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Vereinbarkeit: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für den neuen Normal-Modus

Vereinbarkeit: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für den neuen Normal-Modus

Was erwarten Eltern von Arbeitgebern? Was sind Hürden? Auf der Suche nach guten Antworten für beide Seiten zeigt die Gastautorin Nadine Pniok von 2PAARSchultern, was Arbeitnehmer, die Vereinbarkeit erleben können, für ihr Unternehmen leisten und welche Möglichkeiten New Work insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet.

 

Gerade in den letzten Wochen ist deutlich in den Fokus gerückt, dass unsere Gesellschaft beim Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf immer noch sehr gespalten ist. Für die Einen ist die Situation von Eltern in der Coronakrise eine Privatsache, um die sich die Familien doch bitte möglichst geräuschlos kümmern mögen, während die betroffenen Eltern vor lauter Überforderung kaum mehr wissen, wie sie die kommenden Tage und Wochen (oder Monate) bis zu einem – wenn auch eingeschränkten – Regelbetrieb in Schulen und Kindergärten überstehen sollen.

Für viele ist jedoch klar, dass es eine Rückkehr in den alten Normal-Modus nicht mehr geben wird – so gut hat das Arbeiten aus dem Home Office für Büro-Angestellte funktioniert – und abseits des Homeschoolings haben viele Familien auch das Mehr an Familienzeit schätzen gelernt, welche sie so vorher nicht hatten.

Wir wollen uns hier mal genauer anschauen, was jungen Familien und Arbeitgebern allgemein helfen kann, ihren Vorstellungen von Vereinbarkeit näher zu kommen – unter Berücksichtigung der geänderten Vorzeichen der aktuellen Coronakrise.

 

Was erwarten junge Familien von Arbeitgebern zusätzlich zu den gesetzlichen Bedingungen?

 

Kurz und knapp: Flexibilität, eine wertschätzende Firmenkultur und eine gute Arbeitsorganisation. Jedes Elternteil sollte die Möglichkeit haben, verschiedene Varianten von Arbeitsort und Arbeitszeit auszuprobieren: im Büro (in der Fertigung/Klinik/beim Patienten, etc.), von zu Hause aus, im Co-Working-Space mit Kinderbetreuung, Vollzeit, Teilzeit, mit festen Arbeitszeiten oder mit z.T. flexiblen, fragmentierten Lösungen.

Jede/r ist anders und hat zu Hause ein anderes Umfeld – und oftmals merkt man erst mit dem Ausprobieren, wie es am besten funktioniert. Wir haben häufig erlebt, dass der Arbeitgeber schnell Sicherheit bei diesen Randbedingungen fordert und es dann sehr schwierig ist, einmal getroffene Vereinbarungen anzupassen. Dies geht meist zu Lasten der Effizienz und der Motivation der Eltern. Voraussetzung für diese Flexibilität ist natürlich, dass erstmal die entsprechenden Möglichkeiten geschaffen werden: es gibt nicht mehr die EINE Arbeitsweise und Präsenz ist häufig nicht notwendig. Diese Entwicklung hat die Corona-Krise nun erfreulicherweise beschleunigt.

Fast noch wichtiger ist, dass den Eltern Wertschätzung entgegengebracht wird: Sie sind ja keine anderen Menschen/Arbeitnehmer als vor der Elternschaft. Karrierewege sollten ihnen genau wie allen anderen offenstehen. Auch ist auf die eigene wie auch die Kommunikation der Führungskräfte und Mitarbeitenden zu achten: Sprüche à la „Amüsiere Dich gut auf dem Spielplatz [während wir arbeiten]“ oder „Du arbeitest ja NUR Teilzeit.“ dürfen nicht toleriert werden. Gleichzeitig sollte die Arbeitsorganisation und die dazugehörigen Prozesse auch so gut aufgebaut sein, dass Eltern jederzeit mit ihren kranken Kindern zu Hause bleiben können – also Kollegen ohne größeren Aufwand ihre dringenden Aufgaben kurzzeitig übernehmen können.

Das sind für die meisten Eltern die Fundamente ihrer privaten Organisation – Instrumente wie Geburtsprämien, Förderung von Elternzeit, Spielzimmer, Betriebskitas, Kooperation mit Familienservice-Agenturen etc. sind zwar wünschenswert und können vieles erleichtern, aber helfen wenig, wenn sich im (normalen) Arbeitsalltag die Familienzeit immer an die Erfordernisse des Jobs anpassen muss und wenig Verständnis für die Lebenswirklichkeit von Eltern herrscht. Schlimm wird es, wenn dies direkt oder indirekt kommuniziert wird. Das frustriert Eltern – nicht umsonst suchen viele nach der Elternzeit nach einem neuen Job in einem anderen Arbeitsumfeld.

 

Was sind die größten Hürden?

 

Die größten Hürden befinden sich erfahrungsgemäß in den Köpfen von Mitarbeitenden und Führungskräften – aber auch z.T. bei den Eltern selbst. Häufig fehlt es an Kreativität und Mut, die Dinge auch mal anders zu denken und so individuelle Lösungen zu finden.

Das geht schon bei dem Verständnis für die Situation der anderen Seite los. Ich kann von einer Personalerin Mitte 50, alleinstehend und ohne Kinder nicht ohne Weiteres erwarten, dass sie die Situation von arbeitenden Eltern versteht. Da muss ich als Elternteil schon mal weiter ausholen und ein paar Dinge mehr erklären. Andersrum kann mein Mitarbeiter meine Zwänge im Unternehmen und gegenüber Kunden nicht verstehen, wenn ich sie oder ihn darüber nicht (weitgehend) transparent aufkläre. Wir haben oft erlebt, dass derartige Konflikte ganz anders gelöst werden können, wenn beide Seiten um die wirkliche – und nicht vermutete – Ausgangssituation des Gegenübers wissen.

Bei Führungskräften gibt es häufig noch ein ganz anderes Problem: der Großteil der Manager ist über 50, männlich, lebt ein eher traditionelleres Rollenbild zu Hause und hat wenige Erfahrungen mit Diversität. Diese Manager sind per se skeptischer gegenüber anderen Lebensentwürfen und fördern tendenziell eher jene Mitarbeiter, deren Verhalten und Leben eher ihrem Rollenverständnis entspricht – auch häufig als „Thomas-Kreislauf“ bezeichnet. Damit zementieren diese Führungskräfte Hierarchien und Prozesse und können kaum wirkliche Innovationstreiber sein. Es ist auffällig, dass oftmals Mitarbeitern vielleicht noch Flexibilität in der Ausübung ihres Jobs eingeräumt wird, aber die Vorgesetzten üben ihre Funktion fast alle identisch aus und glänzen vor allem mit Anwesenheit im Büro.

Wir sind selbst als Führungskräfte und Eltern in vielen Bereichen an Grenzen gestoßen und konnten kaum glauben, dass diese im 21.Jahrhundert immer noch existieren.  Wir möchten mit unseren Aktivitäten unseren Beitrag zum gesellschaftlichen Wandel leisten, dem es dringender denn je bedarf. Gerade in der aktuellen Coronakrise sehen wir, wie die alten Gräben wieder aufbrechen und gerade Eltern -und speziell Mütter – wieder mehr abgehängt werden. Mein Mann engagiert sich ehrenamtlich im Netzwerk “Väter in der Coronakrise” der Väter gGmbH und berät Väter, die in diesen Tagen an ihre persönlichen Grenzen kommen.

Klassisch strukturierte Unternehmen haben noch nicht verstanden, welch erhebliches Potential sie damit verprellen: Eltern sind häufig sehr engagierte und vor allem loyale MitarbeiterInnen, wenn das Unternehmen auch in familiär herausfordernden Phasen zu ihnen steht. Zudem ist dies betriebswirtschaftlicher Harakiri in Zeiten des Fachkräftemangels, wo alle Unternehmen und Organisationen um die besten Köpfe kämpfen.

 

Was kriegen die Unternehmen im Gegenzug von den Mitarbeitern, wenn sie sich familienfreundlicher aufstellen? Oder anders gefragt: Was sind die Arbeitnehmer dann bereit zu leisten?

 

Zunächst müssen wir festhalten, wie wir familienfreundliche Maßnahmen definieren – es geht hier nicht nur um Eltern: das beginnt beim Auszubildenden über die Mittzwanzigerin, die ein Sabbatical einlegen möchte, zur Elternschaft und betrifft auch Mitarbeiter, die Angehörige pflegen bis zum Mitarbeitenden, der in den Ruhestand übergeht. Also früher oder später hat fast jede/r ein Thema, wo seitens des Arbeitgebers zumindest Verständnis, aber auch Unterstützung gefragt wird.

Unternehmen, die sich hier breiter aufgestellt haben, bestätigen uns: die Mitarbeiter, die direkt oder indirekt in der jeweiligen Lebensphase unterstützt wurden, tendieren seltener dazu, den Arbeitgeber zu wechseln. Wir kennen Fälle, in denen die Arbeitnehmer selbst einen Platz in einem Co-Working-Space mit Kinderbetreuung finanziert haben, um einerseits für ihr Kind an Kitaschließtagen da zu sein, aber dennoch die Abgabefrist für den Arbeitgeber einzuhalten. Die Mitarbeiter sind in der Regel empathischer und sensibler im Umgang mit anderen Kollegen und Vorgesetzen und sind es gewohnt, um die Ecke zu denken.

Wer erfolgreich Kompromisse mit einer 3jährigen oder einem demenzkranken Vater aushandeln kann, überträgt diese Flexibilität auch auf Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten. Außerdem zeigen gerade Eltern, die Führungskräfte sind, mehr Tendenzen dazu, Aufgaben zu delegieren und ihre Mitarbeitenden stärker zu „empowern“ – gerade auch im eigenen Interesse, falls sie mal kurzfristig ausfallen. Dies sind nur einige Beobachtungen von uns, man könnte sicher noch einige hinzufügen.

 

Welche Möglichkeiten bietet zum Beispiel „new work“?

 

Im Rahmen der „Neuen Arbeit“ sollen z.B. Hierarchien abgebaut werden, dem steht aber auch eine größere Eigenverantwortung gegenüber. Wenn die Mitarbeiter für ihren Bereich mehr Verantwortung übernehmen, sorgen die meisten zum Beispiel ganz selbstverständlich dafür, dass sie ihren Aufgabenbereich vor einer geplanten Abwesenheit gut vorbereiten und übergeben.

Wie beschrieben, tendieren speziell Eltern dazu, mehr Themen zu delegieren und Verantwortung abzugeben. Damit werden sie weniger Anpassungsschwierigkeiten haben als klassisch sozialisierte Arbeitnehmer und sich in neuen Strukturen hervorheben. Auch die Verlagerung zu einer ergebnisorientierten Unternehmenskultur gegenüber der vorherrschenden starren Anwesenheits- und Arbeitszeitregelungen wird insgesamt zu einer familienfreundlicheren Arbeitskultur führen und vermutlich mehr Eltern in Arbeit und an Entscheidungsschnittstellen halten bzw. dorthin befördern, weil sie insgesamt zufriedener und motivierter als in klassischen Strukturen sind.

Kommunikation findet tendenziell mehr auf Augenhöhe statt, als dass diese von strengen hierarchischen Regeln geprägt ist und damit mehr Raum für Diversität und Kreativität bieten. Das sind nicht zu unterschätzende Eigenschaften, die Unternehmen von ihren Wettbewerbern abheben werden. Wir glauben, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen sich mittels der Instrumente von New Work gut von ihren größeren Konkurrenten abheben können. Kriterien wie Gehalt, Status oder Dienstwagen sind weniger essentiell für die Wahl des Arbeitsplatzes als noch vor einigen Jahren. Der Umgang mit den Nöten der Mitarbeiter in der aktuellen Krise wird entscheidend dafür sein, ob Unternehmen in den kommenden Jahren die besten Köpfe in ihren Reihen haben werden – oder mittels der Weiterführung des „Thomas-Kreislaufes“ endgültig aufs Abstellgleis geraten.

Wenn Sie sich intensiver mit dem Thema beschäftigen wollen, wie auch Sie Ihr Unternehmen stärker aus der Krise herausführen und familienfreundlicher aufstellen können, sind Sie herzlich eingeladen, sich unter folgendem Link:    https://bit.ly/2AZJxb8

die kostenlose Aufzeichnung zu dem Webinar „Zurück in den (neuen) Normalmodus“ von Robert Frischbier gemeinsam mit Volker Baisch von der Väter gGmbH anzuschauen.

 

 

 

Über die Autorin:
Nadine Pniok und ihr Mann Robert Frischbier beraten im Rahmen der “2PAARSchultern GbR” (www.2paarschultern.de) Unternehmen bei der Transformation zum familienfreundlichen Arbeitgeber und Eltern, damit diese ihre bestmöglichen Vorstellungen von Vereinbarkeit umsetzen können. Oftmals fehlt es den Beteiligten an Impulsen, Rollen und Situationen auch mal anders herum zu denken und so gute Lösungen zu finden.  Als glückliche Eltern und langjährige Führungskräfte kennen die Beiden sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberseite gut und können so wertvolle Unterstützung anbieten. Die Beiden helfen mittels unterschiedlicher Formate – über Impulsvorträge, die Vergabe des Prüfsiegels der Bertelsmann Stiftung “Familienfreundlicher Arbeitgeber” bis hin zu individuellen Workshops und Coachings.

Hier  können Sie Kontakt zu Nicole Pniok und Robert Frischbier von 2PAARSchultern aufnehmen
Website: www.2paarschultern.de
Podcast: https://www.2paarschultern.de/podcast/
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/2paarschultern-gbr
Facebook: https://www.facebook.com/2paarschultern

Und in diesem Blogbeitrag  finden Sie weitere grundlegende Überlegungen, wie Sie dem Fachkräftemangel entgegenwirken können: Personallösungen von der Stange? Warum Sie 08/15 Lösungen vermeiden sollten und was Sie anders machen können.

 

 

Bildquelle: Nadine Pniok und Robert Frischbier

Arbeiten im Home-Office  – Tipps für Arbeitgeber

Arbeiten im Home-Office – Tipps für Arbeitgeber

Home-Office war für viele Unternehmer und Angestellte trotz der seit Jahren existierenden Regelungen und öffentlichen Diskussionen immer noch ungewohnt. Die Corona-Krise und damit einhergehenden die Pandemie- und Quarantäneregelungen haben dann für viele mit  einem Paukenschlag Fakten geschaffen. Auf einmal musste gefühlt alle Welt ins Home-Office. Es gilt, die Arbeit im Home-Office für die Zukunft so erfolgreich vorzubereiten und zu gestalten, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und beide Seite zufrieden sind. Deshalb habe ich hier einige Tipps und Anregungen für Arbeitgeber zur Nutzung des Home-Office als zusätzliche Arbeitsform zusammengestellt.

 

Arbeiten im Home-Office ist für mich bereits seit 2003 Realität. Mal mehr, mal weniger. Seit meiner Selbständigkeit ohnehin. Ich genieße dabei durchaus die Abwechslung zwischen Terminen bei und mit Kunden, gelegentliche Arbeit im Co-Working Space und der Arbeit im Büro daheim.

Diese Arbeitsform hat mich durchaus vor einige Herausforderungen gestellt, allerdings konnte ich planen und mit sukzessive darauf einstellen. Dies konnten viele Arbeitnehmer und Arbeiter jetzt nicht oder kaum. Manche Arbeitgeber (zum Teil Arbeitnehmer) haben sich seit Jahren gegen Home-Offices gewehrt und plötzlich ist es eine Notwendigkeit, um das Unternehmen am Leben zu halten und das Einkommen und den Job zu sichern.

Die Krise wird vermehrt das Schaffen von mehr Home-Office Möglichkeiten zur Folge haben. Die Arbeitgeber werden durch die aktuelle Erfahrung weniger Ausreden haben, dem Wunsch ihrer Mitarbeiter*innen nach (gelegentlicher) Arbeit im Home-Office nachzukommen. Viele hatten die unterschiedlichsten Vorbehalte. Dabei ist auch das Home-Office eine Möglichkeit, um als Arbeitgeber attraktiv für Fachpersonal zu sein. Gleichzeitig kann es Ihnen die Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens in Krisen- oder Katastrophenfällen ermöglichen.

Aktuell lohnt sich auf jeden Fall auch der Blick auf das Förderprogramm der Bundesregierung “go-digital”, welches aufgrund der Corona-Krise auch die Förderung von Home-Offices ermöglicht auch bei einem Start der Maßnahme vor Erhalt eines Zustellungsbescheids. Näheres finden Si auf der Seite des BMWI.

Um das Home-Office für alle Beteiligten zu einem Erfolg zu machen und es als zusätzliche, dauerhafte Arbeitsform in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen.

 

Überlegungen vor der Einführung oder zur Beibehaltung von Home-Offices

 

  • Welche Aufgaben und Funktionen lassen sich in Ihrem Unternehmen (temporär) auch aus dem Home-Office erledigen? Erstellen Sie eine Übersicht. Welche Funktionen waren vielleicht auch in der jetzigen Krisensituation problemlos ins Home-Office zu übertragen?
  • Welches Equipment, welche technische Ausrüstung und welche Programme  benötigen Sie in Ihrem Unternehmen um den Betrieb am Laufen zu halten? Welche Software und welche sicheren Zugänge zum Unternehmensnetzwerk können Sie etablieren?
  • Klären Sie mit den Mitarbeitern, wer überhaupt Interesse am Home-Office hat. Nicht jeder ist ein wahrer Fan oder hat die Möglichkeit, daheim in Ruhe zu arbeiten. Aber die Option dazu, hätten viele meines Erachtens gern.
  • Klären Sie die notwendigen räumlichen Voraussetzungen: wo kann daheim gearbeitet werden, gibt es einen separaten Raum, wer hat Zugang zu der Firmenausstattung, wie lässt sich alles sichern (Hardware und Daten) und so weiter.
  • Treffen Sie eine schriftliche Home-Office Vereinbarung zu den Rahmenbedingungen (zeitlicher Rahmen, Lage der Arbeitszeit, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Datenschutz,Erstattung von Internet- und Telefonkosten und so fort). Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern*innen auch die versicherungsrechtlichen Fragen. Es ist wichtig zu wissen, was zum Beispiel im Home-Office ein Arbeitsunfall ist. Ihre Berufsgenossenschaft ist hier auch immer ein guter Ansprechpartner.

Neben diesen wichtigen, klassischen Rahmenbedingungen gibt es aber auch andere organisatorische Absprachen und Arbeitsweisen, die Sie in Betracht ziehen sollten. Die Mitarbeiter*innen sollen im Home-Office produktiv bleiben können und beide Seiten sollten letztendlich auch ein gutes Gefühl bei der Sache haben. Auch müssen Sie sich die Führungskräfte Gedanken dazu machen, was das für Ihre Führungsarbeit bedeutet.

 

Tipps für Arbeitsorganisation und Vertrauen

 

Manche Arbeitgeber haben schlichtweg Angst, keinen Zugriff auf die Arbeitsleistung zu haben oder keinen aktuellen Stand der Arbeit abfragen zu können. Damit beide Seiten beruhigt und vertrauensvoll zusammenarbeiten können, sind folgende Punkte hilfreich:

  • Beschreiben Sie Ihre Prozesse. Das ist aus meiner Sicht eine grundlegende Voraussetzung für jegliche Arbeit, speziell im Home-Office. Das wird Ihnen auch jede Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen erheblich erleichtern.
  • Klären Sie die gegenseitigen Erwartungshaltungen und Vorstellungen:  sprechen Sie offen an, welche Befürchtungen Sie haben und was Sie erwarten. Fragen Sie nach, was Ihre Mitarbeiter*innen brauchen und sich wünschen.
  • Klären Sie, wer wann und mit welcher (gegebenenfalls täglichen) Vorlaufzeit im Home-Office arbeitet.
  • Stellen Sie Regeln auf. Brauchen Sie eine Kernarbeitszeit oder garantierte telefonische Erreichbarkeit im Home-Office? Wie kurzfristig müssen zum Beispiel Telefonate und Videokonferenzen möglich sein.
  • Wie stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Projekte haben? Programme wie MS-Projekt, Meister-Task, Asana oder andere können da eine gute Hilfe sein.
  • Benchmark zur dezentralen Führung: schauen Sie bei anderen Unternehmen oder auch in Ihrer eigenen Vertriebsstruktur, welche Formen von Zielfestlegung – Delegation – Kommunikation und Ergebniskontrolle sich dort bewährt haben. Manchmal sind es die kleinen Tipps, die Ihnen so viel weiterhelfen können. Sprechen Sie Ihre Vorstellungen mit jemanden durch, der schon länger mit Arbeit und Führungen Mitarbeitern im Home-Office Erfahrung hat.
  • Bauen Sie regelmäßige Reflexionen und Feedback-Runden zur Arbeit im Home-Office ein. Funktioniert die Arbeitsweise in der aktuellen Form zur Zufriedenheit für beide Seiten? Berücksichtigen Sie auch die Widerstände auf die Sie treffen. Was sind unerwartete Widrigkeiten auf die Sie oder Ihre Mitarbeiter treffen.

 

Je klarer Sie Ihre Vorstellungen kommunizieren, im engen Kontakt bleiben und sich gegenseitig abgleichen, um so einfacher wird die Arbeit und Führung der Mitarbeiter*innen im Home-Office und so kann aus dem Experiment in der Krise eine dauerhafte, für alle Seiten bereichernde Arbeitsform für die Zukunft werden.

Nehmen Sie sich ruhig auch einmal die Zeit, um auszutauschen, wie man im Home-Office seinen Tag strukturiert, sich Zeitfenster für Pausen und konzentriertes Arbeiten schafft und sich abschotten kann. Hier gibt es auch kleine Hilfsmittel, wie die Pomodoro-Technik (auch als App), geräuschreduzierende Kopfhörer oder Apps wie Brain.fm mit konzentrationsfördernder Musik. Auch sollte durchaus thematisiert werden können, wie man sich mental und äußerlich auf seinen Tag vorbereitet, genauso als wenn man sich auf den Weg ins Büro machen würde.

Jede Minute, die Sie hier in die Vorbereitung und Überprüfung investieren, ist gut investiert, denn Sie schützt Sie vor Enttäuschung, Missverständnissen und Produktivitätsverlust.

Haben Sie weitere Fragen zu Vereinbarungen zur Arbeit im Home-Office, Arbeitsorganisation oder Führung? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

 

 

 

Bildquelle: Shutterstock

Coronakrise – Zusammenstellung nützlicher Informationen – Personalmanagement, Kurzarbeit, Liquidität

Coronakrise – Zusammenstellung nützlicher Informationen – Personalmanagement, Kurzarbeit, Liquidität

 Achtung: der Artikel wird sukzessive und kontinuierlich ergänzt, präzisiert, erweitert

Hier habe ich Ihnen eine Informationen und Links zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, gut durch die Krise zu kommen. Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und das ist meines Erachtens aktuell auch kaum möglich. Wenn Sie Fragen haben, die Sie rund um das Thema Personalmanagement und Führung in dieser Krise nicht beantwortet finden, so schreiben Sie mir gern. Ich versuche dann, es Ihnen zu beantworten und hier zu ergänzen.

Zum Thema COVID19-Test, Krankmeldung, Quarantäne und Schließung

  1. Mitarbeiter, die sich aktuell einem Covid19-Test unterziehen, werden in der Regel zunächst vom Arzt Krank geschrieben, d. h. sie laufen zunächst in die normale Lohnfortzahlung.
  2. Wird ein Mitarbeiter vom Gesundheitsamt unter Quarantäne gesetzt, so benötigt der Arbeitgeber in der Regel ein Attest oder Dokument des Gesundheitsamtes. Auch hier geht der Arbeitgeber zunächst in Vorleistung, d.h. die Lohnfortzahlung. Das Unternehmen muss dann Anträge stellen, um die Erstattung nachher zu beantragen.
    https://www.tk.de/firmenkunden/service/versicherung/versicherung-faq/arbeitgeberinfos-coronavirus/erstattung-lohnkosten-quarantaene-2080186
    Achtung: für die Erstattung von Quarantänekosten gilt eine Frist von 3 Monaten:

Hier ist das zuständige Amt nach PLZ zu ermitteln: https://tools.rki.de/PLZTool/

 

  1. Wenn Ihr Betrieb aufgrund behördlicher Anordnung eingestellt werden muss: Wer aufgrund des Infektionsschutzgesetzes einem Tätigkeitsverbot unterliegt (§ 34, 42 IfSG) bzw. von der zuständigen Behörde einem Tätigkeitsverbot unterworfen wird (§ 31 IfSG) bzw. abgesondert wurde (§§ 28 ff IfSG) und daher einen Verdienstausfall erleidet, erhält grundsätzlich eine Entschädigung nach §56 Infektionsschutzgesetz. Schäden sind dabei (zum Beispiel durch Errichtung eines Home-Office) so gering wie möglich zu halten. (Achtung: Eine freiwillige Quarantäne oder ein generelles (gesundheitsabhängiges) Tätigkeitsverbot (z.B. Betriebsschließungen im Einzelhandel) eröffnen keinen Entschädigungsanspruch nach dem IfSG.
    Aber Achtung auf den Seiten der Landschaftsverbände finden sich hierzu gegenteilige Aussagen:                                                           https://www.lvr.de/de/nav_main/soziales_1/soziale_entschaedigung/taetigkeitsverbot/taetigkeitsverbot.jsp#section-2628646    UND   https://www.corona-infos.lwl.org/de/haeufig-gestellte-fragen/#entschadigungen-bei-verdienstausfall sie verweisen beide hierfür auch auf https://www.wirtschaft.nrw/coronavirus-informationen-ansprechpartner

 

Allgemein informative Seiten:

https://www.bundesregierung.de/breg-de
https://land.nrw/corona

„Virusscanner“ zeigt die globale Verbreitung an:
https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6

https://www.infektionsschutz.de
Seite des Robert-Koch-Instituts www.rki.de

https://www.igmetall.de/politik-und-gesellschaft/wirtschaftspolitik/arbeitsmarkt/so-funktioniert-kurzarbeit

www.bgetem.de oder generell die Seiten Ihrer Berufsgenossenschaft

Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
Dort gibt es ein Handbuch für die betriebliche Pandemieplanung als pdf herunterzuladen

https://www.sihk.de/container/fuerunternehmer/corona oder die Seite, der für Sie ggf. zuständigen Kammer

https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/de_corona

 

Zum Thema Kurzarbeit:

https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

https://www.arbeitsagentur.de/kurzarbeit

Und dazu hier ein wichtiges Merkblatt, welches auch die Voraussetzungen gut zusammenfasst:

https://www.arbeitsagentur.de/datei/kug-corona-virus-infos-fuer-unternehmen_ba146368.pdf

Beachten Sie bitte unbedingt, dass Sie für die Beantragung von Kurzarbeitergeld a)  eine Anzeige (https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf) und b)  danach für jeden Monat nachträglich einen (Leistungs-) Antrag (https://www.arbeitsagentur.de/datei/antrag-kug107_ba015344.pdf) stellen müssen.

Unter welchen Voraussetzungen Sie als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen können und wie das Verfahren abläuft, erläutern die beiden Videos auf der Seite der Agentur für Arbeit sehr gut: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-video

Der Ort der Betriebsstätte entscheidet über die für Sie zuständige Agentur für Arbeit.

Für den Märkischen Kreis (mein Heimatbezirk) ist es dann Dortmund.

Während der Kurzarbeit darauf achten, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter penibel geführt werden! Insbesondere wichtig für Unternehmen ohne klassische Zeiterfassung.

Der Umfang/die Dauer der Kurzarbeit ist auf Antrag veränderbar. Allerdings werden auch die Ämter überlastet sein und um Aufwand und Komplikationen so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, die Anträge in der Ausgestaltung gut zu überlegen.

Update 10.06.2020:

Durch die Medien ist vielleicht bekannt ist, dass die Bundesregierung das Kurzarbeitergeld unter bestimmten Bedingungen aufgestockt hat. Hier die Infos dazu nochmal in Kürze:

Arbeitnehmer, die aufgrund der aktuellen Situation 50 Prozent oder weniger arbeiten, können nun ein erhöhtes Kurzarbeitergeld beziehen. Befristet bis zum 31. Dezember 2020, beträgt das Kurzarbeitergeld ab dem vierten Bezugsmonat 70 Prozent, ab dem siebten Bezugsmonat 80 Prozent. Haushalte mit Kindern bekommen jeweils 7 Prozentpunkte mehr Kurzarbeitergeld.

Vielfach nicht bekannt:

Der Bezug von Kurzarbeitergeld hat auch steuerliche Auswirkungen. So ist die Hilfe zwar steuerfrei, das Geld unterliegt jedoch dem sogenannten “Progressionsvorbehalt”.  
Wer Kurzarbeitergeld erhält, muss unbedingt nächstes Jahr die Steuererklärung 2020 einreichen. Es betrifft alle Steuerzahler, die mehr als 410 Euro aus der Arbeitslosenversicherung erhalten haben.

Der so genannte Progressionsvorbehalt kann zu Steuernachzahlungen führen
Bei der Berechnung des Steuersatzes wird zuerst das zu versteuernde Einkommen ermittelt. Dies fällt wegen der Kurzarbeit geringer aus. Dann rechnet die Finanzbehörde das Kurzarbeitergeld hinzu. Von der sich daraus ergebenden Summe wird der Steuersatz errechnet. Das heißt: Der Steuersatz fällt durch die Zahlungen aus der Arbeitslosenversicherung höher aus. Mit diesem Steuersatz wird dann das steuerpflichtige Einkommen besteuert.

Das betrifft auch Ehepaare oder eingetragene Lebenspartnerschaften, die zusammen veranlagt sind. Ist einer der Partner in Kurzarbeit, wird der durch den Progressionsvorbehalt erhöhte Steuersatz auf das gemeinsame, zu versteuernde Einkommen angewendet. “In der Folge kann der Progressionsvorbehalt dazu führen, dass  Arbeitnehmer im nächsten Jahr auch Steuern nachzahlen müssen”.

Um die günstigste Konstellation bei Ehegatten zu finden, ist es ggfs. sinnvoll eine getrennte Veranlagung durchzurechnen. Hier lohnt es sich also, die Mitarbeitenden zu informieren.

Wichtig:

In Betrieben mit einem Betriebsrat muss eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat zur Einführung von Kurzarbeit getroffen werden. Ansonsten müssen Sie Ihre Arbeitsverträge überprüfen, was dort zum Thema Kurzarbeit vereinbart wurde und/oder eine einfache Einverständniserklärung der Arbeitnehmer einholen. Ich empfehle dies aus datenschutzrechtlichen Gründen, nicht als Liste durchzuführen, sondern mit jedem Mitarbeiter einzeln, eine generelle Information können Sie aber natürlich in der Gruppe durchführen:

Textbeispiel:

„Sehr geehrte/r Her/Frau XXXX,

aufgrund >Anlass< erwarten wir für unser Unternehmen /unseren Standort starke wirtschaftliche Beeinträchtigungen, die die Fortführung des Betriebs erheblich einschränken.

Wir beabsichtigen daher, zumindest in der Zeit vom  XXXXX bis zum XXXXX Kurzarbeit einzuführen. Der genaue Umfang der Kurzarbeit ist derzeit nicht absehbar und kann bis zur Kurzarbeit von 100% führen, wenn es nicht möglich sein sollte, Arbeiten im Home-Office durchzuführen. ODER wir werden den Betrieb gemäß der angehängten Anlage schließen / Tätigkeiten ruhen lassen.

Wir bitten Sie, Ihr Einverständnis zur Durchführung und Umfang der Kurzarbeit durch Ihre Unterschrift zu erteilen und zu bestätigen, dass wir Sie über die Rahmenbedingungen der Kurzarbeit informiert haben.

 

Datum

 

Unterschriften Unternehmen                                Arbeitnehmer/in“

—————————————————————————————————————————————–

 

Und generell:

Auch einem Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH kann Kurzarbeitergeld gewährt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Voraussetzung ist jedoch, dass der Geschäftsführer nach dem Dienstvertrag und den tatsächlichen Gegebenheiten innerhalb der GmbH als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer anzusehen ist. (Urteil des SG Kassel vom 23.03.2006 S 11 AL 1435/03 DB 2006, 1682)

Als Selbständiger, der in der freiwilligen Weiterversicherung eingebunden ist, dürfen Sie Arbeitslosengeld beantragen:

https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld

Ein Kurzarbeitergeld für Selbständige, die in der der freiwilligen Weiterversicherung / Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag kann ich trotz erster Meldungen nicht wiederfinden. Sollte sich das ändern, nehme ich es sofort auf.

https://www.arbeitsagentur.de/datei/hinweis-alv_ba013509.pdf

Immer eine gute Adresse für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale – aktuell kein Kurzarbeitergeld für Mini-Jobber: https://www.minijob-zentrale.de/DE/00_home/01_aktuelles/Kurzarbeitergeld.html

Für Azubis gibt es aktuell auch Sonderreglungen zur Teilnahme an der Kurzarbeit.

 

Arbeitsrechtliche Folgen

Hier eine Zusammenfassung der Arbeitgeberverbände:

https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/res/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf/$file/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf

Anmeldung zum Download erforderlich: https://shop.haufe.de/uebersicht-coronavirus?emos_sid=AXD3srmMP_JycDj*zdfB20KWer_UPUsv&emos_vid=AW6tN5I4MdTeWHsLYDQO1AY7xBi498pA&_ga=2.149384374.1268924318.1584703651-1581136370.1580909516

 

Ausgangssperren/Arbeitsbescheinigungen – “Passierscheine“:

Sollten in den nächsten Tagen Ausgangssperren in weiteren Bundesländern verhängt werden und Mitarbeiter die Betriebsstätten besuchen müssen, so wird es vermutlich notwendig sein, eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorzulegen, ansonsten können u.U. empfindliche Strafen folgen.

Home-Office:

Findet eine Tätigkeit im Home-Office statt, ist auch dort zu beachten, dass Arbeitsschutzmaßnahmen und Datenschutzbestimmungen eingehalten und entsprechend sichergestellt werden müssen. Empfehlenswert ist es, dazu eine kurze Vereinbarung mit den Arbeitnehmern zu schließen (ggf. unter Beteiligung des Betriebsrates).

Der Bund hat nun auch die Unterstützung bei der Errichtung von Home-Office Arbeitsplätzen und Digitalisierung im Programm “go-digital”erweitert:

https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html

 

Zum Thema Liquiditätshilfen, Hilfspakete, Rettungsschirm, etc.

  1. Herabsetzung von Steuervorauszahlungen

Um Liquiditätsengpässe zu mindern, können z.B. Anträge auf Herabsetzung der Steuervorauszahlungen auf die Einkommensteuer und Körperschaftssteuer gestellt werden (Gewerbesteuer noch unklar). Hierbei ist zu beachten, dass die Steuer später anhand des tatsächlichen Einkommens festgesetzt wird, so das eine Herabsetzung nur Sinn macht um einen vorübergehenden Liquiditätsengpass zu überbrücken oder wenn schon jetzt klar ist, das die gesamten Einkünfte in 2020 niedriger sein werden als sie der Steuervorauszahlung zugrunde liegen.

  1. Stundung von fälligen Steuerzahlungen

Bei fälligen Steuerzahlungen aufgrund von Steuerbescheiden sollte ein Antrag auf Stundung – Ratenzahlung – gestellt werden.

Die Finanzverwaltung wird angewiesen, unbürokratisch zu handeln und keine strengen Anforderungen an die Prüfung zu stellen, ob die Einziehung der Steuern eine erhebliche Härte darstellen würde (wie es sonst der Fall ist).

  1. Auf Vollstreckungsmaßnahmen

(z. B. Kontopfändungen) beziehungsweise Säumniszuschläge wird bis zum 31. Dezember 2020 verzichtet, solange der Schuldner einer fälligen Steuerzahlung unmittelbar von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen ist. Auch werden laut aktueller Information von den Finanzämtern keine Außenprüfungen durchgeführt.

  1. Überbrückung von Liquiditätsengpässen

Für die Überbrückung von Liquiditätsengpässen hat die Bundesregierung unbegrenzte Kredite zugesagt. Näheres dazu finden Sie hier: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/altmaier-zu-coronavirus-stehen-im-engen-kontakt-mit-der-wirtschaft.html

In NRW stehen Unternehmen verschiedene öffentliche Finanzierungsangebote zur Verfügung. Kredite zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen können durch die Bürgschaftsbank NRW (bis 1,5 Mio. Euro) und das Landesbürgschaftspro-gramm (ab 1,5 Mio. Euro, offen auch für Großunternehmen) besichert werden. Auf den jeweiligen Internetseiten finden Sie weiterführende Informationen sowie Ansprechpartner. Bei notwendigen Überbrückungsfinanzierungen sollte zudem zeitnah das Gespräch mit der Hausbank gesucht werden, denn die Vergabe von Bürgschaften, Haftungsfreistellungen und günstigen Krediten erfordert immer die Begleitung durch eine Hausbank.

Für die KfW-Förderkredite wurde Folgendes beschlossen:
Beim KfW-Unternehmerkredit sind Risikoübernahmen (Haftungsfreistellungen) für die durchleitenden Finanzierungspartner (in der Regel Ihre Hausbank) von bis zu 80 % für Betriebsmittelkredite bis 200 Mio. Euro Kreditvolumen möglich. Außerdem ist die Haftungsfreistellung auch für Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 2 Mrd. Euro geöffnet worden. Diese Bedingungen gelten für Unternehmen, die länger als fünf Jahre am Markt sind und auch für den ERP-Gründerkredit, der sich an Unternehmen richtet, die weniger als fünf Jahre am Markt sind.

Unternehmen, die mehr als fünf Jahre am Markt sind, können außerdem den KfW-Kredit für Wachstum beantragen. Dieser Kredit dient der allgemeinen Unternehmensfinanzierung inklusive Betriebsmittel im Wege der Konsortialfinanzierung. Bisher hatte der Kredit eine Beschränkung auf Investitionen in Innovation und Digitalisierung, die nun aufgehoben wurde. Außerdem wurde die Umsatzgrenze für antragsberechtigte Unternehmen auf fünf Mrd. Euro und die anteilige Risikoübernahme auf bis zu 70 % erhöht.

Zusätzlich soll für „kleine“, „mittlere“ sowie „große“ Unternehmen je ein KfW-Sonderprogramm vorbereitet und schnellstmöglich eingeführt werden. Die Risikoübernahme bei Investitionsmitteln (Haftungsfreistellungen) wird verbessert und beträgt bei Betriebsmitteln bis zu 80 %, bei Investitionen bis zu 90 %. Diese können auch von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die krisenbedingt vorübergehend in Finanzierungsschwierigkeiten (krisenadäquate Erhöhung der Risikotoleranz) geraten sind. Überdies wird die KfW für diese Unternehmen konsortiale Strukturen anbieten. Der Start dieser Sonderprogramme unterliegt jedoch dem Vorbehalt einer Genehmigung durch die Europäische Kommission.

Die Antragsstellung erfolgt über Ihre Hausbank bzw. Finanzierungspartner, d.h. Geschäftsbanken, Sparkassen, Genossenschaftsbanken, Direktbanken, Bausparkassen, Versicherungen oder die Finanzvermittler. Für konkrete Fragen können Sie auch die KfW-Hotline kontaktieren 0800 539 9001 – Mo – Fr 08:00 bis 18:00 Uhr

Auf Vollstreckungsmaßnahmen beziehungsweise Säumniszuschläge wird bis zum 31. Dezember 2020 verzichtet, solange der Schuldner einer fälligen Steuerzahlung unmittelbar von den Auswirkungen des Corona-Virus betroffen ist.

Bei den Steuern, die von der Zollverwaltung verwaltet werden (z.B. Energiesteuer und Luftverkehrssteuer), ist die Generalzolldirektion angewiesen worden, den Steuerpflichtigen entgegen zukommen. Gleiches gilt für das Bundeszentralamt für Steuern, das für die Versicherungssteuerund die Umsatzsteuer zuständig ist und entsprechend verfahren wird. Die Generalzolldirektion hat ein FAQ erstellt.

Die Steuererleichterungen beantragen Sie in der Regel bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Informationen für NRW inkl. eines aktuellen Hinweises der Finanzverwaltung finden Sie unter: https://www.finanzverwaltung.nrw.de/de/information/corona

Für die Bürgschaftsbanken und das Großbürgschaftsprogramm wurde Folgendes beschlossen:
Bei den Bürgschaftsbanken wird der Bürgschaftshöchstbetrag auf 2,5 Mio. Euro verdoppelt. Die Obergrenze am Gesamtobligo der Bürgschaftsbanken wird auf 50 % der Betriebsmittel erhöht. Bürgschaftsbanken können nun Bürgschaftsentscheidungen bis zu einem Betrag von 250.000 Euro eigenständig und innerhalb von 3 Tagen treffen.

Die Kreditherkunft spielt für die Bürgschaft keine Rolle, es können Kredite der KfW, Landesförderinstitute oder Hausbankkredite verbürgt werden. Eine kostenlose Anfrage für ein Finanzierungsvorhaben können Sie online über das Finanzierungsportal der Bürgschaftsbanken stellen.

Das bislang auf Unternehmen in strukturschwachen Regionen beschränkte Großbürgschaftsprogramm(parallele Bund-Länder-Bürgschaften) wird für Unternehmen außerhalb dieser Regionen geöffnet. Der Bund ermöglicht die Absicherung von Betriebsmittelfinanzierungen und Investitionen ab einem Bürgschaftsbedarf von 50 Mio. Euro und mit einer Bürgschaftsquote von bis zu 80 %. Informationen zur Beantragung erhalten Sie in der Förderdatenbank des Bundes.

Darüber hinaus soll die reguläre dreiwöchige Insolvenzantragspflicht bis zum 30.09.2020 ausgesetzt werden. Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz bereitet eine entsprechende gesetzliche Regelung vor. Außerdem übernimmt der Bund weiterhin Exportkreditgarantien. Informationen hierzu finden Sie im FAQ des BMWi und direkt bei der Euler Hermes AG.

Außerdem können Sie sich mit Ihrem konkreten Anliegen zu den Auswirkungen des Coronavirus an die BMWi-Hotline wenden: Hotline für Unternehmen 030-18615-1515 – Mo-Fr 9:00 bis 17:00 Uhr. Zusätzlich finden Sie auf der Webseite des BMF ein FAQ.

Die Informationen zur Liquiditätssicherung sind darüber hinaus zum Teil bundeslandspezifisch. Hier beispielhaft:

Nordrhein-Westfahlen

Seit Freitag, den 27.03.2020 ist die Online-Beantragung der Soforthilfen möglich sein, beachten Sie aber bitte die Bedingungen, die Sie insbesondere auch im Bereich der FAQs/ Fragen und Antworten gute erklärt finden:
https://www.wirtschaft.nrw/nrw-soforthilfe-2020

https://www.wirtschaft.nrw/coronavirus-informationen-ansprechpartner

Baden-Württemberg:

https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/

Sachsen:

https://www.sms.sachsen.de/coronavirus.html

Das Land NRW hat am 19.03.2020 die Bundesmaßnahme ergänzende Liquiditätshilfe beschlossen. Das Land NRW erstattet auf Antrag als Liquiditätshilfe die bereits am 10.2. von den Unternehmen bezahlte Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung für 2020.

Es handelt sich nicht um einen Zuschuss, denn am 10.2. des Folgejahres wird diese Sondervorauszahlung sowieso wieder verrechnet. Es handelt sich damit jedoch um eine Liquiditätshilfe für ein ganzes Jahr in Höhe der Sondervorauszahlung.

Firmen, die nicht in NRW ansässig sind, könnten vielleicht schauen, ob die anderen Bundesländer eine ähnliche Maßnahme erlassen haben. Ich denke, dass davon auszugehen ist.

ACHTUNG: Die einzelnen Punkte dieser Zusammenstellung ändern sich zum Teil täglich oder werden präzisiert und ergänzt. Es ist daher immer sinnvoll, einen Blick auf die oben angegebenen Web-Seiten und Informationen zu werfen und diese gründlich zu lesen.

Eine Gewähr oder Haftung für die Links und/oder deren Inhalte wird von HR konkret – Katja Raschke nicht übernommen. Die Inhalte dieser Zusammenfassung stellen auch keine Rechts- oder Finanzberatung dar.

Bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld und Beantragung von Mitteln kann Ihnen auch gern ein befreundetes Unternehmen helfen, die inhaltlich bei dieser Zusammenfassung auch stark unterstützt hat (HERZLICHEN DANK!):

https://www.office-point.net

Und für das Thema Steuern empfehle ich gern:

https://steuerberaterin-roll.de

Und für konkrete Hilfe, melden Sie sich gern bei mir.

Kommen Sie gesund und sicher durch die Krise!

Bildquelle:

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So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

So kommen Sie sicher durch die Rekrutierung

Die sieben wichtigen Schritte in Ihrem Rekrutierungsprozess – von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Mit der Personalrekrutierung fängt Ihr Leben als Chef oder Chefin an. Der Start in diesen Prozess ist mit vielen Unsicherheiten oder auch ersten Misserfolgen behaftet. Mit vielen Ängsten, ob das wohl alles so richtig ist. Deshalb gibt es hier sieben wesentliche Schritte, wie Sie sicher und erfolgreich durch die Rekrutierung gelangen.

Eine falsche Personalentscheidung wird teuer: ca. 5 – 25% Prozent der erfolgten Einstellungen werden laut FAZ binnen eines Jahres vom Unternehmen oder vom Mitarbeiter* wieder beendet. Je nach Funktion kann es Sie bis zu dem Anderthalbfachen bis Dreifachen eines Bruttojahresgehalts kosten. Das schockt. Und macht deutlich, wie wichtig eine gute Rekrutierung ist.
Das Risiko einer Fehlbesetzung soll reduziert werden. Beide Seiten, Arbeitgeber wie Kandidat, sollen einen guten und realistischen Eindruck voneinander erhalten und sich auf dieser Basis entscheiden.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, sich den Rekrutierungsprozess zu verdeutlichen. Hier die sieben wichtigen Schritte der Rekrutierung von der Vorbereitung bis zur Entscheidung, die Sie durchlaufen sollten:

1. Analysieren Sie Ihre Situation und die Prozesse im Unternehmen.

Welche Prozesse haben oder benötigen Sie? Was dient Ihrem Unternehmenszweck? (Siehe auch mein Blogartikel „Personallösungen von der Stange“)
Definieren Sie, was die Stelle leisten soll. Wie soll sie dem Unternehmen dienen?

Was muss ein Stelleninhaber mitbringen, um die Stelle gut ausfüllen zu können? Welche Kompetenzen soll er mitbringen?

  • Fachkompetenz: welche Ausbildung, handwerkliche, technische, kaufmännische Grundkompetenz und so weiter muss vorhanden sein?
  • Methodenkompetenz: welche Methoden, Arbeitsweisen, Arbeitsstrukturen, gegebenenfalls Hilfsmittel muss beherrscht werden?
  • Sozialkompetenz: Empathie, Freundlichkeit, Serviceorientierung, Teamplayer, Führungspersönlichkeit und so weiter
  • Über welche weiteren Eigenschaften sollte derjenige verfügen? (Tipp: Sie können mich gern über das Kontaktformular anschreiben, wenn Sie eine kostenfreie Übersicht von Adjektiven erhalten möchten, die es Ihnen ermöglicht eine schnelle Übersicht zu erhalten, welche Eigenschaften Ihr zukünftiger Mitarbeiter haben sollte.)

Welche Werte sind Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig?

Welche Motivatoren treiben Sie persönlich in Ihrer Arbeit, was haben Sie schon an Bord, was benötigen Sie zur Ergänzung in Ihrem Team? Auch hier empfehle ich Ihnen gern nochmal den Artikel „Personallösungen von der Stange“, wo ich die Motivatoren näher beschreibe.

2. Definieren Sie das Profil der Stelle, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und formulieren Sie eine Ausschreibung oder Anzeige.

Definieren Sie Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und gewichten Sie sie.

Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bereit sind anzubieten, bezogen auf Entgelt, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildung, Anzahl der Urlaubstage, et cetera.

3. Definieren Sie die Suchwege.

Wo soll die Anzeige erscheinen? Print, Aushänge, lokale oder überregionale Medien, Zeitung, Radio, Online-Medien, Online-Jobbörsen, Ihre Homepage, Social Media und so weiter. Denken Sie auch an Empfehlungen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern.

Denken Sie dabei bitte auch immer an die geschlechtsneutrale Ausschreibung mit m/w/d. Ansonsten kann es teuer werden.

EXTRA TIPP:
Apropos teuer: bei den Eingangsbestätigungen und dem Umgang mit personenbezogenen Daten bitte immer an die DSGVO denken. Bereiten Sie vor Schaltung der Anzeige Ihr Bewerbermanagement diesbezüglich vor. Und: Bewerbungen immer für 6 Monate nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens aufheben.

4. Treffen Sie eine Vorauswahl.

Schauen Sie sich Ihre Auswahlkriterien an und legen Sie dann die Kandidaten fest, die in die Vorauswahl kommen. Denken Sie bitte daran: lieber ein Bewerber mehr, als einer zu wenig. Manchmal befindet sich ein Schatz unter den vermeintlich schlechter geeigneten Kandidaten, der aber nicht all Ihre Kriterien erfüllen mag, sich aber entwickeln kann. Wenn möglich, sprechen Sie die Profile mit einer Person Ihres Vertrauens durch. Jeder hat eine andere Sichtweise und es fallen vielleicht zusätzliche Aspekte auf.

5. Laden Sie Kandidaten ein und führen Sie das Vorstellungsgespräch.

Möglich zunächst per Telefon oder Video-Call und dann auf jeden Fall persönlich. In der Rekrutierung empfehle ich dringend das Vier-Augen-Prinzip. Nehmen Sie eine zweite Person zum Gespräch dazu. Entweder einen Profi, der Sie unterstützt oder einen Mitarbeiter, Teamkollegen oder ähnlich. Der Vorteil ist: Sie haben dadurch immer zwei Perspektiven, zwei Eindrücke und jeder hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fragen. So erhalten Sie ein ausgewogeneres Bild und vor allem aber haben Sie jemanden, mit dem Sie sich sich über Ihre Eindrücke austauschen können. Legen Sie gern hierzu vor dem Gespräch auch Ihre Rollen oder Redeanteile fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, Antworten und Unterlagen erhalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen.

EXTRA TIPP:
Es gibt aus rechtlicher Sicht Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen dürfen. Zu diesen sogenannten unzulässigen Fragen zählen unter anderem Fragen zum Familienstand und zur Familienplanung, zur sexuellen Orientierung, zur Tätigkeit des Partners, Fragen zu anderen Familienmitgliedern, Fragen zur gesundheitlichen Situation, Fragen zu privaten Ansichten (Region, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Es gibt allerdings auch Ausnahmen und Offenbarungspflichten, zum Beispiel, wenn die Antwort auf eine Frage für den Job relevant ist. Etwa nach Vorstrafen bei Polizisten oder angehenden Juristen.

6. Treffen Sie die Entscheidung und seien Sie schnell.

Kandidaten verdienen eine klare und zügige Rückmeldung. Egal ob Zusage oder Absage. Achten Sie auch hier auf rechtliche Grundlagen (Verhinderung von Diskriminierung „Antidiskirimierungsgesetz (AGG)”, Datenschutz „DSGVO“).

7. Erstellen Sie einen Vertrag und senden Sie diesen dem Kandidaten zu.

Setzen Sie eine Frist für die Rücksendung des unterschriebenen Vertrags.

EXTRA TIPP:
Neben Anwälten stellen die Industrie- und Handwerkskammern Ihren Mitgliedern kostenfrei gute Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie aber zum Teil ergänzen müssen.

Jetzt gilt es: Daumen drücken und hoffen, dass der Kandidat zusagt.

Wenn ja, herzlichen Glückwunsch!

Die klassische Rekrutierung endet genau hier. Allerdings gehört für mich die Vorbereitung des Eintritts in das Unternehmen und die intensive Vorbereitung der Einarbeitung als nächster Schritt unbedingt dazu.

Viel Erfolg mit Ihrem neuen Mitarbeiter.

* Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche grammatische Form. Es dürfen sich aber bitte immer alle angesprochen fühlen. Es gilt immer “m/w/d”.

Ableitung von Entwicklungskonzepten – Interview mit Simone Engelhard von lernglust

 

Heute hatte ich Simone Engelhard von [lernglust], im Interview. 

In der letzten Woche hatten wir uns bereits über den Einsatz von Mitarbeitergesprächen, worauf man bei deren Durchführung achten sollte und warum sie sich als Instrument zur Bedarfsanalyse eignen. (Hier geht’s zum vorherigen Beitrag und Video)

 

Simone Engelhard ist geschäftsführende Gesellschafterin der [lernglust], die sie nach ihrer 2-jährigen Weltreise gegründet hat. Die Dipl.-Pädagogin mit Schwerpunkt Erwachsenenbildung beschäftigt sich mit den Themen „(Digitales) Lernen im Unternehmen“ und „Personalentwicklung in Zeiten digitaler Transformation“. Hierbei ist sie als Unternehmensberaterin, Lernexpertin und Speakerin tätig.

Wir haben uns darüber unterhalten:

 

  • Warum sind Mitarbeitergespräche die Basis? Wie leite ich als Chef*in daraus Entwicklungsmaßnahmen ab?
  •  Wie stellt man sicherstellt, dass das Trainingskonzept zum Bedarf passt?
  • Welche Art von Lernmöglichkeiten sie für kleinere Unternehmen für sinnvoll erachtet?
  • Welche Tipps hast sie für Chefs/ Chefinnen hat, um zu überprüfen, ob die Lern-oder Trainingsmaßnahmen zum Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter*innen passen?
  • Was  zu berücksichtigen ist, um eine möglichst hohe Wirksamkeit von Trainingsmaßnahmen zu erhalten?

 

 

Hier können Sie sich das Video ansehen: VIDEO

 

 

 

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