicht zu einer Voreingenommenheit bei der Auswahl führen und somit potenziell qualifizierte Bewerber ausschließen. Erstellen Sie also klare und präzise Stellenbeschreibungen und legen Sie die Auswahlkriterien fest. Das umfasst Muss-Kriterien sowie Kann-Kriterien für Hard Skills wie für Soft Skills und ein einfaches Bewertungssystem. 

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Fehler 2: Mangelnde Kommunikation mit Bewerbern

Ein weiterer großer Fehler, den viele Unternehmen im Bewerbermanagement machen, ist die mangelnde und vor allem nicht zeitnahe Kommunikation mit den Bewerbern. Viele Bewerber beschweren sich leider immer noch darüber, dass sie nach dem Einreichen ihrer Bewerbung nie wieder etwas von dem Unternehmen gehört haben. Das ist nicht nur unhöflich und unprofessionell, sondern kann auch dem Image des Unternehmens (nicht nur) als Arbeitgeber schaden. Eine einfache Lösung für dieses Problem ist es, den Bewerbern eine (automatisierte) Bestätigungsmail zu senden, in der ihnen mitgeteilt wird, dass ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist und dass das Unternehmen in Kürze auf sie zurückkommen wird. Simpel und selbst mit einem Autoresponder im E-Mail System zu lösen. 

Doch auch während des Auswahlprozesses sollten Bewerber über den Stand ihrer Bewerbung informiert werden. Eine kurze E-Mail, ein automatisch einsehbarer Status oder ein Anruf können hier bereits ausreichen. Eine gute Kommunikation mit Bewerbern zeigt nicht nur Respekt und Wertschätzung gegenüber potenziellen Mitarbeitern, sondern kann insbesondere dazu beitragen, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Dazu gehört jedoch auch, dass die Personen, die in Ihrem Unternehmen mit dem Bewerbermanagement und der Auswahl betraut sind, ein gemeinsames Verständnis über den Prozess und die Notwendigkeit einer zügigen und wertschätzenden Reaktion haben und die Schritte der Auswahl gekonnt durchführen.

Fehler 3: Keine strukturierten Interviews

Ein weiterer Fehler, welchen Unternehmen oft beim Bewerbermanagement machen, ist das Fehlen von strukturierten Interviews. Zu oft verlassen sich Führungskräfte auf unstrukturierte Gespräche, ihre Berufserfahrung und/oder ihr Bauchgefühl. Sie lassen den Bewerbungsprozess eher locker angehen.

Das kann jedoch schnell zu einer ineffektiven Auswahl führen, da wichtige Fragen nicht gestellt werden und die Beurteilungen der Kandidaten subjektiv bleiben. Strukturierte Interviews hingegen ermöglichen es, alle Bewerber nach denselben Kriterien zu beurteilen und somit eine faire und objektive Entscheidung zu treffen.

Es ist ratsam, im Vorfeld ein Set an klaren Fragenkatalogen zu erstellen und diese bei jedem Interview zu nutzen. So können Sie sicherstellen, dass jeder Kandidat die gleichen Chancen hat und am Ende der beste Bewerber für die Stelle ausgewählt wird. Das ist die Basis und es gibt immer Raum für noch individuellere Fragen und das „Bauchgefühl“ hat immer noch Platz.

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Fehler 4: Kein Vier-Augen-Prinzip und fehlende Einbindung des Teams

Ein großer Fehler im Bewerbermanagement ist das Führen der Gespräche ohne Vier-Augen-Prinzip – insbesondere in kleinen Unternehmen –  und die fehlende Einbindung des Teams. Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei und für die Rollenaufteilung im Gespräch, Berücksichtigung aller Kriterien und Reflexion ist das Vier-Augen-Prinzip mit geschulten Partnern unbezahlbar. Wenn Sie als Entscheidungsträger allein über die Einstellung von neuen Mitarbeitern entscheiden, können Sie wichtige Informationen und Perspektiven verpassen. Nehmen Sie immer Ihren ausgebildeten Personalprofi (intern oder extern), eine weitere Führungskraft oder Mitarbeiter hinzu. Erörtern Sie Kriterien, Fragen und Prozess.

Speziell für die Einbindung des Teams gilt: Die Teamleiter und Mitarbeiter, die direkt mit den Kandidaten zusammenarbeiten werden, haben oft einen besseren Einblick in Fähigkeiten, Teamstärken- und schwächen und Charaktereigenschaften. Eine offene Kommunikation mit Ihrem Team kann Ihnen helfen, die besten Kandidaten auszuwählen und sicherzustellen, dass sie gut ins Team passen. Außerdem führt eine Beteiligung des Teams zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einem stärkeren Zusammenhalt innerhalb der Organisation und kann Teammitglieder auch auf Führungsaufgaben vorbereiten. Vermeiden Sie also diesen Fehler und beziehen Sie Ihr Team aktiv in den Einstellungsprozess ein.

Zusätzlich kann Ihnen ein Persönlichkeitstest bei der Auswahl und Teamzusammenstellung helfen.

Fehler 5: Zu langer Bewerbungsprozess 

Ein zu langer Bewerbungsprozess kann für Bewerber schnell frustrierend werden und dazu führen, dass sie das Interesse an einer Stelle verlieren. Auch für Unternehmen kann ein zu langer Prozess nachteilig sein, da potenzielle Kandidaten möglicherweise bereits anderweitig eine Stelle gefunden haben, bevor der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist. In der aktuellen Situation des Bewerbermarktes ist das keine Seltenheit. Ein Kostentreiber ist es ohnehin.

Es ist daher wichtig, den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten und unnötige Schritte zu eliminieren. Dazu gehört beispielsweise die Verwendung von automatisierten Systemen zur Vorauswahl der Bewerber oder die Reduzierung von Vorstellungsgesprächen auf das Wesentliche.

Ein schneller und reibungsloser Bewerbungsprozess trägt nicht nur dazu bei, dass die besten Kandidaten gewonnen werden, sondern auch dazu, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Vor einiger Zeit habe ich eine Studie gesehen, in der es hieß, dass der optimale, von Bewerbern wahrgenommene Zeitraum von Eingang bis zu erstem Feedback (Eingangsbestätigung vorausgesetzt) 7 Tage sind. Je kürzer desto besser. 

Fehler 6: Mangelnde Transparenz beim Arbeitsalltag, den Arbeitsbedingungen und Gehalt

Ein weiterer großer Fehler im Bewerbermanagement ist mangelnde Transparenz. Das bezieht sich nicht nur auf den Bewerbungsprozess: Viele Unternehmen neigen dazu, ihre Arbeitsbedingungen, den Arbeitsalltag und das Gehalt und die Benefits nicht offen und verbindlich zu kommunizieren. Das kann dazu führen, dass Bewerber falsche Vorstellungen von der Stelle und dem Unternehmen haben und sich später unzufrieden fühlen und sogar kündigen.

Es ist wichtig, von Anfang an klar zu kommunizieren, was erwartet wird und welche Bedingungen gelten (auch schon vor dem Arbeitsvertrag). Auch das Gehalt sollte transparent sein, um potenzielle Mitarbeiter nicht zu enttäuschen oder gar abzuschrecken.

Fragen Sie sich: Wie können wir sicherstellen, dass Bewerber ein realistisches Bild von der Stelle, den Bedingungen und dem Miteinander erhalten? Eine klare Kommunikation kann helfen, Enttäuschungen und Missverständnisse zu vermeiden und langfristige Zufriedenheit bei Mitarbeitern zu fördern.

Fehler 7: Kein Feedback an die Bewerber

Ein weiterer häufiger Fehler, den Unternehmen im Bewerbermanagement begehen, ist das Fehlen von Feedback an die Bewerber. Es ist wichtig, dass Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden gehalten werden, insbesondere wenn es um Entscheidungen geht. Wenn Bewerber keine Rückmeldung erhalten, kann dies nicht nur frustrierend sein, sondern auch das Ansehen des Unternehmens beeinträchtigen. Ein einfacher Weg, um Feedback zu geben, besteht darin, automatisierte E-Mails zu senden, in denen der aktuelle Stand der Bewerbung mitgeteilt wird. Auf diese Weise fühlen sich Bewerber geschätzt und respektiert und erhalten gleichzeitig eine klare Vorstellung davon, wie lange sie auf eine Entscheidung warten müssen.

Kurze mündliche oder schriftliche Feedbacks am Ende eines Vorstellungsgesprächs runden ab, sind superhilfreich für das Etablieren einer guten Beziehungsbasis sowie für Ihr Ansehen als attraktiver Arbeitgeber – und zwar unabhängig davon, ob Sie die Person nachher einstellen oder nicht.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektives Bewerbermanagement eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens spielt. Durch die Vermeidung der sieben genannten Fehler legen Sie einen wichtigen Grundstein dafür, dass Sie qualifizierte Bewerber anziehen und Sie Ihre Auswahlprozesse effizient und kosteneffektiv gestalten. Eine klare Kommunikation, ein professionelles Auftreten und eine angemessene Wertschätzung der Bewerber sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Seien Sie sich bewusst, dass Bewerbungsprozesse auch Einfluss auf das Image des Unternehmens haben und gestalten Sie sie daher sorgfältig. Erleichtern können Sie sich die Arbeit durch einen gut aufgestellten und kommunizierten Prozess sowie ein effizientes, datenschutzkonformes Bewerbermanagementsystem (lesen Sie hier weiter:  Bewerbermanagementsystem – warum auch klein Unternehmen es brauchen und wie Sie es auswählen)

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Lesen Sie weiter: Hier finden Sie meinen Leitfaden zu Bewerberinterviews

Verbessern Sie die Effizienz des Rekrutierungsprozesses mit einem modernen Bewerbermanagementsystem. Erfahren Sie hier, warum ein solches System für Ihr Unternehmen wichtig ist und welche Überlegungen Sie bei der Auswahl eines Systems beachten müssen. Machen Sie sich keine Sorgen – ein Bewerbermanagementsystem kann Ihren Rekrutierungserfolg sichern und muss auch nicht die Welt kosten!

Viele Unternehmen bemerken steigende Kosten für ihr Personalmarketing und die Rekrutierung. Sie können jedoch einiges dafür tun, dass das im Rahmen bleibt und etliche davon finden Sie auch immer wieder hier auf dem Blog. Doch um so wichtiger ist es, dass Sie den Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen effektiv managen, die Menschen gut und flott bedienen und die Kosten im Prozess so (weiter) reduzieren. So gelingt Ihnen der Spagat zwischen der Notwendigkeit in Personalmarketing und Rekrutierung zu investieren und auch gleichzeitig wirtschaftlich handeln.

1. Warum ein Bewerbermanagementsystem auch für kleine Unternehmen wichtig ist

Selbst wenn man es nicht auf den ersten Blick vermuten würde: Auch kleine Unternehmen brauchen ein Bewerbermanagementsystem. Zwar mag die Anzahl der Bewerbungen im Vergleich zu großen Unternehmen geringer sein, doch das bedeutet nicht, dass das Managen von Bewerbungen weniger wichtig wäre. Im Gegenteil: Gerade in kleinen Unternehmen ist es oft schwieriger, geeignete Kandidaten zu finden und auszuwählen – da kann ein Bewerbermanagementsystem eine große Hilfe sein. Es kann  Zeit und Ressourcen sparen und Prozesse effizienter gestalten. Ein aktuelles Bewerbermanagementsystem hilft Ihnen insbesondere auch bei der datenschutzkonformen Verwaltung, Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten und zentral gesteuerte Zugriffsrechte für alle am Prozess beteiligten Personen. Außerdem zahlt es auch auf Ihren professionellen Auftritt und Bewerberkontakt ein, ist also auch wichtig für eine Wirkung als attraktiver Arbeitgeber.

2. Vorteile eines Bewerbermanagementsystems für Ihr kleines Unternehmen

Ein Bewerbermanagementsystem kann Ihrem kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Zum einen können Sie den Bewerbungsprozess effizienter gestalten und Zeit sparen, da alle Unterlagen digital verwaltet werden und Sie Bewerberprofile schnell durchsuchen können. Zum anderen sorgt ein solches System für einen guten Überblick und ermöglicht eine bessere Kommunikation mit den Bewerbern, da diese regelmäßig über den Stand ihrer Bewerbung informiert werden können.

Zudem ermöglicht ein Bewerbermanagementsystem eine objektive Bewertung der Bewerbungen, da alle Informationen zentral gespeichert werden und somit eine Vergleichbarkeit gegeben ist. Sie können es auch aktiv zum Aufbau und zur Verwaltung eines Talentpools für Ihre Stellenbesetzungen in der Zukunft nutzen. Außerdem ist bei etlichen modernen Systemen ein Multiposting (also eine kostenfreie Verteilung auf verschiedenen Stellenportalen) integriert und können simpel und schnell eine eigene Karriereseite stellen. Alles an einem Ort:  All Ihre Stellen und Bewerber haben einen Heimathafen.

Nicht zuletzt trägt ein solches System auch zur positiven Außenwahrnehmung Ihres Unternehmens bei, da es Professionalität signalisiert und zeigt, dass Sie sich um Ihre Bewerber kümmern. Wenn Sie ein passendes Bewerbermanagementsystem für Ihr kleines Unternehmen suchen, sollten Sie darauf achten, dass es Ihren individuellen Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist.

3. Wie Sie das richtige Bewerbermanagementsystem auswählen und worauf Sie achten sollten

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, kann es schwierig sein, eine effektive und effiziente Methode für das Bewerbermanagement zu finden. Zettelwirtschaft und Excel-Listen ade. Ein Bewerbermanagementsystem kann Ihnen helfen, den Prozess zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Aber wie wählen Sie das richtige System aus?

Beachten Sie

• Überlegen Sie im Vorfeld, wie Ihr Prozess optimalerweise aussehen soll – was sind absolute Notwendigkeiten? Wieviel Personen und mit welchen Rollen und Rechten sind am Prozess beteiligt.
• Seien Sie sich über Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen im Klaren und stellen Sie sicher, dass das System diese erfüllen kann.
• Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Bewerber, wenn es mit einer Bewerberplattform verbunden ist.
• Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter, damit sie gut mit dem System und dem Prozess arbeiten können.
• Überlegen Sie, ob eine Cloudlösung für Ihr Unternehmen sinnvoller ist oder eine lokal installierte Version.
• Achten Sie auf die datenschutzkonforme Behandlung (Aufbewahrung, Verarbeitung und Löschung)
• Außerdem sollten Sie die Kosten berücksichtigen und sicherstellen, dass das System in Ihr Budget passt.
• Vergleichen Sie verschiedene Optionen, lassen Sie sich beraten und holen Sie auch Referenzen und Erfahrungen ein, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem können Sie Zeit sparen und den Einstellungsprozess optimieren – ein wichtiger Schritt für jedes kleine Unternehmen auf der Suche nach dem perfekten Mitarbeiter.

4. Implementierung des Bewerbermanagementsystems in Ihrem kleinen Unternehmen

Auch für kleine Unternehmen ist ein Bewerbermanagementsystem von großer Bedeutung. Es ermöglicht eine effektive und zeitsparende Verwaltung von Bewerbungen und vereinfacht den Auswahlprozess erheblich. Die Implementierung eines solchen Systems kann jedoch zunächst einschüchternd wirken, besonders wenn man bedenkt, dass es viele verschiedene Optionen gibt. Doch keine Sorge – mit ein wenig Recherche und Planung finden auch kleine Unternehmen das passende Bewerbermanagementsystem, das ihren Bedürfnissen entspricht.

Wichtig ist hierbei, sich Gedanken über die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu machen und die verschiedenen Funktionen der Systeme zu vergleichen. Bilden Sie ab, wie der Prozess heute läuft und wie er in Zukunft ablaufen soll. Dazu gehört auch, welche standardisierten, vorbereiteten E-Mails es geben soll und welche Stufen es im Prozess es geben soll: Eingang und automatisierte Bestätigung, Vorselektion, Telefoninterview, Online-Interview, Interview vor Ort, Zwischenstände, Feedback, Absagen und in welchen Zeitabständen, diese erfolgen sollen. Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie lang ein Bewerbungsprozess bei Ihnen dauern soll. Sollen sich Bewerber selbst einen Termin buchen können? Wenn ja, ist die Einbindung eines Kalendertools und ggf. eines Videokonferenztools sinnvoll.

Eine gute Vorbereitung hilft so, das richtige System auszuwählen und eine erfolgreiche Implementierung durch zu führen und da kann es helfen, sich mit jemanden auszutauschen und ggf. unterstützen zu lassen, der bereits mit mehreren Systemen aktiv gearbeitet hat und die Abdeckung IHRER Bedürfnisse priorisiert und nicht nur ein System verkauft.

Die physische Umsetzung ist nachher bei den meisten Systemen kein Hexenwerk mehr.

5. Fazit: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Ermutigung zur Umsetzung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Bewerbermanagementsystem für jedes kleine Unternehmen ein riesiger Fortschritt ist. Es hilft nicht nur beim Überblick und der Verwaltung von Bewerbungen und dem Aufbau einer Talent-Pipeline, sondern auch bei der Verbesserung des Einstellungsprozesses insgesamt. Bei der Auswahl des richtigen Systems sollten Sie jedoch darauf achten, dass es Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist. Nutzen Sie unsere Checkliste als Leitfaden und lassen Sie sich Zeit bei der Entscheidung. Mit einem effektiven Bewerbermanagementsystem können Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen und wertvolle Talente gewinnen. Also worauf warten Sie noch? Setzen Sie Ihr Vorhaben in die Tat um und profitieren Sie von den Vorteilen eines modernen Bewerbermanagementsystems!

Weiterlesen: Vermeiden Sie diese 7 Fehler beim Bewerbermanagement

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