Interview mit Susanne Just und Bärbel Metzger über das System “Profit First” in der Personalplanung.

Susanne Just und Bärbel Metzger sind das Duo hinter  “Finanzen neu denken – dein gesundes Unternehmen”. Sie sind beide “certified Profit First Professionals” und Susanne noch zusätzlich “certified Fix This Next Advisor”.

Ich selbst nutze das Profit First System ganz stringent seit letztem Jahr in meinem Unternehmen. Vorher habe ich mich “sanft” genähert. Und es hat bei mir einen großen Unterschied gemacht in der Planung. Deshalb habe ich Susanne und Bärbel zum Blog-Interview eingeladen.

Hallo Susanne, hallo Bärbel, erzählt doch einmal, wen ihr mit welcher Leistung unterstützt!

Hallo Katja! Mit unserem Unternehmen unterstützen wir Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, sich ein ganzheitlich (finanziell) gesundes Unternehmen aufzubauen, das vom ersten Euro an Gewinn macht – und das ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei begegnen wir den Unternehmerinnen und Unternehmern als Sparrings- und Accountability-Partner auf Augenhöhe. In unserer Arbeit schöpfen wir nicht nur aus unserem Wissen als Financial Business Coaches, sondern auch aus unserer jahrelangen Erfahrung als Steuerberaterinnen. Zudem sind wir Host des ersten Podcasts im deutschsprachigen Raum, der sich mit allen Themen rund um Profit First, Fix This Next und (finanziell) gesunden Unternehmen beschäftigt.

In zwei bis drei Sätzen. Was ist Profit First?

Puh, in 2 – 3 Sätzen wird das etwas schwer, aber wir versuchen es mal. Profit First wurde von dem Amerikaner Mike Michalowicz entwickelt. Es handelt sich um ein Cash-Management-System (Mehrkonten-Modell), mit dem man seine Unternehmensfinanzen so strukturieren kann, dass das Unternehmen auf die Erzielung von Gewinn ausgerichtet ist, bestimmte Rücklagen (z. B. für Steuerzahlungen, allgemeine Rücklagen für turbulente Zeiten, Personalkosten etc.) gebildet werden und ein Budget für die Betriebskosten geschaffen wird. Der Gewinn bleibt damit nicht länger ein Überbleibsel, sondern wird Realität – ganz in echt in Geld auf einem Bankkonto. Dabei werden die Gelder, die liquiditätstechnisch in das Unternehmen herein kommen, nach bestimmten Prozentsätzen aufgeteilt und auf – entsprechend für ihre jeweilige Bestimmung eingerichtete – Bankkonten überwiesen. Dadurch entstehen auf der einen Seite finanzielle Rücklagen und auf der anderen Seite durch die offensichtliche Reduzierung der Liquidität auf dem Hauptbankkonto  begrenzte Ressourcen für die Ausgaben des Unternehmens. Profit First nutzt die uns Menschen von der Natur gegebenen Verhaltensmuster im Umgang mit Geld, sodass wir es mit unserem gewohnten Umgang mit Geld trotzdem schaffen, unser Unternehmen in gesunde Bahnen zu lenken.

Spannend. Wo könnt ihr euch gut vorstellen, dass Profit First in der Personalplanung zu nutzen ist?

Profit First kann sowohl in der Vorbereitung einer Mitarbeiter-Einstellung genutzt werden, als auch in der laufenden Personalkostenverwaltung- und -planung. Wenn man z. B. für die Personalkosten ein eigenes Bankkonto anlegt, auf dem in regelmäßigen Abständen ein gewisser Prozentsatz der Einnahmen landet, dann kann man sicherstellen, dass die Liquidität für die Zahlungen am Monatsende auch tatsächlich vorhanden ist. Wie oft ist es denn so, dass die Gelder vorher erst einmal für eine oder mehrere andere Ausgaben einsetzt werden und dann darauf gebaut wird, dass bis zum Gehaltszahlungszeitpunkt wieder Einnahmen ins Unternehmen gekommen sind? Wir haben es zumindest oft so bei Kunden erleben dürfen. Mit Profit First gehört dies der Vergangenheit an.

Bei der Planung der Einstellung eines oder mehrerer Mitarbeiter kann man das Unternehmen schon lange im Voraus auf die finanzielle Mehrbelastung vorbereiten, indem man frühzeitig beginnt, bestimmte Anteile an den Einnahmen auf ein gesondertes Bankkonto zu transferieren. Zum einen gewöhnt man das Unternehmen an die steigenden Personalkosten und kann schon erkennen, ob es überhaupt in der Lage ist, die Kosten für weiteres Personal nachhaltig zu erwirtschaften, denn nicht jeder Mitarbeiter erzielt operativen Umsatz (z. B. Sekretariat, persönliche Assistentin). Gleichzeitig bildet man für die oftmals mehrere Monate dauernde Einarbeitungszeit finanzielle Rücklagen, denn der Mitarbeiter wird ja nicht gleich von Anfang an einen entsprechenden operativen Umsatz vorweisen können.

Dann kann man wunderbar Rücklagen für Zahlungen bilden, die vielleicht nur ein oder zweimal im Jahr auftauchen z. B.

• Gratifikationen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• Weihnachtsfeier
• besondere Weiterbildungsmaßnahmen
• Arbeitsplatzausstattung
• Mutterschaft- und Elternzeit
• Betriebsausflug
• Kosten für Rekrutierung neuen Personals (Stellenanzeigen, HR-Experte etc.)
• ….

Besonders empfehlenswert ist diese Rücklage auch für die Abpufferung von Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht im Unternehmen ist, weil er zum Beispiel Urlaub hat oder krank ist. Während dieser Zeit laufen die Personalkosten weiter, aber der Mitarbeiter ist nicht an der Erzielung von Umsätzen beteiligt. Gut, wenn man dann für solche Zeiten vorgesorgt hat (idealerweise sogar, um jemanden kurzfristig einstellen zu können, der diese Zeiten ausfüllt).

Seltener, aber dennoch auch sehr empfehlenswert, ist eine Rücklage für die Planung der Unternehmensnachfolge. Oftmals ist es so, dass zur Vorbereitung auf das Ausscheiden des Inhabers ein Geschäftsführer eingestellt wird, der den Inhaber zwei oder drei Jahre begleitet. Dieser Geschäftsführer möchte dann natürlich auch jeden Monat ein, zu seiner Aufgabe passendes Gehalt bekommen, sodass das Unternehmen in der Übergangszeit finanziell etwas stärker gefordert ist.

Gibt es bestimmte Prozentsätze, die ihr vorschlagt?

Profit First ist kein “one size fit’s all”. Jedes Unternehmen ist individuell, jedes Unternehmen hat eine individuelle Personal-(kosten-) struktur. Von daher gibt es nur individuelle Prozentsätze. Wir als Profit First Professionals unterstützen gerne dabei, den passenden Prozentsatz zu ermitteln und festzulegen.

Was ist aus eurer Sicht der große Vorteil daran ?

Allem voran: KLARHEIT. Klarheit darüber, dass zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung die finanziellen Mittel auch tatsächlich im Unternehmen zur Verfügung stehen. Das gibt Sicherheit – nicht nur in der Unternehmensführung, sondern auch in der Unternehmensplanung. Ein Personalkostenbudget, das ganz in echt auf einem Bankkonto abgebildet ist, fängt unvorhergesehene Ereignisse (wie Krankheit/Unfall etc.) auf und zeigt, wie viel Personal das Unternehmen überhaupt tragen kann. Und zu guter Letzt, bietet Profit First eine klare Struktur, die es uns als Unternehmer möglich macht, mit einem kurzen Blick auf unsere Bankkonten unternehmerische Entscheidungen zielgerichtet(er) zu treffen – fernab von betriebswirtschaftlicher Auswertung, Gewinnermittlung oder Bilanz.

Gibt es 2-3 ganz konkrete, wirkungsvolle Tipps rund um das Thema Personal & Profit First, die die Leser direkt umsetzen können?

Tipp 1: bei der Bank, bei der das Geschäftskonto geführt wird, ein Tagesgeldkonto anlegen, das künftig für den Aufbau der Liquidität für Personalkosten genutzt wird.

Tipp 2: Jede Woche 1% der geldmäßig ins Unternehmen gekommenen Einnahmen (ohne Umsatzsteuer) auf dieses Rücklagenkonto überweisen. Das ist schon mal ein guter Anfang.

Tipp 3: Spaß an der Organisation der Unternehmensfinanzen finden und sich über das Wachstum des Personalkosten-Rücklagenkontos freuen.

Wo können euch meine Leser finden?

Unsere Website und unseren Podcast findet man unter:

Website:   www.deingesundesunternehmen.de

Podcast:  www.deingesundesunternehmen.de/podcast

Facebook-Fanpage:  https://www.facebook.com/deingesundesunternehmen

Instagram: @finanzen_neu_denken

Was möchtet ihr den Lesern noch mit auf den Weg geben?

Profit First entfaltet seine Kraft natürlich nicht nur im Personalkostenbereich, sondern vor allem dann, wenn man das Cash-Management-System für das gesamte Unternehmen anwendet. Wie wäre es, wenn sich jede Woche auch ein bestimmter Prozentsatz der Einnahmen auf den Weg auf ein eigens für den Gewinn eingerichtetes Bankkonto machen würde? Wie wäre es, wenn es jedes Quartal eine kleine Ausschüttung aus diesem Gewinn geben würde, mit der wir uns als Inhaber für unseren Mut und unser Vertrauen in das Unternehmen belohnen dürfen? Wie wäre es, wenn Steuerzahlungen, egal ob Umsatzsteuer oder Einkommensteuer/Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer ganz easy und vor allem mit Freude an die Finanzverwaltung überwiesen werden können?

All das (und noch viel mehr) kann Profit First. Wer mehr wissen möchte, schenkt sich am besten das Buch “Profit First” und legt los, hört in unseren Podcast rein oder meldet sich direkt bei uns. Dann können wir schauen, wo das Unternehmen aktuell steht, wo es hin soll und wie unsere Begleitung aussehen könnte.

Ich danke euch herzlich fürs Blog-Interview und bin gespannt auf Feedback meiner Leser und Leserinnen zu euren Ansätzen.

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Bildquelle: Susanne Just und Bärbel Metzger

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