Kleine Unternehmen, die sich im Wettbewerb behaupten wollen, sollten Preboarding- und Onboarding-Prozesse als Teil ihrer Personalgewinnungsstrategie nicht unterschätzen. Sie sind der Schlüssel, um neue Mitarbeiter erfolgreich in ihr Unternehmen und ihre Arbeitsumgebung einzuführen. Mit der richtigen Einarbeitungsstrategie können Sie Ihren Rekrutierungserfolg in einen erfolgreichen Start und gelungene Zusammenarbeit überführen.
Warum Preboarding und Onboarding wichtig sind
Obwohl Preboarding und Onboarding oft als etwas Selbstverständliches betrachtet werden, sollten sie keinesfalls unterschätzt werden. In der heutigen Arbeitswelt ist es wichtiger denn je, neue Mitarbeiter schnell und effektiv in das Unternehmen zu integrieren. Ein gutes Preboarding-Programm kann dabei helfen, den Einstieg des neuen Mitarbeiters zu erleichtern und ihm bereits vor dem ersten Arbeitstag ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln. Während des Onboardings geht es dann darum, dem Mitarbeiter alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit er seine Aufgaben schnell und erfolgreich übernehmen kann. Beide Prozesse tragen maßgeblich dazu bei, dass neue Mitarbeiter sich schneller eingewöhnen und produktiver arbeiten können – was letztendlich auch für das Unternehmen klar von Vorteil ist.
Was ist Preboarding?
Preboarding ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses, der oft übersehen wird. Es bezieht sich auf die Zeit zwischen der Zusage eines neuen Mitarbeiters und dem eigentlichen Arbeitsbeginn. In dieser Zeit können Unternehmen wertvolle Beziehungen zu ihren neuen Mitarbeitern aufbauen und ihnen das Gefühl geben, willkommen und geschätzt zu sein.
Die Ziele des Preboardings sind vielfältig: Es soll den neuen Mitarbeiter mit dem Unternehmen vertraut machen, ihm einen Überblick über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten geben, ihn in die Unternehmenskultur einführen und ihm helfen, sich schneller im Team zurechtzufinden. Das erste Willkommen entscheidet schon maßgeblich über eine Bindung an das Unternehmen.
Es bezieht aber auch die internen Vorbereitungen mit ein: Anforderung und Zusammenstellung aller notwendigen Unterlagen, Vorbereitung und Bereitstellung der Arbeitsmittel, des Arbeitsplatzes, Willkommensgoodies, Abstimmung des Einarbeitsplans, etc. – und zwar VOR dem ersten Tag.
Was ist Onboarding?
Onboarding hingegen bezieht sich konkreter auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ziel des Onboardings ist es, den neuen Mitarbeiter bestmöglich auf seine zukünftigen Aufgaben einzustimmen und ihm einen reibungslosen Start in das Unternehmen zu ermöglichen. Hierbei geht es nicht nur um eine einfache Einführung in die Arbeitsabläufe, sondern auch um die Vermittlung der Unternehmenskultur und -werte sowie die Integration in das Team.
Die Vorteile von Preboarding und Onboarding für kleine Unternehmen
Für kleine Unternehmen ist es besonders wichtig, die Mitarbeiterbindung von Anfang an zu fördern. Das Preboarding und Onboarding können hierbei helfen.
Das Ganze ist ein Kreislauf: Die sorgfältige Einarbeitung fördert die schnelle Integration auf der menschlichen, systemischen und arbeitstechnischen Ebene. Das führt wiederum zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsqualität und Leistungsbereitschaft auswirkt.
Kleine Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen für eine umfangreiche Personalabteilung oder ein ausgeklügeltes Onboarding-Programm, um so wichtiger ist die Struktur. Auch mit einfachen Mitteln lässt sich bereits viel erreichen. Die interne Vorbereitung auf die neuen Mitarbeiter, aktive Einbindung von Paten, eine herzliche Begrüßung am ersten Arbeitstag, ein Rundgang durch das Unternehmen sowie klare Erwartungen und Zielsetzungen helfen bereits dabei, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihm das Gefühl zu geben, dass er zum Team gehört. Die im Preboarding geleistete Vorarbeit kann zudem dazu beitragen, dass der Arbeitsstart reibungsloser verläuft und nicht erst alle wirr herumlaufen, weil sieben Sachen für den Start fehlen (und nein, das ist keine Seltenheit und ja, es passiert in großen wie kleinen Unternehmen).
Wie kann man ein erfolgreiches Pre- und Onboarding etablieren?
Bauen Sie bereits vor dem Start eine klare Kommunikation auf. Hierbei können Sie beispielsweise einen Willkommensbrief oder ein Informationspaket verschicken, um die Vorfreude auf den neuen Job zu steigern und erste Fragen zu klären. Auch ein strukturiertes Onboarding-Programm ist wichtig, um die Einarbeitung effektiv und angenehm zu gestalten. Hierbei können Sie beispielsweise Schulungen oder Mentorenprogramme anbieten, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihre Aufgaben heranzuführen. Legen Sie sich Vorlagen und Checklisten an, damit Sie im Alltag nichts vergessen, insbesondere wenn es um Spezialanforderungen bestimmter Funktionen geht (z.B. Werkzeuge oder Arbeitskleidung, die gestellt werden müssen).
Best Practices für ein erfolgreiches Pre- und Onboarding
Zu den Best Practices gehört unter anderem die Vorbereitung eines detaillierten Einarbeitungsplans und die Bereitstellung aller notwendigen Ressourcen für den Start (siehe oben). Eine offene und freundliche Atmosphäre während des gesamten Prozesses sind ebenfalls entscheidend für ein erfolgreiches Pre- und Onboarding. Sie sollten auch sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter in das Team integriert wird und ihm die Möglichkeit gegeben wird, sich mit seinen Kollegen zu vernetzen.
Die Rolle von Führungskräften im Pre- und Onboarding-Prozess
Auch für die Führungskräfte beginnt die erfolgreiche Einführung neuer Mitarbeiter lange vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds. Führungskräfte vermitteln die Erwartungen des Unternehmens und die Kultur. Sie können gezielt sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich sicher fühlen und schnell in ihre Rollen und die Organisation integriert werden. Es ist daher wichtig, dass Führungskräfte sich im Prozess engagieren, indem sie Zeit mit neuen Mitarbeitern verbringen und ihnen regelmäßig und in kurzen Abständen Feedback geben. So legen sie (gegebenfalls mit Unterstützung des Personalbereichs, der Strukturen an die Hand gibt) den Grundstein für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Bindung.
Warum sich die Investition in ein gutes Pre- und Onboarding lohnt.
Die Investition in ein gutes Pre- und Onboardingprogramm für kleine Unternehmen lohnt sich. Sie sichert Ihren Rekrutierungserfolg ab, reduziert die Gefahr, dass neue Mitarbeiter schnell wieder das Unternehmen verlassen. Sie stellen sicher, dass die Newcomer schnell produktiv arbeiten und sich in das Unternehmen integrieren können. Sie fördern so die Mitarbeiterbindung, was wiederum zu einer höheren Motivation und Produktivität führt.
Nicht zu vernachlässigen ist die Auswirkung auf das Image des Unternehmens und die Attraktivität als Arbeitgeber, da dies ein Zeichen für eine positive Unternehmenskultur ist. Der Aufwand für ein gutes Pre- und Onboarding mag zunächst hoch erscheinen, jedoch zahlt sich diese Investition definitiv ziemlich rasch und auch langfristig aus.
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Und versprochen: Ein Gespräch lohnt sich immer, ein bis zwei Ideen nehmen Sie immer mit!
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